紫光档案管理信息系统技术白皮书.docx
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紫光档案管理信息系统技术白皮书.docx
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紫光档案管理信息系统技术白皮书
紫光档案管理信息系统
技术白皮书
修订历史记录
版本
日期
AMD
修订者
说明
2010-03-30
A
郭启华
(A-添加,M-修改,D-删除)
1.阅读说明
本技术白皮书别离从档案业务角度和信息技术角度对紫光档案管理信息系统进行了介绍,以使档案业务人员对系统功能及系统是不是能知足其业务需求能有清楚的了解和熟悉,使信息技术人员从技术角度对系统的技术架构、扩展性、安全性、接口和可集成度、性能和技术水平有详细的了解,以肯定系统是不是符合自身需求,并为咱们提出宝贵建议和意见。
2.系统特点概述
通过系统可成立一个覆盖总部及下属各级单位、知足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理信息平台,使得各级单位的档案信息资源能够取得安全靠得住的集中存储和充分共享利用,各级单位间业务系统互联互通、业务工作上下贯通;通过统一的业务平台实现各单位档案业务工作规范统一、数据格式统一、应用界面和信息展示统一;实现档案资源数字化、业务工作信息化、搜集整理自动化、档案数据访问权限取得全安控制、档案利用方式通过网络加倍简单方便和多样。
最终发展成为一个管理内容丰硕、易于扩展、电子文件真实、安全靠得住的大型集团企事业单位重要信息管理平台。
系统在知足通常档案管理业务功能的基础上重点解决了以下问题。
2.1.提供了遵从标准的电子文件永久安全存储的平台
系统为企、事业单位解决了电子文件永久、安全的存储问题,使得各单位业务系统中或日常工作中产生的具有价值的电子文件和纸介质文件有了通过数字方式长期安全存储的归宿。
1)首先系统在档案元数据上遵循OAIS参考模型和欧盟MoReq关于文件元数据的通用要求,使得系统管理的电子文件元数据信息在符合用户需求的前提下做到完整、规范;
2)其次在电子文件管理上依据ISO15489国际标准,通过技术手腕实现了各类电子文件格式转换为国际标准的、适合档案存储规范化格式进行存储,解决了数字档案信息长期保留、利用、互换和安全控制等一系列问题;
3)系统通过内置国家标准代码表和壮大的业务定制功能使得系统符合国家标准规范和各类行业、企业档案管理的业务规范;
4)系统通过先进、成熟的技术手腕保障档案数据存储的安全、靠得住,不仅支持对非结构化数据和各类归档文件形式(如文字、语音、视频、图形、图像、网页、邮件等)的管理,而且系统提供了200多种图形、图像、文本和电子表格等文件格式的归档管理和显示功能,并对原文的阅读、打印和下载权限进行分开控制,为高水平的用户提供了更普遍的应用空间,可实现流媒体文件的在线播放。
2.2.知足企事业单位集约化管理的要求
1)系统知足多全宗、多层次、大集中方式的档案信息管理要求,实现了上下级业务管理、数据贯通和资源的共享,知足大型集团单位档案管理业务需求;
2)系统既适应“大集中”的模式,又能适应“区域中心适度集中或散布”模式,从系统架构到应用软件都可随时从“区域中心适度集中或散布”模式过渡到“大集中”的模式;
3)系统采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。
其中系统保护部份、档案管理部份、搜集整编功能、数据导入功能、编研开发功能、借阅管理功能、光盘发布功能等交互性处置要求较强的部份采用C/S方式实现,采用DELPHI语言开发。
面向广大档案利用用户的档案检索功能、利用赋权申请、数据移交和搜集整编功能采用B/S方式实现。
模式通过"WEB/中间件/服务器"的J2EE技术架构实现。
B/S系统基于J2EE的“WEB/中间件/服务器”技术架构,公共服务部份采用WEBService的方式提供,数据互换采用XML标准,基于SOA\EAI的架构方式设计开发与系统集成,利用开放总线,确保系统的扩展、保护和升级方即可行。
通过电子文件归档技术规范实现与其它应用系统标准数据收集接口,实现真正的文档一体化;可与用户单位门户、机构用户、统一认证等基础设施的集成,并提供标准的档案信息查询接口;
4)通过对用户档案业务的深切总结归纳,系统通过内置、标准、全宗设置三级定制方式实现了由总部最后落实到基层单位的业务层层管理及规范的贯彻执行,使得各级单位档案业务在规范的基础上又能充分知足本单位的业务需求,针对多全宗、多层次集团用户以简单方便的方式实现了复杂多样的档案权限管理控制,不仅可以控制查询利用权限,还可以控制录入、整理和归档权限和流程;
5)系统通过了严格的功能测试、性能测试和安全测试,并在大型集团企业取得良好的应用,完全知足大型集团企事业单位对业务功能和性能的要求,和对系统安全、扩展性和容灾备份的需求。
2.3.先进的管理理念使得档案搜集整理工作变得简单高效
1)首先,系统针对不同档案类型既可支持分散整理模式、也可支持集中整理模式,通过部门移交和跨全宗(单位)的移交实现数据审核和实体的移交管理;
2)其次,在业务功能应用上采用文件生命周期理论,通过前端控制的方式对归档文件在形成之初就进行了控制和管理,系统通过对用户归档业务流程的定制,控制各业务部门的归档范围、统一整理规则、控制管理移交接收进程、明确归档责任,使得各业务部门和工程项目管理部门在文件的产生之前即可明确需要归档的内容和责任,真正实现同步建档、随办随归、前端控制,工程项目可通过度类表和归档模板实现多个参建单位的搜集整理流程控制,并可在离线状态下实现控制管理;
3)第三,在档案的鉴定上吸收了“后保管模式”理论中“宏观鉴定”的理念,具体体此刻系统通过规范的分类表和归档模板实现保管期限的鉴定工作;
4)利用先进的技术,实现了主题辞自动标引、自动组卷分盒、自动编号、自概念多样的录入方式、列表状态下编辑、通过托拽实现位置调整、批量修改、批量挂接电子文件等自动化功能,大大提高了用户的易用性和体验程度。
2.4.知识管理和服务的表现
1)系统不仅可以管理传统的文书、科技、项目、设备、会计、实物、照片、音像等各类档案类型,而且可以管理各单位所需要的各类文件、资料和数据,可以将档案管理内容按照需要进行扩展;
2)系统可将经验和知识嵌入或固化于系统中,使得系统通过积累知识,系统内置全文检索技术,可自动对电子文件识别成立全文检索索引库,也可集成其它成熟智能搜索系统,充分运用其智能化功能实现信息资源构造的知识化(如分类、聚类、自动摘要等技术),和在应用系统设计中充分考虑从信息资源的关联性、知识性和查询利用的角度去构造信息资源,不是事后从一堆无序资料中分析出知识;
3)系统不仅可在网上通过预约实现传统的实体借阅管理,而且提供了跨年度、项目、档案门类和跨全宗检索查询,可实现递进检索、相关文件检索,并可进行全文检索,照片档案缩略图现实、电子文件阅读下载、流媒体文件在线播放也是系统提供的功能;
4)系统可通过自动的动态编研库和静态编研库实现对档案信息的编研工作,并可定制网站的栏目,随时发布编研功效和开放档案数据;
5)系统不仅实现了全宗内自概念的统计,而且实现了跨全宗的汇总统计。
2.5.解决了电子档案的安全性问题
系统在符合国家安全标准基础上,借鉴和采用国际公认的法规,从系统架构、管理和应用三个方面实现档案管理系统的安全先进。
1)系统通过简单方便的权限管理可实现对档案目录、正文、附件、流转记录、办文单、草稿的阅读、下载、打印的控制;
2)系统对登录、定制操作、业务功能操作和数据操作利用都有详细的日记记录;
3)系统对档案数据的展示做了超级好的约束,各归档部门、项目参建单位及档案管理员看到的数据都是不同的,看到的目录树、分类表都做了约束,使得归档责任明确、数据一目了然,各部门、各单位、个人按照权限和职责只能看到所需的数据;
4)规范、开放的结构使得系统可以与通过国家认证的加密系统、IRM数字版权管理系统、各类数字签名、水印和电子印章技术和用户已有的认证系统进行集成,达到对用户身份认证、电子文件存储、传输、阅读和利用安全的控制。
2.6.适应单位发展、业务转变的要求
系统可适应用户单位发展带来的机构转变和业务转变的要求。
1)通过系统提供的业务定制功能,充分保障系统对各类档案业务的适应性、对管理内容的扩展性和对功能需求的可变性,系统从数据结构、管理方式、整理规则到归档流程等各个关键环节的可定制,可方便适应档案门类的增加、业务规则的转变、卷/件管理方式的业务需求,是适应力及生命力极强的业务系统;
2)针对各单位机构的转变、档案业务上分类表及代码表的转变,系统提供了机构沿革及版本控制功能,使得系统可以适应不断转变的机构和管理规范,同时使得各阶段的档案数据保留了那时的机构、分类及代码;
3)系统可通过更改标准的业务定制、对单位全宗的配置和对年度项目的设置分层次、分阶段适应档案业务和用户机构的各项转变。
2.7.为用户量身定做知足档案业务需求的系统
1)系统采用基础平台的设计思想实现,针对不同用户的业务提供了功能壮大的业务定制功能,使得用户的业务管理规范与系统低耦合,用户可以将自己的管理理念和规范通过业务定制功能在平台系统之上形成符合自身业务管理的应用系统,其中系统所管理的档案门类、分类、整理规范、标准代码、信息展示、目录表单、统计、归档流程及责任划分都可以通过系统提供的标准业务定制和业务定制实现,使得系统具有极强的扩展性和学习能力,能随着用户管理水平的提高而不断自我完善。
2)系统通过开发和集成先进成熟的技术保障各项功能取得靠得住实现、提高用户的易用性和流程的自动化程度,目前系统集成了:
全文检索技术、OCR技术、电子文件转换处置技术、WEB报表技术、双层PDF技术、流媒体技术、图形图像处置技术等多种先进成熟的技术,同时开放的架构可与各类内容管理平台、智能搜索系统、IRM数字版权系统、数字印章和水印系统、数据加密技术进行替换和集成,可以与条码系统、库房智能文件柜系统进行集成以方便实体管理,按照用户的需要提供质优价廉的技术和功能性能壮大的产品选择;
3)系统提供配套的:
工程档案离线录入软件、电子文件批量挂接、光盘导出、标准数据转换、分类表和模板编辑器、报表目录编辑器、电子文件图像处置软件等工具使得系统的保护及利用加倍方便快捷,并适应了各类实际应用环境。
3.面向档案人员的系统功能介绍
3.1.设计思想
3.1.1.平台化设计思想
系统创新性地采用了档案业务定制平台的设计理念,不仅需要考虑对各行业、各单位业务不同的适应性,同时还需要兼顾了档案管理模式、数据结构、业务流程等业务因素的转变,这种设计思想使得软件系统和各利用单位实际档案业务之间为松耦合,以适应业务需求的不断转变。
软件系统由以下三个部份组成:
数字档案管理平台、档案业务定制库和面向用户的档案管理信息系统。
其中“数字档案管理平台”提供档案数据存储、管理、业务定制工具和用户利用平台。
“档案管理规范”是保障数字档案馆应用所必需的档案业务和管理规范,是面向利用单位的档案规范化管理体系;“档案业务定制库”实际上是“档案管理规范”在系统中的表现,是通过系统实现规范化管理和个性化应用的关键;通过既有规范统一的要求、又有个性化设置的“档案业务定制库”最终形成面向用户利用的、符合用户业务需求的“档案管理信息系统”。
按照上述设计思想形成的紫光档案管理信息平台,将具有极强的扩展性和生命力,通过档案业务定制功能可以形成适合各类型企业业务需求的档案管理系统,可知足档案门类、数据结构、分类方案、整理规则、机构变革的各种转变,可随时无穷扩大档案管理的范围,在系统不需任何开发投入的情况下就可以轻易实现由档案管理过渡到知识管理。
这种档案系统平台化的提炼基础来源于对国内各行业档案业务、发展方向、理论基础、知识管理的充分掌握和实践经验积累,而这正是紫光档案管理平台的优势。
3.1.2.功能壮大却利用简便
作为大型集团单位统一的档案系统,要求功能壮大,但针对每一个用户,则又需要利用简单方便,因此系统通过以下方式实现功能与简便的统一。
●提供健壮而功能壮大的后台服务,大量操作通事后台服务实现,例如成立索引、数据备份、电子文件格式转换、安全加密等操作自动在后台完成,使得后台服务功能壮大而完善,而用户在前台只是面对简单的操作界面;
●提供壮大的业务定制功能,将大量规则、规范和知识积累定制到系统中,使得系统可以实现:
自动转换、自动识别、自动捕捉、自动标引、自动整理、自动装盒、动态编研等大量自动化操作;
●将必需的大量功能集中在少数档案管理员和高级档案管理员角色上,尽可能缩小操作人员范围,使得普通用户和部门兼职档案管理员的功能和操作界面简单明了。
3.2.功能架构
系统功能架构图如下:
紫光档案管理信息功能主要分为以下四部份:
序号
功能名称
功能描述
1
信息收集
提供档案管理业务在采集归档方面所需的各项功能,是档案收集、管理和移交人员所需使用的功能模块。
2
信息管理
提供对已归档数据进行管理、统计、销毁等功能,档案管理员和部门档案员所需使用的功能模块
3
综合利用
对档案进行编研、库房管理、数据统计和回收站管理,并实现档案数据的光盘导入、导出,档案管理员使用的功能模块
4
借阅管理
对档案原文件进行借阅管理和统计的模块,档案管理员使用
5
系统设置
实现全宗设定、档案类型定制、档案标准业务规范的定制、各全宗单位档案业务个性化定制以及各种系统参数的设定功能,系统管理员和档案管理员所使用的功能模块
下面咱们别离介绍这4部份功能。
3.3.信息搜集
3.3.1.档案业务流程的实现
3.3.1.1.主要业务流程
系统提供的档案管理主要业务流程如下:
档案管理主要业务流程图
档案管理主要业务如上图所示:
其中蓝色方框为档案管理业务,主要包括:
搜集、整理、档案管理、开发利用、借阅管理、鉴定销毁和检索查询,方框之间的箭头展示出主要业务工作的流程,咱们可以看到主要流程就是从搜集、整理到档案管理的归档业务流程,其它业务工作都是对归档后资源的利用管理工作。
上图中绿色圆柱体为档案数据的逻辑库,主要包括:
文件库、中间库、整编库、档案库和编研库,库之间的箭头说明了档案数据的流向,其中从文件库/中间库-整编库-档案库的归档数据流程为主要数据流。
3.3.1.2.归档流程
归档流程是系统的主流程,因此下面咱们主要对系统提供的归档流程进行说明。
●搜集流程
归档文件搜集情况复杂,涉及部门及业务系统也很多,主要包括以下三种情况:
归档文件的录入、各业务系统归档文件的收集、数字化加工及历史数据的导入。
归档文件的搜集分为目录和电子文件,大多数情况下目录信息和电子文件是一路搜集取得的,这样通过系统提供的数据录入(编辑)功能可以轻松实现;但也存在别离搜集的情况,例如数字化加工数据的导入,因此系统提供了管理员针对别离搜集的目录信息和电子文件进行批量挂接对应的工具。
咱们通过下表可利用户明确归档文件的搜集工作应该如何通过系统进行。
说明项
文件库
中间库
整编库
档案库
文件录入
无法确定档案类型的文件进行录入
可以确定档案类型,但无法确定年度/项目的文件和案卷进行录入
对某一确定年度或项目下的案卷、文件进行录入
对已归档数据进行录入
业务系统数据采集接口
无法区分档案类型的业务系统文件
可以确定档案类型,但无法确定年度/项目的业务系统文件
可以确定档案类型、年度/项目的业务系统文件
具有档案管理功能,已整理归档的业务系统数据
历史数据、加工数据
不进文件库
不进中间库
不进入整编库
直接导入档案库
对应功能模块
文件管理
档案收集
收集整编
数据管理
按照上表,咱们可以在进行归档文件搜集时按照数据情况肯定应进入哪个模块进行数据录入管理。
●整理归档流程
各类归档文件的整理和归档工作一般都包括下表所列流程:
序号
流程
对应功能
操作方式
流程类型
1
确定归档部门
文件库管理、档案收集、收集整编
选择
分类
2
确定档案类型
文件管理
选择
3
确定年度/项目
文件管理、档案收集
选择
4
确定分类号
档案收集
选择/录入
5
确定保管期限
档案收集
选择
鉴定
6
排序、调整
收集整编
手工
整理编号(目)
7
组卷(件为单位时没有)
收集整编
自动/手工
8
编号(文件档号、案卷档号)
收集整编
自动
9
装盒(卷为单位时没有)
收集整编
自动/手工
10
归档
收集整编
手工
归档
上表中列出了归档文件整理工作的主要流程和:
流程所对应的功能模块、完成流程的操作方式、和可操作流程的人员角色。
其中7组卷和9装盒一般按照档案类型的不同只会单选其一。
如上表流程6-10所示,系统对归档文件的整理工作主要集中在搜集整编功能模块中,流程1-5主要通过文件库管理和档案搜集完成归档文件的分类和鉴定工作。
因此下面咱们对搜集整编进程进行说明。
搜集整编流程
如上图所示,档案管理员先成立年度项目后,从左至右就是归档文件的搜集、整编、归档的流程,其中移交管理是指整编库中文件移交的小流程,因此搜集整编是整个流程中的核心模块。
●流程控制
系统通过在年度项目管理模块中对年度项目的配置实现不同年度/项目下对归档文件搜集整编的流程的控制。
年度项目的配置项主要包括:
分类表版本及层次、整理规则、整编的配置和权限、是不是需要移交和代码库的启用日期,最后成立类表/归档模板节点与归档部门/参建单位的对应,以明确各归档部门和参建单位的归档范围。
针对一个年度或项目,要使得归档文件的搜集整理工作顺利开展,必需要明确以下内容:
a)肯定年度或项目的归档范围
b)明确归档责任
c)统一整理规则
d)控制归档流程
●移交接收流程
系统通过对归档文件状态的改变实现对移交接收流程的控制。
移交接收流程
如上图流程所示,系统中归档文件的状态由:
在整编、待审核、已打回、已通过、已接收五种组成,咱们以一个归档责任部门兼职档案管理员所录入的数据为例,其控制方式如下表所示。
角色
在整编
待审核
已打回
已通过
已接收
部门兼职管理员、
参建单位管理员
可浏览、
可编辑
可浏览
可浏览、
可编辑
可浏览
档案管理员
可浏览
可浏览
可浏览
可浏览
可浏览、
可编辑
3.3.2.信息收集
信息收集包括:
数据接口、数据导入和搜集整编三部份。
业务功能
3.3.3.标准数据接口
序号
功能名称
功能描述
1
数据归档接口
提供各业务系统归档文件数据归档的标准接口。
2
用户管理及认证接口
提供统一机构和用户管理及统一认证的接口。
3
查询接口
提供档案查询的接口,以使档案查询可被其它业务系统调用。
3.3.4.数据导入
序号
服务名称
功能描述
1
历史数据导入
提供各种数据库德历史数据批量导入模块
2
数字化数据导入
提供对数字化的数据进行批量导入工具
3
离线数据导入
提供对各个离线数据进行批量导入工具
3.3.5.搜集整编
搜集整编是对档案数据进行录入整理、组卷、移交、编号等,数据整理完成后进行归档。
系统在搜集整编中涉及到大量归档文件整理的功能,例如:
自动组卷、案卷调整、拆卷、接收、打回、检索、自动排序、文件调整等。
系统在开发的进程中完全依照国家档案局的标准,支持文书档案的最新立卷规则,用户只需设定好组盒规则,然后利用自动组盒功能,就可以够轻松高效的进行文件归档。
3.4.信息管理
信息管理包括:
数据管理、库房管理、数据统计、坚定销毁和回收站管理。
3.4.1.数据管理
序号
功能名称
功能说明
1
目录树的维护
用户根据实际需求对目录树进行管理,添加、删除、修改档案类型及数据节点。
2
信息数据的维护
进行必要的档案数据的录入、删除或修改,并提供批量修改功能。
3
档案目录打印
系统中为用户提供各种符合国家标准的档案报表如:
案卷目录、分类目录、备考表、卷内目录等,打印方法简便快捷。
4
显示字段显示维护
用户可以根据需要选择要显示的字段信息和显示顺序,以方便查看档案信息
5
数据转入转出工具
提供数据转入转出功能,数据转出提供excel、dbf、xml,access格式。
6
电子原文维护
支持电子文件挂接、浏览、下载等功能,并提供批量挂接和扫描工具挂接。
3.4.2.库房管理
序号
功能名称
功能说明
1
库房维护
针对档案各个库房进行记录维护。
2
温湿度统计
对档案库房温湿度进行记录,并依据记录统计出统计图。
3.4.3.数据统计
序号
功能名称
功能说明
1
统计项维护
用户可依据自己要统计的内容建立统计项,并保存统计条件,方便用户多次统计。
2
生成统计图
依据统计结果生成统计图,统计图可为直方图、饼图、曲线图等。
3.4.4.销毁管理
3.5.借阅管理
借阅管理主要完成纸介质档案的借阅记录,以便于对用户的借阅进行管理。
借阅审批流程如下图所示:
序号
功能名称
功能说明
1
借阅登记
对纸质文件进行借阅登记,对预约信息进行处理,可查询文件的借阅去向
2
归还管理
归还管理可对用户归还的档案进行登记,同时更改系统中所记录的档案所剩份数,并提供了续借功能。
3
催还管理
由于用户借阅和归还都进行了登记和管理,所以系统可以通过催还管理对过期未还的档案或已借出若干天的档案进行统计和打印催还单。
可以按借阅人来催还、按借阅组来催还、按日期催还和按被借阅的某一档案来催还。
4
借阅统计
系统对纸介质档案的借阅提供了大量的统计方式,并可随时打印统计结果。
统计方式有:
按借阅人查询、按时间查询、按档案查询、借阅频率查询、按操作者查询。
5
借阅设置
可以设置档案的默认借阅时间长度,借阅最大分数等参数。
3.6.综合利用
3.6.1.档案编研
可实现大事记、专题、组织延革等的编写,并提供与档案原件的挂接,提高编写效率,并实现与编辑软件的无缝联结。
可以通过各类方式实现档案库中档案编研规则,提供情报功能,例如编写金融或资本运作专题汇报、组织延革、人事任免等专题。
提供档案记录对接和内容、目录打印。
3.6.2.数据检索
序号
功能名称
功能说明
1
CS检索
辅助数据管理和收集整编中的检索,提供跨库检索手段。
2
B/S检索
为全体用户提供网页检索,原文浏览,申请赋权等功能。
3.6.3.光盘制作
光盘制作流程图
光盘制作模块可以用于对外数据互换、档案的脱机存储等工作。
由于采用了国家标准,即便用户没有综合档案资源管理系统软件,也可以通过直接读取光盘,查到档案的目录,对其进行检索查询,并阅读利用其原件。
3.6.4.年报统计
年报系统可以提供本单位年报的生成记录、形成上报文件和汇总下属档案单位的年报。
系统可以自动生成年报的格式,和年报中的可统计字段,自动进行可统计字段的统计,其它需要手工录入的字段需要管理员进行录入,最终可以打印并形成上报盘。
利用系统提供的档案年报编辑器,用户可以方便自由的设计本单位的档案年报。
系统提供了标准的国家年报模版,自动统计年度内各类档案的数据,并生成档案年报。
支持档案年报的导出、可以将下属单位移交的年报进行导入并汇总,生成国家大剧院的档案年报。
3.7.系统设置
系统设置主要包括以下功能:
序号
功能名称
功能描述
1
库结构管理
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