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师范学院公文处理实施细则
(征求意见稿)
第一章总则
第一条 为使学校公文(以下简称“公文”)处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和办文效率,根据《中国共产党机关公文处理条例》(中办发〔1996〕14号)、《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)、《国家行政机关公文格式》(国家标准GB/T9704-1999)、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》(川府发〔2001〕19号)以及教育厅有关规定,结合学校实际情况,制定本细则。
第二条 学校公文是学校在党政管理工作中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布学校规章,施行党政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,做到及时、准确、安全。
第三条 学校办公室是学校党政公文处理的管理机构,主管学校党政公文处理工作,并对校内各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第四条各部门、各院(系)负责人应当高度重视公文处理工作,加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
教学院(系)办公室主任是该单位公文处理的直接责任人,机关各部门应确定专人(报学校办公室备案)具体负责公文处理。
第五条公文处理有关人员应当忠于职守,具备专业知识,并保持相对稳定。
第二章公文的种类
第六条学校常用公文的种类:
(一)决定适用于对学校重要事项或者重大行动、人事变动等做出安排,奖惩有关单位及人员,或根据情况变化变更或者撤销学校不适当的决定事项等。
(二)通告适用于公布全校各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(三)通知适用于发布规章,转发上级单位和不相隶属单位的公文以及批转下级单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免和聘用人员等。
(四)通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况等。
(五)报告适用于学校向上级机关或校内各单位向学校汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问。
(六)请示适用于学校向上级机关或校内各单位向学校请求指示、批准。
(七)批复适用于答复校内各单位请示事项。
(八)意见适用于对重要问题提出意见和处理办法。
(九)函适用于与平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。
(十)会议纪要适用于记载、传达各种党政会议情况和议定事项。
第三章公文的格式
第七条公文格式规范:
参照《国家行政机关公文格式》国家标准施行。
(一)公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(二)公文应包含标题、主送、正文、日期、印章等内容。
第八条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准GB/T9704-1999执行。
第九条公文按规定采用国际标准A4型(210mm×297mm)纸打印,左侧装订。
第四章行文规则
第十条行文应当确有必要,注重实效,坚持少而精。
可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
第十一条学校的主要行文关系:
(一)校级行文
1.学校党委、学校行政可以对上对下行文,也可以与有关单位和兄弟院校之间互相行文。
以“中共乐山师范学院委员会”或“乐山师范学院”字号行文,一般是关系全局性的、重要的、方针政策性问题的决定、通知,以及对上级机关呈报的重要事项。
校内任何单位和部门不得对外行文。
2.学校办公室根据学校党政授权,可以代表学校向校内各单位行文,主要是传达或布置学校性的具体工作,以及需以学校办公室名义印发和转发的文件。
3.各职能部门以学校名义行文,须经学校办公室审核并按规定程序(见附件1)办理,不得自行以学校名义对外对内直接行文。
以学校名义行文,必须是向上级有关部门请示、报告学校某一方面的重要工作,与校外有关单位商洽工作、请求批准的重要业务事项,或涉及全校性某一方面的重要事项或工作。
确需以学校名义对外的一般性工作联系和具体业务事项,使用学校信函式公文版头,由学校办公室统一编函号,加盖学校印章。
其他校内一般性工作和业务性通知,以及会议上布置过的工作、通报过的事项,一般不以学校名义行文。
如确有必要行文,以学校办公室名义转发或以部门名义行文。
(二)部门行文。
以部门名义行文,仅限于在校内通知本部门职权范围内的一般性工作和业务事项。
采用部门公文版头,自行编部门文号,加盖部门印章。
不得使用印有学校“文件”版头的公文纸和学校信函式公文版头行文。
如需布置临时性工作,可以用无机关标识纸张印发通知等形式进行。
(三)各院(系)及直属单位等不具备代表学校行使管理职能的单位,均不得使用任何形式的公文版头行文。
第十二条上报学校公文事项如涉及学校多个职能部门,应事先与涉及的部门协调沟通,然后上报。
属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送该主管部门处理,不必向学校行文。
第十三条向上级机关的行文,一般只能主送一个上级机关,不能多头主送。
如需其他相关的上级机关阅知,用抄送形式,但不得抄送其下级机关。
第十四条“请示”应一文一事,“报告”不得夹带请示事项;公文标题中不得使用“请示报告”字样,请示问题不得越级行文,请示不得多头报送。
第十五条校内各单位工作中应主动加强协调,尽量少请示。
各单位确需向学校请示工作的,请示件和就请示事项与相关职能部门协调处理情况,一并送学校办公室。
校领导批示意见由学校办公室通知请示单位或承办单位。
未先行协调处理或未写明协调处理情况的请示,学校办公室不予受理。
各单位向学校请示问题,报告工作,主送机关只写“学院党委”、“学院”或“学院领导”,除学校领导直接交办的事项外,不得以部门或单位名义直接向学校领导同志个人报送“请示”或“报告”。
“请示”或“报告”由学校办公室根据公文内容和领导的分工报送相关领导阅批。
第十六条对上级机关的来文,除有密级要求和注明不准翻印的以外,如无具体贯彻意见,可原文翻印下发,不另重复行文。
已在各类会议上印发的领导人讲话、会议纪要,不再另行发文。
第五章发文办理
第十七条发文办理指以学校名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十八条学校发文代字为“乐师院委〔20××〕×号”、“乐师院〔20××〕×号”,分别代表学校党委、学校行政行文。
党政联合行文,使用党委文件字号。
此外还有“乐师院委宣”、“乐师院委组”、“乐师院教”、“乐师院人”等分别代表学校对某一方面重要工作或事项的专门文件。
未编文号但以学校和办公室名义印发的公文具有同等效力。
学校党委和行政发文编号由学校办公室归口管理(见附件2)。
部门发文代字为“组织〔20××〕×号”、“宣传〔20××〕×号”、“教务〔20××〕×号”、“人事〔20××〕×号”等,文号自编(见附件2)。
第十九条草拟公文应做到:
1.符合国家的法律、法规,符合党和国家的方针政策及上级机关的有关精神,完整、准确体现发文意图,并同学校现行有关公文相衔接,提出的措施、办法应切实可行。
2.情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
3.使用规范简化字,使用简称应先使用全称,并注明简称。
4.如涉及校情统计数据,应与校办核实。
5.其它参照《国家行政机关公文处理办法》有关内容执行。
第二十条公文内容如涉及其他部门职权范围内的事项,拟稿单位应商相关部门会稿,并由相关部门负责人签署意见及姓名、日期。
第二十一条学校办公室是学校校级公文印制的管理部门,由部门代行拟制的校级公文文稿,应由所在部门相关人员核稿,部门主要责任人审稿,属分管校领导签发的,可直接送分管校领导签发,交学校办公室校对后印制;属书记、院长签发的,应先交学校办公室校对,按相关程序报送书记、院长签发,由学校办公室印制。
已经核稿、审稿,校领导签发的文稿,一般不作更改。
如确需更改时,须经核稿人、审稿人同意,重要更改必须经签发人同意。
第二十二条签发公文按校领导工作分工,一般由分管校领导签发;涉及重大问题的,应由院长办公会或党委会审定同意后再签发。
经校领导签发的文稿,由学校办公室秘书统一登记编号。
第二十三条对以学校党委、行政或学校办公室名义普发性下行公文,通过校园网发布;对重要的下行文件,由学校办公室派人送达或通知来人领取,并要求收受者签收;对上行文件,由学校办公室按规定选择及时、准确、安全的送达方式发送,对重要发送件要向传递者索要回执,并注意落实请示件有无回复。
各部门的公文由本部门负责上网或发送。
第六章收文办理
第二十四条收文办理是指对收到的校内外公文的处理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、传递、承办、督办和办复等程序。
第二十五条学校收文由学校办公室文书处理人员按有关规定办理签收登记(见附件3)。
第二十六条所收公文(校内公文经审核后)登记后需张贴阅办单,由学校办公室分管主任提出拟办意见,送分管校领导及职能部门主要负责人阅示;学校办公室按校领导批示意见应尽快转交给承办部门;紧急公文,应向校领导和承办部门说明情况,当天回复;校领导、各部门相互之间不得横向传送公文。
第二十七条承办部门收到交办的公文应进行登记,并按批办意见和文件要求及时办理。
承办事项涉及其他部门的,承办部门要主动与有关部门协商办理。
承办部门办结后应在文件阅办单备注栏内注明办复情况,并将办复结果及时向有关领导汇报。
文件在一个部门原则上不超过三天,急件应随到随办,对指定期限上报的文件,承办部门应按要求提前作好准备,留出交学校办公室办文的时间。
若注批承办单位不当,或因特殊情况不能在规定时间内办完,须及时予以说明。
传阅的公文,原则上应由部门主要负责人圈阅并签名。
若指定专人负责的,接收人签名视作部门主要负责人收阅。
第二十八条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致时,可以提出明确意见经学校办公室上报主管校领导审批、决定。
第二十九条批阅公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他批阅人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第三十条送校领导批示或者交有关部门办理的公文,由学校办公室负责督办,督办程序按学校有关文件规定执行。
第七章公文管理
第三十一条公文处理完毕后,应及时整理(立卷)、归档,定期向档案部门移交。
第三十二条公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。
第三十三条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第三十四条凡学校发送的公文,各部门、各单位要有专人签收、保管。
不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经主管负责人批准,可以销毁,不得按废品出卖。
机要文件定期清退到学校办公室,按规定集中销毁。
凡属规章制度性的或涉及本部门、本单位的校内文件要妥为保存。
第三十五条校内相关单位合并时,全部公文应当随之合并管理。
单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案馆。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章附则
第三十六条学校授权学校办公室根据学校公文处理情况,负责制定本实施细则单项规定与条款。
第三十七条本实施细则自发布之日起施行,由学校办公室负责解释。
附件1:
以学校名义对校内外发文程序
附件2:
校内发文字号
附件3:
公文收文及处理流程补充规定
附件1:
以学校名义对校内外发文程序
相关部门会签意见
主办单位拟稿
(填写发文稿纸)
如不合格,退主办单位,并说明原因
校办审核,提出拟办意见
校办复核、登记、缮印(组织校对)、盖章
校办、主办单位分别存档
交由主办单位分发(送)或校办分发(送)
校领导审阅、签发
如有异议,由校办退主办单位修改后,再呈校领导签发
说明:
此流程图适用于:
(1)以学校名义向校内各单位发文;
(2)各部门拟以学校名义向教育部、省委教育工委、省教育厅等上级主管部门及其他外单位行文。
附件2:
校内发文字号
学校通用发文字号分为校级发文字号与部门发文字号两大类。
(一)校级发文字号(涉及关系校内全局性的、重要的、方针政策性问题的决定与通知,对上级机关呈报的重要事项,向不相隶属关系相关单位发送公文等。
由学校办公室统一审核、编号。
)
1.以中共乐山师范学院委员会名义对内对外行文,发文字号为:
乐师院委〔20××〕×号,乐师院委函〔20××〕×号,中共乐山师范学院委员会
乐师院委办〔20××〕×号,中共乐山师范学院委员会党委办公室
乐师院委宣〔20××〕×号,乐师院委统〔20××〕×号,中共乐山师范学院委员会宣传统战部
乐师院委组〔20××〕×号,中共乐山师范学院委员会组织部
乐师院委学〔20××〕×号,中共乐山师范学院委员会学生工作部
2.以乐山师范学院名义对内对外行文,依据校内主办部门,发文字号为:
乐师院〔20××〕×号,乐师院函〔20××〕×号,乐山师范学院
乐师院办〔20××〕×号,乐山师范学院办公室及其它部处
乐师院教〔20××〕×号,乐山师范学院教务处
乐师院人〔20××〕×号,乐山师范学院人事处
乐师院科〔20××〕×号,乐山师范学院科研处
乐师院财〔20××〕×号,乐山师范学院财务处
乐师院学〔20××〕×号,乐山师范学院学生处
乐师院继教〔20××〕×号,乐山师范学院继续教育处
乐师院工〔20××〕×号,乐山师范学院工会
乐师院团〔20××〕×号,共青团乐山师范学院委员会
3.以中共乐山师范学院纪律检查委员会(乐山师范学院监察委员会)名义对内对外行文,发文字号为:
乐师院纪委〔20××〕×号,乐师院纪委函〔20××〕×号,乐师院监察〔20××〕×号,乐师院监察函〔20××〕×号,中共乐山师范学院纪律检查委员会(乐山师范学院监察委员会)
(二)部门发文字号(仅限于在校内通知本部门职权范围内的常规工作和业务事项,学校已发文文件或已部署重要工作中具体事项的落实督促、检查验收等。
由本部门自编自审,自行发文),依据文件主办单位,发文字号分别为:
宣传〔20××〕×号,统战〔20××〕×号,宣传统战部
组织〔20××〕×号,组部部、党校
纪委办〔20××〕×号,监察办〔20××〕×号,审计〔20××〕×号,纪监委办(审计处)
学生〔20××〕×号,学生工作部、学生处
武装〔20××〕×号、保卫〔20××〕×号,武装保卫部、保卫处
人事〔20××〕×号,人事处
教务〔20××〕×号,教务处
科研〔20××〕×号,科研处
财务〔20××〕×号,计财处
继教〔20××〕×号,继教处
基建〔20××〕×号,基建处
国资〔20××〕×号,国资处
离退〔20××〕×号,离退休处
信息〔20××〕×号,教育信息技术中心
工会〔20××〕×号,校工会
团委〔20××〕×号,校团委
附件3:
收文及处理流程的补充规定
一、收文补充规定
凡通过收发室、邮政专递等渠道传递,标有“中共乐山师范学院委员会收”、“乐山师范学院收”和“乐山师范学院办公室收”的公文,由学校办公室文书处理人员按照规定签收登记;发送给校领导的公文,除标明“亲收”、“亲启”字样的,由文书处理人员签收本人拆封外,其余均由文书处理人员拆封;通过会议等其他渠道发送给学校的公文,代领人员要及时到学校办公室办理签收登记手续。
签收公文应逐件清点,重要公文应逐页清点,发现问题当及时询问,并采取相应处理措施。
急件应说明签收的具体时间。
除特殊情况外,校领导不受理和审批未经学校办公室登记、注批的公文(包括各单位向校领导呈送的请示件)。
对校内其他单位呈报的公文,学校办公室应先审核再登记。
重点审核是否应由本机关办理;文种使用、公文格式是否规范;涉及到相关部门的事项是否已协商、会签等。
二、收文处理流程图
(一)教育部、省委教育工委、省教育厅及其他外单位来文
外来文
校办文书人员填写收文处理单,并登记编号
校领导签批
校领导传阅
校办分管主任提出拟办意见
校办催办
返回校办
审核办结,清退归档(机要件退校办)。
按校领导批示转有关部门承办
说明:
此流程图适用于省委教育工委、省教育厅等上级主管部门及其他外单位来文
(二)校内请示、报告等一般公文
主办单位拟文(填写签报稿纸)
相关部门会签意见
校办审核、登记、编号,提出拟办意见
提交校长会议讨论
校领导传阅
校领导签批
退回校办
将校领导批示和有关部门的会签意见摘录至“校内来文登记簿”,以备查询
按校领导批示退主办单位,或转有关部门办理
校办催办与督办
校办审核办结,进行办复登记
说明:
此流程图适用于校内各单位报送校领导的请示、报告等文种。
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