后勤全套管理手册.docx
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后勤全套管理手册.docx
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后勤全套管理手册
后勤管理手册
LogisticsManagementManual
则总
为规范后勤事务管理,有效利用公司资产,集团制订了《后勤管理手册》。
本手册
包括:
《办公室管理办法》、《办公内务管理办法》、《员工着装管理办法》、《车辆
、《后勤车辆事故紧急预案管理办法》、《车辆使用内部成本核算管理办法》、管理办法》
《私车公用外出管理办法》、《员工接送车管理办法》《员工食堂管理办法》、《员工
《洗衣房管理办法》、《员工浴室管理办法》、《更衣室管理办法》、就餐管理办法》、
《宿舍管理办法》、《后勤低值易耗品管理办法》、《防暑降温管理办法》等十六个基
本管理办法。
本手册的解释和修订权归集团总裁办,未经总裁批准或授权,任何人无权修订
或变更。
本手册发布日期:
本手册实施日期:
裁:
总
录目
4办公室管理办法………………………………………………………………1
6……………………………………………………办公内务管理办法2
38………………………………………………………员工着装管理办法
9车辆管理办法…………………………………………………………………4
12车辆使用内部成本核算管理办法………………………………………5
14后勤车辆事故紧急预案管理办法………………………………………6
18私车公用外出管理办法…………………………………………………7
19员工接送车管理办法……………………………………………………8
923员工食堂管理办法………………………………………………………
25………………………………………………员工就餐管理办法……10
27……………………………………………………更衣室管理办法…11
29……………………………………………………员工浴室管理办法12
洗衣房管理办法1330……………………………………………………………
31………………………………………………………………宿舍管理办法14
33…………………………………………………后勤低值易耗品管理办法15
38……………………………………………………防暑降温工作管理办法16
40记录性文件……………………………………………………………………17
办公室管理办法
目的1
为规范办公室的使用和管理,做好办公室卫生保洁工作,提高办公效率,特制订本
办法。
职责2
公司办公室是本制度的归口管理部门。
办公室的布置原则3
3.1高效、安全、易于沟通和管理的原则
各部门以大办公室集中办公为原则。
3.2
办公室墙面以白色为主,办公家具以白色为主,座椅沙发等以蓝色为主。
办公室3.3
布置应该简洁大方,有强烈的工作气氛。
员工的办公桌上不得乱堆乱放,每天保持整洁有序。
员工使用的文件夹为蓝色。
员工使用的电脑以黑色为主,电话以白色为主。
大办公室各部门座位应以部门为单位摆放,里侧为部门主管,中间为科长,外侧3.4
为一般职员。
办公桌以单排排列为原则,如因场地因素,可以二桌并排。
3.5
3.6部门和岗位铭牌安装方式如下:
大办公室及独立办公室的铭牌,钉挂于入口处外墙适当位置。
3.6.1
大办公室内部门铭牌,放置于各部门最外侧文件柜顶的适当位置。
3.6.2
铭牌颜色为蓝底白字,其宽度为高度的二倍。
3.6.3
公司及各部门办公室布置图及座位图由公司办公室派员实地绘制。
3.7
管理规定4
办公室、公共设施、走道的照明灯根据季节、天气而定,天暗即开,天明即关。
4.1
各办公室落实好空调、电扇、灯光、门窗管理责任人,责任人须对自己负责的空4.2
调、电扇、电灯、门窗的运转、保养、清理等负责,节约用电。
公司办公室负责空调、电扇的定期维护和空调遥控器的收发。
4.3
办公室、接待室饮用水的供应由公司办公室负责,饮用水应确保不间断供应。
4.4
各办公室的花木维护由公司办公室专人负责,根据各花木生长的特点定期浇水、4.5
施肥、清洁。
各办公室应确保地面、桌面、沙发、家具无灰尘、垃圾、杂物,办公室桌面、抽4.6
屉保持整齐、有序、醒目。
员工的办公桌上物品应该堆放整齐,下班前必须整理整洁。
不得放置零食、杂物4.7
等。
-4-
文件夹的分类命名由公司办公室统一进行。
4.8
箱橱顶上及柜台上不得堆置文件。
4.9
各办公室下班前应切断电脑、空调、饮水器等电器电源,关闭好门窗。
4.10
公司办公室负责办公室公共区域的卫生保洁工作。
4.11
4.12工作时不得大声喧哗,尽量保持安静。
与客人洽谈业务尽量安排在洽谈区。
4.13
办公区域严禁吸烟,如果客人在非吸烟区域吸烟,接待责任人可以礼貌告知。
4.14
,并由安全环境部门、公司办公室定期进行条”40办公室管理严格执行“办公室4.15
检查。
5办公区域保洁作业基准由各公司根据实际制定细则。
-5-
办公内务管理办法
按照公司规定接听电话,接听要自报家门,要及时代他人接听电话。
1
遇到外商及来访客户要主动招呼。
2
进他人办公室习惯先敲门。
3
对待他人、同事要使用“谢谢,对不起”等敬语。
4
上班时要保持良好的精神风貌。
5
不随意打断同事间的对话,对同事的询问要热情答复!
6
要具有良好的节约意识,打印的材料要及时领取,避免大量的纸张浪费,再生纸不7
能充分利用;
要做到随手关灯、空调和电脑。
节假日要及时拔插头。
8
要爱护公司的设备设施,如电脑、打印机、复印机等要进行定期维护。
9
离开公司请在白板上写明去向及时间。
10
积极主动参加公司组织的各项集体活动。
11
要具有安全意识,下车间穿戴安全鞋,安全帽。
12
不在厕所更换衣服、不在厕所抽烟,要及时冲厕。
13
要按照规定做好整理整洁和环境卫生工作。
14
养成随手清理茶水间,人走垃圾走的习惯。
15
16不要随意在办公室用餐。
文件及文件夹归类摆放整齐,桌面及文件柜要及时整理。
17
办公室不留个人任何物品。
18
上班要及时更换工作服和工作鞋。
19
上班时不要长时间拨打私人长途电话。
20
上班要专心工作,不上网聊天,工作时间不吃零食,不谈论事非,不做与工作无关21
的事情;下班后不占用公司网络资源打游戏。
要具有守时观念:
开会要准时,不能迟到。
22
开会时不要窃窃私语、手机设置成静音,会中不打手机不发短信不玩游戏。
23
要学会换位思考,要真心诚意为需要帮助的同事提供服务,同事间要互助互爱。
24
主动下车间解决工作问题,不能通个电话了事。
25
凡事要有计划,对于计划事项及协调事项应该主动跟踪解决。
26
提高工作效率,充满工作热情,领导在和领导不在一个样。
27
养成勤看邮件的习惯,邮件或工作安排要及时答复和处置。
28
要接受他人的善意批评;正确接受他人不同的建议或意见。
29
需要配合协调的事项,不允许相互推诿、踢皮球,要认真主动积极解决。
30
开会和培训应会前准备,会中记录,会后执行。
31
正确处理工作中的同事关系,要保持距离,不掺杂其他因素。
32
-6-
要注意自身仪容仪表外在形象,要提高自身修养。
33
要主动学习,营造主动学习的良好氛围。
34
不能官僚主义,对上和对下要一种态度。
35
工作中不要抱怨,不要负面影响他人。
36
不要向上错位,认真执行领导交给的任务,而不是整天替领导担心,对公司的决定37
和安排,评头论足,指点江山。
需要其他部门为自己提供服务时,应该提前约定。
38
要爱惜办公用品,妥善保管。
39
办公区不得大声喧哗,手机铃声调低,不影响他人正常工作。
40
-7-
员工着装管理办法
目的1
规范员工着装管理,树立公司整体形象,提高员工素养。
职责2
安全环境管理部门是员工着装归口管理部门,负责员工工装着装的监督管理;2.1
各职能部门对本部门员工着装管理负责。
2.2
员工着装要求3
员工上班期间着装的基本要求:
3.1
员工必须佩带工号牌。
3.1.1
员工上班期间必须穿着整齐、清洁的工作服。
3.1.2
工作服除领口外所有纽扣必须扣好,拉链必须拉到头。
3.1.3
员工必须按照规定穿戴好所有防护用具。
3.1.4
进入生产区必须戴安全帽,任何人不得例外。
3.1.5
几种例外3.2
。
外部客户不受本规定约束(但进入生产区必须戴安全帽)3.2.1
员工出差直接回公司当天不出勤则不受本规定约束,但不得进入生产区。
3.2.2
员工工作服款式4
管理手册》VI工作服布料和款式由各公司安全环境部门会同采购部门根据《集团4.1
确定。
安全帽的颜色管理5
安全帽根据依据《集团管理手册》确定。
VI
。
工作服发放及管理6
按《劳护用品管理制度》执行。
对违反本规定者,按相关规定执行。
7
-8-
车辆管理办法
目的1
为了加强公司所有车辆管理,确保行车安全,提高办事效率,减少经费支出,特制
定本办法。
适用范围2
、员工接送大客车、本办法适用于各公司公共用车,包括公用小型客车(中巴车)2.1
。
商务车等车辆。
厂区内物料流转用叉车、电瓶车等由相关部门负责管理,管理办法另行制定。
2.2
职责3
公司办公室负责公司车辆的统一调度及管理。
3.1
车辆使用范围:
4
大客车、小型客车用于接送市区员工上下班。
4.1
商务车用于:
4.2
公司员工在本地或长途外出开会、联系业务、迎送客户;4.2.1
接送公司宾客和来公司办事人员;4.2.2
其他因工作需要用车;4.2.3
其他紧急和特殊用车。
4.2.4
车辆使用程序5
公司车辆使用实行登记制度。
5.1
因公用车由用车部门填写《用车申请单》向公司办公室申请,公司办公室根据《用
车申请单》统筹安排制定《每日车辆调度安排表》。
:
因公用车由用车部门提前一天提出书面申请,注明用车人长途派车(含县区)5.1.1
数、时间、事由、申请车型及目的地,并由部门负责人确认后提交公司办公室,公司办
公室根据各部门车辆需求情况,分轻重缓急安排车辆排出每日车辆安排表,并开具《车
辆调度单》。
:
因公用车由用车人填写用车申请单位给该部门负责人确认短途派车(市区)5.1.2
后交公司办公室,正常公务用车提前一天申请用车(因工作突发或紧急用车提前一到两
,并注明用车可协调时间范围、事由及目的。
小时由部门负责人提出)
《车辆调度单》载明如下内容:
一联存根,一联回执。
《车辆调度单》一式两联,5.1.3
用车部门,用车申请人,随行人员,用车事由,用车时间,出车目的地,车5.1.3.1
辆牌号,司机;
车辆出门时间,出门里程读数,货物携带情况,车辆回厂时间,回厂里程读5.1.3.2
-9-
数,门卫检查人等。
部分由门卫填写。
5.1.3.2部分由办公室填写,5.1.3.1其中
,并将回执联交车辆使用完毕、回到公司后,门卫将检查情况填入《车辆调度单》5.2
给司机。
司机将《车辆调度单》回执联交给公司办公室,作为计核里程费、燃油费等费
用的依据。
享受公司特殊车辆补贴的人员在外出需使用车辆时须自驾,如若当月的补贴金额不5.3
够,按照私车公用的方式进行补贴,总费用在公司车辆运维费中列支。
5.4公司人员外地出差的,三人及以下同一地点的,且无大件行李的,原则上需乘坐
大巴。
(公司办负责送至长途车站,需要代购的提前告知公司办,由公司办代购)
公司员工到外地拜访供应商的,原则上由对方异地接送。
若对方无法接送的,外5.5
需报备部门主管。
无公交车可乘需要乘坐出租车前往的,地市区范围内一律乘坐公交车,
以减少公司的成但相关部门对于此类企业在谈判合同价格时需将此成本一同进行考虑,
本压力。
各部门需安排好工作,同一部门需要全天使用车辆的,原则上当天只得使用一部5.6
车辆,并且至少提前一天预约。
所有公司车辆使用优先外宾、客户监理及公司的重要客户,各部门需要配合。
5.7
在公司无车辆资源的情况下,可采用部门人员私车公用或者外租车辆解决。
5.8
5.9各部门申请公司车辆时,需尽可能地拼车,以减少用车成本。
不得以车辆问题延误工作,需主动灵活考虑交通工具,各部门员工在外出办事时,5.10
造成影响的,公司将根据制度追究责任。
因私用车由各公司根据实际自行制定操作细则6
车辆管理7
公司办公室负责建立公司所有车辆的档案、保管车辆的钥匙,并指定车辆负责人7.1
具体负责车辆的日常维修保养、定期的检验以及相关手续的办理等。
车辆费用报支7.2
燃油费7.2.1
车辆负责人对责任车辆每月燃油台帐的完整性与准确性负公司车辆以加油卡为主,
责,车辆管理员建立燃油使用台帐,记录每台车的用车里程和耗油量等车辆使用明细,
并进行经常性的分析,特殊情况请示后可现金加油。
车辆燃油费用由后勤科按制度管理
和控制,并对燃油使用的真实符合性负责
维修及其他正常使用的所产生的费用7.2.2
所有与车辆有关的费用均需经过车辆管理员审核。
车辆罚款7.2.3
凡因驾驶人员过错所遭致的罚款,一律不得报销。
如驾驶人员出差外地,确因道路
不熟,非人为疏忽等原因造成的违章罚款,驾驶人员与公司各承担一半。
-10-
公司对所有车辆实行专人保养责任制。
驾驶人员发现无力排除之故障,应及时报7.3
告车辆管理员,不得带病出车。
公司车辆必须按规定定点停放,无特殊情况不允许在外过夜。
因保管不善造成车7.4
辆被盗、损坏,驾驶人员承担相应的责任。
安全8
所有驾驶人员必须严格遵守交通规则、安全驾驶,8.1
因公出车应由公司专职驾驶员驾驶。
市(含县区)外长途出车原则上由公司专职8.2
司机驾驶。
如因意外发生交通事故,驾驶人员、乘车人员必须保护事故现场,及时向交警、8.3
部门主管和公司有关领导报告,做好善后工作。
交通事故、违章责任在我方之罚款和修理费用,由保险公司和该驾驶人员共同承8.4
担,如遇特殊情况,经总经理特批,可部分报销。
因公用车非因驾驶人员过错原因发生事故、导致驾驶人员受伤的可定为工伤,参8.5
照相关规定处理。
车辆责任人认真作好车辆保养,及时排除车辆故障,定期将相关报表递交公司办8.6
公室车辆管理员。
(为明确责任到人,车辆发生交接使用时8.7,应按规定办理交接手)主要指机动车辆
,双方对车况进行确认,并签字。
续,填写《车辆交接状况表》
外场项目车辆管理9
凡公司派到外场项目使用的车辆的管理均参照本办法执行。
9.1
外场项目经理为当然的车辆使用责任人,负责现场车辆使用的调度、保养、维护9.2
及相关台帐的登录等。
外场项目结束时,项目经理应与公司办公室辆管理员进行交接,对车况进行确认。
9.3
车辆报废10
年或车辆车况严重不良15万公里或使用年限达到50对于公司车辆其行驶里程超过
的,公司办公室可以提请公司对车辆进行报废。
-11-
车辆使用内部成本核算办法
目的1
为了进一步规范公司车辆使用管理,加强车辆使用成本控制工作,完善相关成本考
核体系,特制订本办法。
范围2
适用于办公室管理的的公司车辆的使用成本核算及管理。
管理职责3
公司办公室为本办法的归口管理部门,负责具体的实施和管理工作。
核算办法4
公司车辆使用的成本核算按“谁使用、谁受益、谁承担”的原则,进行成本内部4.1
归集、考核。
由公司办公室车辆管理员根据实际使用里程数,公司各部门申请使用公司车辆的,4.2
按核算单价核算使用成本。
租赁车辆按实际租赁费核算。
公司办公室以部门为单位,设立各部门车辆使用台帐。
每月底前将各部门使用情4.3
况结果报送各部门主管。
销售部门车辆使用台帐需归集到具体的使用人;项目管理部门车辆使用台帐需归4.4
集到具体的项目。
车辆使用里程数以车辆出门、回厂时保安核查登记的里程数为准。
4.5
车辆使用核算单价4.6
车辆使用核算单价依据各种类型车辆的年折旧费、保险费、年检费、维修费预4.6.1
算定额、司机人员成本、车辆油耗定额及前期月均行驶里程,经测算核定。
日变动下月的里程单价,月期间核算时里程单25各公司根据油价变动情况,于4.6.2
价一律不作调整。
如申请人自驾的,原则车辆使用由公司司机驾驶,公司办公室无法安排司机驾4.6.3
驶的,可由申请人自己驾驶,公司办公室车辆管理员必须核查申请人驾驶证的有效性,
申请人自驾期间的交通违章等均由个人承担。
车辆增加时,由公司办公室及时核定、公布使用单价。
4.6.5
过路费、过桥费、停车费、司机的长途补贴费、住宿费等费用,由司机据实进行4.7
报销,费用预算归入车辆使用部门。
长途用车在外过夜的,在核算成本时另加资源使用费。
核算时,以保安记录的车4.8
辆使用的实际时间为准。
若干部门一起合用车的,车辆使用核算成本由各使用部门均摊。
4.9
车辆使用内部成本核算的应用5
-12-
销售部门车辆使用成本核算结果,纳入各营销员营销费用预算考核。
5.1
项目管理部门车辆使用成本核算结果,纳入项目管理部各项目安装成本控制目标5.2
的预算考核。
员工因私借用公司车辆的,收费办法按以上办法核算、收取。
6
-13-
后勤车辆事故应急预案管理办法
总则1
目的1.1
为确保公司财产和员工安全,完善应急管理机制,确保公司后勤机动车辆安全事故
应急处理工作高效、有序进行,有效地防范各种安全事故的发生,最大限度地减轻事故
。
灾害,特制定后勤机动车辆事故(事件)应急预案管理办法(以下简称预案)
工作原则1.2
以人为本,减少损失。
把保护员工生命、财产安全放在首位,把事故损失降到⑴
最低限度。
统一领导,分级负责。
在公司应急领导小组的领导下,按照公司职责分配表中⑵
的职责分工和权限,分级负责,协调有序开展抢救、事故处理和善后工作。
安全第一,预防为主。
坚持事故处置与预防工作相结合,建立应对后勤机动车⑶
辆事故(事件)的快速反应机制,做到常备不懈、快速反应、处置得当。
适用范围1.3
本预案适用于后勤车辆所有可能造成危害人员生命安全和公司财产损失的车辆起
。
火、车辆故障、车辆交通事故、车辆盗抢和车辆遭遇突发自然灾害等各类事故(事件)
组织机构及职责2
2.1组织机构
成立公司后勤机动车辆事件(事故)应急领导小组(以下简称后勤机动车辆应2.1.1
:
急领导小组)
长:
办公室主任组2.1.2
安全环境部部长副组长:
2.1.3
员:
公司办公室车辆管理员、驾驶员成2.1.4
后勤机动车辆事件(事故)应急小组职责2.2
负责编制、修订后勤机动车辆事件(事故)应急预案。
2.2.1
负责后勤机动车辆事件(事故)的应急处置工作。
2.2.2
负责后勤机动车辆事件(事故)调查、上报和查处工作;协助有关部门对突发2.2.3
事故(事件)的调查、取证。
以预防为主,完善后勤机动车辆事件(事故)监测和预防系统;做好应急处置2.2.4
物资、设备的储备和维护。
积极组织车辆驾驶人员进行自救,及时恢复正常的工作秩序。
2.2.5
组织对所有机动车驾驶员进行突发事件(事故)应急处置知识的培训和演练。
2.2.6
-14-
有关应急预案3
车辆起火应急预案3.1
后勤机动车辆若在停车场内发生自燃事故,第一目击者应迅速利用停车场常备3.1.1
报警电话;后勤119灭火器灭火,并立即通知后勤机动车辆应急领导小组,视情况拨打
机动车辆应急领导小组接到报告后,应立即组织人员参与灭火、疏散停车场车辆,并安
排专人引导消防车辆。
后勤机动车辆在行驶过程中起火,驾驶员应立即靠右侧停车,并使用车载灭火3.1.2
器灭火;车上人员迅速离开车辆,请求过往车辆和群众的帮助,报告后勤机动车辆应急
报警电话,并向保险公司报案;失火车辆如随车带有贵重物119领导小组,视情况拨打
品或货物时,随车人员应负责警戒,在保证人身安全的前提下,抢救随车物资;后勤机
动车辆应急领导小组接到报告后,应立即组织人员迅速赶赴现场参与灭火,保护好现场
重要物资,必要时进行安全转移。
若发生后勤机动车辆纵火事件,纵火者仍在现场的,第一目击者和随车人员应3.1.3
和110首先制止其纵火行为,灭火自救,并报告后勤机动车辆应急领导小组,同时拨打
报警电话;在灭火的同时,参与灭火人员需注意保护现场,以便公安机关取证;后119
勤机动车辆应急领导小组接到报告后,应立即组织人员迅速赶赴现场参与灭火,保护现
场重要物资,必要时进行安全转移。
后勤机动车辆起火后,后勤机动车辆应急领导小组应及时向公司报告,并通知3.1.4
保险公司,核实损失;
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