出纳管理工作制度.docx
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出纳管理工作制度
出納管理工作制度
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XX年XX月XX日
總說明
為建立出納管理制度,提昇出納管理效能及服務品質,加速公款支付,確保公款之安全,爰依據事務管理規則第六十二條之三規定精神並依本校組織之特性,研訂出納管理作業流程暨工作手冊,並陳機關首長核准後實施,修正時亦同俾利出納事務之推動。
本手冊係依據會計法、事務管理規則暨手冊出納管理部分、公款支付時限及處理應行注意事項,普通公務單位會計制度之一致規定、內部省核處理準則及其相關法規,考量出納管理單位及其工作性質,彙整其共通部分據以研擬各項內容,(共計十章):
總則、安全及設施、收款、付款、零用金、票據、有價證券及保管品之收付與管理、押標金、保證金及保固金之收付、收納款項收據之管理、出納帳表及出納業務之檢核等十章。
目錄
第一章 總則
第二章 安全及設施
第三章 收款
第四章 付款
第五章 零用金
第六章 票據、有價證券及保管品之收付與管理
第七章 押標金、保證金及保固金之收付
第八章 收納款項收據之管理
第九章 出納帳表
第十章 出納業務之檢核
附圖收納款項業務流程圖
第一章總則
一、為建立出納管理制度,依公開、透明作業程序,提昇出納管理效能及服務品質,加速公款支付,確保公款之安全,特依據事務管理規則第六十二條之三精神訂定本手冊。
二、本手冊所稱出納管理,係指依法管理現金、票據、有價證券、保管品等之收付、移轉、存管及帳表之登記、標製等事項。
管理上項出納事務之單位為出納管理單位;出納管理人員係指實際經營管理現金、票據、有價證券、保管品等之收付、移轉存管及帳表登記、編製之人員。
三、出納管理人員每六年至少職務或工作輪換一次,並貫徹休假代理制度。
四、出納管理單位應根據會計憑證,辦理關於現金、票據、有價證券、保關品等之收付、移轉、登記及財產之存管等事項。
五、出納管理單位對機關數支款項、數入部分,應在時效內當日或次日解繳國庫,支出部分除零用金外以直接劃撥或開立支票方式為原則。
五、出納管理單位應參酌實際情形,依財政部國庫署﹝各級地方政府為財政主管機關﹞核定之額定零用金限額內,簽經機關首長或其授權人核准後,提取定額現金備做零星事項之支用。
六、出納管理單位保管之現金、票據、有價證券、保管品、契據等不得挪用或做借支。
七、出納管理單位收納各種收入,除法規另有規定者外,應一律使用收納款項收據,並設置收納款項收據紀錄卡,即時通知會計單位編製會計憑證入帳。
上述收納款項收據,除經手人簽章外,並應由主辦出納、主辦會計及機關首長簽章。
八、符合額定零用金動支事項及款額之支出,由出納管理單位根據核准文件憑證在額定零用金內之付之。
九、出納管理單位接到應﹝待﹞付款單據後,應恪遵公款支付時限及處理應行注意事項規定之時限辦理,不得稽延。
十、出納管理單位除依法得自行保管之經費款項外,收納之各種款項、票據、有價證券、保管品等,應依規定於當日或次日解繳公庫,最長不得逾五日。
但法令另有規定者不在此限。
十一、專戶管款項存款之支票應由機關首長,主辦會計暨主辦出納簽章。
第二章安全及設施
一、各機關為確保出納管理單位經管之現金、票據、有價證券、保管品等之安全,應於出納管理單位之辦公處所設置閉路電視監視系統,每一攝影機及錄影機,應將出納管理單位進出口及走廊全部涵蓋於監視之範圍內。
但事實無法裝設者,在能確保其安全下,得不設置前述之監視系統。
出納管理單位如與其他單位同一辦公室,其位置應設在辦公室最內角為原則。
二、出納管理單位對於有關單據,應妥慎管理。
三、出納管理人員解領款項,視需要加派人員協助辦理。
四、出納管理單位得採櫃檯化或小櫃員制方式收付,並力求程式簡化,以便利正確為原則。
五、出納管理單位日常收納事項較多者,得依規定洽請代理公庫銀行派員在本機關駐收。
第三章收款
1、收款作業:
﹝1﹞收受時,出納管理單位人員對收入款項,務須當面清點,並即時登記備查簿,如該款項依規定應送存國﹝公﹞庫者,應填具繳款書,如數解庫,並將收據移送會計單位登帳。
﹝2﹞出納管理人員對依法令規定應收納之款項,得先行收納開立收據,於當日或翌日上午前送會計單位補開收入傳票入帳。
﹝3﹞收日現金、票據、有價證券、保管品等,需當面清點。
﹝4﹞收入票據,應審閱發票人或銀行名稱、地點、種類、抬頭、金額、日期、背書等是否與規定相符
﹝5﹞委託銀行代收票據,應先登錄備忘簿,俟銀行通知後,再行列收。
如有延誤,應即洽詢。
﹝6﹞款項收妥後,及在傳票或繳款單上加蓋收訖日期戳記及經收人私章。
﹝7﹞出納管理人員對收入款項,應隨時按順序登帳。
十九、收納各種收入,除法令另有規定外,應一律使用收納款項收據,由各業務單位向保管單位領取自行出納款項統一收據,按編號順序領用,另設收納款項收據紀錄卡,並依照各聯別規定按收入項目名稱分別辦理,如因填寫錯誤,應即辦理銷號手續。
以使用之收據及收款書存根聯,應存在各業務單位,依類別加裝封面,按號次裝訂成冊妥慎保留,以備抽查。
第四章付款
二十、可直接以票據、匯撥或劃撥方式支付受款人者,除零用金外,應不由出納管理單位支付現金為原則。
二十一、收到會計單位編製之付款憑單,應即遞送地區支付機構辦理支付。
其屬於受款人自領方式附有「公庫專戶存款支票」,通知受款人領取。
二十二、款項付訖後,即在傳票上加蓋付訖日期戳記及經付人員章。
二十三、辦理付款時,應檢核所附憑証,是否與支出傳票之印鑑相符
﹝1﹞出納管理人員收到會計單位開具之支出傳票,其款項屬於在專戶存管款項支付者,應即簽發﹝國庫專戶存款支票﹞通知受款人領取。
﹝2﹞在專戶存款內之支付之款項,應一律簽發抬頭支票,並依規定劃線或禁止背書轉讓。
第五章零用金
二十四、
﹝1﹞零用金之申請:
年度開始零用金管理單位因應緊急零星支用,應參酌實際情形在財政部國庫署﹝或財政主管機關﹞核定零用金額度內,經機關首長或其授權人核准後,提取定額現金,指定專人經營,備做零星支用。
﹝2﹞零用金由出納管理單位指定出納管理人員統一保管支付。
﹝3﹞零用金支付後,管理零用金之管理人員應將支出憑證予以編號加蓋收訖日期章,隨時逐筆登錄零用金備查簿,於支付相當數額時,按類別整理歸類,填具零用金支用清單,連同支出憑證,其授權人核章後,送會計單位審核,依規定程序撥還。
﹝4﹞會計年度終了時,額定零用金之處理,依集中支付作業程序之規定辦理。
第六章票據、有價證券及保管品之收付與管理
二十五、票據、有價證券及保管品之收付,出納管理單位應根據傳票執行,執行後,主辦出納人員,應於傳票上簽章以示完成收付手續。
二十六、出納管理單位收到各項票據、有價證券及保管品,應依照公庫保管品
有關規定送存公庫或代理公庫機關保管。
存庫之保管品應分類登記於
存庫保管品備查簿並按月編造保管品報告表送會計單位以備查考管
制。
第七章押標金、保證金及保固金之收付
二十七、出納管理單位應依招標須知規定,收取押標金,並開立收據,退還時,對未得標廠商,可即時退還,對無法即時退還者,應循一般付款程序辦理。
對得標廠商,應依規定將押標金轉換為履約保證金,廠商持原繳納押標金之收據,換取履約保證金之收據。
出納管理單位應即收回原押標金收據上註明已轉換為履約保證金。
二十八、出納管理單位辦理保證金之退還時,應依據會計單位編製之傳票,始可退還,保固金亦同。
二十九、採購案有保固期間者,廠商應繳納之保固金,可直接由應退之履約保險金或該採購案之應付款項中扣抵,惟廠商應事先申明,俾利會計及出納作業之辦理。
第八章收納款項收據之管理
三十、出納款項收據套印各機關印信、機關首長、主辦會計及相關業務主管簽章時,應由會計單位、總務單位及各相關業務單位派員會同監印,印妥後由保管單位指派專人負責保管。
三十一、收納款項收據之領用,應由使用單位填具領用單一式二聯,經使用單
位主管單位簽核後,向保管單位領用。
領用第一聯由保管單位抽存,
第二聯由出納管理單位保管存查,並應設置收納款項收據紀錄卡,隨
時紀錄使用情形,備供查核,以達勾稽作用。
三十二、未使用或已使用擬作廢之收據,截角作廢,並妥慎保管備查,保管期限至少兩年,屆滿兩年後,陳經該管上級機關同意得以銷毀。
三十三、收納款項之收入收據,應由出納管理單位或使用單位按編號順序開立
,不得跳號,並以類別分類。
當日收入,原則上應於次日前結算,按
科目填製繳款書解繳國庫,繳款清單連同收據第二聯於次日上午送會
計單位列帳。
三十四、彙解各項收入款時,應將收款之收據字軌號碼填入各該繳款書「其他應行說明事項欄」內。
三十五、為加強收納款項收據之管制,保管單位應設置收納款項收據領用紀錄卡,並不定期抽查,作成紀錄備查。
第九章出納帳表
三十六、出納管理單位應製備下列各項簿籍﹝其格式詳附錄一﹞:
﹝1﹞現金出納備查簿,備登收納款項,必要時的分立收入、支出或收支結存各項簿籍。
﹝2﹞存庫保管品備查簿,備登存庫保管各類有價證券、票據、保管品等項。
﹝3﹞保管品記錄簿,作為保管品之明細備查簿,以記載保管品收存即發還之原始紀錄。
第十章出納業務之檢核
三十七、出納管理之檢核要項如下:
﹝1﹞出納手續是否符合規定
﹝2﹞傳票送達後,辦理收付款項,是否迅速
﹝3﹞保管之票據、有價證券、保管品等否與帳目相符,有無超過有效期間
﹝4﹞收付款項,是否隨時登帳及依規定辦理繳庫
﹝5﹞收納之各項收入,有無依照規定使用收納繳款收據
﹝6﹞收納款項收據之管控是否良善
﹝7﹞現金、票據、有價證券、保管品等之出納有無依照規定程序處理,有無隨時登記,其實際結存金額與帳面結存是否相符
﹝8﹞公庫或金融機構所送存款之對帳單有無與存款帳戶結存數核對,如有差核,出納管理單位有無編製「存款差額解釋表」,並查明其發生原因是否正當。
收納款項業務流程圖:
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