人事行政工作流程.docx
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人事行政工作流程.docx
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人事行政工作流程
公司行政流程(详解)
一、入离职流程
1.1、面试流程
1.1.1面试前需根据岗位要求和应聘人工作经历准备有针对性的面试问题,确定评估方式。
1.1.2包括面试时间、地点、路线及需携带的相关证件:
如毕业证、身份证、技能证件等(是否携带证件各地自行要求)。
1.1.3经面试评估后,与部门确定录用人员,商定待遇等,报人力资源部部长和总经理同意。
1.1.4面试结束后,不管应聘成功与否,均以电话或短信方式告知面试结果。
面试成功的人员电话通知录用结果,注意沟通技巧。
通知包括:
工资、津贴、绩效工资,福利,休息休假,社保公积金购买规则,试用期比例,试岗规则(3天,不合格无工资),入职体检要求、报到需要带的资料等重要信息。
1.1.5流程中需附应聘人简历,薪酬拆分表等重要附件。
1.2.入职流程
1.2.1沟通部门负责人面试通过人员薪酬等级,并上报审核通过后确定。
1.2.2走入职申请流程,审批通过后,电话通知应聘者面试结果,并沟通确认薪酬待遇,达成一致后安排人员体检。
(1)面试准备阶段
(2)通知面试官和候选人
(2)确定录用人员名单(4)通知面试结果
(5)OA入职审批
①沟通部门负责人②走入职申请流程③通知面试通过人员
④办理入职手续⑤培训并交给部门负责人
1.2.3体检结果合格后通知人员办理入职手续,包括身份证复印件、学历/学位复印件及各类技能证复印件,原件扫描存电子档。
填《员工登记表》,团险个人健康告知书,劳动合同,职业病危害因素告知书。
及时更新花名册。
开OA账号和钉钉,在钉钉“公司平台”群中介绍新人。
1.2.4入职培训,培训内容包含公司基本情况介绍,公司制度讲解,钉钉及OA软件一般操作培训,公司级安全培训。
做完后交给部门负责人做下一步培训及工作安排。
1.3.转正流程
1.3.1每月与其部门领导及直属领导沟通试用期间工作表现。
若有不合格及时与直属领导沟通。
转正日期前至少15个工作日与部门负责人确定是否符合转正条件,如符合则安排转正考试;
1.3.2转正面谈:
如不符合则与用人部门一起跟员工沟通,后确定离职或延长试用期(但应尽量避免到转正日期再确定不符合转正条件的情况)。
1.3.3转正考试监考并根据答案阅卷。
1.3.4考试合格者指导本人用OA走转正流程,附件包括转正申请。
部门审核环节部门负责人加入考试试卷
1.3.5考试不合格者沟通部门领导及直属领导是否延期转正或予以辞退。
注意必须在应转正日前办完所有相应手续。
(1)沟通情况
(2)转正面谈
(3)安排转正考试(4)指导走转正流程
1.4.校招培训流程
1.4.1沟通学生参与培训的时间安排。
1.4.2培训前准备应包含宿舍安排、宿舍用品、劳保、学员手册、入职贺卡及沟通培训老师准备课件考题。
1.4.3培训跟踪应包含培训中途午餐预定(自费)、做好每堂课程的总结、记录每位老师的培训时长及培训效果。
培训期间应及时给学员做好入职手续办理。
1.4.4培训收尾工作,给每位培训老师做培训结果评估,走流程申请培训费用。
确定各位学员面谈人力负责人,面谈频率为第一个月每周一次,第二个月两周一次,第三个月以后一月一次。
1.5.调岗流程
1.5.1当公司内部出现岗位空缺时,除考虑内部提升或外部招聘外,亦考虑平级调岗。
公司有关部门及员工本人均可提出调岗。
1.5.2确定调岗的人员必须在指定的时间内,将原岗位的任务、财产、注意事项、存在的问题等交接清楚。
1.5.3调岗后在新部门有三个月试用期,三个月内不能担任新部门工作,则返回原部门。
(1)沟通学生培训时间
(2)训前准备
(2)培训跟踪、结业考试
(4)培训收尾工作、面谈
①用人部门提需求或员工本人提申请
②沟通需求③原部门负责人对其工作进行评估
④用人部门进行面试⑤面试通过,办理工作交接手续
⑥与原区域人力资源同事沟通,进行钉钉及OA花名册调整并确定调岗时间
1.6.离职流程
1.6.1试用期员工提前3天申请,正式员工提前1个月申请,若员工没有在规定期限提前提出书面申请的,则视为旷工。
并根据相关制度给予罚款,直接在应付工资中扣除。
1.6.2各部门根据离职表进行逐项审计,如有物品未交出和培训协议1.6.3工作交接不完整或帐务未完全了结的人员,暂缓结算薪资等,直至工作交接完整及账务完全了结。
1.6.4离职员工应在删除钉钉账号前导出考勤数据。
1.7.解除劳动合同(旷工)流程
1.7.1员工旷工后及时与本人联系,沟通原因,判断是否留任。
1.7.2旷工满3日,按公司规定可辞退员工,与部门负责人沟通后尽快联系员工到公司签署《解除劳动合同通知书》并办理工作交接和离职手续,公司留存签收回执。
员工不配合或无法联系本人,用EMS邮寄《解除劳动合同通知书),快件封面明确文件内容,并拍照,留存寄件凭证。
1.7.3如员工未在规定时间内办理离职手续,由人力资源部代办,旷工期间工资按
(1)与有离职意愿的员工沟通离职原因
(2)员工本人OA提交离职申请到部门负责人处,由部门负责人逐步提交。
(3)与部门负责人沟通离职时间,并通知本人办理工作交接手续。
(4)办理社保及公积金减少,并删除钉钉、OA账号。
①与旷工员工联系并沟通原因。
②与部门负责人沟通离职信息。
③向员工送达《解除劳动合同通知书》。
④办理社保及公积金减少,并删除钉钉、OA账号。
1.7.4相关资料整理归入员工个人档案备查。
1.7.5离职员工应在删除钉钉账号前导出考勤数据。
二、薪酬
2.1.考勤数据
2.1.1每月1日提取上月钉钉考勤数据表;确认并核对新入职或离职人员名单及入职/离职日期后再进行考勤数据统计,考勤表人员名单按照部门排列。
2.1.2核对考勤数据中与假期台账及《外出登记表》的人员休假/外出情况是否一致。
假期台账以收到正式请假流程为准,口说无用,收到流程后及时登记假期台账;外勤涉及上下班打卡时必须在《外出登记表》做登记,销售部、工程部外勤必须备注外勤事项,且到达外勤目的地后必须签到。
如打卡显示外勤,但无备注与签到,则根据外勤地点的打卡时间推算应到公司时间(以高德地图,公交出行方案时间计算)以此判断打卡结果。
2.1.3每月1日前考勤数据统计表提交人力资源部部长审核。
2.2.新闻稿费统计流程
2.2.1各地区提交新闻稿至当地行政审核后,当地行政再提交至人力资源部部长处,人力资源部部长评审修改后交由邱榆茹发送。
并统计至当月新闻稿专项考核表中,新闻稿名称、发布时间、记者、考核地区/人应完整填写.
2.2.2统计各地区新闻稿是否按规定如数提交,低于规定数量的各地区总经理/部长扣罚200元/篇。
每月要求不少于2篇的公司,应前后半月各提交至少一篇。
集中提交的,新闻作者有奖励,但仍会处罚考核对象。
2.2.3因取消专职企划岗位,另补充新闻稿评审费,在当月新闻稿专项考核表中进行统计,评审费50元/篇。
2.2.4合格新闻奖励100元/篇,每篇新闻稿如出现多名记者奖金默认均分。
2.3.公众号奖金统计流程
2.3.1定期完成更新,且阅读量不低于300,奖150元/篇。
2.3.2定期完成更新,且阅读量大于1000,额外奖励50元/篇,之后,阅读量每增加500,额外奖励递增50元。
每篇推文奖励350元封顶。
2.3.3未按时(周四下午两点)完成更新,罚50元/篇。
2.3.4质量不符合要求的,无奖励,且应立即修改。
2.3.5阅读量考核周期为文章发送之日起的第七天(自然日)工作时间查询,并截取记录。
(1)新闻稿发布流程
(2)统计各地当月新闻发布情况
(3)统计评审费(4)完成稿费统计
①查询当月微信公众发布情况
②确定阅读量是否达标、是否按时更新、质量是否合格等
③完成奖金统计图保存。
2.3.6因取消专职企划岗位,另补充公众号评审费,在当月公众号专项考核表中进行统计,评审费50元/篇。
2.3.7公众号作为企业文化和产品的宣传平台,应兼顾两者,分主题或定期交替更新内容。
2.4.考勤表制作流程
2.4.1薪资结算周期结束前提交花名册给行政做基础考勤表并发给考勤统计员。
2.4.2根据考勤统计表做旷工与迟到扣款,每月可累计迟到10分钟,超过10分钟则按20元/次扣罚,每月每人有2次补卡机会。
超过2次未打卡视为迟到,超过5次未打卡视为旷工半天,旷工扣旷工天数的双倍岗位等级工资。
2.4.3如遇法定节假日,出勤天数不将节假日休息天数扣除。
请带薪假员工,应出勤天数与实际出勤天数一致,带薪假处填写对应天数并备注假期类型即可。
病假员工需注意当年累计病假是否超过1个月,超过1个月需额外备注。
2.4.4出勤天数与实际出勤天数不同的用黄色标注。
2.5.扣款表制作流程
2.5.1行政处获取扣款表基础表。
2.5.2收集考核原始数据,包括定置管理、指标超标、水电费等数据。
2.5.3做扣款表时需注意所有数据必须在表格中体现,尽量用公式计算,备注需清楚明白,并写清楚各相关事项考核金额。
(1)提交花名册
(2)做迟到旷工扣款(3)完善假期备注
(4)完善考勤表标色
①获取扣款表模板②收集数据③完成数据填报④完成填报、审核
2.5.4完成填报后与其他三个薪酬数据表格一并上报审核:
行政-人力资源部部长-总经理审批通过即可
2.6.津贴表制作流程
2.6.1薪资结算周期结束前提交花名册给行政做基础津贴表并发给薪酬数据统计员。
2.6.2收集津贴数据:
奖金:
除生产部以外的各部生产部剩余绩效分配、读书心得奖金、新闻稿费、各类活动奖金等。
补贴:
带薪假期未休补贴等。
加班费:
根据生产部上报节假日加班或日常加班计算。
节假日加班=基本工资/174*2*加班小时数,日常加班=基本工资/174*加班小时数。
餐费:
根据实际出勤天数计算,长白班10元/天,倒班20元/天。
除餐补外其余津贴需加备注。
2.6.3根据考勤表做全勤奖,并加备注。
2.6.4完善津贴表。
2.7.工资表制作流程
2.7.1根据月初提交的花名册做工资表模板,需注意离职、入职、人员调薪等情况。
2.7.2根据工资表基础表完成薪酬数据基础表发于各地区人事专员。
2.7.3各地区人事提交审核后的数据(薪酬数据表、绩效数据、公积金明细、社保明细)交于行政,根据相关数据完成工资表制作。
(1)提交花名册
(2)收集津贴数据(3)根据考勤表做全勤
(4)完善津贴表
①做工资表基础表②做薪酬数据表基础表③收集数据表格
④完成工资表制作⑤上报审核
2.7.4完成工资表时需复核工资表数据与提交数据的一致性。
2.7.5审核流程:
人力资源部部长-总经理审批通过即可。
2.8花名册统计流程
2.8.1人事负责及时整理核对当月人员异动情况,包括但不限于入职、离职、转正、转岗、调薪、婚姻状况变化等信息;
2.8.2各地区人事每月第一个工作日将花名册交于行政。
2.8.3每月第二个工作日12:
00前汇总各地花名册,完成后上传至钉盘-人力资源群-花名册。
2.8.4花名册统计注意事项:
1、所有变动留痕:
岗位变动用批注形式在岗位列批注,格式年月日从XX岗位调入XX岗位;薪酬变动用批注形式在姓名列批注,格式:
年月日从XX调整为XX。
三、绩效
3.1.绩效核算流程
3.1.1随时更新花名册
3.1.2提交、汇总花名册信息
3.1.3上传至钉盘
(1)生产部提供相关数据
(2)数据统计(3)上报审核
①生产部每月24日之前将数据统计交于行政,数据包括小时分钟数、进口SO2浓度、外排灰指标、电量、班务管理及班组评分等相关数据。
②每月15日之前完成数据统计,包含绩效工资汇总表、数据基础表、个人绩效系数等。
③审核流程:
行政专员-生产部(副)部长-人力资源部部长-总经理—工资制表人。
④考评规则和要求严格按绩效制度执行。
四、社保、公积金
4.1.社保缴纳流程
4.1.1以每月15号为界,1—15日入职的员工当月参保,15日—月底入职的员工次月参保。
参保前,网上确认之前已无欠款,选择一般人员参保,录入新员工姓名、身份证号、投保时间等信息,确认参保成功。
4.1.2人员离职,应及时停保(本月办理次月停保,停保次月生效),未缴费状况下无法办理停保,需与财务沟通,及时缴费办停。
员工需要办理社保转移时,可打印参保凭证。
4.1.3行政和环拓可以选择银行托收(银行账户上有钱时)或者转账;
4.1.4选择转账时,必须生成打印缴费单,同时下载缴费人员明细,再走OA支付流程,及时完成缴费,转账后,3个工作日后可拿发票。
4.2公积金缴纳流程
4.2.1如有新员工入职,需新设立个人账户,再进行清册。
4.2.2公司选择银行委托(保证银行账户有钱)自动完成扣款;行政选择其他,各自生成缴款通知书,转账或委托扣款成功后再打印缴费凭证发至财务留档。
(1)进入社保网上操作系统
(2)完成人员参保或停保
(3)找到生成打印缴费单模块
(4)根据实际情况选择缴纳方式
(5)完成缴纳、拿发票
①进入公积金网上操作系统
②完成人员清册、选择缴费方式
③生成缴款通知书
④完成缴费
⑤打印缴费凭证
4.2.3人员离职,无欠款的情况下及时封存个人账号。
五、车辆
5.1.司机额外里程统计流程——成都
①每月25日提醒钉钉用车登记表提交
②每月3日前钉钉提取上一个自然月用车登记表数据;筛选出除私车公用外的额外行驶数据进行统计,此处应注意每公里单价为0.4元,并核对情况是否符合额外里程补贴标准(工作日早8点前,晚7点后及周末及节假日,使用公车/董事长车办理公事)。
③与当事人核实额外行车公里数。
④每月5日前提交上月额外里程补贴自由流程,说明补贴情况。
5.2.车辆费用统计流程
(1)每月25日提醒钉钉用车登记表提交。
(2)每月3日前钉钉提取上一个自然月用车登记表数据,筛选出符合私车公用情况的人员用车登记表数据进行统计。
(3)核对私车公用行驶距离、通行费、停车费是否属实;核对曾军行车公里数,按照上报里程总数的80%计算里程后,再进行油卡分配。
(4)提交油卡支付流程,说明用油情况及油卡分配/油费报销。
①提醒数据提交②数据提取③数据核对④流程提交
六、进销存表统计
6.1.进销存表统计流程
6.1.1办公用品领取需登记《办公用品领用登记表》并本人签字;接待用品领取,以收到正式业务接待流程为准,口说无用,领取时除登记《接待用品领用登记表》外需填写业务接待流程号(此时应在OA上核实情况)。
6.1.2每月28日进行库存盘点,并核对领用表中领取的物品与库存是否一致。
核对完成后,根据实际情况记录《人力资源部进销存统计表》台账,次月5日前在钉盘人力行政群提交每月进销库存统计表。
6.1.3每月进行库存盘点后,对紧缺物品进行统计,在“货比三家”的情况下选择物美价廉的物品,购买前应在OA上提交物资采购计划单流程,流程通过“供销部长分发采购任务”节点后,再进行购买,货物到货检查完好无损后及时登记《人力资源部进销存统计表》台账。
(1)导出数据
(2)审核数据(3)核算金额
(4)转账并分卡
①领用表登记②进销存表统计③物品采购
七、行政
7.1.合同管理流程
7.1.1收到合同报批表流程后,合同管理员及时对合同编号并将合同编号写在封面上再进行打印签订;收到合同报批表流程后做《未存档合同台账》登记,并提醒对方签订后及时归档。
7.1.2已签订的合同存档时需进行《合同存档台账》登记并消除《未存档合同台账》内相应内容;收到的合同后记录合同存档台账再对合同按顺序编号放入库房。
7.1.3合同取阅需取阅方登记《合同借阅及返回登记表》并亲笔签字,合同归还后及时在《合同借阅及返回登记表》上填写返还时间。
7.1.4注意事项:
合同管理员负责按法务审核后的最终版本对合同进行打印和盖章,并交申请人完成合同
(1)登记出入库数据
(2)盘点物资
(3)完成统计上传至钉钉行政群
①合同编号②合同存档③合同取阅
7.2.盖章流程
7.2.1用印申请以收到正式用印申请流程为准,口说无用。
7.2.2用印需填写《用印登记表》;印章外借需在用印申请流程中说明,并在《用印申请表》中填写印章外借,印章归还时用印申请人应在《用印登记表》上填写归还日期。
7.2.3现场施印时只能盖章用印流程中说明的资料,若内容有变动需重新盖章时必须重走用印申请流程;
7.2.4所有盖章资料均需扫描存档,存档编号:
用印申请流程号;存档位置:
钉盘—人力行政群—印章使用资料
7.3.商业保险办理流程
7.3.1保全受理清单至少填写姓名、性别、证件类型、证件号码、职业、出生日期。
7.3.2各地区有新增或者减少人员,需及时填写受理清单电子档发送至保险公司对接人员处,新增人员须完整填写个人健康告知书。
7.3.3让新增的被保险人填写个人健康告知书,所有资料(新增/减少文件)盖章后,先拍照发至保险公司进行及时投保,累计两个月将原件寄至北大方正进行存档。
(1)用印申请
(2)用印登记
(3)施印
①填写新增或减少的团体保全受理清单
②新增人员填写个人健康告知书
③准备变更申请书
④所有资料盖章上报及时处理公司平台
7.4.制度发布流程
7.4.1按要求编辑制度内容。
制度编号规则:
公司/类别+制度序号+发布年份;如:
GL-01-2018表示:
管理类第1号制度,发布于2018年。
7.4.2OA上走自由流程发送至各部门领导审核
7.4.3需填写制度的发布文号并套用制度的格式
7.4.4在OA上发布
7.5.公文发布流程
7.5.1按要求编辑公文内容;
7.5.2OA上走自由流程发送至本部门领导审核再总经理审核;
7.5.3需填写公文的发布文号并套用公文的格式;公文序号按顺序排列,参照公文目录确定,每次公文发布及时在目录上登记;
7.5.4在OA上发布,并及时发到各相关工作群,张贴在通知栏,每周例会强调度发布。
(1)编辑制度并编号
(2)审核制度(3)完成制度发布
①编辑公文并编号②审核公文③完成公文发布
7.6.积分统计流程
(1)收集可记录积分的活动及人员名单。
(2)每月10日对可记录积分的人员在《弹性福利积分制度统计表》上填报相应积分信息
(3)每月20日向员工展示本月《弹性福利积分制度统计表》。
(4)每季度汇总积分发起支付流程,将积分等额的金额支付给福利平台公司。
福利平台公司根据提供的明细将积分下发到员工个人账户上,员工个人可随时兑换积分。
7.7.资金计划/人力行政费用统计
7.7.1每月20日-25日统计生产成本数据(包含宿舍租金物业水电、烟酒的采购/消耗、接待费用、车辆费用、生产办公管理费用等);每月20日-25日统计资金支付计划(咨询人事专员/安全员有无需要支付的资金计划、统计行政工作需要支付的资金);每周统计行政专员费用明细(包含办公费用、接待费用、差旅费用、各部门的报销费用);每月1日-10日前统计人力资源部费用(包含生产部福利费用、后勤接待、差旅、会务、宣传、后勤食堂、车辆费用、办公用品、租金水电物业、其他找行政收集,每月OA上的报销流程按流程号做好电子表格登记。
7.7.2将收集好的数据统计出来做成电子表格。
7.7.3将做好的电子表格发给相应的工作人员(生产成本数据发给行政;资金支付计划发给财务;每周费用明细发给公司领导层;
(1)收集信息
(2)填报信息(3)展示信息
(4)积分兑换①收集数据②统计数据③完成统计
7.8.职工宿舍管理
7.8.1办理新进职工的入住手续(新进职工入住宿舍需签入住协议,领取宿舍钥匙,办理入住),离职职工需到办公室行政职员处办理退房(退钥匙,行政职员需到离职职工宿舍按入住协议上的要求检查宿舍家具家电是否齐全完整,若有损坏需照价赔偿)
7.8.2每月1日-10日联系宿舍物业人员一起抄职工宿舍电表度数。
7.8.3依据用电度数核算电费,做好电子表格。
7.8.4将做好的费用明细发人事专员行政处。
7.9.接待、办公物品采购
7.9.1每月20日前查看物资库存,收集各部门需要采购的办公用品。
7.9.2每月25日前依据物资库存提物资采购计划并走OA采购流程。
7.9.3依据OA采购流程走资金支付计划申请资金。
7.9.4资金支付后,采购物资盘点入库,做好记录。
(1)职工入住/退房
(2)宿舍抄电表(3)统计费用
(4)完成统计
①盘点库存②采购计划③采购物资④入库
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