费用报销管理制度电子档.docx
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费用报销管理制度电子档
费用报销管理制度
目录
费用报销管理制度1
1总则3
1.1目的:
3
1.2释义:
3
1.3原则:
3
1.4职责4
2报销费用的内容和范围4
3报销流程5
4相关单据提交要求6
4.1运费:
6
4.2福利费、劳保费:
6
4.3交通费:
6
4.4租赁费:
6
4.5业务招待费:
6
4.6办公费:
6
4.7培训费:
7
4.8广告费:
7
4.9通讯费:
7
4.10固定资产购置费:
7
4.11低值易耗品购置费:
7
4.12水电费:
7
4.13招聘费:
7
4.14检验费用7
4.15其它8
5费用报销的标准和限额8
5.1业务招待费:
8
5.2办公费用10
5.3差旅费11
5.4交通费用的报销要求:
13
5.5团康费用13
5.6探亲费用14
6、报销票据要求14
7超标费用申请的审批权限15
8费用报销的注意事项:
15
8.1费用报销的时间15
8.2费用报销单填写要求15
8.3其它16
9罚则:
16
10附则16
1总则
1.1目的:
为了规范公司费用报销的管理,合理控制费用开支水平,合理使用费用,做到增收节支、有计划节省资金,保障企业各项经营管理活动的正常进行,提高加强财务管理工作水平,特制定本制度。
1.2释义:
本规定中所称费用是指在生产经营管理活动过程中发生的各项支出。
包括租赁费、通讯费、广告费、业务招待费用、差旅费、交通费、水电费、福利、培训费、办公费、运费、物品购置款等。
1.3原则:
1.3.1严格监控费用报销内容的完整性、真实性、合理性;确保报销费用原始凭证的合法性、及时性、有效性;督促费用报销手续的连贯性、完善性、严谨性。
1.3.2员工不能使用以下方式结算费用
1.3.2.1费用不能先由总部下属的一家公司(包括总部)代付,再通过总部间往来结算。
1.3.2.2费用账单不能以个人名义开据,并要求公司直接支付。
1.3.3审核时间:
每个环节审核时间一般不能超过半个工作日,总经理审批时间一般不超过三天
1.3.4报销时间:
是指出差回公司后一周内必须提交到财务部审核,否则财务不予报销。
1.3.5所有报销费用均是为公司垫付、为公司利益支出、或为公司未来利益流入而发生的费用
1.3.6基地经理级报销必须上报总部审核与审批
1.3.7报销单据粘贴要求必须是收据与发票分开报销,及收据与发票分两张报销凭证填写
1.3.8对于大型活动费用一般要求汇总报销
1.4职责
1.4.1报销人员
要求按公司规定的报销单格式填写报销单据、按本制度规定要求粘贴附件
1.4.2部门负责人
审核出差事项是否真实,对本部门报销单内容的真实性、合理性进行确认、审核
1.4.3财务会计
审核票据的真实性、合法性;单据是否齐备;粘贴是否正确;是否符合报销制度,确定报销金额是否正确
1.4.4财务科长
1.4.4.1复核手续是否齐全,是否符合报销制度,确定报销金额是否正确
1.4.4.2确定是否符合报销制度,核查人资文员审核是否公平、公正、合理,并确认签名
1.4.6总经理/授权人
审批超出标准的申请文件
1.4.7出纳
复核报销手续是否齐全,若齐全,通知报销人员,并无条件支付报销金额,否则退回。
2报销费用的内容和范围
2.1运费:
支付公司因货物转运或支付采购运费等运输费用
2.2福利费:
是指公司支付给员工除工资收入以外的一种福利性支出,以及为职工支付的其它福利性费用。
2.3交通费:
是指在市区范围内因公务需要而乘坐的出租车和其他交通工具等费用。
2.4租赁费:
是指因办公、住宿需要而租住房屋的租金等。
2.5业务招待费:
因公司业务发展的需要,与外界各有关行政事业单位、客户、供应商、融资关系单位以及其它一切外部关系单位所发生的交际、应酬所产生的相关费用。
2.6差旅费:
是指因公务需要到本市以外出差而发生的交通工具费、住宿费、出差补贴费等。
2.7办公费:
是指因办理公务需要而发生的办公用品等费用。
2.8培训费:
是指为提高员工业务技能和综合素质而发生的培训教材费、授课费等。
2.9广告费:
是指因宣传企业和产品形象而支付给媒体的各种宣传、策划及展示费用等。
2.10通讯费:
是指因公务需要而使用的电话费、传真费等。
2.11固定资产购置费:
是指因经营管理需要而经批准购置的符合固定资产规定标准的物品而发生的费用。
2.12低值易耗品购置费:
是指因经营管理需要而经批准购置的、符合低值易耗品规定标准的物品(一般是2000元以下物品)而发生的费用。
2.13水电费:
是指公司生产管理过程中所耗用的水费和电费。
2.14招聘费:
是指公司因招聘职员工所产生的人才市场摊位费、网络费及相关性支出等。
2.15其它:
是指不包括在以上项目内的不可预见的零星支出。
3报销流程
备注:
授权人权力按公司授权文件执行
4相关单据提交要求
4.1运费:
运费发票(收据)、订单、外部运输的运费单、要求提供司机身份证复印件、行驶证复印件
4.2福利费、劳保费:
购货明细单、发票、审批过的申请单
4.3交通费:
车票、的士票、加油票、过路过桥费、审批过的公出单
4.4租赁费:
租金发票(收据)、首次要求提供租赁合同原件、租赁双方身份证复印件
4.5业务招待费:
业务招待费申请单、发票
4.6办公费:
物料申请单、发票、送货单、若是多部门采购,要求将其分开注明
4.7培训费:
培训合同(金额超过5000元以上)、发票
4.8广告费:
广告发票、合同
4.9通讯费:
电话发票、网络发票、费用清单
4.10固定资产购置费:
申请单、发票、合同、(验收报告)
4.11低值易耗品购置费:
申请单、发票、合同
4.12水电费:
水电费发票
4.13招聘费:
招聘费发票、因招聘发生的差旅费、业务招待费申请表、为招聘而发生的其它费用发票
4.14检验费用
发票、检验协议
4.15其它
根据实际情况,由财务提出相关资料要求
5费用报销的标准和限额
5.1业务招待费:
5.1.1业务招待费的内容:
招待费主要包括餐费、住宿费、礼品赠送费、车辆使用费、洗印费,鲜花、水果、饮料等购买费和笔、墨、纸张费。
如果是出差时请客户(或供应商)等发生的餐费,则列入招待费。
不包括项目开业典礼、揭牌、点火仪式等活动,此类活动的招待费用需制定指导性方案,计入开办费用中。
5.1.2业务招待费使用目的:
它包括招待新合作者及与社会各有关部门的日常联络、庆祝新契约关系的建立、来出访时的招待、接纳各种建议后的致谢、为达到某种目的而做准备及达到各种目的后的致谢等。
5.1.3业务招待费的申请审批程序:
各部门人员因工作需要发生招待费的,须提前报部门负责人,由部门负责人报人力资源部审核,并向董事长、总经理或授权人核准并确定接待标准,经本部门负责人同意后,填写“业务招待费申请表”,报请总经理批准.应在接待工作结束后一周内按《费用报销制度》到财务部报销,同时将此笔招待费计入报销人所在部门费用中。
但若事情发生较急,则可电话或信息请示批准,事后补申请单。
5.1.4业务招待费报销要求:
所有招待费原始凭证原则上必须取得正式发票,特殊情况确实无法取得有效原始凭证须由经办人填写《现金支出单》,并注明原因,再按《费用报销制度》报销。
对未取得批准的,或超标部分财务可不予报销。
5.1.5标准
来一口业务招待费标准
接待对象
客方人数
我方陪同人数
餐费标准
住宿标准
鲜花水果、横幅
供应商、培训老师、联谊单位、客户
1-2人
2人(或以下)
150元/人/餐
250元/晚/人
200元/次
3-5人
3人(或以下)
130元/人/餐
250元/晚/人
200元/次
5人以上
4人(或以下)
120元/人/餐
250元/晚/人
200元/次
县(镇、区)政府各部门局长级以下人员、银行行长以下人员、质量体系认证、审核人员
1-2人
2人(或以下)
200元/人/餐
250元/晚/人
200元/次
3-5人
3人(或以下)
180元/人/餐
250元/晚/人
200元/次
5人以上
5人(或以下)
150元/人/餐
250元/晚/人
200元/次
开发区主任级、银行行长级、县(镇、区)政府局长及以上级、市级(或以上)考察、检查团(来访人员中只要含以上级别人员)
1-2人
3人(或以下)
300元/人/餐
500元/晚/人
300元/次
3-5人
4人(或以下)
280元/人/餐
500元/晚/人
300元/次
5人以上
按1:
1以下配
260元/人/餐
500元/晚/人
300元/次
县(镇)长级人员或是市局(厅)长级人员或省局(厅)长级以下人员(来访人员中只要含以上级别人员)
1-2人
5人(或以下)
600元/人/餐
800元/晚/人
500元/次
3-5人
8人(或以下)
600元/人/餐
800元/晚/人
500元/次
5人以上
按1:
2以下配
600元/人/餐
800元/晚/人
500元/次
更高级别人员
另行处理
另行处理
另行处理
另行处理
备注:
餐费标准包含酒水,若在公司领酒的,则将标准扣减10-20%
5.1.6陪同来访人员用餐时,如来宾人数在10人以下,原则上我方陪同人员最多不得超过10人;如来宾人数在10人以上,则每增加5人我方增加1-2名陪同人员,特殊情况总经理或董事长亲点除外。
5.1.7除总经理以上,其它人员发生招待费用,必须有招待费用审批单(审批权限内公司授权文件),否则财务不予报销。
5.1.8业务招待费的申请审批权限及流程
5.1.8.1基地:
2000元内,基地负责人有审批权限,但月累计不得超出5000元。
申请流程:
5.1.8.2超出2000元/次或月累计超出5000元,须提报总部人力资源部审核,并向董事长、总经理或授权人核准。
5.1.9业务招待费用申请单(OA单据)
5.1.10业务招待费报销要求:
5.1.10.1所有招待费原始凭证原则上必须取得合法、有效票,需分开粘贴发票、收据、并分别按时间发生的先后顺序鱼鳞式粘贴与业务招待费有关的各种票据。
非机打发票、收据一律需备注开票单位名称、地址、电话、开票人。
5.1.10.2如有借支需在费用报销单列明借支金额。
5.1.10.3会计需针对所在地业务招待费逐项进行登记,并制作清单每周末发一次本周的业务招待费清单给人力资源部和董事办。
5.2办公费用
办公费是公司管理费用的重要组成部分,在管理费用的分配使用当中起着至关重要的作用,办公费用的控制将使公司获得很大程度上的节约。
办公费是指因公司日常经营需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗,如购买纸笔、印制名片、邮寄费、快递费、因工作需要公司统一订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需用品等。
为控制办公费的支出,公司须对办公费的报销进行严格控制和审批。
5.2.1办公费用实行定额标准,由人资分配到各部门
5.2.2办公用品采购由部门按月申请,人资批准整合后,采购部按月采购
5.2.3采购部报销办公费用
5.2.3.1报销时需附资料
5.2.3.1.1物料申购单(原件),若未采购完,则先将采购申请单原件带到财务审核(注明已购部分)后取走,最后一次要附上。
5.2.3.1.2未录入系统,则填写《费用报销单》
5.2.3.1.3若录入系统,则要求打印入库单,并填写《付款申请单》
5.2.3.1.4送货单(仓库盖章)
5.3差旅费
5.3.1差旅费的内容:
它包括员工出差在本市以外的车费、住宿费、伙食费等相关费用。
5.3.2差旅费的申请审批程序:
凡出差人员必须在出差前先填写《公干单》,履行出差报批手续(公干单的出差人、出差日期、出差地点、出差事由必须填写完整)。
5.3.3差旅费报销要求:
费用报销单的摘要栏分别注明餐费、住宿费和其他补贴金额,报销单据应粘贴整齐,保证原始单据整洁、清楚;报销单据项目填写完整,出差期间因业务发生的传真、邮寄、及其他费用应在单据背面写清事由;对未按要求取得原始单据、未取得批准或是超标部分财务有权不予报销。
5.3.4科长以下(不含)不出差于公司内部机构不予报销住宿(不能提供住宿另外);所有人员不予报销餐费补助;以及其它由公司提供食宿的一律不予餐费补助与报销住宿。
5.3.4.1凡出差到南城、南京高淳办事人员,一律由公司安排食宿,出差人员没伙食费补助;公司安排首先考虑内部嘉宾房。
5.3.4.2凡出差到人才市场招工人员,一律均无伙食补助(若无提供午餐,则按标准报销);
5.3.4.3出差超过一天,按规定给予伙食补助;出差南京基地、谢岗基地、南城,公司未提供中餐或晚餐者,可补半天伙食补助。
5.3.4.4除以上地方外,凡出差于其它地方,出差半天以内(包含半天),无伙食费补助。
5.3.5员工在出差期间加入因私旅行或由家人陪伴产生的所有费用由员工本人承担。
5.3.6员工出差途中因病或遇意外灾害事故等特殊原因经请示人力资源部经理同意即可延长差期,期间产生的医药费需经总经理审批,给予报销。
5.3.7住宿费在给付标准内认定报支,低于标准的实报实销,超出标准的按标准报销。
5.3.8将与住宿无关的费用(如餐费、娱乐费等)开具成住宿费报销,违者按公司《员工手册》执行。
5.3.9公司支付员工差旅费补助后,《费用报销管理制度》未涉及的其余杂费一律不予报销。
5.3.10员工出差时如确因业务需要必须支付业务招待费、礼品等特殊开支时,员工须事先请示获得批准,方可报销。
5.3.11工作所属地人员不允许在工作所属地发生住宿费用,特殊情况必须有总经理批准文件。
5.3.12除总监(含)以上人员可住单人间,其它人员若存在同性别偶数一起出差,一律住双人间。
5.3.13经理级以上同性别两人出差,住宿标准为一个人标准;若多人出差,则基本按两人合为一人标准报销
5.3.14多人出差,住宿标准可为最高级别标准核报。
5.3.15出差地一般提倡乘坐公交车,确因业务需求乘坐出租车的,按以下标准予以报销
5.3.16乘飞机的托运费、打包费(除托运公司物品)不予报销;机票转签费用、退票费用若属个人原因,则不予报销。
5.3.17差旅费补助报销标准见附件《差旅费补助标准表》
5.4交通费用的报销要求:
一般提倡乘坐公交车,确因业务需求乘坐出租车的,应在原始车票后面记载日期、路线、事由、目的地等内容。
交通费报销以实际单据为准。
如果是驾驶自己的车(即私车公用,不包括公司已补助费用车辆)必须在路桥费和加油费票据后注明发生事由、路线、目的地、里程数等相关内容。
5.5团康费用
5.5.1团康费:
各部门为活跃工作氛围,提高团队凝聚力而开展的活动费用。
5.6.2报销标准:
所有团康费需提前申请并严格按照管理费用预算进行。
活动经费的标准为100元/人/季度(但人员低于5人总额增加100元),费用申请表填写的金额必须按部门人数计算,活动超过标准的由组织者自行解决,公司不再补贴。
5.6.3团康费是丰富员工生活的专项费用,部门主管不得做他用,严禁发放现5.6.4团康费由组织者先行垫付,事后凭正规发票与申请表报销。
5.6.5生产系统(另有文件执行)、销售外勤不包含在内
5.6探亲费用
5.6.1探亲费的内容:
入职满一年管理人员(文职人员以上)的年度探亲路费,对于生产基地员工按基地《薪资管理办法》执行。
5.6.2探亲费用报销要求在人力资部备案,备案后的费用与其它费用报销流程一样进行报销
5.6.3所有已申请辞职人员不得申报探亲费。
5.6.4在探亲假期间,如延假未批或公司有急务通知其提前返回而没有返回的,不报销探亲费。
5.6.5探亲费不报销市内公共汽车票与所有的的士车票。
5.6.6探亲对象仅限于:
①本人的配偶、儿女;②本人的父母;③配偶的父母。
5.6.7探亲费每年只能报销一次往返路费
5.6.8探亲费报销标准按出差交通标准核报。
5.6.9报销对象可以为直系亲属(①配偶、儿女;②父母;③配偶的父母)
6、报销票据要求
报销票据具体要求一览表
票据类型
要求
车票
1.车票上出现“单位盖章”或“盖章有效”字样时,必须加盖出票单位印章方可报销。
印章不清晰,视同无印章不予报销
2.所贴车票必须与《差旅费报销单》上所填写的起止日期、出差路线一致。
如果所附车票没有明确标明起止地点的,应自己注明
3.对非同一次乘车却出现票号相连现象的,将不予报销;对于弄虚作假者,财务部有权根据本制度进行罚款
发票
1.必须是印有“全国统一发票监制章”的正规发票,非定额发票的户名必须写全称
2.跨行业发票(住宿发票、餐饮发票、商业零售发票等)原则上不可互相混用
3.发票金额(无论大写、小写)填写有错误、描画或涂改的,只能由发票的出具单位重新开具,不能自己在原发票上更正
4.若出现票据连号,则不予报销(定额发票根据实际情况处理),对于弄虚作假者,财务部有权根据本制度进行罚款
5.发票记载的其他内容确实有误的,应当由发票的出具单位重新开具或更正,如果更正,开具单位还应在更正处加盖该单位的印章
收据
收据可以作为报销凭据,但收据必须加盖印章、收款人签字、联系电话
无发票或无收据
则必须书写证明材料,详细说明原因,要求部门经理签字审核,并经总经办审批,若金额达到1000元(含)以上必须总经理或授权人审批
7超标费用申请的审批权限
按公司批准的授权文件执行
8费用报销的注意事项:
8.1费用报销的时间
费用报销一般在出差回公司后一周内报销,且当月费用单据原则上当月报销完,如属特殊情况必须在下月5日前报销完毕,在规定时间之外,财务部原则上不予报销,后果由报销人自行承担。
8.2费用报销单填写要求:
8.2.1费用报销要求根据OA表单内容填写、清晰、无误(摘要、原借款和还款金额);
8.2.2费用报销单,一律要求鱼鳞式均匀粘贴好附在报销单后交予财务部。
8.3其它
凡不符合上述要求或程序的所有报销单据,财务部一律予以退单处理;对违反规定或不符合开支标准的支出,或公司制度未明确规定可以报销的,且未经总经理(或授权人)批准的文件,财务有权不予报销;故意虚假报销、不实报销的,财务部一律不予报销,并建议相关部门予以严肃处理。
9罚则:
费用报销时,违反本规定,出现下列行为的,一经查实,将处以经济罚款加行政处罚:
9.1报销时弄虚作假、虚报冒领的,除退回所报销金额外,还要处以当事人1-3倍的罚款。
情节严重的将给予警告、记过处分或解聘。
9.2滥用职权,借故逃避、刁难财务监督甚至打击报复财务人员的,按不同情节处理;丧失原则,放弃监督甚至同流合污的财务人员视情节的严重程度给予降职、撤职或除名的处分。
9.3财务部不按相关规定办理或手续不全而报销者,可给予报销金额的1%负激励。
10附则
10.1公司发生费用报销时必须遵照本制度执行
10.2本制度由东莞市来一口食品有限公司财务部负责解释、修订,经理级汇签,报总经理审批。
10.3本规定自发布之日起开始执行,原《东莞市来一口食品有限公司费用报销管理制度》同时废止。
10.4本制度适合来一口食品有限公司内部所有员工(包括销售内勤人员,不包括大区经理、经理、主任等外勤人员)。
10.5制度修改
10.5.1相同项目费用报销若在一年内超过十次特批、或总经理提出修改、或相关部门会议提出,则财务部将于一个月内完成制度修改。
10.5.2总经理对于不符合本制度的特批权全年超过20次,则修改报销制度
10.5.3董事长对于不符合本制度的特批权全年超过50次,则修改报销制度
10.6本制度中“以上”、“以下”,均包含本数
附件:
差旅费标准
东莞市来一口食品有限公司
二0一五年八月一日
附表一
差旅费标准
内容项目
住宿费补助标准(单位:
元/天)
餐费补助标准(单位:
元/天)
职位
普通城市
经济特区、省会、沿海城市
普通城市
经济特区、省会、沿海城市
科级以下人员(不含)
180
250
60
70
科级人员、经理级
220
300
70
80
总监级
300
500
80
100
总经理以上
按实际发生报销
按实际发生报销
销售人员
按《市场人员差旅费用制度》报销
按《市场人员差旅费用制度》报销
交通工具标准
总经理以上
汽车、火车软卧、飞机、轮船一等舱
总监级
汽车、火车硬卧、飞机经济仓、轮船二等舱、高铁动车二等座
经理级
汽车、火车硬卧,八折飞机以下(含八折,超过部分自负)、轮船三等舱、高铁动车二等座
科级(含享受科长待遇)
汽车、火车硬卧,六五折飞机以下(含六五折,超过部分自负)、轮船三等舱、高铁动车二等座
科级以下(不含)
汽车、非动车硬卧,飞机按硬卧报销、动车硬坐
注:
1、沿海城市是指天津、上海、大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、宁波、温州、福州、广州、苏州、无锡、台州、湛江和北海17个城市。
2、经济特区是指深圳、珠海、汕头、厦门和海南。
3、工程师、会计师(必须是有国家认可证书或公司聘书)、公司文件规定享受科级待遇者按科长级标准执行。
4、级别不同的一起出差,根据实际情况可按最高标准执行。
5、若火车票价(非软卧、一等座以上)与飞机票价相差在100元以内时(按不含机场建设费、燃油附加的机票票面金额与火车票价相比),乘飞机可全额报销;
6、若火车票价(非软卧、一等座以上)与飞机票价相差超过100元时(按不含机场建设费、燃油费附加的机票票面金额与火车票价相比),乘飞机按火车票价报销(不扣机场建设费、燃油费附加)
7、经董事长或总经理批准乘飞机可全额报销,但必须有董事长或总经理批准文件。
8、机票折扣是指按全价折扣,机场建设费、燃油附加费、保险不在其中。
分发号:
生效日期:
年月日
批
准
编制:
张人杰
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