甲控材料材料设备管理办法.docx
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甲控材料材料设备管理办法
甲控材料、设备采购管理办法
第一条为确保****奥体中心建设项目高质量、高标准、高效率地完成,依据《中华人民共和国招标投标法》、《政府采购法》等文件的有关精神,根据《****奥体中心工程合作建设合同》的要求,明确各方责任,规范甲控材料、设备采购管理,制定本方法。
第二条甲控材料、设备的范围和种类由****奥体中心建设指挥部办公室(以下简称为奥体办)、****公司和****公司(以下简称为****建工)根据建设要求共同商定,列入《甲控材料、设备采购清单》,作为采购依据。
第三条采购的组织形式。
由奥体办、审计监察处、体育工艺处、专家、****公司和****建工推荐代表共同组成采购小组,负责采购的组织、管理、监督和评标工作。
第四条****公司根据项目建设进度总控计划编制形成《项目甲控材料、设备采购招标总控计划》,报奥体办审批确认后,作为指导项目甲控材料、设备采购工作的控制性计划,各具体招标任务围绕该总控计划及时开展,招标采购总控计划务必保证与设计总控计划、施工总控计划协调一致。
第五条招标工作流程及管理
1、围绕招标采购总控计划,采购小组针对每个具体的招标任务在拟正式启动前组织召开招标准备会,就具体招标范围、标段划分、招标方式、招标日期、投标人资质条件、投标人资质审查办法、评标办法等招标文件实质性内容的具体要求进行商讨、明确。
2、根据招标预备会确定的该项招标的具体要求,由江南公司及时签发《材料、设备采购管理工作联系单》落实招标代理单位在限定时间内、根据招标预备会上明确的要求完成招标文件初稿的编制;
3、招标文件(包含清单等)的具体编制由代理单位负责进行,针对招标文件中需明确的质量及技术要求,材料、设备的品种、规格、型号、数量、单价、质量等级等相关信息等,代理单位应围绕设计文件及奥体办的要求进行,不得照搬照套格式范本,务必保证文件的针对性,不明确之处,应及时反馈****公司,由****公司组织设计单位或招标小组给予明确;对应的清单或拦标价编制时更应以《清单编制依据文件一览表》的形式清晰交代招标清单及拦标价编制的依据文件,以便于各方审核、实施过程中的有关索赔处理及后期结算的正确办理;
4、代理单位完成文件初稿并自审合格后,应及时填写《招标文件报审表》,一式四份,招标文件初稿应打印同样份数、装订成册并作为报审表的附件(电子版同步发****公司)附于报审表后,报****公司组织相关各方审查,基于招标文件编制、审查过程中的修改、完善往往不可避免,为避免混乱,招标文件务必落实版次管理,版本表达的格式以具体出版日期表达,如版次20110825即指2011年08月25日版本,从第一版起,无论发生什么样的修改,无论修改内容多少,只要发生改动务必同步完善版次修改,以便各方的过程管理。
5、项目管理公司负责同步转发招标文件初稿至奥体办、审计监察处、体育工艺处、专家和****建工等相关负责人员,组织以上几方在报审表中约定的定稿时间内完成审核,审核意见以专用表式《招标/合同文件审核意见表》予以记录并及时反馈至江南公司,由江南公司汇总后转发代理单位,以便代理单位及时召开招标文件定稿会:
(1)跟踪审计单位主要负责审查招标文件中有关报价规则、报价说明、工程量清单及拦标价等投资控制内容与其编制的清单、标底等是否吻合;
(2)、江南公司全面审查;
(3)、奥体办全面审查;
(4)、****建工全面审查;
6、招标代理单位负责按约定时间组织奥体办、审计监察处、体育工艺处、专家和北京建工等相关负责人员按时召开招标文件定稿会,针对各方审核意见,组织各方进行商讨、明确,根据会议最终达成的一致意见,形成定稿会会议纪要并据此及时完成招标文件的修改、完善,形成招标文件初步定稿;
7、初步定稿的招标文件电子版报江南公司、招标小组再次审查、复核无误后,由招标代理单位完成出版、装订成册、签署、盖章,并及时填写《招标文件定稿会签表》一式4份(装订成册、签署、盖章完毕的招标文件应作为附件),报招标小组完成定稿会签,经各方会签的招标文件返各参与会签的单位各一份留存/备案。
8、奥体办负责就各方定稿会签确认的招标文件办理内部呈批,报有关领导审查,审批通过无修改意见时,则由奥体办通知管理公司落实招标代理单位准备正式启动下一步招标工作,如存在修改时,就审查意见指令江南公司落实招标代理单位及时完成修改、完善,形成最终定稿文件,最终定稿的招标文件电子版报招标小组再次复核确认后,由代理单位重新完成打印、出版、并完成签署、盖章后再次按上述程序办理定稿会签后返各参与会签的单位各一份留存/备案。
9、招标代理单位负责及时启动正式招标工作,及时完成招标信息的发布,招标、评标的组织和服务工作、投诉处理以及招标档案归集、整理、备案、移交等;
10、开标后,代理单位应及时完成评标报告就评标情况及预中标人的具体情况报招标小组落实评审,经招标小组审查通过的中标人,由招标代理单位负责办理中标公示。
11、中标候选人在公示期间未发现不良行为者即为中标人,公示结束后,由招标代理单位负责办理相关中标手续;奥体办确定具体见面会时间后,由代理单位负责通知并组织中标单位及时参加与相关单位的第一次见面会,进入合同洽商及正式进场阶段,招标代理单位应就本次招标的有关资料及中标单位的相关资料及时向江南公司办理移交。
第六条招标文件编制的内容及要求
招标文件的内容应完整且具针对性,应保证投标人充分掌握本次招标的有关规则,正确参与投标,文件编制人员应在编制期间充分了解建设单位关于本次招标的要求,充分熟悉图纸、设计文件的要求,应就招标项目实施阶段可能涉及的有关风险充分预测,就具体责任划分在招标文件中给予明确界定,就本次投标的报价规则、范围等作清晰交代,务必保证招标文件中商务部分如工程量清单、拦标价等内容与招标文件中技术要求、技术标准部分均协调一致。
招标文件的内容包括但不限于以下内容:
6.1、项目名称、建设地点(交验地点)、建设规模、承包方式、工期要求(供货期限或完成时限);
6.2、招标范围、投标人资质等级要求、投标有效期、投标保证金数额;
6.3、投标文件接收单位名称及地址、投标截止时间、开标时间及地点;
6.4、履约担保的形式及金额;
6.5、招标代理单位、代建单位名称及地址、联系人、电话、传真;
6.6、评标办法及标准;
6.7、专项合同条款及格式;
6.8、工程量清单(含编制说明);
6.9、招标控制价;
6.10、图纸;
6.11、质量、技术标准和要求;
6.12、商务标投标文件格式;
6.13、技术标投标文件格式。
6.14、本次招标可能涉及的风险责任划分及违约责任约定。
6.15、其他有利于促进合同履行、有利于建设单位实施阶段落实各项管理工作的相关约定等。
第七条招标控制价的制定
7.1、招标控制价必须根据国家或省级、行业建设主管部门颁发的有关计价依据和办法,依据设计施工图纸及招标文件中具体技术要求、质量标准约定等针对性编制;
7.2、招标控制价由跟踪审计单位负责编制并报江南公司、奥体办、北京建工完成逐级审查确认;
7.3招标控制价不得超出投资控制额和已批准的设计概算,招标控制价超过批准的设计概算时,应报设计概算审批部门办理审批;
7.4、投标人的投标价不得高于招标控制价,投标人投标价高于招标控制价的应予拒绝;
7.5、招标控制价应在规定时间内对所有投标人公布。
第八条定标原则与程序
8.1、开标后,代理单位应在第一时间完成评标报告、移交本次招标投标的相关资料,奥体办负责组织相关单位及部门对本次评标的结果进行复核评审,评审主要是核查预中标人是否存在应予废标的不良行为、预中标人的投标文件中是否存在实质性不响应招标文件的情况、预中标人是否存在招标文件中规定应予废标的其它情况等,评审过程中未发现预中标人在投标过程中有实质性不响应招标文件要求和不良行为的,应确定排名第一的中标侯选人为中标人。
8.2、排名第一的中标侯选人有下列情形之一的,取消中标资格,排名第二的中标侯选人做中标人;第二中标侯选人有下列情形之一的,取消中标资格,排名第三的中标侯选人做中标人;第三中标侯选人有下列情形之一的,取消中标资格,并重新组织招标。
(1)、中标人主动放弃中标;
(2)、因不可抗力提出不能履行合同;
(3)、在规定的期限内未能提交履约担保;
(4)、提供的资料有瑕疵或没有满足招标文件的规定。
8.3、中标人确定后,由建设管理处呈批主管领导审批。
8.4、经主管领导审批确认后,由招标代理单位办理中标公示。
第九条确定材料、设备供应商后,由北京建工集团负责,奥体办和项目管理公司监督,做好样品封存,作为材料、设备进场验收的依据。
第十条按照采购小组确定的材料、设备供应商和价格,由北京建工集团与供应商签订供货合同。
合同价亦作为该项目的竣工结算依据。
第十一条本制度专用表式
10.1、甲控材料、设备采购文件审批单
10.2《招标文件报审表》
10.3、《招标文件定稿会签表》
10.4、《招标文件审核意见表》
10.5、《招标文件定稿会会议纪要》
****奥体中心工程项目管理专用表
甲控材料、设备采购文件审批单
编号:
项目名称
主要内容
采购方式
编制部门
(江南公司)
负责人:
年月日
****建工意见
项目负责人:
年月日
建设管理处意见
经办人:
年月日
负责人:
年月日
审计单位意见
经办人:
年月日
负责人:
年月日
奥体办领导意见
年月日
****奥体中心工程项目管理专用表
招标文件报审表
工程名称:
****奥体中心编号:
致:
奥体办、江南公司、****建工
我方已按要求完成招标文件(版次:
第版)的编制,并自审完毕,现上报贵方审查,我方初定于月日时在召开招标文件定稿会,请贵方派人届时参加,以便我方及时完成本次招标文件编制定稿工作。
附件:
招标文件(版次:
第版)
项目负责人:
日期:
代理单位(章):
注:
1、本表适用于招标文件(含资格预审文件)的报审,各审核单位在接到报审表及招标文件时应安排人员3天内完成审核,按《招标/合同文件审核意见表》格式出具审核意见,并于第4日将《招标/合同文件审核意见表》反馈至江南公司,江南公司汇总整理后发代理单位准备定稿会。
2、本表一式三份,相关单位各存一份。
****奥体中心工程项目管理专用表
招标文件审查意见表
审查文件名称
审查文件版次
具体审查意见
文件条款号
审查意见或修改完善建议
审核:
负责人:
时间:
审核单位(章):
本表由各参与审核的单位填写,并按要求时间在审核完毕后及时报江南公司,由江南公司汇总后交文件编制单位准备定稿会,本表一式4份,建设单位、管理公司、审核单位、招标代理单位各一份。
****奥体中心工程项目管理专用表
招标文件定稿会会议纪要
【会议时间】:
【会议地点】:
【文件名称】:
【文件版次】:
【参加单位】:
【参会人员】:
【会议主持】:
针对版(□招标文件)在江南公司组织下,相关各方进行了审核并召开了本次定稿会,现就本次定稿会上,各方针对本版招标文件达成一致的修改、完善意见纪要如下:
审查
单位
条款号
存在问题、修改或完善建议
定稿修改或完善意见
江南公司
奥体办
北京建工
审计单位
XXXX代理单位
年月日
****奥体中心工程项目管理专用表
招标文件定稿会签表
工程名称:
****奥体中心工程编号:
招标文件名称
招标文件编号
招标文件版次
拟采取的招标方式
招标项目金额
计划出售招标文件时间
计划开标时间
定稿会签栏
招标代理公司
负责人:
日期:
江南管理公司
负责人:
日期:
奥体办
负责人:
日期:
****建工
负责人:
日期:
注:
1、本表用于招标文件(含补遗、澄清文件)定稿会签,装订成册且签署完整的定稿招标文件应作为本表附件,本表份数随参与定稿单位的数量,经各方会签完毕后返相关单位各一份;2、招标文件编制单位(一般为招标代理单位)负责根据定稿会会议纪要修改、完善形成最终定稿的招标文件,并装订、打印、签署、盖章后填写本表报参与定稿会签的各单位办理定稿会签;
3、未经会签确认的招标文件(包括招标文件的补遗、澄清)不得对外出售、发布,否则,由相关责任单位承担全责。
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