会议室培训室管理制度.docx
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会议室培训室管理制度.docx
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会议室培训室管理制度
LOGO***有限公司
文件识别项
文件签核项
文件编号
DYG-AG-A00
核准
版本/版次
A/0
审核
制订单位
行政部
制订
文件机密等级:
□机密□仅限管理层■公开
*****有限公司
会议室、培训室管理制度文件制订/修订/废止履历页
序号
日期
状态别
(制订/修订/废止)
制订/修订/废止履历摘要
变更前
版本/次
变更后
版本/次
变更后
总页数
1
2012-**-**
制订
新制订
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A/0
2
LOGO
***有限公司
会议室、培训室管理制度
文件编号
DYG-AG-A00
页次
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一.目的
为加强会议室/培训室的规范化使用并对其有效管理,保证会议室/培训室整洁及各种设施的完好,确保各项会议/培训的顺利召开,特制定本管理制度。
二.范围
凡使用第一/二/三会议室、培训室召开会议、培训、视频面试等均适用之。
三.权责
3.1行政部:
会议室/培训室管理窗口,会议室/培训室使用申请批准、会议室/培训室内相应需求物品补充。
3.2行政部清洁工:
会议室/培训室每天定时清扫清洁,保持会议室/培训室环境清洁卫生。
3.3会议室/培训室使用部门或人员:
会议室/培训室使用申请、会后室内设施归位整理、关闭电源和门窗等。
四.定义
4.1会议室:
供开会使用的房间或独立区域的大厅。
4.2培训室:
供培训使用的专用教室或独立的房间/大厅。
五.程序
5.1本公司会议室/培训室分为:
第一、二、三会议室、培训室,各会议室/培训室地点和容纳人数如下表。
名称
地点
容纳人数
备注
第一会议室
原长桌会议室,位于五楼实验室对面
30
公司例会、一般会议等常用
第二会议室
原小会议室,位于五楼财务部对面
16
开发产品评审、人员较少时常用
第三会议室
原备用会议室,位于五楼总经办对面
10
较少型会议时使用
培训室
位于一楼原测试中心内
130
人员超过100人以上或培训常用
5.2会议室/培训室使用申请
5.2.1公司各会议室/培训室由行政部为管理归口部门,统筹协调安排使用。
5.2.2定期性会议不需申请,若为临时会议,由该会议召集者提前在OA系统→会议室管理(MR)填《会议室预订单》,行政部批准“会议室预度单”后使用,行政部将预订记录于该会议室门口的《会议室/培训室使用排程表》〔见附件一〕中。
5.2.3若为临时性会议,未来在OA系统中申请时,由该会议召集者打电话到行政部申请使用,行政部在该会议室无使用情况下请允许会议召集者使用,若其他部门在OA系统中申请时,应调换其他会议室。
5.2.4会议室预订使用原则:
5.2.3.1先申请,先使用。
没有经过申请的部门或个人,在没有冲突的情况下,可以使用,但如果有其他部门或个人已经预先申请,必须由已申请之部门或个人使用。
5.2.3.2若有特殊情况(公司级别紧急会议、相关重大事故/事件会议、公司高层临时重大会议等),经相互之间协商后可以调整使用顺序,但行政部不负责协商,由使用者自已与预订部门或个人协商解决。
5.2.3.3若原会议申请临时取消,再需使用时也应重新申请。
临时取消会议由行政部在会议室门前《会议室使用排程表》中注明。
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***有限公司
会议室、培训室管理制度
文件编号
DYG-AG-A04
页次
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5.3会议室/培训室之使用管理
5.3.1会议室/培训室内相应会议、培训用品(如白板笔、白板擦、激光笔、空调/投影遥控器电池、音响、茶水、水果(重大会议或上级要求时)等)由行政部负责提供和及时补给。
5.3.2若有特殊或重大会议时,行政部应按排人员添加水果和增添茶水。
5.3.3行政部应定期检查和补充会议室/培训室内相应需求用品和相关设施。
5.3.4会议室/培训室之电脑或投影仪等设备不得随意搬动(移动笔记本除外),若出现故障应及时通知信息部人员处理。
5.3.5若会议室/培训室之相关设施损坏或损毁(如白板、投影机、空调、音响(培训室)等),由行政部负责及时申请维修/补充完整和追究相关方责任。
5.3.6会议室/培训室内一切公共设施,未经行政部同意,不得私自搬离会议室/培训室。
5.3.7会议室/培训室使用完毕后,各需求部门必须将桌椅归位摆放整齐、白板擦拭干净、自觉关闭所有设备电源、关好照明、带走桌面产生之垃圾、关门(培训室需关门上锁)等。
5.3.8会议室/培训室使用后应及时告知行政部,由行政部安排清洁工打扫和整理,确保下次使用。
5.3.9原则上会议室/培训室使用过程中禁止吸烟,但遇重大会议、特殊外来窗口使用时、8人以下会议,可以允许吸烟。
5.4会议室/培训室清洁管理
5.4.1会议室/培训室日常清洁由行政部清洁工负责。
5.4.2会议/培训开始前行政部应确认会议室/培训室环境卫生,不符合应及时通知清洁工打扫。
5.4.3行政部清洁工需每天清洁会议室/培训室,保证室内无纸屑、灰尘、会议桌/培训桌无污渍。
5.4.4会后产生之果皮、废纸等垃圾清洁工应即时清理干净。
5.4.5行政部管理人员在必要时应监督检查会议室/培训室清洁工作,不符合应及时纠正。
5.5相关内容若有不适时,行政部应及时修订本管理制度。
5.6本管理制度相关记录保管、保存期限等依据《记录控制程序》规定作业。
六.关联程序/制度
6.1会议管理制度
七.附件/记录
7.1会议室/培训室使用排程表DYG-AG-A00-01
*****有限公司
会议室/培训室使用排程表
会议室/培训室名称:
第会议室
行政部填写项
会议/培训主持人或主导人员填写
稽核人员填写
No
日期
时间段
申请部门
会议/培训名称
类别
安排人签名
实际会议时间
室内是否清场合格
主持人或
主导人员签名
是否符合
稽核签名
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