outlook中任务的使用方法.docx
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outlook中任务的使用方法.docx
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outlook中任务的使用方法
任务功能的使用操作简介
作用:
●可以在指定的时间和日期对任务发出提醒
●可以为不同的任务指定不同的优先级
●可以为某人分配任务,并且向其发送关于任务所需信息的消息
●可以为任务分配一个状态,同样也可以为其分配完成率
●可以向其他人发送任务的状态报告
在OUTLOOK左下角有一个“任务”的选项卡如图所示
单击此选项卡进入如下窗口:
任务视图中包含:
我的任务、当前视图、任务等内容
一、新建任务
单击“新建”按钮或者使用快捷键“Ctrl+N”(在没有进入任务窗口的时候可以直接按下“Ctrl+Shift+K”),便会弹出新建的任务窗口,如下图:
此时任务为“未命名-任务”
任务
●主题:
即定义任务的主题内容,如“给供应商打电话”
●截止日期:
单击下拉箭头选择日期
●状态:
为任务的现行状态,如:
未开始、进行中等
●开始日期:
即任务的开始日期
●优先级:
即任务的重要程度,包含:
普通、中等、高
●完成率:
即任务完成的情况,用百分比衡量
●提醒:
该功能可以设置提醒的时间
●所有者:
一般为任务的发起人,随着任务的分配会发生转移,当任务的被分配人A接受该任务的时候,所有者权限已经转移给A
●私人性质:
只有自己可以看到的
●联系人:
选择该项任务需要联系的人
●类别:
该任务的类别
●保存并关闭:
完成对任务的定义后,可以执行此动作
●附件插入按钮
:
根据任务需求插入任务的附件
详细信息
完成日期:
选择任务的完成日期
工作总量:
工作需要用时
实际工作:
实际花费时间
里程、记账信息、单位等可以根据实际情况填写
二、分配任务
单击工具栏上的分配任务按钮
后,出现如上图所示窗口
收件人:
被分配任务的人
在我的任务列表中保存此任务的更新副本:
在任务接收人更新其状态时收到自动更新
此任务完成后给我发送状态报告:
在任务接收人将任务标记为完成时收到自动通知
选择好收件人后便可以单击“发送”按钮。
如果需要取消任务分配,单击“取消分配”按钮。
接受以前
接受以后
接受以后所有者发生了改变如上图
在详细信息窗口中有一个“创建未分配的副本”
创建未分配的副本:
在已经接受的基础上再次更新任务会出现下图对话框。
根据该对话框的提示,如果将其更新传递给被分配任务的人还需重新分配,如下图
三、重复周期
在工具栏上有一个“重复周期”的按钮如下图
单击
弹出下图所示窗口“任务周期”
定期模式:
按天如下图
●每X天为一个周期
●每个工作日为一个周期
●每当任务完成后的第X天重新生成新任务
重复的范围会根据上面的选择而发生变化,
●无结束日期
●重复X次后结束
●结束日期:
根据实际的情况选择
按周如下图
●重复间隔为几周之后的周几
●每当任务完成后的第几周重新生成任务
条件为原任务执行完毕不要删除
重复范围(同上)
按月如下图
●每几个月的第几天
●每几个月的第几个星期几
●每当任务完成后的第几个月重新生成新任务
●此处还有公历、农历的选择项
在此处要想设置每月的最后一天可选择“每1个月的第31天”,单击去定后会出现如下图所示的对话框:
也可以使用“每1个月的周后一个日子”,如下图所示
重复范围(同上)
按年如下图
●每年某月的某日
●每年某月的第几个星期几
●每当任务完成后的第几年重新生成新任务
此处也有公历、农历的分别
重复范围(同上)
四、提交报告
可以分为自动和手动两种情况
自动的是在任务分配的时候勾选“此任务完成后给我发送状态报告”如下图:
手动发送状态报告
如上图所示在工具栏上有一个发送状态报告的按钮
单击
弹出如下图所示窗口
根据实际需求填写需要报告的对象的邮件地址
五、操作实例
内容:
库存盘点
开始时间:
09年1月16日下午2点
结束时间:
09年1月17日上午10点
任务分配给董罗
循环周期:
每星期二
操作:
按Ctrl+N新建任务,弹出窗口如下图
根据内容编辑如下图
设置重复周期如下图所示
分配任务
单击分配任务的按钮,弹出如下图所示的窗口
在收件人处输入:
董罗*******************.cn
单击“发送”,即可完成任务的分配
等待对方的接受或拒绝
在董罗的电脑上可以看到下图
单击接受后,系统要求发送响应
单击确定,在邮箱的任务栏处可以看到“库存盘点”的任务
在本地机器上看到接受后的状态,如下图
发送状态报告
原本需要在董罗的电脑上完成,在本地为例提交一份,如下图所示
发送后如下图所示、
六、问题反馈
请根据以上内容提出不明白的地方,反馈给我们,以便在日后的使用中能够得以改进。
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