政府会议接待E.docx
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政府会议接待E.docx
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政府会议接待E
政府会议接待EO单格式
会议/宴会安排通知单EVENTORDER
派发日期(Date):
会议/宴会名称:
Nameoffunction:
组织人:
Organizer:
电话:
Telephone:
会议/宴会种类:
Typeoffunction:
时间:
Time:
日期:
Date:
地点:
Venue:
计划人数:
Ex.attendance:
保证人数:
Gu.attendance:
一、前厅部、预订部
1、客房安排:
(1)用房房型及数量:
入住时间
离店时间
房型及房量
房价
备注
RST/ST间
元/间
含早
EB间
元/间
含早
DS间
元/间
含早
SS间
元/间
含早
ES间
元/间
含早
SQ间
元/间
含早
ESQ间
元/间
含早
(2)安排要求:
尽量集中楼层安排上述房间,其余的房间在会议期间可以正常出售。
(3)工作用房:
会务组房间:
医务组:
秘书组:
。
(4)交房安排:
请总台同事在月日将房号表交于会议组,由会务组安排好后交总台,总台根据会务组安排排房。
2、会务CHECKIN:
(1)会务组于月日点左右抵店,请提前准备好房卡。
(2)所有会议房间在月日开始陆续交房,交会务组分派。
(3)会议正式报到时间为月日。
客人于当天左右陆续抵店。
前厅部派名员工,协助完成会务费的收取工作。
每位代表交会务费元,可事先开好发票。
(交费人员名单由会务组提供)
营销部派人协助大会会务组完成签到工作,及资料、礼品的发放。
(4)会议主要领导于月日抵达酒店,请礼宾提前控好电梯。
(5)代表用房:
客房MINI吧:
关。
长途电话:
关。
洗衣袋:
撤;
领导用房:
客房MINI吧:
开。
长途电话:
开。
洗衣袋:
保留。
(与会务组确认)
3、房间布置:
(1)所有会议房间放欢迎信,温馨提示卡(由会务组提供)。
(2)所有会议房间放欢迎信。
领导的房间布置为鲜花元、水果元、茶叶元、
会议资料:
(会务组提供)
其余房间布置为水果元、茶叶元、会议资料:
(会务组提供)
(3)请于月日点将需布置鲜花、水果的房间号提供给餐饮部,以便及时布置到位。
4、退房安排:
(1)房间内的物品损坏由大会会务组有效签单人承担支付。
(2)客人在月日离店,无需等待查房,可直接给客人办理离店手续。
(3)月日,礼宾人员协助会务组搬运会议资料,按会务组要求协助分装。
(4)礼宾部随时与大会会务组进行沟通,协助会务组完成物品的搬运工作。
(5)本次会议所有费用转总台,会后统一结帐。
(6)会议有效签单人:
二、管家部
1、客房要求:
(1)请根据前厅的排房进行房间安排。
除套房外,其他所有会议房间在月日完成关吧撤袋工作,撤出代表房间内所有收费的商品。
(2)每个房间内放欢迎信(由前厅制作)。
所有领导房间放欢迎信、鲜花元标准、水果元标准、茶叶元标准、会议资料:
(会务组提供)。
(3)每日仔细检查会务代表用房状况,如有损坏及时报总台收款,并请会务组人员核实。
(4)会议客人于月日点之前退房,请安排足够人员查房。
(5)请PA根据会议安排,提前清洁好各区域清洁卫生。
2、鲜花要求:
(1)月日的主会场:
主席台鲜花元/份份,场地鲜花元。
(2)月日的分会场:
主席台鲜花元/份份,场地鲜花元。
(3)月日领导休息室鲜花元/份份。
(4)月日用餐包厢鲜花元/份份。
(5)请配合布置会议场地的绿色植物。
三、安全部
(1)月日——月日,为会议准备个大吧车位,个小车位。
(2)月日点,请准备VIP双岗接待。
(3)加强各楼层,停车场等公共场所的巡视,及时处理酒醉、楼层喧哗及上访现象。
(4)本次会议为VIP会议,特别注意大会期间的安全工作,防止各类意外事件的发生。
(5)本次大会会务组房号为房间,医务室:
房间,如有涉及大会联系,请联系该房间负责同志。
(6)会议期间,安排与会人员的临时停车,并维持秩序。
(7)其他不可预计事宜,即时妥善处理。
四、餐饮部
一、宴会部
1、会议日程表
日期
时间
地点
人数
布置形式
场租
2、会场布置:
(1)月日主会场布置:
形式人数。
(确认时间月日)
月日分会场布置:
形式人数。
(确认时间月日)
(2)会场横幅、背景、展板:
由负责制作,布置安装时间:
,请给予协助。
(3)茶水要求:
免费提供茶水、小毛巾、纸笔。
(4)主席台:
鲜花:
元份,布置张会议桌,设人座位。
(5)演讲台:
鲜花:
元份。
(6)领导休息室:
人数人,鲜花:
,费用元,水果:
元/份份。
(7)场租:
费用元/场。
(8)会议设施:
投影仪:
元/场台。
(9)每个会场派专人负责会场服务。
(10)会议桌面布置:
主席台领导:
每位放置会议皮垫,HB铅笔1支,酒店信纸2张,一级龙井茶水1杯。
会议代表席:
每位放置HB铅笔1支,酒店信纸2张,普通茶水1杯。
会议席签:
按要求放置好所有席签。
(与会务组确认)
(11)请按会议日程表要求将所有会议标识水牌、导向牌、横幅准时布置到位。
3、报到布置:
(1)报到台布置:
月日点在大堂水景区前布置好报到台。
(2)资料领取处布置:
月日点在大堂水景区前布置好资料领取处。
(3)报到台和资料台要以明显标识标注分开布置,并按要求放置相应的宴会椅。
二、餐厅/厨房:
1、用餐日程表:
日期
地点
计划人数
保证人数
用餐形式
菜单/标准
2、用餐:
(1)早餐凭房卡用餐。
(2)自助餐凭餐券用餐,以实际收到的餐券结算。
(3)自助餐用餐时间为中餐开始,晚餐开始。
(4)请餐饮部确保以上用餐菜肴的出品及质量。
(5)所有菜单请在月日前交会务组,确认后执行。
五、行政办——美工
1、会议/用餐指示牌:
欢迎水牌:
内容:
(电子牌、写真水牌)
请于月日点前到位,放置在酒店大堂。
会议指示牌:
内容:
请于月日点前到位,放置在楼会议室门口。
会议指示牌:
内容:
请于月日点前到位,放置在楼电梯口/过道。
会议横幅:
内容:
请于月日点前到位,悬挂在酒店处。
用餐指示牌:
内容:
请于月日点前到位,放置在处。
2、餐饮席签:
3、会议桌签:
制作月日会议主席台席签,名单:
制作月日会议代表席签,名单:
4、自助餐券:
月日中餐张,
月日晚餐张,
自助餐券制作完成后交财务部盖章
六、财务部
1、费用清单
(1)客房费用:
景观双人间及市景双人间按元/间。
豪华套房元/间。
行政单人房元/间。
行政套房元/间。
标准套房元/间。
行政商务房元/间。
市景单人间元/间。
(2)鲜花费用:
月日会场鲜花:
元/份份。
月日休息室鲜花:
元/份份。
月日客房鲜花元/份。
月日宴请主桌鲜花元/份。
(3)水果费用:
客房水果:
豪华套房元/份,标准客房元/份。
会议水果:
会议水果元/份份,会议茶歇元。
(4)会议费用:
会议场租:
国贸厅元/场;凌江厅元/场;7楼元/场。
会议设备:
会场饮品:
矿泉水收费按元/瓶收取,茶水按元/杯收取。
(5)用餐费用:
中餐:
包厢宴请标准元/桌。
自助餐:
中餐元/人,晚餐元/人,按实际收到的餐券结算。
(与会务组确认)
酒水:
按实际产生费用收费。
2、其他:
(1)由餐饮部将会议菜单交财务部,财务部需对菜单所涉及的原材料进行把关。
(2)为美工送抵的自助餐券盖章。
(3)本次会议由统一支付以下费用:
餐费、会议室及其他所有费用。
(4)本次会议有效签单人:
七、工程部
1、在月日前完成所有代表房间及会议室的检查。
2、请安排专人负责会议话筒、音响、投影,确保会议正常进行。
3、协助悬挂横幅、调试音响等工作。
八、其他(各部门注意)
1、请人事部安排个礼仪小姐在月日点至营销部报道,主要任务为:
迎接报到的与会领导,为需要服务的代表进行导向。
2、会务组有效签单人:
3、会议跟进人:
会议跟进人:
餐饮总监复核:
(PREPAREDBY)(APPROVEDBY)
结算方式:
本次会议帐挂单位:
前厅
预订
财务
管家
餐饮
美工
工程
保安
张总
徐总
行政办
- 配套讲稿:
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- 政府 会议 接待