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秘书的说话艺术
秘书的说话艺术
高校文秘专业学生说话能力培养初探
[摘要]高校文秘专业培养的学生是社会秘书人员的后备军。
在专业的培养和教育中,一般比较重视“笔杆子”的写作能力培养,忽视了“嘴皮子”上能说会道的过硬功夫。
文章从培养文秘专业学生说话能力的重要性、培养体系、方法和提高学生说话艺术水平等方面进行了初步探讨。
[关键词]秘书专业学生说话能力培养
[作者简介]孙天波(1964-),男,重庆人,重庆三峡学院讲师,主要从事秘书学及写作教学。
(重庆404000)
[中图分类号]G642[文献标识码]A[文章编号]1004-3985(2008)12-0179-02
说话是一门科学,有其规律和要求;说话更是一门艺术,不仅要把话说明白,还要说得巧妙。
刘勰在《文心雕龙·论说》篇中对语言表达的重要性作出了阐释:
“一人之辩,重于九鼎之宝;三寸之舌,强于百万之师。
”可见,在社会生活中,语言表达的艺术效力是何等巨大。
秘书是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的人员,在任何一个社会组织中,秘书处于领导近身,要紧紧围绕领导活动的目标和需求开展直接而全面的服务工作。
因此,秘书不但要“笔杆子”过硬,而且“嘴皮子”也要巧妙。
随着社会的发展与进步,人们的交往日益密切,传统的“纳言慎行”观念受到挑战,“善言敏行”等意识逐渐在人们头脑中形成。
尤其是在秘书工作中,秘书人员要与组织内外、上下、左右的人员互相传递信息、交流思想、协调关系,没有一定的说话能力、不掌握一定的说话艺术显然不能适应现实工作的要求。
高校文秘专业学生是社会秘书人员的后备军,在专业的培养和教育中,一般比较重视“笔杆子”的写作能力培养,忽视了“嘴皮子”上能说会道的过硬功夫。
走出校门后在实际工作中,往往“纳言慎行”,不能“善言敏行”,难以适应工作需要。
因此,培养秘书专业学生运用语言的能力,提高其说话的艺术技巧,为他们走出校门后尽快适应工作环境大有裨益。
一、充分认识说话能力在秘书工作中的重要作用
1.在组织机构中的沟通枢纽方面。
秘书处在一个组织上下沟通、左右协调、内外联络的重要位置,是领导管理的中介环节和中枢机构。
上级指令的下达,下级意见的上报,本单位与外界的信息周转和吞吐都要通过秘书部门实现。
秘书没有良好的沟通、协调能力,想要充当好上下、左右信息的接收者、传递者和表达者是困难的。
这样一个多
力外,还应组织丰富多彩的课外活动,对学生进行说话训练。
如组织故事会、演讲比赛、辩论会、话剧表演、现场情境描述、模拟法庭等活动。
三、让学生掌握提高说话能力的方法,增强说话的艺术性
1.加强文化知识的积淀。
“经营之神”松下幸之助曾说:
“《吕氏春秋·六验》中的名言,曾经帮助我物色了很多人才。
”在日本,训练行政管理人员时,规定他们要熟读三本中国古典名著,即《孙子兵法》《三国演义》和《西游记》,理由是:
“从事企业管理的人一定要具备多方面的知识,尤其是军事和哲学常识更不可少……读《孙子兵法》是吸收理论上的观点,读《三国演义》可以得到实践上的事例,再加上《西游记》海阔天空式的幻想和创造性。
”这说明,口卷蛟龙、舌底生花的口才,独到的见解,酣畅的文笔,无不来自丰厚的文化知识。
复旦大学教授俞吾金在讲到口才时说过:
“口才好比一片汪洋,表达是浪花,内涵是海水。
所以我认为要用一种全面、完整的知识作为底蕴,作为源泉。
有了知识,才使口才有‘口若悬河’的根底。
”秘书不一定要“口若悬河”,反而应是“谨开口,慢开言”。
但是全面而完整的文化知识,可以充实秘书语言的内涵,训练秘书的思维,从而使秘书在工作中运用语言时,做到文思敏捷、深刻有力、出口成章、令人信服。
相反,知识缺乏或知识面窄,语言就会显得干瘪,苍白无力,翻来覆去地重复那么几句话,令人厌倦。
所以,秘书必须要有丰富的文化知识为语言提供素材,将语言的艺术魅力完美展现。
2.加强对方针、政策、法规的理解。
秘书每天要与不同的人接触,面对各种各样的问题,而要正确、妥善地处理好各种问题,秘书就要熟知国家的有关的方针、政策和法规,要掌握好政治、经济、哲学、马列主义、毛泽东思想等方面基本的理论原则。
这是秘书用来分析矛盾、判断是非、处理问题的基本武器,也是秘书理解和贯彻执行党和国家各项政策、法规的工具。
法律是社会行为的准绳,秘书工作中很多时候会涉及法律问题,秘书处理问题的基本原则是“以事实为基础,以法律为准绳”。
不懂法律的秘书是难以完成工作任务的。
因此,秘书人员应当学习法律常识和原理。
3.培养良好的用语习惯。
秘书在日常的工作中,要时刻牢记自己的工作职责,注意自己的言行,体现领导或组织的形象。
因此培养良好的用语习惯,能增强工作的责任心。
其具体要求是:
常用礼貌用语;言辞要温和,语调要自然,不要咄咄逼人;优雅大方,言辞不卑不亢,不骄不躁;谨言慎行,注意保守机密等。
4.引导学生把握说话艺术的原则。
第一,说话要立诚。
《周易·乾·文言》所说的“修辞以立诚”,《礼记·表记》中的“情欲信,辞欲巧”,一直被引申为修辞、作文的一条原则,其实也应该作为语言应用艺术的一条基本原则。
“立诚”中的“诚”,可以概括为“诚心诚意,诚情诚感”。
说话的内容真实,态度诚恳,不虚情假意,则能叫人信服。
“诚”是“信”的前提,而“信”则是“诚”的心理保证,唯有“诚”才能“信”。
说话的魅力不在于说得多么流畅,多么滔滔不绝,而在于是否善于表达真诚,当用语得体,表达真诚时,就会赢得对方的信任,建立起人际信赖关系。
第二,说话要切境。
切境的“境”,是指具体的语境。
语境一般定义为语言符号(包括口头的和书面的)在表达思想时特定的背景因素、时空条件。
构成语境的因素既有客观的因素,也有主观的因素。
客观的因素是指语言交际的时间、地点、场合、对象等。
陈望道先生在《修辞学发凡》一书中指出的“六何”,可以看成是对语境构成因素的精辟见解。
他说:
“第一个‘何故’,是说写说的目的”;“第二个‘何事’,是说写说的事项”;“第三个‘何人’,是说认清谁对谁说的,也就是写说者与听、读者的关系”;“第四个‘何地’,是说认清写说者当时在什么地方”;“第五个‘何时’,是说认清写说当时是什么时候”;“第六个‘何如’,是说怎样地写说”。
陈望道先生提出的“修辞以适应题旨情境为第一火”,是修辞的基本原则,也是语言艺术的基本原则。
语言艺术以语境为基础,语言艺术中的任何一种方法、技巧的使用,都要以切境为前提。
秘书在工作实务中,不仅要考虑“说什么”,还要考虑“怎么说”,如果切境,就可断定为“说得好”,而如果不切境,就可断定为“说得不好”。
秘书工作中的“说得好”与“说得不好”,自然会给工作带来“好”与“不好”两种结果。
第三,说话要有效。
有效是指说话主体通过表达能收到预期的效果。
“语言是说给人听的”,这句话虽然通俗,但却道出了说者与听者的关系,也道出了表达与接受的内在联系,揭示了语言表达是面向他人,旨在为他人所接受的深刻道理。
作为秘书,上面对领导,下面对同事,在沟通上下的过程中,如果出现了领导意图转达得不明确或产生误解、歧义,那么说的话就不能起到任何作用,反而给领导带来额外的麻烦和困扰。
这其实是语言没有体现有效原则。
这样的秘书,不但没能很好地为领导服务,当领导的好助手,反而成为领导的累赘,是不合格的。
除以上三条原则外,在语言的实际运用中,还必须谨慎地遵循“三T”原则。
即“机智(Tact)”“时间(Timing)”“宽容(Tolerance)”。
“机智”主要是要求秘书面对各种情况时,要察言观色,反应灵敏,既要把握好自己的角色,又要注意双向沟通。
“时间”“宽容”是要求秘书说话要言不烦,重点清晰,效率高,对别人的不理解要有耐心细致、宽以待人的态度。
遵守“三T”原则,就能体现语言艺术的立诚原则、切境原则和有效原则。
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[9]潘肖珏.公关语言艺术[M].上海:
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秘书的说话艺术
摘 要
作为秘书,说话的艺术是非常重要的。
本文对如何掌握说话的方法和技巧,说话的好与差所带来的实用价值以及高超的说话艺术如何体现1个秘书的审美价值和审美效应进行探讨,阐明劝谏、接待、传话过程中具体运用语言的方法与技巧,并说明秘书说话的智慧美、技巧美与风度美在劝谏、接待、传话中的充分体现,从理论和实践上进行双重推演和论证。
关键词:
秘书;说话艺术;劝谏;接待;传话
ABSTRACT
AsaSecretary,eloquenceoftheartsisveryimportant.Thethesisishowtocontrolthemethodandskillofeloquenceassociatedwiththepracticalvalueofthegoodeloquenceandthesupereloquenceembodiedintheaestheticvalueandaestheticeffectofthesecretary.Thepaperwassetedforthfromthethreeaspectsofexhortationreception.Messagesanddelicatetothecreativewisdomandthequailedskillandthebeautifulgracebythethreeaspectsthroughdeductingandverificationfrombothofthetheoryandpractice.
Keywords:
Secretary;Speakarts;Horses;Hospitality;Message
绪论
秘书说话是秘书人员顺利完成秘书工作的桥梁和枢纽,人们对此的研究也越来越丰富和新颖。
但如何使秘书的说话具有艺术性,这1课题的研究就秘书界而言,目前,我国秘书工作远远落后于港、台及西方发达国家,我国对这1问题的研究甚少、也甚浅,只是1些资深的秘书工作者在发表的文章中0星的谈到秘书说话的技巧。
在第3次浪潮的推动下,1些发达国家正在迅速地向1个全新的“3C4A”社会迈进。
美国率先使用价值优先的“电脑秘书”,这是否意味着技术能决定1切,秘书说话将不再具有重大意义呢?
当然不是,工具再先进也代替不了秘书的职业素养。
随着社会变革和国家开放政策的不断深入和发展,在国内外各项事务交往中,如接待来访、情况沟通、通信联络等,秘书说话的内容就显得越来越重要。
对此,我自己也曾有过1点体验,2005年9月,我在市委远教办工作,虽未被冠以“秘书”之名,却行了1段“秘书工作”之实:
起草公文、处理来信、接待来访来电、上传下达等等,哪件事都离不开说话。
就这样,由于生活体验的积淀,由于现代秘书工作的需要,更由于改革大潮的激发,使我下定决心,探讨秘书的说话技巧,为已从事秘书工作和即将走上秘书岗位的人们,奉献1点点赤子之心。
因为受“君子欲讷于言而敏于行”等古训的影响,人们往往将秘书同“笔杆子”联系在一起;秘书也吸取以往祸从口出的教训,重写而轻说、谨言而慎行。
其实,刘勰早就在《文心雕龙·论说》篇中对口语表达的重要性作了阐述:
“一人之辩,重于九鼎之宝;三寸之舌,强于百万之师。
秘书说话的魅力要求
一、说话风格明快
秘书说话要明快,这可以给人做事干练精明的印象。
一般来说,人都不喜欢晦暗的事物,即使草木也需要阳光才能生长。
同样,给人阴沉感的谈话,会让人有疑虑、厌恶及压迫感。
二、拥有个性的声音
有的秘书谈话时,非常注意说话的声音,并且说话的声音完全依他们的天赋、个性、场合及他所要表达的情感而变化,能使人觉得是一种享受。
如何让自己拥有个性的声音呢?
秘书可以自我充当对象,把自己的话录下来仔细地听,以发现自己说话的毛病。
通过检查,注意发音的技巧,边改边练,这样就会不断提高。
三、语气肯定
语气肯定,可以给人有主见的感觉。
秘书的工作是为领导服务,如能给人以有主见、果决的印象,可以使人觉得这位领导的秘书很有能力。
四、学会倾听
秘书要使他人听自己说话,首先得先学会倾听。
倾听之后,如果无法在内容上赞成对方的想法,这时你可以告诉对方:
“你所说的,事实上我本身也曾考虑过。
”然后再问对方:
“那你对这件事有何看法呢?
”将判断的决定权交给对方。
这样说话并不是单纯地保护对方的自尊心,而是承认自己并不完美的谦虚表现。
这种形式可以获得对方的认同。
五、语调变化自然
秘书在说话时,无论选择什么样的语调,都应自然流畅,故意做作的声音只能事与愿违。
一般来说,当交谈的对象不是一个人,而是许多人是地,秘书应采用以下技巧:
1、当前一个人声音小时,你的起点就可以压低声音,做到低、小、稳。
2、当前一个人声音小时,你的开始句就要略提高嗓门,清脆响亮,以引起大家注意。
六、思路有条理
秘书说话一定要讲究思路的条理性,否则,说半天,领导还听不懂,就会觉得兴趣索然,甚至不愿意听下去。
秘书要想使自己的语言达到思路清晰,有条理,技巧如下:
1、说话有重点,先主后次。
2、词句要简短,声音果断。
3、表达明了清楚,不含含糊糊。
要让说话不失"分寸",除了提高自己的文化素养和思想修养外,还必须注意以下几点。
第一,说话时要认清自己的身份。
任何人,在任何场合说话,都有自己的特定身份。
这种身份,也就是自己当时的"角色地位"。
比如,在自己家庭里,对子女来说你是父亲或母亲,对父母来说你又成了儿子或女儿。
如用对小孩子说话的语气对老人或长辈说话就不合适了,因为这是不礼貌的,是有失"分寸"的。
第二,说话要尽量客观。
这里说的客观,就是尊重事实。
事实是怎么样就怎么样,应该实事求是地反映客观实际。
有些人喜欢主观臆测,信口开河,这样往往会把事情办糟。
当然,客观地反映实际,也应视场合、对象,注意表达方式。
第三,说话要有善意。
所谓善意,也就是与人为善。
说话的目的,就是要让对方了解自己的思想和感情。
俗话说:
"好话一句三冬暖,恶语伤人恨难消。
"在人际交往中,如果把握好这个"分寸",那么,你也就掌握了礼貌说话的真谛。
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