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Excel技巧.docx
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Excel技巧
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試算表
Mr.MaHoiHung
馬凱雄老師
最近更新日期︰2008年4月13日
檔案、活頁簿及工作表的保護
檔案的保護
完成了的檔案,如果不想被別人開啟偷看內裏的內容,可以進行檔案的保護。
方法是按「檔案」\「另存新檔」,在「另存新檔」視窗內選取「工具」\「一般選項」。
在開啟了的「儲存選項」視窗中輸入密碼。
在「保護密碼」一欄中輸入密碼的話,使用者在開啟檔案時,必須輸入正確的密碼,才能開啟檔案,看到檔案的內容。
在「修改權密碼」一欄中輸入密碼的話,使用者可以看到檔案的內容,不過必須輸入正確的密碼,才能修改檔案。
輸入密碼後,會要求你再輸入一次,以確認密碼。
活頁簿的保護
除了保護檔案外,你亦可以保護活頁簿,這樣你的工作表就不會被他人任意刪除、更名或移動。
方法是按「工具」\「保護」\「保護活頁簿」。
在「保護活頁簿」視窗中,核取「結構」與「視窗」選項,並在密碼欄位中輸入密碼。
確定後,再輸入一次以確認密碼便可以了。
設定密碼後,工作表便不能再進行插入、刪除、更名或移動了。
若要取消密碼保護,只要按「工具」\「保護」\「取消保護活頁簿」,然後在「取消保護活頁簿」視窗中輸入正確的密碼便可以了。
工作表的保護
工作表的保護與活頁簿的保護很相似,只是它們保護的範圍不同。
1.選取允許使用者選取的範圍,然後按「工具」\「保護」\「允許使用者選取的範圍」
2.
在「允許使用者選取範圍」的視窗中,按一下「新表格」,在「參照儲存格」欄位會出現之前所選取的儲存格範圍,沒有問題的話,再按「確定」。
3.
按一下在「允許使用者選取範圍」的視窗中的左下角的「保護工作表」按鈕,在「保護工作表」視窗中設文件保護的密碼及使用者可允許做的動作。
除了我們設定的儲存格外,如果使用者要編輯其他的儲存格,Excel將會出現下面的對話方塊。
巨集的使用
當你在編輯工作表時,若時常重複某些動作,就可以將這些步驟,製作成一個巨集。
以後若又遇到相同的狀況時,只要執行該巨集,就可以在極快速的狀況下完成所有的動作。
建立巨集
通常,建立巨集的方有二種,包括:
1.使用巨集記錄器
2.使用VisualBasic編輯器建立VBA程式碼
第一個方法在製作時比較容易,所謂巨集記錄器,是在Excel中進入記錄狀態,然後一步步執行要記錄的動作,Excel會聰明地將所執行的動作化為VBA程式碼。
由於不用編寫VBA程式碼,所以可以很快上手。
不過當然要製作較複雜的巨集時,使用第二個方法會比較適合。
1
在些我們將會使用第一個方法來錄製巨集。
先開啟範例檔<月考成績表(原始檔).xls>
在這個檔案中,包含了三個工作表,分別為「第一次月考」、「第二次月考」、「第三次月考」。
在工作表中顯示了該班同學的成績,我們希望錄製巨集來完成下列的工作:
1自動地為該班同學排列出該次考試的名次。
2為成績單加上統一固定的格式,以利閱讀。
2.
按「工具」\「巨集」\「錄製新巨集」。
3.在「錄製巨集」視窗中,先設定巨集的基本資料。
包括巨集的名稱、快速鍵以及簡單的描述。
4.
完成之後按一下「確定」,畫面上會出現巨集工具列,表示已進入了巨集的錄製狀態,也就是現在的一舉一動都會被化為VBA程式碼,儲存到巨集中。
5.
選取儲存格F4,即第一名學生的總成績,然後按一下工具列的
「遞減排序」按
鈕來執行遞減排序。
6.
排序中總分的高低之後,在G4的儲存格輸入「1」。
然後選取G4:
G8的儲存格,並按「編輯」\「填滿」\「數列」。
7.
在「數列」視窗中,選取
「數列資料取自」為「欄」;
「類型」為「等差級數」;
「間距值」為「1」;
然後按「確定」。
如次便能填入餘下同學的名次。
8.
因為成績單的排序應以座號來排序。
所以我們選取A4的儲存格,然後按一下工具列的
「遞增排序」按鈕來執行遞增排序。
9.
接下來要執行的工作是設定表格的格式。
選取表格範圍後,按「格式」\「自動格式設定」
10.
在「自動格式設定」視窗中,選取「色彩2」的類型,並按下「選項」按鈕,將「欄寬/列高」的核取方塊取消,然後按「確
定」。
11.回到原來的畫面上,如此已完成了所要錄製的巨集工作了。
按一下巨集工作列上的
「停止錄製」按鈕來停止巨集的錄製。
使用巨集
1.
現在我們來試試使用剛才錄製的巨集。
先選取「第二次月考」的工作表。
並且按「工具」\「巨集」\「巨集」。
2.
在「巨集」視窗中,選取剛才錄製的巨集「Macro1」,再按「執行」,即可執行巨集。
3.
工作表中的表格馬上排出學生的名次,並將格式轉換為錄製的結果,大大簡化了原來的工作。
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