财务服务指导手册模板.docx
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财务服务指导手册模板
财务服务指导手册
(试行版)
计划财务处
2021年3月
前言
为方便师生办理经费报销事宜,节约报销时间,提升财务工作效率和服务质量,根据国家、北京市和学校相关规章制度,学校计划财务处整理撰写了《财务服务指导手册》。
随着国家和北京市相关制度和规定的陆续出台,本手册中的相关内容也会随之更新修改。
欢迎广大师生对本手册内容提出意见和建议。
第一章常用信息
一、开户银行信息
开户户名:
北京工商大学
开户银行:
北京银行阜裕支行
银行账号:
********730
银行行号:
********
二、税务相关信息
单位名称:
北京工商大学
纳税人性质:
一般纳税人
统一社会信用代码:
********
注册地址:
北京市海淀区阜成路33号
注册电话:
********
三、国际汇款信息
ACCOUNT:
Company/customerName:
BeijingTechnologyandBusinessUniversity
Representative:
SUNBAOGUO
BusinessRegistrationNumber:
********
Address:
No.33,FuchengRoad,HaidianDistrict,Beijing********,P.RChina
BANKINFORMATION:
NameofBank:
CHINACONSTRUCTIONBANKCORPORATIONBEIJINGBRANCH
SwiftCode:
PCBCCNBJBJX
Bankcode:
PCBC
CountryCode:
CN
LocationCode:
BJ
BranchCode:
BJX
Address:
17/F,ENTRY4,BUILDINGNO.28XUANWUMENWESTSTREET,BEIJING********,CHINA
Tel:
+86********
Fax:
+86********
(RMB)ACCOUNTNO:
********
第二章财务报销要求
一、发票要求
(一)大学本级的发票抬头为北京工商大学。
下属独立法人单位的发票抬头为法人证书所记载的名称。
(二)发票或票据应真实、合法,印有税务或财政部门的监制章,并加盖开票单位的发票专用章或财务专用章。
报销人不得虚开发票,也不得蓄意拆分开具票据以逃避授权审批。
(三)发票内容应清晰完整,不得擅自涂改,须注明开具的品名、数量、单价、金额,大小写金额准确一致。
发票细目较多的,可附清单,其中:
开具增值税专用发票的,需附由税务系统开具的《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖发票专用章;开具增值税普通发票的,需附供货单位出具的销货清单,并加盖发票专用章(超市购物小票可以不用盖发票专用章)。
(四)单张面积较小的票据(如出租车票、火车票等)应平铺、不重叠地粘贴在A4纸上,并注明票据合计张数、金额等相关信息。
(五)原则上当年取得的票据应在当年报销。
结合学校报销实际,上半年的票据应于当年财务年底封账前报销完毕,下半年的票据最迟应于次年3月底前报销完毕。
(六)发生票据丢失,原则上不得报销。
已通过银行对公转账或公务卡结算出现票据遗失的,须由开票单位出具票据存根联复印件并加盖开票单位发票专用章或财务专用章,经办人书面说明情况并承诺原始票据未报销或退款后,方可作为报销凭据。
如果遗失的是增值税专用发票,需销售方主管税务机关出具《丢失增值税专用发票已报税证明单》。
因票据复印件报销而引起的经济或法律责任,由经办人承担。
二、合同要求
(一)合同的签订必须符合国家相关法律法规的要求。
(二)合同盖章仅限于北京工商大学公章、北京工商大学物资采购专用章和北京工商大学科技合同专用章三种。
(三)财务支出原则上超过两万元(含)以上的业务需提供合同。
(四)涉及资产(经资产处同意,用横纵向课题经费在电商平台购买的资产且金额在2万元以下的可以用订单明细代替合同)、工程、出版、物业保安、专利代理、委托业务费及其他有必要提供合同的支出(不论金额大小)均需提供合同,且需按照《北京工商大学货物和服务采购管理办法》的有关规定执行。
三、结算要求
(一)学校原则上实行非现金结算,采用银行对公转账或公务卡结算两种方式。
(二)使用财政资金或科研课题(国自、国社、科技重大项目)对结算方式有明确要求的资金,或对列入公务卡强制结算目录的业务必须使用公务卡或银行转账结算。
使用公务卡结算,报销时需提供刷卡凭据。
使用银行转账,需准确提供与发票单位一致的户名、开户行、账号、联行号及用途。
(三)使用公务卡结算的,报销时需提供公务卡消费凭据(POS刷卡条、短信记录或银行对账单),且当月刷卡的费用最迟应于次月7日前办理报销(节假日不顺延)。
(四)符合下列情况之一的,可以不使用银行转账和公务卡结算:
1.使用财政资金的(包含基本经费、财政专项和校内专项),不具备对公转账和公务卡结算条件,且单笔交易(多张相邻或相近发票号码视同单笔交易,下同)在500元以下的公务支出。
2.使用非财政资金的,因业务开展实际需要,发生1000元(含)以上的支出而未使用公务卡或银行转账结算的,报销时需要单位负责人和计划财务处负责人签批。
3.使用非财政资金的,给国(境)外单位付款,且无法通过对公转账、公务卡办理的业务。
四、审批要求
(一)发票背面或粘贴单上需有经办、复核、审批三类人员共同签字方可报销。
(二)经办人为项目负责人的,需单位负责人或分管业务负责人审批。
(三)经办人为单位行政负责人,且使用项目经费的(含纵向、横向、财政专项、校内专项),需单位分管业务负责人或党务负责人审批。
使用基本经费和创收经费,需分管业务校领导审批。
(四)财务支出审批流程及额度按照《北京工商大学财务管理办法》的规定执行,具体见下表。
单位:
万元
经费类型
①项目负责人
②部门负责人
③归口部门负责人
④分管校领导
⑤计财处处长
⑥财务校领导
⑦校长
基本运行
公用经费
0-5(含)
5-10(含)
10-100(含)
100以上
财政专项
0-5(含)
5-10(含)
10-100(含)
100以上
校内专项
0-5(含)
5-10(含)
10-100(含)
100以上
科研课题
0-5(含)
5-10(含)
10-50(含)
50-100(含)
100以上
其他经费
0-5(含)
5-10(含)
10-100(含)
100以上
基本运行
人员经费
例行事项由人事处、学生处、研究生院分别审批,非例行事项履行分级授权审批。
工程维修经费
支出必须按照工程进度和合同约定进行。
支出100万元(含)以下需要项目负责人、监理部门、归口管理部门、审计处、计划财务处部门负责人共同审核签字后,报分管业务校领导和分管财务校领导签字批准后办理支付手续,100万元以上的还需校长审批。
基本建设经费
支出必须按照工程进度和合同约定进行。
100万(含)以下由校园建设处、审计处、计划财务处负责人共同审签后,报分管基建和财务校领导签批;100万以上还需校长签批。
应用未用公务卡或转账
使用非财政资金报销,因特殊情况无法使用公务卡或银行转账结算的,单笔交易在1000元(含)以上的公务支出,报销时需在发票背面注明原因,并经单位负责人和计划财务处负责人签批。
五、报销通用要求
(一)报销原则上采用“网络预约+自助投递”的方式。
(二)所有财务报销必须有批准的预算或有明确的资金来源。
(三)报销人对报销事项的真实合法性和相关性等负直接责任,不得发生虚报、违法、非公务等违规行为;项目负责人、各学院、部、处等单位负责人及有签批权的各级人员对职责范围内报销事项的真实合法性、相关性和效益性等负直接责任。
(四)使用公务卡结算的,报销时需提供公务卡消费凭据,且当月刷卡的费用最迟应于次月7日前办理报销(节假日不顺延)。
(五)所有报销均需提供经签批的发票或票据。
(六)劳务费发放金额为税前金额。
个人所得税由学校代扣代缴,次年根据国家税务部门的规定再由个人进行综合所得汇算清缴。
劳务费需通过酬金系统进行发放,并由发放对象本人签字。
学生奖助金需通过银行批量代发补助形式发放。
教职工工资按照工资管理政策执行。
(七)单张面积较小的发票(如出租车票等)应平铺、不重叠地粘贴在《北京工商大学票据粘贴单》或A4纸上,并注明票据合计张数和金额。
(八)学校网上财务报账目前开通了四个模块,包括:
酬金申报、普通报销、差旅费报销、借支票/汇款4个模块,其中:
1.酬金申报:
适用于各类劳务费的发放。
2.普通报销:
适用于有发票的各类报销和冲销借款。
3.差旅费报销:
适用于差旅费的报销和冲销差旅借款。
4.借支票/汇款:
适用于暂无发票,需要先行付款的财务活动。
(九)不允许报销的支出。
违反八项规定精神的支出;娱乐、康体、旅游等支出;烟、酒、茶、礼品等支出(确属科研实验材料的除外);储值卡、购物卡及充值卡等支出(学校公车加油卡、学校公车ETC充值除外);其他应由个人或家庭承担的支出。
六、报销具体要求
报销类型
业务阶段
所需单据
(报公务卡需提供刷卡凭据)
备注
1.
材料费
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
3.实验耗材采购申请单。
4.自行采购2万元(含)以上附合同。
1.通过实验耗材管理系统进行。
2.协议采购无需合同。
3.单项或批量在10万元(含)以上,由国资处组织实施采购;单项或批量在2万元(含)-10万元,采用校内公示方式采购;单项或批量2万元以下,由使用单位实施。
4.发票细目较多,可附清单并加盖发票专用章。
其中:
增值税专用发票,附税务系统《销售货物或者提供应税劳务清单》;增值税普通发票,附供货单位出具的销货清单。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.实验耗材采购申请单。
3.自行采购2万元(含)以上附合同。
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
2.
出版费
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
2.学术著作出版资助申报书。
3.如涉及出版资助变更的,需提供变更审批书。
4.出版合同,加盖双方公章
1.财政性资金不超过5万元(含)/本。
2.横纵向课题可以根据实际需要据实列支。
3.教材出版可以不用出版资助申报书。
4.出版合同盖科技处专用章、
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.学术著作出版资助申报书。
3.如涉及出版资助变更的,需提供变更审批书。
4.出版合同,加盖双方公章
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
3.
版面费
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.文章录用通知(有印章)。
3.网上预约单(报销)
1.财政性资金不超过1千(国内一般)/3千(国内核心)/5千(国外)/篇。
会议收录论文,由项目负责人在通知上注明论文的等级。
2.横纵向课题可以根据实际需要据实列支。
3.如版面费发票出具单位与录用通知出具单位不一致,附举办单位的证明材料。
4.如果收款单位为境外机构,需提供缴费通知及银行卡缴费记录。
5如无通知,可用文章复印件(封面、目录、文章、封底)。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.文章录用通知(有印章)。
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
3.网上预约单(报销)。
4.
会议费/培训费(主办)
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.主办会议/培训的通知。
3.北京市政府采购会议费结算明细单。
4.人员签到表(注明“参会人员*人,其中工作人员*人”)。
5.政采单位提供的费用原始明细单据(菜单、住宿明细等)。
6.北京工商大学筹办会议(培训)审批单原件。
7.网上预约单(报销)。
1.对方单位必须是政府采购定点单位。
2.不论金额大小均需计划财务处负责人签字。
3.横纵向课题不需要会议计划。
4.会议费实行550元/人天总额控制。
5.培训费实行550元/人天总额控制。
6.各项明细费用之间可调剂使用,对于不发生的事项,报销额度上限应按明细标准进行相应扣减,特别是不安排住宿的会议不能列支住宿费,额度上也不能超过无住宿费的支出标准。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.北京工商大学筹办会议(培训)审批单复印件。
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.主办会议/培训的通知。
3.北京市政府采购会议费结算明细单。
4.人员签到表(注明“参会人员*人,其中工作人员*人”)。
5.政采单位提供的原始明细单据(菜单、住宿明细等)。
6.北京工商大学筹办会议(培训)审批单原件。
7.网上预约单(报销)。
5.
差旅费(含参会、培训或调研)
直接报销(有发票)
1.火车票、飞机票(附登机牌)、住宿费、保险、订票费、会务费、培训费发票。
3.参加会议/培训通知(带章)(调研无需提供)。
4.经签批的差旅预约单。
1.使用财政资金购买机票的应为公务机票【网址】。
如购买非公务机票需提供购票时与公务机票同时刻、同航班、同舱位票价截图。
2.登机牌丢失的,可在【网址】网站打印客票已使用的证明。
3.标准按照差旅费管理办法执行。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
销借款
(还发票)
1.火车票、飞机票(附登机牌)、住宿费、保险、订票费、会务费、培训费发票。
3.参加会议/培训通知(带章)(调研无需提供)。
4.经签批的差旅预约单。
6.
会务费、培训费(无差旅)
直接报销(有发票)
1.会务费、培训费发票。
2.会议/培训通知(带章)。
3.网上预约单(报销)
1.本条适用于无差旅费的会务费、培训费。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.会议/培训通知(带章)。
直接报销(有发票)
1.会务费、培训费发票。
2.网上预约单(报销)
7.
因公出国(境)费
借款
(借支票/换汇)
1.转账支票领用申请单。
2.出国批件(复印件)
3.预算审批单(复印件)。
4.因公出国外汇开支预算表(复印件)。
1.原则上不允许委托旅行社。
2.使用财政资金购买机票的应为公务机票【网址】。
如购买非公务机票需提供购票时与公务机票同时刻、同航班、同舱位票价截图。
3.优先选择我国航空公司。
因特殊情况选择外航的,需填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》,经外事和财务部门审批。
用汇核销
1.国际旅费行程单、登机牌(电子版)。
2.已换汇的除伙食、公杂费以外的费用发票,如住宿费发票、会务费发票等(需翻译并折算为换汇币种)(电子版)。
3.邀请函/会议通知(中英文)(电子版)。
(用汇核销的时候也要与出国批件和预算审批单核对,住几晚就核销几天的住宿费,伙食、公杂费按从离境到抵境的天数算)
1.电子版发至计划财务处邮箱【邮箱地址】(邮件名称为“出国批件号+出国团组负责人名称”,其中住宿费文件名为“入住国家及地区+天数+人数”)。
2.财务人员将电子版上传财政系统,待财政批准后,通知老师领取用汇核销表。
老师拿用汇核销表去财政盖章,去银行办理退汇手续。
3.登机牌丢失的,可在【网址】网站打印客票已使用的证明。
4.登机牌按时间顺序不重叠地粘贴在《北京工商大学票据粘贴单》上。
5.汇率(业务发生日):
中国银行外汇牌价/银行支付凭证的汇率。
销借款
(还发票)
1.因公出国用汇开支及核销表(原件)。
2.邀请函/会议通知(中英文)。
3.银行换汇及退汇单据。
4.经审批签字的《北京工商大学因公出国(境)报销单》。
5.除伙食、公杂费以外的费用凭据,如国际旅费机票、登机牌、住宿费发票、会务费发票、城市间交通费、签证费等。
8.
公务接待费
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.派出单位公函。
3.《北京工商大学国内公务接待清单》。
4.菜单。
5.网上预约单(报销)。
1.外事接待费可以不需要派出单位公函。
2.外事接待费购买纪念品要提供人员名单或礼品接待说明。
3.公务接待清单包括:
接待对象单位、姓名、职务、公务活动项目、时间、接待场所、菜单、接待陪同人员情况。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.派出单位公函。
3.《北京工商大学国内公务接待清单》。
4.菜单。
5.网上预约单(报销)。
9.
市内交通费(含汽车租赁)
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
3.车辆租赁需明细清单。
4.2万元(含)以上,附合同。
1.除学校公务用车外,所有经费不允许支出各类充值业务。
2.出租车票注明:
乘坐人、事由、起止地点。
3.出租车票应平铺、不重叠地粘贴在《北京工商大学票据粘贴单》或A4上。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.车辆租赁需明细清单。
3.2万元(含)以上,附合同
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
10.
制作/复印/打印费(批量)
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
3.打印/复印/制作费明细。
4.2万元(含)以上附合同。
2万元(含)以上需附合同。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.打印/复印/制作费明细单。
3.2万元(含)以上需附合同。
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
11.
印刷费(批量)
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
3.2万元以下,附印刷明细。
4.2万元(含)以上附合同
及政府采购结算明细单
1.印刷费2万元(含)以上附合同。
2.印刷费2万元(含)以上需要政府采购。
3.因涉密要求,2万以上的印刷未政府采购的,需提供情况说明。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.2万元以下,附印刷明细。
3.2万元(含)以上附合同
及政府采购结算明细单
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
12.
测试/委托业务费
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
3.测试/委托合同。
1.委托业务不论金额大小均需提供合同。
2.测试费2万元(含)以上需附合同。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.测试/委托合同。
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
13.
购置固定资产/无形资产/批量图书/数据库
直接报销(有发票)
1.网上预约单(报销)。
2.经签字审批的发票。
3.合同
4.固定资产/无形资产验收单和入库单
1.资产采购原则上不允许借款。
2.资产采购均需附合同,如经资产处同意,用横纵向课题经费在电商平台购买的资产且金额在2万元以下的可以用订单明细代替合同。
3.集中采购目录内的(无论金额大小)、采购目录外的单项或批量采购金额在50万元(含)以上的需政采。
(资产处单独审批的除外)。
4.合同约定分期付款的,付进度款时可以没有验收单;进口设备付款给进口代理商时,可以没有验收单,等设备验收合格后,需提供验收单。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.合同
销借款
(还发票)
1.网上预约单(报销)。
2.经签字审批的发票。
3.固定资产/无形资产验收单和入库单。
14.
图书资料(零星)
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
3.图书明细单。
4.两万元(含)以上附合同。
1.采购图书需提供明细单据或订货清单。
2.两万元(含)以上需附合同。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.图书明细单
3.两万元(含)以上附合同。
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
15.
办公用品
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.货物明细清单。
3.办公用品入库单。
4.网上预约单(报销)。
各单位原则上不得未经审批自行采购办公用品,需由国资处统一审批、采购和结算报销。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.货物明细清单。
3.办公用品入库单。
4.网上预约单(报销)。
16.
物业/保安费
直接报销(有发票)
1.网上预约单(报销)。
2.首次付款时提供合同原件。
3.支付剩余款项时,提供合同支付方式页复印件。
4.北京市政府采购结算明细单。
5.经签字审批的发票。
1.物业和保安费原则上不允许借款。
2.对方单位必须是政府采购定点单位。
3.特殊情况下,确需办理借款的,一事一议。
4.根据每年北京市的政府采购目录的变化要求,适时调整政采单据的要求。
17.
公务用车运行维护费
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.北京市政府采购结算明细单。
3.合同。
4.网上预约单(报销)。
1.对方单位必须是政府采购定点单位。
2.两万元以上的支出需要合同(除维修、加油、保险、ETC之外)
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.北京市政府采购结算明细单。
3.合同。
借款销账(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
18.
水/电/暖费
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.费用明细清单。
3.网上预约单(报销)。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.费用明细清单。
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
19.
工程款
直接报销(有发票)
1.网上预约单(报销)。
2.经签字审批的发票。
3.工程结算审批单。
4.首次付款时提供合同原件。
5.支付进度款,提供合同支付方式页复印件。
1.工程款原则上不允许借款。
2.特殊情况下,确需办理借款的,一事一议。
20.
专利费/专利代理费
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)
3.专利代理附合同。
专利代理费需提供代理合同。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.专利代理附合同。
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
21.实习费/参赛费
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
3.参赛通知/实习培训合同。
1.涉及差旅费的按照差旅费规定执行。
借款
(无发票)
1.网上预约单(借款)。
2.参赛通知/实习培训合同。
销借款
(还发票)
1.经签字审批的发票。
2.网上预约单(报销)。
22.学生活动费(含奖品、服装、道具、等)
直接报销(有发票)
1.经签字审批的发票
2.发放学生奖品,需附学生签收表。
3.网上预约单(报销)。
4.两万元(含)以上附合同。
1.奖品只能用于奖励学生,不允许给教职工。
2.两万元(含)以上需
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