资产管理系统操作说明普通用户.docx
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资产管理系统操作说明普通用户
资产管理系统操作说明(普通用户)
Ø登录系统
网址:
http:
//210.43.128.62/SBK2000
用户名:
各个学院的使用单位代码,详情可参看附件内容。
密码:
初始密码是:
空;初次登录后在‘系统管理——用户管理——修改密码’中修改密码。
Ø资产入账:
SBK20007系统是一款网络版系统,数据的录入由各级部门资产管理员在网上登录系统完成,将数据录入到临时表,再由该数据库的归口管理部门人员进行审核,审核通过后数据进入该数据库的主表中。
以下以‘设备管理’为例,讲解资产入账的过程。
首先选择‘设备管理’,再选择‘设备登记——设备入账’,进入设备登记入账的页面,如图。
标准字段填写格式:
1.录入人及录入时间:
为系统自动识别生成的,为不可修改的,其来源于目前录入数据的用户名和当前的系统时间。
2.设备编号:
在‘临时表’中设置其长度为11个字节,由系统自动生成,其组成为:
3位‘使用单位’代码+8位系统自动编号,当临时表中数据经资产审核部门审核通过后进入‘主表’时,系统会按照主表中的编号顺次自动编制。
3.分类号:
指对设备进行统一分类的编码,若无对应编码,填上一级编码,编码末位填“00”补齐8位。
填写明确的分类号后,单击‘关联相关表’,在弹出的提示框中,选中分类号对应的设备名称,双击鼠标左键,在‘设备名称’中出现对应仪器设备名称。
4.设备名称:
填写采购的设备名称,为了方便用户查找设备对应的分类号,在本系统中设置了相关表功能,用户只需填写该设备的通用名称(注意:
最好填写设备的部分主要名称进行模糊查询),如“微型电子计算机”,用户只需填写其通用名称“计算机”,然后单击工具栏的‘关联相关表’,即可弹出提示框,选定相应的分类号,双击鼠标的左键,选定的选项数据分别填入‘分类号’及‘设备名称’输入框中。
5.型号:
是描述仪器设备性能的重要内容之一。
按仪器设备标牌或说明书标示填写,型号不清的仪器设备,经学校管理部门核实后,填“*”,超出字段长度应截取主要部分填写。
6.规格:
指仪器设备的规格和主要技术指标。
规格不清的仪器设备,经学校管理部门核实后,填“*”,超出字段长度应截取主要部分填写。
7.仪器来源:
按代码填写:
1.购置;2.捐赠:
指自然人、法人或者其它组织自愿无偿向学校捐赠的仪器设备;3.自制:
主要部分是自行设计、加工、制造的仪器设备;4.校外调入:
除前三项外的其他来源。
在本系统中,“仪器来源”项也设置了对照表方便用户直接选择。
8.国别:
指仪器设备具体的生产国家代码,以产品标牌标示的产地为准,国别码不清的填“000”。
同样的“国别码”一项在本系统中也设置了对照表用户方便录入。
9.购置日期:
6位字符,格式为前四位年份,后两位月份,如‘200901’。
10.生产厂家:
购置设备的生成厂家。
11.出厂日期:
购置设备的出厂日期,填写的格式可以自己定义。
12.出厂编号:
指设备标牌(说明书)上注明的设备的出厂编号。
当录入的数量大于1,需要每台设备分别录入‘出厂编号’的时候,有两种方式输入:
1)可在‘出厂编号’输入框中先录入一个编号,再单击‘批量出厂编号’按钮,在出现的出厂编号表框中,系统将先前录入的出厂编号复制出填写的数量个数,可再对其修改;
2)或者直接单击‘批量出厂编号’,在弹出的出厂编号输入框中输入每台设备的出厂编号,每个出厂编号之间用‘|’隔开。
注意:
出厂编号的个数必须与数量个数匹配,才能提交成功,否则系统给予提示。
13.单价:
指仪器设备主件的价格。
以元为单位,保留两位小数。
14.单台附件总额:
购置单台主件时配置的所有附件的总金额。
以元为单位,保留两位小数。
15.附件数量:
购置单台主件时配置的所有附件的数量。
16.数量:
填写该批入账的同种设备的数量(主件数量)。
17.总金额:
该批入账设备的总金额,包含设备的主件及附件金额,本系统中主件金额自动计算,无需手填。
18.使用单位:
指仪器设备所在院系的名称(或者行政单位名称)。
普通用户只能录入本单位的资产信息,系统自动填写为用户的所在单位,无需选择。
19.管理人:
指仪器设备的保管人。
20.使用方向:
指仪器设备的使用性质,包含教学、科研、行政、生活与后勤、生产、技术与开发、社会服务。
21.现状:
指仪器设备使用的状态。
在本系统中“现状码”一项也是设置了对照表可以直接选择填写的。
其余的信息字段根据各个学校的规定自行填写,填写完毕后单击“提交”,弹出“添加信息成功”的提示框,提示该(批)设备信息已成功添加进“设备临时表”了,可再接着输入下一批的设备信息,提交的到临时表的数据需等待资产管理部门人员审核,才能进入主表。
复制上条数据:
如果接着再输入的设备信息,跟上条数据信息类似,只是有个别的信息不同的话,可使用该工具,单击‘复制上条数据’按钮,此时除了设备编号会自动递增,其他所有数据都和上条记录一致,可在此基础上修改部分数据,再提交保存,可提高数据录入的效率。
注意:
提交数据以后,如切换到其他的功能模块,即离开‘数据录入’的页面后,‘复制上条数据’的功能就失效了。
Ø数据查询、下载:
任意定义条件查询,从海量数据中迅速提取需要的数据,是SBK20007产品的一大特色。
以‘设备管理’为例,选择‘数据查询——组合查询’,进入‘查询数据’页面,选择要查询的数据表‘设备表’,单击‘查询’按钮,进入查询页面。
1.页面主体部分为数据列表:
刚进入页面将显示出所有的数据,可通过最右侧的页面导航翻到最前页、最后页,或者选择某一个页面来查看数据,一个页面显示20条数据。
2.页面最上部分为简单统计,统计出当前列表中显示数据表的总记录数、以及金额合计数。
3.列表上方为工具栏:
1)
:
将列表中的数据从服务器中下载到本机,以Excel格式保存。
挂了对照表的字段都转换为汉字。
2)
:
将列表中的数据从服务器中下载到本机,以Access格式保存。
注:
下载到本机后,文件后缀名为:
.sbk,为本系统中特定的后缀名文件,可以用SBK2000单机版(工作站),或者用Access直接打开。
注意:
数据库中挂了对照表的字段必须转换为代码,在‘导出数据’的时候,系统自动对应其对照表内容,将代码转换为汉字,才能成功下载到本机。
如挂了对照表的字段有汉字,那么在‘导出数据’的时候无法找到对应的代码转换,会导致数据无法导出,也就会出现掉漏数据的情况。
3)
:
组合条件查询设备数据,单击该工具后,页面向下拉出一个查询条件生成器,如图,这里我们以一个简单的例子做一个讲解‘查询条件生成器’的使用方法,使用这个工具可以组合出任意的条件来过滤数据。
查询这样一个条件的数据:
单价大于800并且用于教学或者科研的仪器设备。
A.首先选择字段名称:
下拉框中列出‘设备表’中的所有字段,选择‘单价’;运算符:
选择‘大于’;值:
输入‘800’;单击最后的
按钮,在条件栏中写入了‘单价大于800’的查询条件;这里要注意的是:
如果选择的查询字段是设置了对照表的字段,那么在‘值’的输入框中只能在下载框中选择对照表中的内容。
B.在最下面一排按钮中选择‘并且’;接着选择一个左括号(;
C.然后再以同样方法写入查询条件,‘使用方向等于教学’,接着选用‘或者’,继续写入查询条件‘使用方向等于科研’,最后再选择一个右括号);
D.这样一个查询条件‘单价大于800并且(使用方向等于教学或者使用方向等于科研)’就完成了。
如果在写查询条件的过程中有发生错误的地方可以单击‘后退’返回到上一步进行修改,或者清除写的所有条件,重新在编写;
注意:
用模糊查询,运算符用‘类似于,不类似于’,通配符为:
%,如果表达式为‘字段类似于%’表示查询库中所有的数据。
E.确定了查询条件后,单击‘查询’按钮即可找到需要的数据在列表中显示。
F.查询的结果按设备编号排序列出,如果是挂了对照表的字段,会在列表中转换为汉字,字段名标识为‘字段名_名称’例如‘仪器来源_名称’。
G.如果用户希望将查询到的数据下载到本机,点击“导出EXCEL表”,数据就将以EXCEL表格的形式保存在用户指定的客户端本机位置;点击“导出MDB库”,数据就将以SBK2000可以识别的ACCESS库的形式保存,
注意:
普通用户使用数据查询功能只能查看到设置了查询权限的数据库,一般只能查询其所在的使用部门的数据情况,而无权查看其它部门的数据。
只有‘系统超级管理员’可以查询到数据库中全校所有数据信息。
数据查询条件生产器在SBK20007中运用很广泛,在数据审核、数据修改、删除、统计等等地方都需要用到。
如不需要查询条件生成器,再单击‘查询’按钮可将页面向上拉,把工具隐藏起来。
4)
:
在列表中选中某一条数据,单击鼠标选中,使其颜色变深即可,单击‘卡片模式’按钮,可将该条数据以卡片的形式展开,让设备信息查看更加直观,查看完毕后单击‘返回’按钮即可。
5)
:
查看选中数据的设备图片,使用的方式同上。
将拍摄好的设备照片上传到服务器指定的目录:
安装目录中的‘pictures’文件夹中,并以该设备的编号命名图片。
Ø增值附件表录入:
选择‘设备管理’,选择‘设备登记——设备附件入账’,填写附件相关信息,录入的方式设备信息录入的方式一样,附件编号系统自动增加填写,其中所属设备编号、单价是必填项,提交保存。
输入了所属设备编号后,系统会自动判断该设备是否已经报废或存在,如果不存在或者报废都不能再添加附件。
附件数据录入后,需等待资产管理部门审核,审核通过系统将自动将附件金额累计加入到所属设备的附件金额中,并增值设备的总金额。
Ø价值变更表录入:
选择‘设备管理’,选择‘设备登记——价值变更申请’,填写主件价值变更的信息,录入的方式设备信息录入的方式一样,变更表编号系统自动增加填写,填写了设备编号后单击‘影射关系绑定’,该设备的基本信息会自动显示,再填写主件的增值或者减值金额,以及变更时间、原因、内容等信息,提交保存。
价值变更信息录入后,需等待资产管理部门审核,审核通过系统将自动将变更的金额反应到主表中所属设备的单价中,同时变更设备的总金额。
Ø资产调拨:
选择“设备调拨管理—调拨申请”,进入“资产调拨及变更”页面,列表中列出设备主表的全部数据(如果是普通用户使用,只能列出权限范围内的数据)。
1)首先通过使用‘查询’工具,过滤出需要调拨的设备数据,如果过滤出来的设备全部都要调拨,可直接单击‘全选’;如果过滤出来的数据也只是调拨其中部分数据,则在数据列表中勾选。
2)确定后,单击‘添加调拨集’按钮,需要调拨的设备选择到下面的数据列表中,可累计添加。
在‘调拨集’的列表中,如果全部都确定要调拨,就单击‘全选’按钮,如果只是调拨其中部分,同样通过勾选的方式来选定。
3)确认需要调拨的设备后,单击‘提交调拨申请’按钮,如果是单条设备调拨,则进入以下界面,直接填写调拨的信息:
在这个页面大部分设备基础信息是被锁定不可修改的,只有是使用单位、科室、使用方向、存放地点、物管员、使用保管是可更改的,改成该设备调拨的信息,完成后,单击‘提交’按钮,系统将自动生成一张“设备调拨单”,调拨单中将这几个字段的原数据以及更改的后的数据都记录下来,以便管理员审核以及用户日后查询该设备在学校调拨变动的轨迹。
4)如果调拨的是多条数据,则直接填写该批设备的调拨信息,依次填写完成调拨内容后,单击‘提交申请’,提交调拨单。
5)打印调拨单,选择‘卡片管理——卡片打印——特殊打印——设备调拨单’,操作的方法参看以下的‘卡片打印’章节。
6)提交的调拨单需经过管理员审核通过后才能生效,主表中的调拨信息才能发生相应的变化。
调拨单在未被审核的时候,是不可以做重复的调拨操作的,如果资产管理员审核不通过,将其调拨单删除,调拨操作将不能生效,可以再做调拨操作。
注意:
已经报废的设备是不能再调拨的。
Ø资产报废:
选择“设备报废管理—设备报废申请”,进入“资产报废申请”页面,列出‘设备表’的所有数据,在列表中使用查询条件生成器,输入查询条件,过滤出需要报废的数据,在列表中选中后添加到‘报废数据集’中,再在‘报废集’中选择设备确认报废,其操作同以上详解的‘资产调拨’。
进入资产报废页面,该页面中只有‘现状’字段是可以更改的,其余的字段全部锁定,可将现状改为‘报废’,提交生成报废单。
如果是‘家具资产’的部分数量报废,可以直接填写报废的数量,在将现状做更改。
提交的报废单需经过管理员审核通过后才能生效,审核通过后,该设备在主表中的现状改为‘报废’,报废单在未被审核的时候,是不可以做重复的报废操作的;如果资产管理员审核不通过,将其报废单删除,报废操作不能生效,设备还是‘在用’的状态。
报废部分数量的家具,审核通过后,会将数量自动减掉,总金额重新计算。
打印报废单,同样使用特殊打印,选择‘卡片管理——卡片打印——特殊打印——设备报废单’,操作的方法参看以下的‘卡片打印’章节。
Ø数据修改、删除:
普通用户修改本单位数据权限为:
可任意修改临时表的数据,修改主表中给定权限的字段信息,并需要通过资产管理员的审核才能生效,更新主表信息。
普通用户删除本单位数据权限为:
可任意删除临时表的数据,没有权限删除主表数据。
选择‘数据管理——设备数据编辑’,选择需要编辑或者删除数据的表,选定后,进入‘数据编辑管理’页面。
1.页面主体部分为数据列表:
刚进入页面将显示出所有的数据,可通过最右侧的页面导航翻到最前页、最后页,或者选择某一个页面来查看数据,一个页面显示20条数据。
2.列表上方为工具栏:
1)
:
在列表中选择一条数据,单击编辑按钮,进入该条数据的编辑页面,修改数据后需要保存,才能更新数据库中信息。
2)
:
在列表中选择一条数据或者多条数据,单击‘删除’按钮,系统将提示数据成功删除。
3)
:
单击该按钮,调出‘查询条件生成器’,使用方法同上‘数据查询’,可先通过‘查询条件生成器’找到需要的数据,然后再做编辑或者删除的操作。
4)
:
批量修改数据,针对一批设备数据做批量修改,只有系统管理员能够使用该功能。
Ø设备维修
设备维修处理,先有资产管理员提交设备维修申请,管理部门批复后做维修处理,维修完成后,办理办结手续,打印维修单。
选择‘设备管理—设备维修管理——维修申请’,进入设备维修申请页面;
查询后选中需要报修的数据,单击‘报修’按钮,打开设备报修页面,这里的设备基本信息直接取自设备表,填写‘故障现象’后,提交申请。
Ø卡片打印:
选择‘卡片管理—卡片打印’,打开‘卡片打印’页面,首先选择需要打印卡片的“资产管理类别”及数据表,本系统支持几种方式的打印:
1.单张卡片打印:
有两种方式实现,选择‘全部数据’,将数据表的所有数据列出,然后在其中选择需要打印的数据,单击‘生成卡片’,即可打印需要的卡片(卡片样式是系统初始化过程中制作的);选择‘数据过滤’,通过‘查询条件生成器’过滤出需要的数据,单击‘生成卡片’,打开需要打印的卡片,单击‘打印卡片’,即可。
2.多张卡片连续打印:
选择‘数据过滤’,通过‘查询条件生成器’过滤出需要的数据,选择‘全部打印’即可将所有查询出来的数据连续打印出来,条码标签的连续打印也在此操作。
以上打印方式都是一张卡片对应一条数据来打印的。
3.特殊卡片打印:
选择‘特殊打印’,可在一张卡片上打印多条数据,以卡片的形式打印明细。
1)初次进入该页面打印的时候,需要做页面设置的初始化,单击‘页面设置’按钮,‘每页打印记录数据’中输入‘一张卡片打印的记录条数’,不要超过绘制卡片的最大容纳的记录数;‘每次打印份数’中填写‘每次打印的页数’,然后‘确定’。
如果这个每次打印都是按此设置,则无需再更改。
2)页面设置完成后,首先进行数据过滤,也就是查找需要打印验收单的数据,选择查询的字段名、运算符、以及查询值,详细的查询器操作说明可参看以上‘数据查询’章节。
3)查询出来的数据后,选择‘预览当前页’,可在卡片打印框中显示出预览的打印单据的效果,如果满意,可单击‘打印当前页’;如有多页,需再选择页面,预览打印效果,再卡片打印。
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- 关 键 词:
- 资产 管理 系统 操作 说明 普通用户