RYSOP07008办公管理制度B0.docx
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RYSOP07008办公管理制度B0.docx
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RYSOP07008办公管理制度B0
办公管理制度
(第B版第0次修订)
文件编号:
RY/SOP-07-008
受控编号:
编制:
副总裁办公室
审核:
张丽艳
批准:
王金鹏
辽宁辉山乳业集团有限公司生产运营中心
2013年8月16日发布2013年8月16日实施
版本变更
版本号
版本日期
变更人
变更内容概述
B/O
2013/08/12
卢熙
相关角色与职责、工作程序内容更新
目录
1目的4
2适用范围4
3相关角色和职责4
4流程图4
5管理要求6
5.1办公人员仪容仪表的规定6
5.2办公室人员的行为举止的规定6
5.3行政资产管理7
5.4高管人员宿舍管理规定11
5.5机票预定的管理规定11
5.6保密制度12
6权限指引12
7相关文件14
8相关记录14
1目的
为规范员工在办公区的工作行为及管理人员的管理行为,树立企业的良好形象。
使员工明确办公区工作的基本流程,特制定本制度。
2适用范围
适用生产运营中心各职能部门及各加工厂。
3相关角色和职责
3.1生产运营中心副总裁办公室(简称副总裁办)负责本制度的编写与修订。
负责对中心各职能部门及各加工厂的办公秩序进行管理,对本制度的执行情况进行监督。
3.2加工厂综合部负责本单位办公秩序的管理,对本制度的执行情况进行监督。
3.3中心其他职能部门及各加工厂各部门应严格执行本制度。
4流程图
编号
流程图名称
4.1
行政资产的申请流程
4.2
办公用办公设备、设施报修流程
5管理要求
5.1办公人员仪容仪表的规定
5.1.1员工在工作期间应保持良好的职业形象。
着装要求整洁、大方,职业化。
如出席重要商务活动或业务谈判时应着正装出席。
5.1.2男员工要求:
头发梳理整齐,不留长发,不染烫怪异发型;眼镜款式应简洁、干净,不能太夸张,镜片保持清洁;不得穿戴耳钉和耳环、项链等饰品;不得穿背心、短裤、拖鞋上班;手指甲不能太长,标准不能超过指肚,且无污垢;
5.1.3女员工要求:
头发整齐、清洁,不染烫怪异发型,不得披头散发;不得浓妆艳抹,不用有浓烈气味的化妆品;不用颜色夸张的口红、眼影、唇线;手指甲不能太长,标准不能超过指肚,且无污垢;不得穿吊带、寸裙上班。
5.1.4员工如违反以上要求,部门负责人应对其可进行批评、教育。
多次教育无效的,部门负责人可对其进行处罚。
5.2办公室人员的行为举止的规定
5.2.1员工在办公室应处处体现良好的个人素养,谈话控制音量。
言行文明,接听电话及接待客人应充分注意礼貌用语,维护企业形象。
5.2.2工作时间内不串岗聊天,不浏览与工作无关的网络信息、报纸、杂志及书籍。
严禁带儿童及其他无关人员进入办公区域。
5.2.3员工须在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生清洁工作,桌面保持干净、清洁,桌面物品以及文件资料摆放整齐。
办公桌、电脑、屏风及墙面不得随意张贴各类资料,特殊情况需报备副总裁办(加工厂综合部)。
电脑设备、电话及其它办公用品应有序摆放于指定位置。
私人物件应放在抽屉内。
5.2.4员工应爱护企业财产,对桌面电脑、网络设备、电话、传真机等办公设备专人使用,专人负责。
5.2.5员工不得私自携带其它设备或各类驱动器到公司安装使用。
不得私自拆装计算机或办公设备。
不得任意在电脑上安装与工作无关的软件。
若因人为因素造成设备非正常损坏应承担相应的责任。
5.2.6各类文书应及时归档,员工不得任意翻阅、复制企业资料或擅自对外公开企业信息,若因工作疏忽造成文件资料丢失,或泄露企业经营机密,公司将追究其相应责任。
5.2.7员工应树立环保意识,注意节约。
提倡双面用纸,重要资料应注意保密,不得随意废弃乱扔,需使用碎纸机进行销毁。
5.2.8下班时各部门应注意检查关闭门窗、电器、空调及照明电源。
最后离开办公区的部门和人员应负责检查办公区的门窗和电源情况,做好检查。
5.2.9员工有义务维护办公室、洗手间、走廊的清洁,发现不清洁之处应主动提醒保洁人员及时清除。
5.2.10各职能部门为部门内办公设备、设施的责任部门,负责办公设备、设施的日常管理和报修工作。
员工在使用中若发现办公设备(包括打印复印一体机、通讯、照明、影音、电脑、办公设施等)损坏或发生故障时,员工填写RYR-07-029《办公设备、设施报修申请单》,上报向副总裁办行政专员(加工厂上报综合部行政助理)处及时处理、解决,以便不影响正常工作。
办公区的报修工作详见4.2“办公设备、设施报修流程图”。
5.3行政资产管理
5.3.1行政资产是指用于日常办公使用的固定资产及办公用品等设备、设施。
5.3.2副总裁办负责组织编制中心职能部门和加工厂行政费用年度预算,上报财务。
中心各职能部门编写本部门年度行政费用预算上报副总裁办,加工厂综合部编写加工厂本年度行政费用预算上报副总裁办。
5.3.3行政资产的申报和审核工作。
5.3.3.1副总裁办为生产运营中心总部各职能《GAM001-001固定资产类办公用品申购单》、《GAM001-003月度办公用品采购申请单》的汇总部门。
各加工厂综合部为各加工厂《GAM001-001固定资产类办公用品申购单》、《GAM001-003月度办公用品采购申请单》的汇总部门,负责与中心副总裁办进行对接。
申报流程详见集团文件《GAM001办公用品管理制度》
5.3.3.2副总裁办行政专员负责将中心各职能部门及各加工厂综合部上报的《GAM001-001固定资产类办公用品申购单》、《GAM001-003月度办公用品采购申请单》进行汇总,办公用品类要求副总裁办主任审核并同意后,报到集团行政管理部进行申买和采购。
固定资产类要求中心人力资源部进行审核,副总裁办主任进行复核后,生产运营中心副总裁审批,上报集团行政管理部申买和采购。
办公用品、行政资产生产运营中心要求申请工作流程详见4.1“行政资产申请流程图”。
5.3.4办公行政配套标准(提前以以下标准为原则,可根据实际情况适当调整)
5.3.4.1高管标准(M1级总监及以上级)
5.3.4.1.1高管独立办公室、办公桌椅一套、文件柜二个、组合沙发一组、茶几及配套茶具一个、碎纸机一个、高级水壶一个、冰柜一个(品尝产品)、台灯一台、衣架一个、绿植、白板一个。
5.3.4.1.2笔记本一台、专用办公座机电话一部、文件架三层一个、书立一个、纸抽每月二盒、皮面笔记本每年两本、8GU盘一个,计算器、订书器等相关办公用品。
5.3.4.2部长标准(M2/M3级)
5.3.4.2.1正部长:
部长办公桌椅一套、文件柜一个、组合沙发一组、衣架一个、台灯一个、绿植、白板一个。
5.3.4.2.2副部长:
员工办公桌椅一套、台灯一个、绿植。
5.3.4.2.2笔记本一台(如不外出的要申请台式机)、办公座机电话一部、文件架三层一个、书立一个、纸抽每月二盒、皮面笔记本每年两本、8GU盘一个,计算器、订书器等相关办公用品。
5.3.4.3员工标准(P1级以下级别)
5.3.4.3.1员工办公桌椅一套。
5.3.4.3.2台式机一台、办公座机电话一部、文件架三层一个、书立一个,计算器、订书器等相关办公用品。
5.3.4.3.3非消耗性办公用品:
计算器、电话机、打孔器、剪刀、插排、订书器等,各部门本着节约的原则,两、三人共用一个(特殊应用部门除外),同时申请非消耗性办公用品要求以旧换新。
5.3.4.3.4消耗性办公用品:
各部门应按标准申请,集团行政管理部给出的《GAM001-003月度办公用品采购申请单》以外的办公用品,将不予申请。
部门因特殊情况大量用办公用品的,请写情况说明
5.3.4.3.5耗材类办公用品:
U盘、墨盒等经本部门部长审批,并根据实际情况申请。
5.3.4.3.6员工申请电脑
5.3.4.3.6.1新招聘人员在入职后可申报电脑,如果本部门有备用电脑可直接使用,如果没有可向信息部借用。
5.3.4.3.6.2员工申请电脑应为台式机,如有经常跑外的员工,需申请笔记本的,应在《GAM001-001固定资产类办公用品申购单》中写明原因,副总裁审批同意后方可购买。
5.3.4.3.6.3电脑的申请标准由集团信息部制定,如有特殊要求需先与集团信息部沟通。
5.3.4.4公共区域标准
5.3.4.4.1公共区域包括:
会议室、接待室、培训室、打印室等。
5.3.4.4.2会议室:
会议桌椅(可容纳18-20人),小会议室桌椅(可容纳8-10人)、投影仪、无线麦克、录音笔、激光笔、白板、水壶、茶杯、纸抽、纸桶。
5.3.4.4.3接待室:
沙发一组、茶几、茶具一套、消毒柜、饮水机、纸抽、报刊书架(放内刊及行业相关刊物)、多功能充电器。
5.3.4.4.4培训室:
讲师台、培训桌椅、无线麦克、投影仪、大屏幕、饮水机、白板。
5.3.4.4.5打印室:
扫描、传真、一体式复印机一、两个。
5.3.4.4.6办公区:
部长桌椅、员工桌椅、饮水机一个、文件柜两、三个、办公电话(可两人公用一台)、衣架、绿植。
有特殊要求申请电子及周边电子设备的,需要填写《GAM001-001固定资产类办公用品申购单》,经副总裁确认审批后,方可购买。
5.3.4.5办公用品的申请原则(参照集团《GAM001办公用品管理制度》)
5.3.4.5.1中心各职能部门办公用品的申请标准为总部每人12元/月。
各加工厂10元/月。
此标准不包括纸张、耗材类办公用品。
5.3.4.5.2耗材类办公用品:
U盘、墨盒等经本部门部长审批,并根据实际情况申请。
5.3.4.5.3固定资产类办公用品的申报要本着合理、节约的原则。
5.3.4.6新招人员请在各部门提出用时申请时,中心人力资源部根据招聘人员的进程,提前10天通知副总裁办,已方便提前安排、申报各类行政资产。
5.3.5副总裁办与使用部门共同对中心职能部门的行政资产进行验收,加工厂综合部与其使用部门共同对加工厂职能部门的行政资产进行验收。
5.3.6副总裁办负责中心职能部门和各加工厂行政资产的一级管理。
中心职能部门作为使用部门负责本部门行政资产的日常管理;加工厂综合部负责加工厂行政资产的日常管理。
。
5.3.7行政资产盘点
5.3.7.1副总裁办负责建立汇总中心职能部门及加工厂RYR-07-045《行政资产台帐》,中心职能部门各部门负责编写本部门RYR-07-045《行政资产台账》,综合部负责编写加工厂RYR-07-045《行政资产台账》
5.3.7.2副总裁办组织加工厂及中心职能部门每月进行盘点,形成RYR-07-030《行政资产盘点表》,组织检查各部门行政资产的账物是否相符,查找不相符的原因行政专员于次月5日前提报副总裁办主任处,作为绩效考核依据。
5.3.8行政资产的报废与出售相见财务相关制度
5.4高管人员宿舍管理规定
5.4.1副总裁办行政主管负责中心高管人员宿舍的租赁及日常维修的管理工作。
5.4.2中心人力资源部在招聘高管人员,需公司提供住宿的,应填写RYR-07-044《工作联系单》至中心副总裁办。
提前半个月通知副总裁办。
副总裁办根据人力资源部填写的RYR-07-044《工作联系单》的相关要求,进行宿舍的租赁等相关准备工作。
5.4.3高管宿舍的日常维护工作由副总裁办行政专员负责。
5.5机票预定的管理规定
5.5.1副总裁办行政专员负责中心各职能部门的出差机票的预定工作。
5.5.2各职能部门应提前一周向副总裁办进行机票预定的申请,填写《工作联系单》。
副总裁办行政专员预定成功后,以短信的形式通知机票的申请部门。
如临时需要预定机票,至少需要提前2日通知副总裁办。
如预定不成功,由部门自行调整出差时间。
5.5.3相关标准见中心人力资源部的《出差管理制度》。
5.6保密制度
5.6.1企业员工应具备保守企业秘密,维护企业权益的安全意识。
5.6.2对企业尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策进行保密。
5.6.3对企业所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息进行保密。
5.6.4任何属于企业秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁,由公司指定专门部门负责执行,并采用相应的保密措施。
5.6.5在对外交往与合作中需要提供企业秘密事项的,应当事先经副总裁批准。
5.6.6其他经企业确定应当保密的事项。
6权限指引
办公管理权限指引
序号
审批事项
对应表单
发起
部门/岗位
复核
部门/岗位
审核
部门/岗位
审批
部门/岗位
执行
部门/岗位
审阅或抄送
部门/岗位
1
办公设备、设施的维修
RYR-07-029《办公设备、设施报修申请单》
报修部门/行政助理
报修部门/部长
副总裁办/行政专员加工厂综合部/行政助理
――
办公设备、设施对应部门
――
2
行政资产的盘点
RYR-07-030《行政资产盘点表》
副总裁办/主任
各部门/部长
副总裁办/行政专员加工厂综合部/行政助理
――
各部门/行政助理
――
3
行政资产的盘点
RYR-07-045《行政资产台帐》
副总裁办/主任
各部门/部长
副总裁办/行政专员加工厂综合部/行政助理
――
各部门/行政助理
――
7相关文件
GAM001办公用品管理制度集团文件相关记录
RYR-07-029
《办公设备、设施报修申请单》
RYR-07-030
《行政资产盘点表》
RYR-07-045
《行政资产台帐》
8相关记录
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