能源集团财务档案管理制度.docx
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能源集团财务档案管理制度.docx
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能源集团财务档案管理制度
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财务档案管理制度
第一章总则
第一条总则
为了规范集团各公司的财务档案管理工作,特制定本财务档案管理制度。
第二条适用范围
本制度适用于久泰能源集团所属各公司。
第三条管理部门
各公司财务部是本公司财务档案的管理部门,集团财务管理中心对各公司财务档案管理负责检查、指导和规范。
第四条专人管理
各公司应设专人对财务档案进行管理,并设置专门的档案室存放财务档案。
财务档案管理人员必须由非出纳人员担任。
第五条保密原则
1、各公司财务部门必须与财务档案管理人员签订保密协议。
2、如出现财务档案泄密情况,各公司应依法追究当事人的责任。
第二章分类与编号
第六条分类要求
根据管理需要,财务档案分为如下七个类别:
1、会计档案
2、税务档案
3、融资档案
4、证照档案
5、资产档案
6、财务核算档案
7、其他财务档案
第七条编号要求
财务档案应按照下列类别进行编号,包括但不限于以下内容,如有不包括在以下类别的财务档案,各公司可在以下类别后排列类别。
1、会计档案
1001会计凭证、1002会计账簿、1003会计报表、1004财务软件的电子备份、1005验资报告、1006评估报告、1007审计报告等。
2、税务档案
2001税务登记证及申办资料、2002一般纳税人认定表及申办资料、2003空白发票及发票使用登记簿、2004增值税报税资料、2005增值税抵扣资料、2006地税报税资料、2007所得税汇算清缴报告及税务师事务所的审计资料、2008中介机构及税务机关的税务检查报告等。
3、融资档案
3001股权融资资料、3002贷款合同、3003银行承兑协议、3004信用证项下的所有资料、3005担保合同、3006提供给银行的所有资料(按照各融资机构、各笔业务分门别类)、3007其他融资资料。
4、证照档案
4001营业执照、4002组织机构代码证、4003贷款卡、4004开户许可证、4005外资企业批准证书、4006税务登记证、4007外汇登记证、4008土地证、4009经营许可证、4010卫生许可证、4011安全生产许可证、4012环保资料、4013海关登记等进出口证书4014其他产权证书等。
5、资产档案
5001现金盘点表、5002银行账户开户资料(包括开户审批表、银行开户申请书、银行账户登记表、印鉴卡、办理网上银行的相关资料)、5003银行对账单及余额调节表、5004票据使用登记簿、5005应收款项的对账单、5006存货采购合同、5007存货销售合同、5008存货销售出门证、5009固定资产等长期资产的采购合同、5010基建工程的预决算资料、5011资产盘点表、5012企业资产的保险合同、5013其他资产档案等。
6、财务核算档案
6001空白收据、6002差旅费报销单、6003支付/报销审批单、6004发货通知单、6005销售清单、6006领料单、6007入库单、6008其他空白凭证,6009收回的空白凭证等会计核算的基础凭证。
7、其他财务档案
第三章归档要求
第八条装订要求
1、财务档案的装订以结实、易于长久存放,不易腐烂为标准。
2、所有财务档案中不准夹带大头针、曲别针、铁夹子等易于生锈的铁制品。
3、所有存档的财务档案中,如有热敏纸记载的财务资料(如传真、POS机转账单)应予复印,将复印件与原件一起存档。
第九条归档手续
1、所有财务档案必须在规定的时间内归档,否则,将追究经办人员的责任。
2、所有财务档案归档应办理“财务档案存档交接表”(格式见附件1),经过存档人、档案管理人双方签字后归档。
第十条归档时间
(一)、会计档案
1、会计凭证:
至少按月装订,并于次月10日前将上一月的凭证装订完成并入档。
2、会计账簿:
实行会计电算化的公司,至少每年度打印一次,并于次年的30日前将上一年度的账簿打印完成并入档。
3、会计报表:
至少按月度打印报出,并于次月5日前将上一月度的报表装订完成并入档。
4、软件备份:
各公司使用的财务软件应按月度进行拷盘备份,财务管理中心对各公司的账务按季度进行拷盘备份。
5、其他会计档案在取得时存档。
(二)、税务档案
1、空白增值税发票、普通发票,均应放置在保险柜中存放,并应建立“发票使用登记簿”,控制发票的领用、使用和保存的情况。
2、增值税抵扣资料至少应按月装订,并于次月15日前装订入档。
3、向税务机构按月报税的国税、地税资料,应按月装订存档,网上电子报税的,应按月打印,并于次月15日前装订存档。
4、其他税务资料应在取得时存档。
(三)、融资档案
1、各类贷款合同、银行承兑协议、担保合同、信用证项下相关资料等必须在取得时及时归档,正在执行的融资合同由经办会计保管复印件。
2、提供给融资机构的所有资料,包括但不限于公司证照、公司章程、验资报告、审计报告等基础资料、公司各种函件、董事会决议、各类批复、各类证明文件、报表、各类数据文件、贷后提供的报表分析、说明等,一律留底存档,保证资料的完整性、一致性和准确性。
(四)、证照档案
1、所有证照应在取得时存档。
2、变更/注销管理:
证照管理人员经过审批后到相关部门办理证照的变更、注销手续。
变更、注销完成后,变更、注销所需的资料,应做好登记、备案,以及保管、归档工作。
3、第七条第四款所列的证照管理不在财务部门的公司,财务部门至少应保留上述证照资料的复印件。
(五)、资产档案
1、现金盘点表、票据使用登记簿、银行对账单及余额调节表、存货销售出门证应按月整理、装订,并于次月10日前将上一月的上述资料存档。
2、其他资产档案应在取得时存档。
(六)、财务核算档案
1、所有空白凭证应在印制时归档,并建立“空白凭证收发存登记簿”,登记空白凭证的印制、领用、结存情况,该“空白凭证收发存登记簿”应由非档案管理人员登记。
2、领用的空白凭证需要收回存根联的,应限期收回,按时间先后顺序编号存档。
最长不允许超过三个月,超过三个月的,无论使用与否都要收回(未使用的张数作废),如需使用需领用新的空白凭证。
第四章保管年限
第十一条证照档案
证照档案、财务档案销毁清单的保管年限为永久。
第十二条会计档案
会计档案的保管年限为15年。
第十三条其他财务档案
其他财务档案的保管年限为10年。
第五章日常管理
第十四条保管要求
1、财务档案管理人员按本制度第七条的规定编制档案目录,对所管理的所有财务档案编制总目录,对每项具体的财务档案还要编制分目录,分目录要备置于每项具体的档案盒中,以便于查阅。
2、财务档案管理人员对所管理的档案排放要整齐有序,并按月对所管理的档案进行清查,确保档案完好无损。
第十五条借阅要求
1、财务档案的借阅应办理“财务档案借阅登记表”(格式见附件2),办理完毕借阅手续后方准借阅。
2、财务档案集团公司内部单位和人员借阅,应经过各公司财务负责人批准后方可借阅。
3、财务档案集团公司外部单位借阅,应经过本公司总经理批准后方可借阅,但应在借阅的当天报集团财务管理中心备案。
4、由财务部门管理的证照的使用,应经过财务部门负责人批准,证照管理人员依据签字齐全的“证照使用审批表”(格式见附件3)办理登记交接手续;证照管理人员应将“证照使用审批表”编号存档。
并督促证照使用人按审批表规定的时间要回证照原件,办理交接手续。
第十六条日常检查
1、各公司财务部门负责人每季度组织一次财务档案的检查工作。
2、财务管理中心每半年应对各公司的财务档案工作进行检查一次。
第六章销毁
第十七条销毁审批
保管到期的财务档案需要销毁的,应列出需要销毁的财务档案清单,经过本公司财务档案管理人员、财务负责人、总经理签字后,经过财务管理中心审核,集团总裁批准后销毁。
第十八条销毁档案清单
各公司财务部门对经过批准的销毁档案清单必须永久保存。
第七章考核与奖惩
第十九条内部考核
出现下列情况的,各公司财务部门应给予当事人1-5分的扣分处罚:
各公司经办人员应存档而未按时存档的。
借阅的财务档案未按时归还的。
档案保管不善丢失的。
第二十条外部责任
出现财务档案泄密,给公司造成损失的,应追究当事人责任,构成犯罪的,追究当事人的刑事责任。
第八章附则
第二十一条解释修订
本制度由财务管理中心负责解释、修订。
第二十二条执行时间
本制度自2009年8月1日起执行。
附件1
财务档案存档交接表
存档日期
档案名称
档案数量
存档人
档案管理人
附件2
财务档案借阅登记表
借阅日期
档案名称
档案数量
借阅人
批准人
备注
附件3:
证照使用审批表
审批编号:
申请部门:
申请时间:
使用事由:
拟使用时间:
使用人签字:
证照名称:
申请部门负责人签字:
财务部门负责人审批:
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