第四章 Excel97大纲.docx
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第四章Excel97大纲
第四章Excel2000电子表格
§1Excel概述和工作表的建立
一、Excel的特点
1、能同时编辑多张工作表,直接在工作表中完成数据的输入和结果的输出,真正的“所见即所得”。
2、提供的丰富的函数,能对表格数据作复杂的数学分析和报表统计。
3、具有丰富的制图功能,能使图、文、表有机地结合在一起。
4、能从不同角度对数据进行分析,对数据进行重组。
5、能与Windows下运行的其它软件共享数据资源。
二、Excel的启动与退出
1.Excel的启动
启动Excel的方法与启动Word的方法相似。
选择“开始”菜单“程序”
项子菜单的“MicrosoftExcel”命令,可以启动Excel。
如果已经建立了Excel的快捷方式图标,双击Excel快捷图标也可以启动Excel。
2.Excel的退出
Excel使用完毕后,应该及时退出,以释放它占用的系统资源。
退出Excel的方法也与Word的方法相似,可以单击Excel主窗口的“关闭”按钮,也可以选择“文件”菜单的“退出”命令。
三、Excel窗口的屏幕组成
Excel启动成功后,屏幕上出现如图4-1所示的Excel主窗口。
1、标题栏:
标题栏左边是Excel的控制图标,单击它可以出现一个控制菜单。
然后是软件的全称:
MicrosoftExcel,以及当前编辑的文件名:
Book1;右边的三个按钮
是窗口的控制按钮,分别提供最小化、最大化/还原和关闭窗口的功能。
2、菜单栏:
Excel的菜单栏包括了Excel的主要功能。
一共由九个菜单组成,每个菜单都有一组命令。
操作Excel菜单的方法与操作Word菜单的方法相同。
3、工具栏:
Excel提供了多个工具栏。
默认显示的是“常用”工具栏和“格式”工具栏。
我们可以使用打开Word工具栏的方法打开Excel工具栏,可以使用操作Word工具栏的方法操作Excel的工具栏。
4、编辑栏:
Excel的编辑栏用于输入或编辑工作表中的数据或公式,它可以显示当前编辑的数据和地址。
我们可以在此处对单元格内容进行修改。
左端是名称框,显示当前活动的单元格地址,名称框右端会出现两个按纽,用于取消或编辑的内容,最右端长条显示该单元格输入或编辑的内容。
5、工作薄窗口(文档窗口)
1)每个Execel文档叫一个工作薄,一个工作薄由几个工作表(二维表)组成。
2)每个工作表有一个标签,标签区位于工作薄窗口的底部,用来显示工作表的名称。
单击这些标签可以切换工作表,工作表的名称依次为:
sheet1,sheet2,…,sheet16,也可以自行改变名称(双击标签)。
3)单元格、活动单元格:
单元格由横线和竖线分割成的格子,其地址由列号与行号组成。
活动单元格为当前选中的一些单元格,有黑色粗线边框。
4)填充句柄:
在选中的单元格右下角黑色的小方块,当鼠标指向时会变成黑色十字形,拖动它可实现快速填充。
§2工作薄和工作表
一、工作薄
工作簿是指Excel中用来存储并处理信息的文件。
在一本工作簿中,可以拥有多张具有不同类型的工作表,最多可有255格工作表。
Excel允许打开多个工作簿,但任一时刻只允许对一个工作簿操作,这个工作簿称为当前工作簿。
1、创建工作薄:
1)文件→新建→在对话框中选择一个工作薄模板→确定
2)单击常用工具栏的“新建”按钮,可创建一个通用的空工作薄。
新建Excel工作薄的缺省名称为BOOKn。
2、打开工作薄:
“文件”→“打开”或用鼠标单击常用工具栏的“打开”按钮→选择要打开文件的位置→选中该文件→单击“打开”按钮。
3、保存工作薄:
“文件”→“保存”或用鼠标单击常用工具栏的“保存”按钮→确定要保存文件的位置→输入文件的名称→“保存”
对已命名文档,保存时不出现对话框。
选择“文件→另存为”,可将文档换名存盘。
二、工作表
工作表是显示在工作簿窗口中的表格。
工作表以平面表格(二维表)形式显示,由列和行构成,其最基本的单元是单元格。
一个工作表可以由65536行和256列构成。
行的编号从1~65536,列的编号依次用字母A、B……IV表示。
行号显示在工作簿窗口的左边,列号显示在工作簿窗口的上边。
Excel默认一个工作簿有三个工作表,我们可以工具需要添加工作表,但每个工作簿最多可以包括255个工作表。
1、工作表的翻页和选择:
1)单击工作表标签或按Ctrl+翻页键,标签变白的工作表被选中。
若工作表很多超出显示的范围时,可用工作标签左方的滚动按钮切换,滚动按钮从左至右为:
第一张工作表、前一张工作表、后一张工作表、最后一张工作表。
2)在单击标签同时按住Ctrl键可选择多个工作表。
这时可以一次在所有(被选中)的工作表(组)中输入同样的数据。
2、工作表改名:
为了使工作表看上去一目了然,更加形象,可以让别人一看就知道工作表中有什么,用户可以为工作表重新命名。
具体的操作方法如下:
1)双击工作表标签→输入新工作表名称。
2)选定工作表标签→单击“格式”菜单中的“工作表”命令中的“重命名”→输入新名称。
3)选定工作表标签→单击鼠标右键→选择“重命名”命令→输入新名称。
3、插入工作表:
有时一个工作簿中可能需要更多的工作表,这时我们可以直接插入工作表。
具体方法:
选定一个工作表→选择“插入”菜单下的“工作表”命令。
注意:
新工作表插在原来工作表的前面。
4、删除工作表:
如果工作表已经没有用处了,可以将它删除,具体的操作方法如下:
选中要删除的一个或多个工作表→单击“编辑”菜单中的“删除工作表”命令→单击“确定”按钮。
也可以用鼠标右键单击工作表标签,在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令来删除工作表。
5、工作表的移动或复制:
移动和复制工作表在Excel中的应用相当广泛,我们可以在同一个工作簿上移动或复制工作表,也可以将工作表移动到另一个工作簿中。
在移动或复制工作表时要特别注意,因为工作表移动后与其相关的计算结果或图标可能都会受到影响。
移动或复制工作表的具体方法如下:
1)用鼠标拖动:
鼠标放到要移动的工作表标签上,按住鼠标左键将工作表拖到目标位置。
若在拖动同时按住Ctrl键,则为复制。
2)菜单命令:
(可在不同工作薄之间移动)
选中要移动(复制)的工作表→单击“编辑”菜单下的“复制和移动工作表”命令→选择目标位置→单击“确定”按钮。
若在对话框中选中“建立副本”,则为复制。
6、隐藏和显示工作表:
如果不想让别人看到编辑内容,可以将工作表隐藏起来。
可以在需要时随时将其显示出来。
另外,隐藏工作表,还可以减少屏幕上显示工作表的数量。
隐藏工作表的具体方法如下:
选中要隐藏的工作表→单击“格式”菜单下的“工作表”子菜单中的“隐藏”子命令,工作表即从窗口中消失。
显示工作表的具体方法如下:
单击“格式”菜单下的“工作表”子菜单中的“取消隐藏”命令,打开“取消隐藏”对话框→选择要重新显示的工作表→单击“确定”按钮。
三、单元格
工作表是由单元格组成。
工作表中的每个小矩形格就是单元格。
工作表中的单元格、行或列可以根据实际需要自行插入或删除。
1、单元格的地址与命名:
1)单元格的地址:
每个单元格有一个地址,单元格的地址也就是单元格在工作表中的位置。
单元格地址由单元格所在的列号和行号组成。
其中行号以1、2、3、…命名,列号以A、B、C、…命名,如A1、B5、…
一个矩形单元格区域的地址用“左上角单元格地址:
右下脚单元格地址”表示。
例如:
左上角单元格是B3,右下角单元格是E7,这样的单元格区域它的地址用“B3:
E7”表示。
2)单元格或区域的命名:
选中单元格或区域→单击编辑栏的名称框→键入名称→按回车键。
没有命名的单元格区域用下列方法表示:
(1)同一列的连续单元格区域用“顶端单元格:
底端单元格”表示。
【例】:
A3:
A6代表A3,A4,A5,A6等四个单元格。
(2)同一行的连续单元格区域用“最左单元格:
最右单元格”表示。
【例】:
A7:
E7代表A7,B7,C7,D7,E7等五个单元格。
(3)含有多行和多列的连续单元格区域用“最左单元格:
右下角单元格”表示。
【例】A1:
D4表示A1~A4,B1~B4,C1~C4,D1~D4等16个单元格。
(4)不同连续区域内的单元格,可用上述方法表示每个连续区域,然后用逗号隔开。
【例】A2:
B3,A11:
B13
(5)不同工作表的单元格:
在地址前加工作表名称
【例】Sheet2!
A6即工作表Sheet2中的A6单元格。
3)删除单元格的命名:
插入→名称→定义→选中名称→删除→关闭
2、单元格的选择:
单元格是工作表的基本组成部分,工作表中的数据都存放在工作表内。
向工作表中输入数据时,需要先选择单元格,再向被选择的单元格输入数据。
被选中的单元格以逆色显示,有黑色粗线边框及填充句柄。
1)选中一个单元格:
单击单元格
2)选中连续一批单元格(区域):
单击起始单元格,用鼠标拖动至目的单元格。
3)超出屏幕显示范围的区域选择:
单击区域左上角的单元格,利用滚动条移动工作表,按住Shift键单元击区域右下角的单元格。
4)选中不连续的单元格:
在单击或拖动的同时按住Ctrl键。
5)选中一行(列)或多行(列):
单击行(列)标题或用鼠标在标题上拖动。
6)选中全部单元格:
单击表格左上角的“全选框”。
3、单元格的编辑:
1)插入单元格:
选定单元格,选定的单元格数量既是插入单元格的数量,如选择4个,则会插入4个单元格→单击“插入”菜单中的“单元格”命令,在弹出的对话框中选择“活动单元格右移”或“活动单元格下移”
2)删除单元格:
选中要删除的单元格或区域→单击“编辑”菜单中的“删除”命令,在弹出的对话框中,选择“下方单元格上移”或“右侧单元格左移”。
3)移动单元格:
移动单元格就是将一个单元格或若干个单元格中的数据或图表从一个位置移至另一个位置,具体操作方法如下:
选择要移动的单元格→将鼠标放置到该单元格的边框位置,当鼠标变成箭头形状时,按下鼠标左键并拖动,即可移动单元格了。
4)设定单元格的格式:
在Excel工作表中,单元格的格式可以由系统默认,也可以根据需要重新设置。
设置时,执行“格式”菜单下的“单元格”命令,出现如图所示“单元格格式”对话框。
(1)数字:
选择“数字”选项卡,可设置单元格的数值格式。
如需设置单元格区域的数字形式为货币形式,则在“分类”中选择“货币”项,再根据需要设置小数位数及货币符号,并设置负数的颜色和负数符号“-”的位置。
(2)对齐:
选择“对齐”选项卡,可在所选单元格或区域中,对数据进行左对齐、右对齐、居中等项的设置。
(3)字体:
选择“字体”选项卡,可对所选单元格中文字的字体、字号、颜色、字形以及下划线等进行设置,具体操作与Word相同。
(4)边框:
选择“边框”选项卡,可对所选单元格或区域进行边框或线条的设置,可以选择线型、线宽及线条颜色。
(5)图案:
选择“图案”选项卡,可设置单元格或区域的底纹颜色;单击“图案”下拉按钮,还可以选择图案颜色。
四、行、列的操作
1)插入行、列
选定单元格→单击“插入”菜单中的“行”或“列”命令,则默认在选定单元格的前面插入一整行或者一整列。
2)删除行、列
选定要删除的行或列→单击“编辑”菜单中的“删除”命令,在弹出的对话框中选择“整行”或者“整列”。
3)隐藏和显示行、列(与隐藏和显示工作表的方法相似)
选定要隐藏的行或列→单击“格式”菜单下的“行”或“列”子菜单中的→“隐藏”命令则隐藏该行或列。
单击“格式”菜单下的“行”或“列”子菜单中的“取消隐藏”命令,打开“取消隐藏”对话框→选择要重新显示的行或列→单击“确定”按钮。
4)调整行高或列宽
(1)快速改变:
将鼠标移到两行(列)的标题栏中间,使光标变成双箭头符号“”,然后按住鼠标左键不放,拖放到需要的行(列)宽即可。
若先选中多行(列),可改变多行。
(2)精确设置:
选中某几行(列)→单击“格式”菜单下的“行(列)”子菜单中“行高(列宽)”命令→在弹出的对话框中设置行高(列宽)值→单击“确定”按钮。
(3)行高、列宽的恢复:
选定行或列→单击“格式”菜单下的“行(列)”子菜单中“行高(列宽)”命令→最合适的行高(列宽)。
5)移动行、列(注意与Word中操作的区别)
选定行或列→单击“编辑”菜单下的“剪切”命令→将鼠标定位到行或列要移动到的目标位置→单击“编辑”菜单下的“插入已剪切的单元格”命令
五、工作表窗口的拆分
如果要同时查看工作表的不同部分(如标题和后面的内容),可把工作表窗口拆分成两个或四个窗格。
1、要把工作表窗口按垂直方向拆分成两个窗格,可拖动垂直滚动条顶部的分隔条。
2、要把工作表窗口按水平方向拆分成两个窗格,可拖动水平滚动条右面的分隔条。
3、要取消拆分,只需把分隔条拖到滚动条的顶部或右面。
§3输入数据
一、Excel的数据类型
在Excel中,当选定某个单元格后,在改单元格内输入内容,内容就会出现在该单元格内,但是有时需要输入文本、数字、日期和时间等,这个时候可以通过键入或者设置自动输入,Excel会根据不同的输入自动判断,也可在“格式→单元格”命令中改变选择。
二、输入文本:
在Excel中,系统将汉字、数字、字母、空格、连接符等ASCII字符的组合统称为文字。
在Excel中输入文字如同在Word中,其具体方法如下:
1、选择要输入文本的单元格。
2、输入文本。
注意:
Excel忽略所输入字符的大小写。
3、按回车键或单击编辑框上的“输入”按钮。
若按Esc键或单击“取消”按钮则放弃。
三、输入数字:
输入数字与输入文字的方法基本相同:
1、选择要输入数字的单元格。
2、输入数字。
3、按回车键或单击编辑框上的“输入”按钮。
若按Esc键或单击“取消”按钮则放弃。
输入时需注意:
1、当输入一个负数时,可以在数字前加上一个负号“-”,或将数字用括号括起来。
例如输入“负9”,可输入“-9”或“(9)”。
2、输入分数时,应先输入一个0和一个空格,之后再输入分数。
否则系统会将其作为日期处理。
如输入“4/9(九分之四)”,应输入“04/9”,没有输入0,则表示9月4日。
3、如果数字太长无法在单元格中显示,单元格将以“###”显示,此时需增加列宽。
4、数字前加“¥”或“$”则以货币形式显示。
5、可以使用科学计数法表示数字,如123000可写成1.23E5。
6、数字也可用百分比形式表示。
如45%
7、若要将数字当文本输入,可先输入一个“‘”符号。
【例】以下数据都是合法的数字输入形式:
2.780;1.789%;50E2;04/5;$7.6;¥8.3
四、输入时间和日期
1、日期使用斜线或连字符“-”输入,格式比较自由,例如:
“9/5/95”或“1995-9-5”均可。
2、Excel中,时间用冒号“:
”输入,一般以24小时格式表示时间,如果要基于12小时制输入时间,则在时间后输入一个空格,然后输入AM或PM(也可以简写为A或P),用来表示上午或下午。
否则Excel将以24小时制计算时间。
3、在同一单元格中可以同时输入时间和日期,不过彼此之间要空一格。
4、按Ctrl+“;”(分号)键输入当天日期。
5、按Ctrl+Shift+“;”(分号)键输入当天时间。
五、快速输入数据
1、用填充柄将已有数据复制到周围单元格中:
将鼠标指针指向要复制数据的单元格右下角的填充柄(鼠标指针变成十字),按住左键拖过要填充的单元格。
2、若原来单元格中的数据是日期、月份等,则Excel能自动按序列填充。
3、若相邻单元格中的数据有一定序列关系,选中此两单元格再填充,也可产生新的序列。
§4数据的编辑
一、编辑数据
1、删除数据
1)只清除数据:
选中要清除数据的单元格,按Del键。
2)清除数据及格式:
选中要清除数据的单元格→编辑→清除→全部。
2、修改数据:
1)选中单元格后直接输入新数据即可取代原来数据。
2)部分修改:
(1)选中要单元格。
(2)单击编辑框中的修改位置(插入点)或双击要修改的单元格,即进入编辑状态。
(3)用光标键移动插入点,按退格键删除光标前面字符,按Del键删除光标后面字符。
也可拖动鼠标选中一段字符再输入新字符来替代。
3、移动和复制数据
1)用鼠标拖动:
选择一个单元格或单元格区域→鼠标移到被选单元格,其指针变成左上向箭头,按住左键把拖到目的地。
在拖动同时按住Ctrl键,则为复制。
2)利用菜单:
选择一个单元格或单元格区域(包括行与列)→“编辑”菜单/右击→剪切/复制→鼠标移到目的地→粘贴。
(可在不同工作表间操作)
二、数据的查找和替换
1、数据的查找
1)选择“编辑→查找”命令。
2)在“查找”对话框的“查找内容”中输入要查找的文本。
3)单击“查找下一个”。
2、数据的替换
1)选中要替换的数据区域。
2)选择“编辑→替换”命令。
3)在“替换”对话框的“查找内容”中输入要被替换的文本。
在“替换值”中输入新的内容。
4)单击“全部替换”。
若未选中要替换的数据区域,则对整个工作表进行替换。
§5使用公式和函数
一、使用公式
通过公式,可对不同单元格中的数据进行加、减、乘、除等运算。
公式中包括一个或多个单元格地址(名称)、数据和运算符。
【例】可以用公式:
=(A1+A2+A3)得到存放于单元格A1、A2和A3中的3个数据的平均值。
每个公式必须以一个等号“=”开始。
1、公式输入
1)直接输入法:
(1)单击要输入公式结果的单元格。
(2)输入等号“=”。
(3)输入公式,所输入的公式出现在编辑栏中。
(4)按回车键或单击“输入”按钮。
注意:
输入后的公式只能在编辑框中看到,在单元格中只显示其结果。
2)引用单元格输入法:
(1)单击要输入公式结果的单元格。
(2)输入等号“=”。
(3)单击在公式中出现的第一个单元格,其地址将出现在编辑栏中。
(4)输入运算符。
(5)按照第3、4步的方法,连续输入单元格地址和运算符,直到公式结束。
(6)按回车键或单击“输入”按钮。
2、编辑公式
可以和修改数据一样通过双击单元格或在编辑框中修改。
3、复制公式
可以和复制数据一样利用自动填充功能、拖放或编辑菜单来复制公式。
4、绝对引用和相对引用
将公式从一个单元格复制到另一个单元格时,原来公式中所引用的单元格地址将被修改成相对于新的单元格有关的地址。
例如单元格E3处有一公式:
=B3+C3+D3。
当该公式被复制到E6单元格,此公式自动转换成:
=B6+C6+D6。
这种引用称为相对引用(相对地址)
若希望公式中的单元格地址在复制时不发生变化,必须把它改为绝对引用(地址)。
即在地址前面加上符号“$”。
例如:
=B3+C3+$D$3
二、使用函数
Excel有很多预先设好的复杂公式供用户使用,这些公式称为函数。
常用的函数有SUM()(求和)、AVERAGE()(求平均值)等。
函数由以下三部分组成:
1)等号“=”。
2)函数名。
3)参数:
指明函数所操作的数据所在的单元格地址,通常以区域形式出现,如:
A1:
H1代表从A1到H1的一行数据。
1、使用自动求和
1)单击要输入公式结果的单元格。
2)单击常用工具栏的“自动求和”,Excel将自动插入“=SUM()”及被选单元格左边或上边的单元格区域。
3)可用以下方法之一修改单元格区域:
(1)在被选单元格或编辑栏中直接修改。
(2)将鼠标从正确的单元格区域中拖过。
4)单击编辑栏中的“确定”按钮或回车键。
2、使用函数向导
1)单击要输入公式结果的单元格。
2)单击常用工具栏的“粘贴函数”或选择“插入→函数”命令。
3)从函数分类列表中选择要插入函数的类型;从函数名列表中选择要插入的函数名。
进入该函数的对话框(随函数不同而不同)。
4)输入作为参数的单元格区域或数值,可直接输入,也可将对话框拖开,再选择所需的单元格。
5)单击“完成”按钮。
3、函数向导应用实例
1)求平均值函数AVERAGE
(1)单击单元格。
(2)单击“粘贴函数”
(3)选择“常用函数”中的AVERAGE函数,按“确定”
(4)将对话框拖开,用鼠标拖出一块单元格区域作为Number1,若需要,可再选择其它区域作为Number2、Number3、……。
(5)单击“完成”按钮
2)正弦函数SIN
(1)单击单元格。
(2)单击“粘贴函数”
(3)选择“常用函数”中的SIN函数,按“确定”
(4)在对话框中输入弧度(或角度*PI()/180)作为Number,也可选择单元格。
(5)单击“完成”按钮
4、在公式中引用函数
可以在公式输入过程中调用函数。
例如:
=A1+A2*B1-SIN(C3)
§6工作表的编排
一、数字的格式选择
1、数字的格式类型:
在Excel中数字的含义不只是数值,还可以表示为百分比、货币、分数、科学记数、日期、时间等。
选择数字格式类型的一般方法为:
选择单元格或区域→格式→单元格→数字→在“分类”列表中选择公式类型→在“类型”列表中选择显示形式→确定。
2、数字的常规格式:
常规格式不包括任何特定格式。
3、数值格式:
这种格式可选择:
1)小数位数
2)是否使用千位分隔符。
3)负数形式:
前面加负号;加括号;用红字表示
4、货币格式:
这种格式可选择:
1)小数位数
2)货币符号:
¥、$等
3)负数形式
5、会计专用格式
这种格式与货币格式相似,但没有负数显示形式选择,且一列数值的货币符号对齐
6、日期:
有多种显示形式:
一九九七年十月一日;一九九七年十月;
十月一号;1997年10月1日;1997年10月;
10月1日;星期三;三;1997-10-1;
1997-10-11:
00PM;1997-10-113:
00;
97-10-1;10-1;10-1-97;10-01-97;1-Oct
1-Oct-97;01-Oct-97;Oct-97;Octber-97;
O;O-97
7、时间:
也有多种显示形式:
下午三时三十六分;十五时三十六分;
下午3时36分00秒;下午3时36分;
15时36分00秒;15时36分;
3:
36:
00PM;15:
36
8、百分比
这种格式将单元格内容乘以100,并以百分比形式显示,可以设置小数点后位数。
9、分数
这种格式将单元格内容以小数形式(近似值)显示。
具体有9种形式可选择。
10、科学记数法
将单元格内容以有效数乘以10的整数次方形式(用Exx表示)显示,有效数的小数位数可选择。
11、特殊格式
可以用中文大写或中文小写数字显示。
格式工具栏中有关按钮的应用:
“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样式”、“增加/减少小数位数”
二、字体的格式化
选择字体格式的一般方法为:
选择单元格或区域→格式→单元格→字体→选择有关字体格式→确定。
可以对字体、字形、字号(以“磅”为单位)、下划线、颜色、特殊效果(删除线、上标、下标)等进行设置。
当选择“普通字体”时,即为12磅黑色宋体,无其它特殊效果。
设置的效果可在“预览”中观察。
字形和字体颜色在格式工具栏中有相应按钮。
三、设置数据对齐
选择单元格或区域→格式→单元格→对齐→选择有关格式→确定。
1、水平对齐方式:
缺省为常规方式
1)常规:
数字右对齐、文本左对齐。
2)左对齐(可加缩进量)、居中、右对齐。
3)合并:
可以把几个单元格合并在一起,形成一个
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