哈尔滨市文书档案数据接收格式标准试行.docx
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哈尔滨市文书档案数据接收格式标准试行
哈尔滨市文书档案数据接收格式标准(试行)
1意义
为了适应档案信息化建设需要,便于在全市范围内进行档案信息交流和网络应用,规范全市各综合档案馆、基层档案室档案数据的采集,统一全市文书档案数据接收格式,特制定本标准。
2范围
本标准适用于哈尔滨市地方综合档案馆、进馆单位档案室的文书档案数据,其它各专业档案馆、档案室参照执行。
本标准规定了文书档案数据交换格式为xml格式。
3引用标准与规范
DA/T18-1999档案著录规则
DA/T1—2000档案工作基本术语
DA/T22—2000归档文件整理规则
GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范
4定义
本标准采用下列定义:
4.1XML格式
XML是可扩展标记语言的缩写,是一种简单的数据存储语言。
用以描述档案著录项目下数据内容、属性。
4.2著录
在编制档案目录时,对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
4.3著录项目
揭示档案内容和形式特征的记录事项。
4.4必须著录项目(必著项)
根据《档案著录规则》和数据库在档案管理实际工作中应用的要求,档案数据库必须具备的最基本的著录项目。
4.5选择著录项目(选著项)
根据工作的实际,除必著项以外所选择的著录项目。
4.6电子档案
归档后的电子文件或者通过纸质文件扫描、处理后形成的,包括相应的支持软件、参数和其他相关数据,记录在磁性材料或光盘等载体的对国家和社会有保存价值的历史记录。
4.7CRC校验
即循环冗余校验,用来保证移交的档案数据的有效性。
5文书档案的数据接收格式
本标准规定了案卷级管理、文件级管理(归档改革前)、归档文件管理(归档改革后)的文书档案xml数据格式和项目要求。
5.1案卷级档案管理描述信息数据的格式规范
在进行文书档案案卷级档案信息著录和移交过程中的描述信息应符合表1的要求。
表1案卷级档案管理基本描述信息
元素
数据类型
说明
节点名称
是否必选
档案馆代码
数值型(长度≤10)
档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码
ArchivesID
可选
全宗名称
字符型(长度≤100)
立档单位全宗名称
FondsName
必选
类目名称
字符型(长度≤100)
全宗内定义的不同类目名称
CategoryName
可选
全宗号
字符型(长度≤10)
档案管理部门定义的全宗代码
FondsID
必选
目录号
字符型(长度≤3)
全宗内案卷所属目录的代码
CatalogueID
必选
案卷号
字符型(长度≤5)
案卷排列顺序号
FilesID
必选
案卷题名
字符型(长度≤150)
案卷标题信息,应能准确反映案卷内容
Title
必选
起止年月
字符型(长度≤20)
案卷涵盖的时间范围
Beginning-Ending
必选
卷内页数
数值型(长度≤10)
案卷总页数
AmountOfPages
必选
分类号
字符型(长度≤50)
依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》等有关规定确定的分类代码
ClassificationCode
可选
案卷类型
字符型(长度≤50)
案卷所属类型
FilesType
必选
保管期限
字符型(长度≤10)
案卷的保管期限
RetentionPeriod
必选
载体类型
字符型(长度≤10)
案卷的载体
CarriersType
可选
编制单位
字符型(长度≤10)
编制案卷的单位
FilesConstitutingUnit
必选
编制部门
字符型(长度≤260)
编制案卷的部门
FilesConstitutingDept
可选
文件份数
数值型(长度≤10)
案卷内文件的总数
RecordsQuantity
必选
主题词
字符型(长度≤100)
案卷的主题词
Descriptor
可选
附注
字符型(长度≤500)
需要解释和补充的事项
Annotation
可选
录入日期
字符型(长度≤10)
案卷信息录入档案管理软件的日期
GenerateTime
必选
录入人
字符型(长度≤10)
案卷信息录入人
Generator
必选
电子档案
字符型(长度≤20)
数字化后的案卷信息
ElectronicFiles
可选
基于xml的案卷级档案信息接收标准:
xmlversion="1.0"encoding="GB2312"?
>
可根据全宗指南输入著录"/> "require="true"repeat="true"datatype="complex"source="来源于档案管理的原始信息系统"> 生成的数据样例如下: xmlversion="1.0"encoding="GB2312"? >
5.2文件级档案管理描述信息数据的格式规范
在进行文书档案文件级档案信息著录和移交过程中的描述信息应符合表2的要求。
表2文件级档案管理基本描述信息
元素
数据类型
说明
节点名称
是否必选
档案馆代码
数值型(长度≤10)
档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码
ArchivesID
可选
全宗号
字符型(长度≤10)
档案管理部门定义的全宗代码
FondsID
必选
目录号
字符型(长度≤3)
全宗内案卷所属目录的代码
CatalogueID
必选
案卷号
字符型(长度≤5)
案卷排列顺序号
FilesID
必选
顺序号
字符型(长度≤3)
案卷内文件排列的顺序号
RecordsID
必选
文件题名
字符型(长度≤250)
案卷内文件标题信息,应能准确反映公文内容
Title
必选
成文日期
字符型(长度≤20)
案卷内文件的签发日期
Date
必选
文件字号
字符型(长度≤20)
文件的发文字号,应严格按照国标规定的形式进行记录
RecordNumber
必选
页号
字符型(长度≤20)
案卷内文件所在页码
PageNo
必选
责任者
字符型(长度≤50)
案卷内文件制发机关的规范性全称。
联合行文时,包括主办机关和协办单位。
Author
必选
分类号
字符型(长度≤50)
依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》等有关规定确定的分类代码
ClassificationCode
可选
密级
字符型(长度≤10)
公文密级信息,公文的密级包括普通、绝密、机密
SecurityClassification
必选
档案类型
字符型(长度≤20)
案卷内文件所属的类型
RecordType
必选
保管期限
字符型(长度≤10)
案卷内文件的保管期限
RetentionPeriod
必选
主题词
字符型(长度≤100)
案卷内文件的主题词
Descriptor
可选
附件
字符型(长度≤100)
案卷内文件的附件
ExtraFile
可选
载体类型
字符型(长度≤10)
文件的载体类型
CarriersType
必选
附注
字符型(长度≤200)
需要解释和补充的事项
Annotation
可选
电子档案
字符型(长度≤20)
数字化后的档案或归档电子文件
ElectronicRecords
必选
控制标识
字符型(长度≤6)
控制标识分为开放、控制两种。
确定为开放的档案,著录为“开放”,并在附注中注明开放的时间;确定为控制利用的档案,著录为控制。
ControlIdentifier
必选
基于xml的文件级档案信息接收标准:
xmlversion="1.0"encoding="GB2312"?
>
可根据全宗指南输入著录"/> "require="true"repeat="true"datatype="complex"source="来源于档案管理的原始信息系统">
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