外销业务处理办法.docx
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外销业务处理办法
营销业务处理制度外销业务处理办法
1.总则
1.1.制定目的
为使本公司国外销售有关业务之处理有所遵循,以利业务之推展,特制定本办法。
1.2.适用范围
凡本公司外销业务处理,均依照本办法管理。
1.3.权责单位
(1)营业部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
(2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
1.4.名词定义
(1)本制度所称之“外销业务”,系指国外销售之报价、送样、接单、出货、收款、账务、客诉、退换货、售后服务及维修等相关业务之处理。
(2)本规章所称之产品,系指为应国外销售业务需要而制造之各式产品。
2.报价管理
2.1.规格品报价授权
(1)营销人员于接获客户询价时,须依规定之价格授权表之授权范围报价。
(2)若该报价要求超出授权范围之权限时,须专案提出申请,经总经理批准后,始进行报价。
(3)价格授权表,由总经理室召集国外营业单位及财务部主管拟订后,呈总经理核准实施。
2.2.报价规格之确认
(1)对客户要求报价之产品规格、型式,国外营销部门须与研发部门确认该产品属规格品还是非规格品。
(2)必要时得由国外营销部门会同研发部门及生技部门共同确认。
(3)经确认无法开发制造者,国外营销部门应备文呈报总经理。
2.3.非规格品报价
2.3.1.非规格品报价核算
非确认可开发之非规格品,由国外营销部门提出《非规格品建议书》,依新产品、修改非规格品区分,送研发部门确认与规格品之差异,并由采购部门提供《零件价格参考表》,交财务部核算成本。
2.3.2.非规格品报价呈核
财务部核计成本后,提出《非规格品售价建议》,呈总经理核准后,交国外营业单位依核定之《非规格品售价建议》报价。
2.4.报价注意事项
2.4.1.信用调查
国外营销部门对于异常之报价要求,需经调查及评估后再行报价。
2.4.2.报价原则
(1)营销人员对客户之报价,应注明该次报价之有效期间。
(2)该报价有效期间外之报价要求,应视为分批报价,不得适用该有效期间内各项报价条件。
3.样品需求管理
3.1.样品
样品,系指为国内外业务等需要而提出之各型产品。
其出库及制造依下列规定处理。
3.2.样品种类
样品分为规格品及非规格品两种。
其区分如下:
(1)规格品:
规格品样品为现有之产品,或工厂制造单位曾经有制造及处理经验之产品。
(2)非规格品:
非规格品样品,即规格品样品外之产品。
3.3.需求审核
国内营销单位于接获客户之样品需求后,填制《样品需求单》,呈总经理批示。
3.4.规格确认
《样品需求单》经总经理核准后,国外营业部门依研发部门所提供之《规格品与非规格品区分
表》判定样品是否为规格品;若为非规格品,则转研发部门再作开发确认。
3.5.样品制造
分为规格品及非规格品之样品制造。
3.5.1.非规格品之样品制造
(1)由研发单位依《样品需求单》,开具《领料单》及《出库单》领料修改制造。
(2)修改制造完成后,由研发单位填写《成品入库单》,办理入库作业。
3.5.2.规格品之样品制造
(1)规格品由工厂负责制造。
(2)制造完成后,由原制造部门填写《成品入库单》,办理入库作业。
3.6.样品出库
3.6.1.样品出库之分类
(1)送检验单位检验。
(2)参展用。
(3)交客户测试用。
(4)其他样品出库。
3.6.2.出库记录作业
样品出库前应依下列规定,记录其规格、形式、重量、材积及包装:
(1)规格品样品由品管部门负责测试及记录规格形式,并由仓储部门负责记录重量、材积及包装样品。
(2)非规格品样品由研发部门记录其规格、形式,并由仓储部门负责记录重量、材积及包装样品。
3.6.3.出入库管理
样品之出入库管理,应依下列规定为之:
(1)送检验单位检验或其他用途的不回收缴库的样品,由国外营业单位填具《其他出库单》,呈核后转仓储单位及财务部。
(2)参展或送客户测试之样品,应填写《成品借用单》呈准后办理,其退回时填写《其他入库单》,并在“入库原因代号说明”栏内,注记成品借用单号码后入库。
(3)计费样品出入库管理及账务等之处理,依照本办法之出货管理、收款管理及客诉处理的规定办理。
3.6.4.成本核计
计费样品之成本核计依下列规定为之:
(1)规格品:
规格品样品,依《价格授权表》核定售价。
(2)非规格品:
非规格品样品,依前述非规格品报价之规定核定售价。
4.接单管理
4.1.受订单日报表
国外营业部门于接获客户之订单时,应记入《受订单日报表》,并区分是否为新客户。
若为新客户,国外营业部门应先行对该客户进行信用调查。
4.2.信用良好之客户下单
(1)与本公司经常往来且信用良好之客户下单,国外营业部门得先与生管部门及制造部门确认该订单之交期及内容,并呈总经理核批。
(2)适用前述规定之客户,国外营业部门应专案签核其信用状况及决定其信用额度后,呈总经理核准施行。
4.3.新客户下单
非上述往来情形良好之客户或新客户,国外营销部门应待客户开出之T/T、L/C,或其他方式之付款凭证到达时,始得与生管及制造部门确认订单之交期及内容,并送总经理核批。
4.4.制造通知
(1)床单经总经理核准后,国外营销部门始得发出《制造通知单》,通知工厂生管部门排程生产,并发出《受订销售确认书》通知客户确认接单。
(2)国外营业部门得视状况,将AQL(品质允收水准)标准于发出《受订销售确认书》时加以确认。
5.出货管理
5.1.国外营销部门之出货分类
(1)国内贸易商订货。
(2)国内厂商委制。
(3)国外贸易商订货。
(4)国外厂商委制。
5.2.出货程序
(1)出货时,应由国外营业部门经办人员,于预计出货日或货品装船日之前三日填发《出库单》,呈核后转仓储部门排定实际出库日程。
(2)财会单位依国外营业部门转来之《出库单》,开立销货发票交国外营业部门转送客户,并开立传票记入应收账款明细账。
(3)出口发票及免税证由财务部于出货日期确定出货后,开出并交与国外营业单位经办人员。
(4)船务作业由国外营业单位负责办理,必要时由财务部配合办理。
6.收款管理
6.1.收款处理程序
国外营销部门于收到国内贸易商开出之票据、本地信用证或国外客户开出之T/T、L/C时,应立即转给财务部负责管制及办理签证押汇手续。
6.2.催收账款
应收账款或T/T、L/C之催收,由国外营销部门负责办理,财务部配合。
6.3.签证押汇
交海空运承揽人运送之货品,由国外营销部门负责取得签证押汇所需之单据后,交由财务部办理签证押汇。
6.4.财务处理
财务部依销货发票、国外营业单位转来之收入日报表及银行水单等相关文件,开立传票冲转应收账款客户明细表。
7.客诉处理
7.1.处理程序
(1)客诉发生时,国外营业部门须了解有关状况,并作成《客户抱怨单》交品管部门判定责任。
(2)品管部门若判定为非本公司责任或非重大事项时,则于《客户抱怨单》上填注意见后,转国外营业单位通知客户处理情形。
(3)若判定属本公司责任或重大事项时,由品管部门填注判定结果、处理建议及对策,并作成客诉处理案,呈总经理室决定是否召开客诉处理会议或以会答方式处理客诉案后,呈总经理批示。
(4)国外营业部门依总经理裁示处理客诉案。
7.2.退换货处理
因客诉而发生之退换货依下列规定处理,其理赔处理则由法务单位负责。
(1)退货处理应由国外营业部门承办人员填具《销货退回单》,呈核后该项退货交品管部门检验入库,《销货退回单》转财务部冲账。
(2)若为国外客户之退货,国外营业部门应切实办好该项退货之入关手续,并于《销货退回单》上注明外退货及《客诉记录单》之编号以资区别。
(3)因总经理裁示之客诉处理案而产生之换货处理,应由国外营业部门填具《销货退回单》呈核,并注明客诉处理案之文号。
7.3.售后服务
(1)确因货品瑕疵所产生之整批不良或因变更而导致之货品不良状况,国外营业部门须呈报确实情形。
(2)经客诉处理之程序判定责任并决案后,必要时得由公司派员处理。
(3)非上述原因所致之货品不良状况,仅以该交易合约书议定之预备零件支援。
8.附件
【附件】DA02-1《非规格品建议表》
【附件】DA02-2《样品需求单》
【附件】DA02-3《出库单》
【附件】DA02-4《其他入库单》
【附件】DA02-5《制造通知单》
【附件】DA02-6《销货退回单》
【附件】DA02-1
非规格品建议表
□新产品□修改非规格品年月日
产品名称
说明:
※客户需求规格表:
如附件——
※须于年月日完成向顾客报价
制表
核准
产品名称
研发
生技
采购
材料:
※材料或修改之材料由研发单位提供
※材料之价格由采购单位提供零件价格参考表
材料费用合计:
直接人工:
※估计人工小时:
※单位人工费用:
人工费用合计:
生技
制造费用:
依直接人工小时为分摊基础
※分摊率:
制造费用合计:
其他
项目
模具费用
合计
确认
总计:
财务部意见:
非规格品售价建议:
总经理批示:
【附件】DA02-2
样品需求单
□送检验用□参展用□客户测试用□其他
□规格品□新产品□修改规格品
承制单位:
□研发部□工厂年月日
客户
统一编号
国别
产品编号
数量
付款条件
预定验货日
产品:
包装方式:
零/配件:
唛头:
核准
审核
经办
研发课
生技课
确认
经办
确认
经办
确认事项
确认单位
生产出库日期
生管
型号登录
品管
重量
仓储
材积
厂长
其他
总经理
说明:
1、本样品需求单经核准确认后交生产单位作为生产通知之依据。
2、计费样品出库使用销货出库单,免费样品使用其他出库单,其余使用成品借用单。
3、除规格品外另附《非规格品建议表》。
4、为配合样品之发送作业,请各会签单位于日内,提出上项确认。
【附件】DA02-3
出库单
年月日
□托运□自运NO.
□外销:
□国内贸商□国内委制□内销:
□工厂代出库(配拨单号码)
□国外贸商□国外委制□委制□特贩
客户编号:
客户名称:
出货日期:
发票号码:
送货地址:
项次
客户订单号码
成品编号
品名
规格
单位
预计出货数
实际出货数
备注
唛头:
备注:
承运公司
车号
承运签章
签收人
签收日期
受货人于收到上列货品后,如未能履行债务时,本公司可不经预先,迳行向买货人索回该批货品,买受人不得有任何异议,并放弃先诉抗辩权。
经理
课长
经办
厂长
生管
仓储
【附件】DA02-4
其他入库单
入库日期:
年月日
项次
成品编号
品名
规格
单位
实际入库数
入库原因代号说明
经理
课长
经办
厂长
品管
生管
仓储
经办
【附件】DA02-6
制造通知单
□国外营业单位□国内营业单位NO.
订单编号:
客户名称:
年月日
生产批号
交期
验货日
成品编号
成品名称
规格
数量
备注
零配件
唛头
包装方式
备注
1、□已于与生管单位确认
2、□本客户经核准后的信用额度为□已收到T/T□已收到L/C
□其他收款方式
总经理
经理
课长
经办
厂长
生技
生管
【附件】DA02-7
销货退回单
□品质不良□国外退货□规格不符NO.
□逾期交货□国内退货□其他年月日
项次
成品编号
品名
规格
单位
实际入库数
备注(退货原因注记)
总经理
经理
经办
厂长
品管
生管
仓储
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