合同审批管理制度工作范文.docx
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合同审批管理制度工作范文.docx
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合同审批管理制度工作范文
合同审批管理制度
篇一:
合同审核管理制度
合同审核管理制度
第1条目的
为了规范合同的签订管理工作,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》以及其他相关法律、法规,结合本公司实际情况,特制定本制度。
第2条合同审核人员
行政部法务人员负责合同审核管理工作。
具体工作职责如下:
1、参与重大合同项目的论证、考察、招标投标和合同谈判等工作。
2、依据有关法律、法规,结合公司有关文件规定,负责对拟签订合同的内容、形式等进行审核。
3、依照有关法律、法规,结合公司实际情况,负责制定常用合同示范文本。
4、协助有关部门对合同签订后的履行情况进行监督、检查。
第3条公司合同审核的范围
1、建设工程(含维修)合同。
2、采购合同。
3、承包合同。
4、租赁合同。
5、有偿服务合同以及其他合同等。
第4条合同审核要点
1、合同主体是否适合。
2、合同目的是否正当。
3、合同内容、合同形式及程序是否合法。
第5条合同审核要求
1、合同的受理。
业务部门应及时将拟签订合同送交行政部进行审核。
送交拟签合同文本时,应附送相关材料。
2、审核意见审批。
法务人员负责做好合同审核工作并提出初步审核意见,经行政部经理复核后,报公司主管负责人审批。
3、审核意见反馈。
经公司领导批准后,合同审核部门应及时将审核意见以书面形式反馈至业务部门,并将送审合同文本原件、相关材料退回业务部门。
4、审核重大经济合同时应召开合同审核专题会议,实行集体审核。
第6条合同审核时限
在合同初稿及相关有效材料齐全的情况下,审核标的在万元以内的合同,一般不超过个工作日;审核标的在万元至万元的合同,一般不超过个工作日;审核标的在万元以上、特别重大的合同,一般不超过个工作日。
第7条档案管理
对合同实行分类编号管理,按照合同名称分类归档,并按照审核顺序制定编号,做到管理规范。
第8条本制度由行政部负责解释。
第9条本制度自公布之日起实施。
篇二:
1.目的
为加强公司合同(协议)管理,规范合同(协议)制定类型及审批流程,特制定本制度。
2.适用范围
适用于公司所有部门。
3.职责
综合管理部负责制定合同(协议)审批管理制度,并监督执行情况。
4.程序要求
合同(协议)定义:
合同:
是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。
依法成立
的合同,受法律保护。
广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。
狭义合同指一切民事合同。
还有最狭义合同仅指民事合同中的债权合同。
协议:
是指两个或两个以上实体为了开展某项活动,经过协商后达成的一致意见。
公司对外签订合同(协议)均由总经理代表公司行使职权。
职责:
总经理职责
总经理核准公司所有格式合同和各部门的合同(协议)文本;总经理负责公司对外重大合同(协议)的签章,并审核超出各部门负责人审核权限的合同(协议)。
各部门负责人的职责
负责草拟与本部门业务相关的合同(协议)文本;审核业务经办人员与对方商定的具体合同条款。
综合管理部职责
负责将合同(协议)文本转法务审核,并复核修改结果。
负责合同(协议)文本的流转协调。
成本合约部职责
参与对外订立的工程、配套等工程类合同的审价;
参与工程类合同谈判,在充分了解谈判合同标的物的外部市场情况的基础上,对合同标的物的数量、质量、价款等与外部市场作比较,以降低和避免公司潜在的风险;
工程类以外的其它合同审核。
财务部职责
从财务角度对合同条款仔细斟酌和审核;从税务角度对合同条款进行审核,提出建议;合同所涉财务风险之防范、控制责任。
合同(协议)的编制:
选择合同(协议)对方:
至少选择三家以上的公司进行招投标或比较,应对合同标的物的建筑商、供应商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证,掌握市场情况,合理选择合同(协议)对方;
应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查;
对于重大合同(协议)或法律关系复杂的合同(协议),公司应当指定技术、财会、审计等专业人员参加谈判,必要时可以聘请外部专家参与。
对于谈判过程中的重要事项应当予以记录;
对于合同(协议)方,公司应确定其是否具有合同(协议)的履约能力和独立承担民事责任的能力,并查证对方签约人的合法身份和法律资格;
以上内容均填写至《供方采购成果审批表》,每份合同(协议)的订立均需填写此表,并将此表附至《合同(协议)签订审批表》后。
合同(协议)内容:
合同(协议)编制内容至少应该包含以下条款:
合同编号、日期、合同内容、合同范围、双方的权利和义务、协议期限、支付数额、支付方式、违约责任和不可抗力条款等;
合同内容和合同范围条款应明确,避免范围界定不明给公司造成经济损失;双方的权利和义务条款要特别注明,避免给公司造成经济损失;
协议期限、支付数额和支付方式条款要详细具体地说明,确保合同的有效履行;
对于违约责任条款,第一不要遗漏,第二要全面,第三幅度可以高,但不要太高,因为太高会导致条款无效,失去约束力;
不可抗力条款尽量列举其具体范围、证明条件和通知期限。
确定合同(协议)的形式
在磋商过程中,电子邮件、传真或口头等方式协商的合同(协议),最后应以签订正式合同确认书为准;
为避免合同(协议)风险,即使通过传真、信件、电报、电子邮件或书面方式协商一致的,最后也应集中归纳到一份纸面合同上,规避电子证据(电子邮件、电子数据、传真)的缺陷。
合同(协议)审批:
综合管理部负责在整个会审过程中的传递,禁止对方或第三方代为传递。
各审批部门接到完整的审批资料后,应立即审阅,不应影响正常的审批时限。
各部门上报合同连同《合同(协议)签订审批表》由综合管理部负责统一上报到总经理,直到合同(协议)盖章后结束。
合同(协议)审批要点
合法性。
包括合同(协议)的主体、内容和形式是否合法,合同(协议)订立程序是否符合规定,会审意见是否齐备,资金的、使用及结算方式是否合法以及资产动用的审批手续是否齐备等;
经济性。
主要指合同(协议)内容是否符合公司的经济利益。
可行性。
包括签约方是否具有资信及履约能力,是否具备签约资格,担保方式是否可靠以及担保资产权属是否明确等。
严密性。
包括合同(协议)条款及有关附件是否完整齐备,文字表述是否准确,附加条件是否适当合法,合同(协议)约定的权利义务是否明确以及数量、价款、金额等标示是否准确。
审批中发现合同(协议)中确有不妥之处的,各审批部门将注明审批意见,并在审批表完全、充分体现。
意见不一致时,由总经理最终审定。
各拟定部门修改后再行上报时需将修改前的原合同一同附上。
合同保管:
合同(协议)要求一式四份,甲、乙双方各执两份;我方两份原件分别由综合管理部和成本合约部分别留存,财务部和各拟定部门、相关部门留存复印件(复印件由拟定部门负责复印、登记、分发)。
附则:
本制度经总经理核准之日起生效,修订亦同;
综合管理部对本制度拥有修订权和解释权。
附件:
附件一《采购成果审批表》
附件二《供方采购合同审批表》
附件三
合同审批流程
供方采购合同审批表
制表人:
采购成果审批表
说明:
本表若不能表达清楚投标情况,可另付页。
篇三:
宝都公司(草案)
第一章总则
第一条为明确公司合同(含协议、合约、契约、意向书等规范性文件)订立过程中的各级职责,规范公司合同订立前的拟定、审批及合同订立后的用印工作,确保合同的顺利履行,降低法律风险,维护公司的合法权益,特制定本制度。
第二条公司合同审批遵循合法性、及时性、效益性原则。
对外签订经济合同,除法定代表人外,必须是持有法人委托书的法人委托人。
法人委托人必须对本企业负责,对本职工作负责,在授权范围内行使签约权。
超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约。
第三条合同在正式签订前,必须按本制度规定的程序审批。
第二章适用范围
第四条本制度所称合同,是指公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。
第五条本制度适用于公司所有书面合同的审批,包括合同、合约、协议、契约、意向书等规范性文件的审批。
第六条本制度亦适用于合同变更程序。
第七条本制度中所称部门,是指包括代表公司洽谈、签订合同协议的部门在内的各业务、职能部门。
第八条本制度中所称项目负责人,是指负责合同谈判、签订及履行的主要责任人,并有责任保证合同最终文本与经各参与审批部门审定后的合同文本在条款内容上的一致性。
第三章职责与流程
第九条公司各职能部门负责其各自业务职责范围内合同的起草工作,公司总调度室负责召集相关职能部门负责人召开合同评审专题会议对上会合同进行讨论、评审、修订、完善,定稿后由各主办部门履行审批和存档手续。
第十条各部门具体职责如下:
一、公司总调度室负责事项
1、召集公司各相关部门负责人参加合同审查会议。
经济合同审查的要点是:
(1.)合同的合法性。
包括:
当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定;当事人的意思表地是否真实、一致,权利、义务是否平等;订约程序是否符合法律规定。
(2.)合同的严密性。
包括:
合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。
(3.)合同的可行性。
包括:
当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;我方技术、加工、施工能力保障程度、合同非正常履行时可能受到的经济损失、我方资金垫付承受能力、以及合同的利润、费用等相关经济指标及付款方式、涉税事项等。
2、合同印章用印管理。
3、合同用印原件正本的归档与管理。
1、目的:
为加强和统一公司经济合同的管理,特制定本流程和要求。
2、适用范围:
宝都公司所属各单位、各部门各类经济合同的签订。
3、流程和要求:
凡对外签订的经济合同,一律由承办部门提供合同初稿及相关资料,由总调度室组织专题会议审查通过,出具审查意见后报经公司领导签
批后生效;公司总调度室盖具“合同专用章”,并留存双方已盖章确认的原件正本一份归档。
各部门在提供的合同预审相关资料中,必须认真了解对方当事人的情况。
包括:
对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况,对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。
做到既要考虑本方的经济效益,又要考虑对方的条件和实际能力,防止上当受骗,防止签订无效经济合同,确保所签合同有效、有利。
合同双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。
签订经济合同时应力争协议合同由我方所在地人民法院管辖。
在条件允许的情况下尽可能采用我方各类经济合同标准文本。
材料、物资采购合同,由公司经营部负责前期谈判和草签。
需要招标采购的材料、物资由总调度室组织进行招标。
经营部负责将拟定好的合同条款和相关情况资料提交合同审查会议审查、修改、完善。
设计外委合同由设计部负责起草初稿,提交总调度室组织专题审查会议审查、修改、完善。
制造加工外委、外协、工程分包及设备租赁合同由工程部负责拟定合同条款,由部门经理审核,签署意见后提交公司总调度室组织合同审查会议审查、修改、完善。
办公生活家具、行政办公用品等物品采购合同由行政部负责合同条款草签,提交公司总调度室组织会议审查、修改、完善。
资金贷款合同由财务部负责起草合同条款,提交总调度室组织审查会议进行审查、修改、完善。
总调度室负责组织公司各相关部门对各类合同进行审查、修改、完善,并统一以会议纪要形式形成会议审查意见。
合同审查会议签署审查意见后,由各合同承办部门持审查会议纪要按审批权限提交总经理、董事长审定批准。
公司领导审定后的合同由各承办部门到总调度室盖具合同专用章。
各部门部经理负责落实本部门承办合同对方单位盖章事宜,双方盖章生效后,交一份原件正本在总调度室存档。
审批流程所涉及的各部门应于待审合同接收之日起的2个工作日内完成本流程规定的工作任务。
特别是总调度室一定要及时组织合同审查会议,完成合同集体审查工作。
第四章合同审批权限
第十二条材料物资采购合同金额80万元以下的,总经理审批后生效;合同金额80万元以上的由总经理、董事长联署签批生效。
第十三条工程、销售合同标的金额500万元以下的总经理审批后生效;合同金额500万元以上的总经理、董事长联署签批后生效;
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