物业入住方案.docx
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物业入住方案.docx
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物业入住方案
阳光诺林湾
业主入住方案
文件编制:
文件审核:
文件批准:
北京瑞赢酒店物业管理有限公司
满城分公司
二零零九年五月
目的………………………………………………………………………………
范围………………………………………………………………………………
职责………………………………………………………………………………
计划时间及工作安排……………………………………………………………
入住流程…………………………………………………………………………
人员安排…………………………………………………………………………
入住当注意事项…………………………………………………………………
备注………………………………………………………………………………
●目的:
确保入住工作顺利进行
●范围:
阳光诺林湾
●职责:
双方成立入住手续办理小组,各有组长一名,组长负责业主入住手续办理问题的协调
开发商财务部办理(2人)
1.审查购房合同、业主身份证;
2.审查一次性、分期付款人员购房收据与购房合同价是否相符,收回购房收据并开据正式购房发票;
3.审查银行按揭客户按揭款是否到帐,购房首付款、按揭款是否与购房合同价相符,收回购房收据并开据正式购房发票;
4.掌握按揭放款客户明细,按购房合同内容详细、规范开据房屋购买发票;
5.交房手续书的规定收取代收代支费用,并开据房产证费用收据、有限电视开户费收据(在房产证费用收据中注明实际费用发生额以房产局票据为准);
6.发放《入住手续办理流程卡》,在“费用结清,准许入住”一栏上盖财务章1。
营销部(10人)
1.负责审查业主办证资料;
2.向客户解释有关办证事宜;
3.收资料和表格,在《入住手续办理流程卡》上签名,盖流程章2;
4.接待组(客户主任1人负责、导办人1人);
5.熟悉各小组职责和办理入住手续的整套程序;
6.负责咨询事宜,无法给予肯定答复的问题及时与领导联系;
7.导办人1人,负责说明业主办理相关手续。
物业公司职责见《业主入住手续办理程序》
一、计划时间及工作安排:
序号
时间
工作内容
备注
1
入住一.5个月前
1、对房屋室内部分进行初验,保证房屋验收过程中发现的问题在交付业主之前处理完,并确定房屋交付后维修分工、时间和责任(通过责任书体现)。
2、由营销部填写《入住通知书》《入住手续流程单》(所有费用由物业公司、开发商营销部计算后汇总至营销部、双方确认后转营销部)
3、协助开发商策划入住仪式,完成方案,并由企划部牵头组织实施。
4、出台现场布置方案。
5、确认业主入住顺序。
6、制作业主入住资料包。
2
入住半个月前
1.由营销部通过特快专递或挂号信的方式(确保能获取送达的凭据)通知业主收楼,内容包括:
《入住通知书》《业主入住说明》《办理入住手续费用清单》。
2.由物业公司发出邀请函,邀请银行、电信、供电、供气、供水、有线电视等公共事业单位现场联合办公,设立入住服务流程台,一站式办理入住手续。
3、联系开户银行在入住时派人现场收款。
4、确定收楼责任人。
3
入住前一周
1、电话确认入住通知书是否传达,没有收到的电话通知(保留记录),并确认地址,再次寄发。
2、对房屋进行复验,房屋钥匙收集编号,制作钥匙板分类悬挂;
3、将有关资料按户装袋,见前期业主入住资料明细。
4、购买或借用音响设备、选定背景音乐和宣传片。
5、进行全员培训,统一管理费用等业主在入住是会问到的问题的解释口径
6、督促施工单位全面彻底清理户内、楼内、楼层、楼梯及小区内的各类垃圾及建筑余料及施工配件,全面清洁小区。
4
入住前三天
1、现场布置,见入住当天注意事项
2、召开管理人员和组长会议,检查入住工作的筹备状况,协调各部门的工作。
3、模拟入住手续办理,检讨流程的流畅性。
4、巡检入住现场,完善入住准备工作,各小组所需文具、票据和印章摆放到位。
5、召开全员会议,强调入住注意事项。
相应物品由各部门在入住一周前申报到办公室统一采购
二、入住流程:
三、人员安排
序号
部室
人数
负责事项
备注
1、
财务部
2
见流程单及职责
2、
营销部
8
见流程单及职责
3、
接待组
2
见流程单及职责
4、
接待组
2
见《入住手续办理程序》
5、
资料发放
2
见《入住手续办理程序》
6、
签约
2
见《入住手续办理程序》
7、
收费
3
见《入住手续办理程序》
8、
验房
8
见《入住手续办理程序》
9、
物品发放
2
见《入住手续办理程序》
四、入住当注意事项见附件
五、备注:
1、若业主强制要求先验房,由责任人引导业主至接待室进行解释工作,为了避免扩大影响经批准可变换流程。
2、业主办理完毕的资料和流程统一有各流程负责保管统计,入住结束后必须将当天的资料在下班前交于专人(签收)进行存档,各部室于当于入住结束后需开会进行总结。
3、根据业主验房单填写的时间,必须在当天由工程维保人员进行分类汇总,第二天上午早八点提交建设单位或工程维保单位负责人手中做好签收。
房屋质量问题处理相关人员必须在三个工作日内给予业主回复,把实际维修情况跟业主做沟通,若是无法整改的问题,须在分类汇总时复印一份提交物业经理,以便物业经理及时与开发商工程部沟通。
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