订货会操作流程与作业指导+订货会执行案.docx
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订货会操作流程与作业指导+订货会执行案
订货会操作流程与作业指导
一、物资、车辆、人员调配:
1、会议物资申购(3月20号前)
各组统计所需物资种类、数量经总经办审批后勤组统一采购、分组打包、登记各组别的物资包号及内容,并填写《物资登记表》。
2、
会议物资运输(3月28号)
后勤组根据《物资登记表》清点物资数量并组织装车由专车运达订货会现场由后勤组清点并接收入订货会现场临时仓库。
3、会议产品运输(3月29号)
产品组专人清点产品并做好明细登记、打封包后勤组安排车辆运抵订货会现场(运输过程任何人不得以任何借口拆包)由产品组专人拆包(3月29号12:
00前到达订货会现场)、清点。
(道具保全由何亮负责)
二、现场布置:
1、现场布置求水山庄酒店(3月28号前)
(1)订货会场布置、气氛布置;景酒店中庭;培训会议室气氛布置;
3月27号至3月28号酒店中庭会场布置及设备调试
2)房间布置就餐场地气氛布置
(3月28日)企划组进场布置(3月28日12:
00)完成布置
3)前台接待处布置酒店大厅前台;公司会议室展厅
(3月28日)企划组进场布置(3月28日17:
00)完成布置
三、客户接待
1、客户接站(3月28号8:
00——3月2912:
00)
(1)接站:
客户下飞机后由公司接机人员统一安排回公司报到(乘坐火车的客户自行乘车至公司自营店外办不安排接站)由公司车辆送到入住酒店。
(2)酒店接待:
客户到达后接待人员带领客户到指定接待地点办理签到手续(负责接待的工作人员应及时登记参会客户,并与未到客户保持联系,密切留意客户到达时间,如超过接待时间,应及时知会后勤组做好车辆接待安排工作)。
2、客户用餐安排:
订货组/招商组专人负责客户用餐的接待工作:
客户到达餐厅根据预先安排好的分区位置引领客户进餐用餐结束前10分钟订户组各负责人统计需要车辆反送路线报后勤组统一安排
四、订货现场:
1、意向客户签订流程:
意向客户确定签订加盟意向合同(或正式加盟合同交纳意向金或品牌保证金黄丽琼负责收取并盖章招商组凭保证金收据转交订货组跟进订货组区域主管引领进入订货会现场客户可选择马上进行订货;签意向合同客户一个星期内必须向公司交纳保证金及30%订货金)
2、动态订货入场安排:
动态秀前10分钟订货组及招商组按分区入场名单集合(人数必须到齐方可入场)老客户(各区域主管负责)意向客户(招商组负责)特邀嘉宾(商场贵宾及媒体由胡总负责)按照顺序进场各分小组引领客户就坐(入场后所到嘉宾由后勤组负责接待)
五、后勤工作:
1、订货会结束,客户送返工作流程
订货组、招商组安排好客户送返时间后勤组根据送返时间安排车辆接送到会议指定落客地点客户自行乘坐其他交通工具离开。
2、会后撤场
10月29日22.00之后以企划组为主导,后勤组协助安排人员进行现场物资的拆卸和打包,除产品外所有物资由后勤组统一清点打包,专车运回。
产品由产品组负责清点,后勤组协助打包,装车。
物资回到公司后,由各负责部门自行领回部门物资并做好进出仓登记和清点。
3、突发事件处理
现场发生突发事情发现人马上通知组长组长可处理的由组长处理不可处理的马上上报总协调啊纳由啊纳与总经办协商统一处理。
贸易有限公司
2010·秋冬()产品订货会执行案
第一章概述………………………………………………………………………………………………………
(1)
第二章大会召开基本流程表…………………………………………………………………………………………
(2)
第三章会议组织架构及人员分工……………………………………………………………………………………(3-5)
附各小组配合事项清单
第四章会议准备阶段各小组具体工作………………………………………………………………………………(6-14)
附企划部物料清单采购清单
第五章订货会筹备阶段工作跟进表……………………………………………………………………………………(15)
第六章会议过程控制表………………………………………………………………………………………………(16-17)
附参会人员名单
第七章订货会操作流程与作业指导………………………………………………………………………(18)
第一章概述
一、会议主题:
二、会议时间:
2010年3月29日-31日(三天)
三、订货会地点:
A)培训地点:
B)秀场地点:
C)订货地点:
公司展厅会议室
四.食宿地点:
用餐地点:
酒店一楼餐厅
住宿地点:
客户及外办区域人员住宿三九大酒店;贵宾安排求水山庄酒店住宿
五、参会人员:
惠葆自营区域经理资深店长或业务2-3人(先申请由公司审批),加盟托管客户意向加盟客户、特邀嘉宾(商场经理媒体)
六、1.意向客户、商场人员招待原则:
意向客户不负责住宿安排,但可安排用餐,若成功签约后,公司可报销会议期间住宿费用;
商场人员公司负责食、宿及来回机票;
2.本次招待原则:
加盟商不能超过2人,每超出1人需加收1000元参会费用。
七、用餐及住宿标准:
(快餐标准10-15元、酒宴标准平均每人50-80元左右;普通住宿费标准:
200元以内每间房;
贵宾住宿标准350元以内、每间/折后价格)
八.订货会总体费用预算约—万
第二章大会召开基本流程表
时间
工作项目
地点
负责人
备注
3月29日
7:
30-8:
30
签到发放订单、礼品、文具
酒店
准备签到本、鲜花签到台红布茶水果盘点心等,后勤组安排车辆
8:
30-11:
30
顾问公司培训
酒店
严宁开场主持;培训:
终端管理销售技巧陈列指导数据分析订货技巧
11:
30-12:
30
午餐(快餐)休息
酒店
12:
30-15:
30
顾问公司培训
酒店
15:
30-16:
30
休息
酒店
16:
30-17:
30
动态订货走秀
酒店
按照坐席区入座秀前模特化妆穿衣顺序彩排等提前安排好
17-30-18:
00
休息
餐厅
产品组整理走秀后的货品
18:
00-20:
00
欢迎晚宴(围餐)CANDY致词
餐厅
晚宴餐台坐席安排
20:
00-21:
00
客户反送酒店安排,
后勤组车辆安排
撤场
走秀的物资运回公司服装陈列预备第二天订货
3月30日
8:
00-8:
30
早餐
酒店自助餐
8:
30-12:
00
产品讲解
公司会议室
产品培训产品沟通
12:
00-13:
00
午餐(快餐)休息
公司
贵宾用餐另作安排
13:
00-18:
00
静态订货
展厅
各区域按照订货指标订货
18:
00-19:
00
晚餐(快餐)
19:
00-21:
00
静态订货
展厅
21:
00-00:
00
统计组录入订单
公司
回收订单录入完毕出示订单排名
3月31日
8:
00-8:
30
早餐
酒店自助餐
8:
30-11:
30
发放订单调整订单
公司会议室
跟据订货排名情况,调整及补充订单量
8:
30-12:
30
管理人员会议
公司小会议室
各办述职会议
11.30-12:
30
回收订单
公司会议室
修改系统订单打印各办签字确认
12:
30-13:
30
午餐(快餐)休息
可仓库看货或与营销部沟通工作问题自由安排
13:
30-14:
30
部门沟通会
公司会议室
财务部推广部人资部商品部
15:
00以后
办事处返程
提前3天做好返程订票工作
第2页
第2页
第三章会议组织架构及人员分工
会议总指挥
会议总协调
后勤组
统计财务组
招商组
产品组
企划组
媒体推广组
订货组
一、会议总指挥:
二、会议现场总协调:
三、具体分工:
会议总指挥:
职责概述:
负责会议的全盘的策划、计划与指挥、负责会议全盘的执行工作;
会议总协调:
职责概述:
负责会议现场及整体订货会工作的统筹协调工作。
及会议各项工作的跟踪、对接;
后勤组组长----
副组长——
组员:
司机:
职责概述:
1、会议期间车辆调动与接送工作的统筹和安排;(车辆的卫生)
2、会议期间物资的采购、接待、吃、住、酒店的确认和安排;
3.会议期间公司形象整理和卫生的打扫及安全保卫工作;
4、会议现场的电脑的安装与维护;
5、会议期间工作人员的管理与协调;
6.会议考勤监督
7、做好订货期间车辆主用安排及会场安保工作安排
媒体推广组---Micheal(企划组协助)
职责概述:
负责订货会议期间媒体推广工作,(走秀培训录像推广光碟制作媒体客户人员接待等)
企划组-----
职责概述:
1.负责会议期间的所有平面设计工作;
2.负责会议现场的布置和气氛营造(灯光、音乐、摄影等);
3.负责订货会现场整体气氛控制;
4.会场的测量考察与搭建工作,协助秀场安排
产品组组长------
组员:
(生产部技术部)
职责概述:
1、走秀模特场地秀场设备准备工作;
2、静态展的展厅服装的陈列;
3、现场款式讲解;
4、吊牌价格跟进,款式图片提供
5.产品培训资料及提供产品结构上市波段
6.模特出场安排配饰准备
订货组组长
副组长
组员:
职责概述(组长):
1、负责订货组全面统筹工作、前期订货指标的制定与下达的审核;
2、组织办事处订货及促进订货计划的完成;
职责概述(副组长):
1.制定各区域订货指标
2、跟进各办事处到公司的人数到达时间;
3、会议基本资料的准备;
4、组织办事处的订货及订单的收发;
5.订货辅导;
招商组组长
职责概述:
1、意向客户的邀请和邀请函的派发;
2、统计意向客户的参会人数和到达时间;
3、签约资料及文具用品的准备;
4、负责意向客户接待及招商工作制定订货政策加盟意向合同;
财务统计组组长------(负责单据录入跟进与指导)
职责概述:
1.负责订货会场现订货单的收集统计及分析工作制作订货排名;。
2.负责订货现场订单的录入及订货协议的签署及订单保管;
3.会议期间现金的管理;
4.订单制作
第5页
备注:
所有物料文具等各组负责各组,由负责组长领取收回归还。
如:
产品组应该负责模特出场穿衣排序安排,所有订货服装\饰品\鞋子\背包\货架\等清点打包封箱。
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