证件管理制度.docx
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证件管理制度
河北梅花味精集团证件管理制度
1.总则
1.1目的
为强化集团无形资产的管理,规范企业证件管理程序,确保证件办理工作的合理有效进行特制定本办法 。
1.2范围
本办法适用于集团所有经营性证件、产品证书、知识产权性证书及其它各种(证明、试验、检测)证件的办理和检测。
2.职责
2.1集团总经理
负责审批证件办理申请和证件注销申请。
2.2技术部门
2.2.1负责与相关部门(生产部门和质量管理部门)协商证件或报告申请中技术指标的评估审定并填写审批意见;
2.2.2为主管办理部门提供相关建议和所需技术材料。
2.3生产部门
2.3.1负责对证件或报告申请中技术指标是否符合生产实际情况进行评估审定;
2.3.2对不符合标准的应及时反馈到各相关部门。
2.4质量管理部
2.4.1负责按照申请及审批意见办理证件;
2.4.2因国家政策要求或费用较高的、特殊情况或有异议的,及时向集团总经理报告,等批示后再办理。
2.5集团行政中心
2.5.1落实执行《梅花集团证件管理制度》,并监督集团各部门制度执行情况;
2.5.2负责集团各部门证件登记、归档备案。
2.5基地办公室
2.5.1落实执行《梅花集团证件管理》,并监督基地个部门制度执行情况;
2.5.2负责基地各部门证件登记、归档备案。
2.6各部门
2.6.1落实执行梅花集团证件管理制度;
2.6.2提交所需证件办理的书面申请;
2.6.3负责一般证件的登记、归档备案。
3.管理原则
3.1合理性原则
3.2有效性原则
4.证件分类
4.1将所有证件按重要程度分为一类证件、二类证件、三类证件。
4.1.1一类证件主要包括公司发展建设需要办理的新证件和已获取证件的业务处理。
4.1.2二类证件主要指现在尚无,因生产经营(公司荣誉或销售需求等)需要新办理的证件。
新增证件办理完毕后,需年检、换证时,由主管部门负责办理,不再提交办理申请。
4.1.3三类证件主要指因各项业务需要办理的一般证件。
主要包括条码、新版面包装、临时证件、产品例外检测及各类证明等。
5.新办流程
5.1一类证件办理流程
5.1.1因公司业务发展建设,需办理相关官方的证件时,由集团行政中心通知相关证件办理部门参加相关会议,下达办理通知,以便商议相关事宜。
5.1.2办理主管部门根据公司发展建设项目需求和国家各部门规定的时间,资格条件等要求主动办理,并负责年检、换证、续审等事项。
5.1.3证件办理完毕后,集团行政中心、基地办公室档案管理人员给证件办理人开具收文收据,添加到文件目录,并将原件存档。
集团行政中心、基地办公室负责公司所有证件的管理。
5.1.4新开工项目立项申请由集团工程技术中心负责办理,相关项目工程师提供资料,其它涉及到营业执照、安评、环保、生产许可证等由各对应部门办理。
公司准备新开工的各类项目确定后,各相关部门要及时跟进办理各种必备证件。
5.2二类证件办理程序
5.2.1证件或报告的申请
5.2.1.1需要办理证件或报告的部门提出书面申请,如需在办理的证件或报告中体现技术指标请在申请中列明(如肥料登记证等),由分管副总审批。
5.2.1.2如需办理证件或报告的申请中列明了技术指标,提出申请部门应将申请转至技术部门和生产部门来评估和审定指标的可行性,评定后由技术部门和生产部门分管副总签字确认。
5.2.1.3以上部门确认通过后由申请提出部门将申请提交集团总经理批准后交由质量管理部办理。
技术生产部门评审确定为不适合办理的,则不再继续办理。
5.2.1.4客户或营销公司提出的对已定型的产品进行产品检测,原有证件扩项,则只需要分管副总签字确认直接交由质量管理部办理,不需要总经理批准签字。
5.2.2证件或报告的办理
5.2.2.1质量管理部接到申请后立即向有关国家机构咨询情况,并向集团总经理汇报证书或报告是否能够办理。
5.2.2.2如能够办理质量管理部准备办理证件资料,并向国家有关机构提交正式申请。
5.2.2.3提交申请过程中和对公司的现场审核中如需配置样品,技术部门应给予帮助提供。
5.2.2.4审核通过领取证书或报告后质量管理部立即将原件交由集团行政中心备案,复印件交由申请提出部门。
5.2.2.5证件办理过程中如证件或报告内容需要变更和其它原因原申请需要改变时,请申请部门重新提出申请,并注明原申请作废。
5.2.2.6图示见附件1。
5.3三类证件办理程序
5.3.1由相关需求部门提出书面申请,经部门经理、分管副总签字同意后,转到主管办理部门。
5.3.2主管办理部门领导审批同意后,主办人员按照证件办理申请及需求安排办理;特殊情况或有异议的,及时反馈。
5.3.3证件办理完毕后,原件由申请部门或主管部门负责存档保管。
5.3.4新证件办理费用超过5000元的须经集团总经理批准,再转交主管办理部门。
5.3.5流程图示见附件2。
6.日常管理流程
6.1证件存档
证件办理完毕后,一律移交到集团行政中心或基地办公室存档。
办理营业执照备案材料、每次变更材料及重要的申报材料,办理部门要同时给集团、基地办公室报备一套。
其它在办理过程中准备的相关材料,具体办事人员办理完毕后,要将所有材料由部门领导过目后交给本部门档案专兼职管理人员签收、保管。
6.2证件借阅
6.2.1各部门因工作急需借用公司相关证件原件,须出据书面申请,并在申请上注明使用时间、事由及相关事项,经部门领导签字后,上交分管副总审批,审批通过方可办理借阅手续。
6.2.2证件借阅部门办理人将申请表交到集团行政中心、基地办公室或证件存档部门档案管理员处,并填写《文件接收、借阅、转移登记表》,经集团行政中心、基地办公室或证件存档部门领导批准后方可外借。
6.2.3各部门因工作急需复印公司相关证件,按上款履行手续后,由集团行政中心、基地办公室或相关存档部门复印,并在复印件上注明其复印的用途再加盖行政印章。
6.2.4土地证等极为重要原件的借用,要经过集团总经理批准方可办理借用手续。
6.2.5重要原件外借时,要有集团行政中心、基地办公室专人携带跟随。
6.3证件年检
各种证件的年检、换证主办部门档案管理员在证件到期前须告知部门领导,并履行文件借阅手续将文件取出办理。
办理完成后要及时将新文件交回、归档。
7.注销流程
7.1申请及审批
7.1.1公司已经办理,但由部门确定已没有使用价值的证件,可由证件使用部门直接向提出书面申请,经分管副总签字后,报总经理审批,审批通过方可办理。
7.1.2由于国家政策、公司业务改建等相关原因需要注销的证件,由质管部和相关部门协商、核实后,由质管部提出申请,经分管副总审批签字后,报集团总经理审批,审批通过后方可办理。
7.2注销办理
经集团总经理批准后不再办理的要由主管部门及时注销,避免造成浪费。
办理主管部门,应出专人履行文件转移手续。
(与证件借阅手续相同,只在填写《文件接收、借阅、转移登记表》时注明是转移)
8.监督与处罚
8.1证件遗失
使用证件的部门和当事人,应妥善保管,不得遗失。
如证证件遗失,应及时向行政中心报告。
凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人承担和赔偿。
8.2私自查阅
文件管理员不得允许任何人查阅与其部门、工作无关的证件及相关资料,凡因私自允许他人查阅证件的当事人双方一律退回人力资源部处理,由此造成的一切经济损失和法律责任均有双方当事人承担。
8.3年检失职
各部门必须有专人负责证件年检,如果由于部门失职,造成延误,将追究主管部门负责人责任。
9.附则
9.1本程序自发布之日起执行,各相关部门必须严格遵守,如有未走程序的或相关手续资料不完善的,主管办理部门一律不予办理。
9.2本程序的运行、修订由集团行政中心负责监督实施,各相关部门(技术部门和生产部门等)协助制度的有效运行。
9.3各部门在本制度的实施过程中可给以及时有效的信息反馈,以不断完善证件管理制度的工作系统、方法和相关工作规范。
附件1:
二类证件办理总流程图
办理过程中出现特殊情况应向总经理汇报
附件2:
三类证件办理流程
附件3:
申请表格
梅花集团证件办理申请表
证件名称
申办单位
申办理由
申办人签字
申办单位领导签字
技术部门意见/签字
集团总经理批示
批准日期
主办部门意见
梅花集团证件借阅申请表
证件名称
借阅单位
借阅事由
申办人签字
申办单位领导签字
副总经理批示
总经理批示(如需要)
批准日期
附件4:
梅花味精集团各类证件明细
一类证件明细
序号
证件名称
办理类型/时间
承办部门
1
用电证(廊房梅花、电厂、堂二里副食店等)10个
终身
办公室
2
梅花通用网址注册证书
终身
质管部
质管部
3
河北基地土地使用/房产/建设等许可证
终身
4
河北梅花集团组织机构代码证
年检/4年换证
5
廊坊建龙制酸有限公司组织机构代码证
年检/4年换证
6
霸州市华泰林业组织机构代码证
年检/4年换证
7
廊坊绿农生化工程组织机构代码证
年检/4年换证
8
廊坊梅花国际贸易有限公司组织机构代码证
年检/4年换证
9
河北梅花企业集团登记证
终身
10
河北梅花集团有限公司味精生产许可证
年检/3年换证
11
河北梅花集团有限公司淀粉生产许可证
年检/3年换证
12
河北梅花集团有限公司鸡精生产许可证
年检/3年换证
13
廊坊建龙制酸有限公司硫酸生产许可证
年检/5年换证
14
廊坊绿农生化工程有限公司复混肥料生产许可证
年检/5年换证
15
河北梅花集团有限公司卫生许可证
年检/4年换证
16
河北梅花集团饲料生产企业审查登记证明
3年
17
河北梅花味精集团中国商品条码系统成员证书
2年
18
梅花集团进出口企业对外贸易经营者备案登记表
终身
29
其他需办理的类似新证件。
20
河北梅花排污许可证
3年
环保部
21
廊坊建龙制酸排污许可证
3年
22
取水许可证
23
烟尘排放污染物许可证
24
其他类似证件
25
廊坊建龙制酸有限公司安全生产许可证
3年
安保部
26
安全消防类证件
27
其他类似证件
28
河北梅花集团税务登记证国税
终身
财务
29
河北梅花集团税务登记证地税
30
廊坊建龙制酸税务登记证国税
31
廊坊建龙制酸税务登记证地税
32
廊坊绿农生化工程税务登记证国税
33
廊坊绿农生化工程税务登记证地税
34
霸州市华泰林业税务登记证国税
35
霸州市华泰林业税务登记证地税
36
廊坊梅花国际贸易公司税务登记证国税
37
廊坊梅花国际贸易公司税务登记证地税
38
河北梅花集团企业法人营业执照
39
廊坊建龙制酸企业法人营业执照
40
廊坊绿农生化工程企业法人营业执照
41
霸州市华泰林业企业法人营业执照
42
廊坊梅花国际贸易公司企业法人营业执照
43
其他类似证件
44
河北梅花二等活塞压力表计量标准考核证书
3年
热电
45
河北梅花精密压力表计量标准考核证书
46
河北梅花粮食收购许可证
物资供应部
47
廊坊梅花粮食批发许可证
48
其他类似证件
二类证件明细
序号
证件名称
办理类型/时间
承办部门
1
河北梅花集团出口卫生注册证谷氨酸钠
3年换证
质管部
2
廊坊绿农生化工程有限公司有机肥肥料正式登记证
5年
3
廊坊绿农生化工程有限公司有机氮肥肥料登记证
1年
4
廊坊绿农生化工程有限公司复混肥料登记证(8个)
临时1年/5年换证
5
河北梅花集团自理报检单位备案登记证明书
年检
6
河北梅花集团廊坊海关注册登记证明书
7
廊坊建龙制酸对外贸易经营者备案登记表
8
HACCP食品安全管理体系认证证书
年审/3年
9
ISO9001—2000质量管理体系认证证书
年审/3年
10
职业健康安全管理体系认证证书
年审/3年
11
环境管理体系认证证书
年审/3年
12
绿色食品认证
年审/3年
13
出口产品绿色通道认证
14
非转基因身份保持认证证书
年证
15
驰名商标
终身
16
河北省名牌
3年
17
复混肥生产科技成果鉴定证书
终身
18
42类梅花老商标注册、续展
10年
19
禹鑫商标注册、续展
10年
20
荔花商标注册、续展
10年
21
奥达商标注册、续展
10年
22
怡尔家商标注册、续展
10年
23
绿色核动力商标注册、续展
10年
24
梅花新商标注册、续展
随时监控
25
梅花新企标注册
随时监控
26
梅花商标45个国家商标注册
随时监控
27
复混肥发明专利申请注册
随时监控
28
饲料酵母发明专利申请注册
随时监控
29
新商标注册、异议,新发明专利注册等
随时监控
30
兰柯乐商标注册、续展
随时监控
31
肥料发明专利申请注册(2个)
随时监控
32
肥料资金转化申请
33
工商局重合同守信用证书申请
34
肥料国家标准申请
35
有机型冲施肥(液态)
36
有机型冲、施肥(固态)
37
廊坊梅花包装袋外观设计专利证书
年审
38
荔花味精包装袋外观设计专利证书
年审
39
梅花味精包装包装袋外观设计专利证书(12个)
年审
40
河北基地所有计量器具/化验室仪器鉴定
年检
41
河北梅花味精采用国际标准产品标志证书
5年
42
科技成果鉴定办理
43
肥料田间试验
44
新规格复混肥登记证
45
产品新认证(无公害、绿色、有机、清真、OU等)
46
山东伊斯兰教协会清真认证
47
一类证件变更、扩展
48
计量器具鉴定、
49
技术监督局、卫生局、防疫站、商检局、商务局、食品协会、饲料办、发酵协会、企业家联合会、农业局等相关部门涉及公司荣誉证书办理
50
电子监管办理
51
廊坊绿农资源综合利用认证证书
终身
环保部
52
河北梅花资源综合利用认证证书
终身
53
梅花液氨储罐在用压力容器检验报告书
安保部
54
河北省锅炉压力容器使用证
55
廊坊建龙制酸有限公司锅炉设备登记证
56
廊坊建龙制酸有限公司压力管道登记证
57
廊坊建龙制酸电动单梁起重机验收检测报告、登记证
58
廊坊建龙制酸桥式起重机验收检测报告及登记证
59
防雷设施检测登记证
60
河北基地压力仪器/仪表/电工器具鉴定
61
其他荣誉证书
相关部门
三类证件明细
序号
证件名称
办理类型和时间
承办部门
1
新产品条形码办理
终身
质管部
2
产品证明
临时
3
公证书
临时
4
产品例外检测
5
新包装版面使用
6
自由销售证明
临时
7
压力仪器检测
安保部
8
其他临时证明
相关部门
通辽基地
一类证件明细
序号
证件名称
办理类型/时间
承办部门
1
通辽梅花组织机构代码证
质管部
2
通辽绿农生化工程有限公司组织机构代码证
3
通辽建龙制酸有限公司组织机构代码证
4
通辽梅花企业法人法定代表人证书
年检
5
通辽建龙制酸企业法人法定代表人证书
年检
6
通辽梅花生物科技有限公司食品卫生许可证(谷氨酸)
7
通辽梅花生物科技有限公司食品卫生许可证(味精)
8
通辽建龙制酸全国工业产品生产许可证
9
通辽梅花产品标准注册登记表(050020060005)
年检
10
硫酸产品标准注册登记证
年检
11
通辽梅花食品标签准印证
12
通辽梅花饲料生产企业审查合格证
13
通辽绿农饲料生产企业审查合格证
14
通辽各分公司食堂卫生许可证
15
其他类似证件
16
通辽梅花环保许可证
环保处
17
通辽梅花取水许可证第019号
18
通辽梅花取水许可证第016号
19
通辽梅花取水许可证第017号
20
通辽梅花排放污染物许可证
21
通辽建龙制酸排放污染物许可证
22
通辽建龙制酸取水许可证
23
肥料资源综合利用认证证书
24
通辽梅花安全生产许可证
安保处
25
合成氨分公司内蒙古自治区防雷装置合格证
26
通辽建龙制酸安全生产许可证
27
通辽建龙制酸危险化学品经营许可证
28
通辽建龙制酸非药品类制毒品化学品生产备案证明
29
通辽梅花有线电视用户证
办公室
30
通辽基地所有工程建设规划/施工许可证
31
通辽基地所有房产证/土地使用证
32
城市集中供热企业资质证书
33
资源综合利用认证证书
34
通辽梅花生物科技有限公司企业法人营业执照
年检/30
35
通辽绿农生化工程有限公司企业法人营业执照
年检/30
36
通辽梅花社会保险登记证
人事
37
通辽梅花生物科技有限公司税务登记证地税
财务处
38
通辽梅花生物科技有限公司税务登记证国税
39
通辽绿农生化工程有限公司税务登记证内地税
40
通辽绿农生化工程有限公司税务登记证国税
41
通辽建龙制酸企业税务登记证内地税
42
通辽建龙制酸企业税务登记证国税
43
通辽建龙制酸增值税一般纳税人资格证
44
通辽建龙制酸有限公司企业法人营业执照
45
通辽梅花粮食收购许可证
供应处
46
购盐许可证
二类证件明细
序号
证件名称
办理类型/时间
承办部门
1
通辽绿农生化工程有限公司有机肥料登记备案证2078
质管部
2
通辽绿农生化工程有限公司有机肥料临时登记证021
3
通辽梅花绿色核动力精制有机肥肥料正式登记证029
4
通辽玉米深加工/合成氨项目检测报告书
5
通辽绿农产品注册登记证(有机肥/菌体蛋白)
6
通辽基地所有计量器具/化验室仪器鉴定
7
HACCP食品安全管理体系认证证书
年审/3年
8
ISO9001—2000质量管理体系认证证书
年审/3年
9
职业健康安全管理体系认证证书
年审/3年
10
环境管理体系认证证书
年审/3年
11
新规格复混肥登记证
12
产品新认证(无公害、绿色、有机、清真、OU等)
13
一类证件变更、扩展
14
肥料田间试验
15
通辽市防雷装置安全性能检测报告
安保部
16
通辽梅花压力容器使用证
17
通辽梅花液氨重大危险源检测评估认证书
18
通辽梅花锅炉使用证
19
通辽建龙制酸锅炉使用证
20
通辽基地压力仪器/仪表/电工器具鉴定
21
特种作业操作证/许可证(20个)
22
其他类似证件
三类证件明细
序号
证件名称
办理类型/时间
承办部门
1
新条形码办理
终身
质管部
2
产品证明
临时
3
公证书
临时
4
产品例外检测
5
产品季度外检
6
新包装版面使用
7
自由销售证明
临时
8
压力仪器检测
安保部
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