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最新档案管理学复习资料
档案管理学
第一章档案概论
一、绪论
1、什么是档案管理学?
~是研究档案管理工作基本原理、原则、技术、方法的学科。
2、学习档案管理学的重要性。
就秘书工作者业务知识结构而言,档案管理知识是不可缺少的组成部分。
首先,从机构人员编制的发展趋势来看,秘书人员和档案管理人员的工作职能将逐渐趋于一体。
其次,从信息技术发展的前景来看,秘书工作与档案管理工作的流程将难以分开,秘书工作职能将扩大到档案管理的范畴。
最后,从保证档案的质量与档案工作现代化建设的角度来说,秘书人员档案意识的具备与否也是至关重要的,而其档案意识的高低主要取决于所掌握的档案学知识多少。
3、档案管理学的学习方法:
1、历史研究法
2、调查研究法
3、比较研究法
4、案例研究法
5、理论研究法
4、档案管理学的学科特点:
1、理论性与应用性的统一
2、综合性与专业性的统一
3、社会性与服务性的统一
二、档案概论起源和沿革
(一)起源(主要有以下4种观点)
1、国家——文字——档案
2、文字——国家——档案
3、文字——档案——国家——有条理的档案
4、结绳、刻契——档案——文字——国家——有条理的档案
(二)沿革
1、载体沿革
甲骨档案
金石档案
简牍档案
缣帛档案
纸质档案
声像档案
电子档案
2、名称的沿革
A、商:
册;周:
中;秦汉:
典籍;魏晋以后:
文书、文案;唐、宋以来:
文卷、案卷、案牍;
B、“档案”一词,一般认为初见于清代。
3、英文archive[`a:
kaiv],n.文件、记录、档案,相当于中文“档案”一词。
复数archives[`a:
kaivz],n.公文保管处、档案处、公文。
三、档案的定义
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的,文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。
简便表述为:
档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。
除了书上的表述,还可以有如下表述:
国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
为了简便起见,也可表述为:
原始的历史记录。
《中华人民共和国档案法》(1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过,1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正)所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2、 档案定义的涵义
一、档案来源
从形成者看来源:
A、机构B、组织C、个人
二、档案形成
档案是由文书转化而来的。
转化条件有三:
(一)办理完毕的文件才能成为档案文件是档案的前身,档案是文件的归宿。
(二)具有一定查考利用价值的文件,才能成为档案文件是档案的基础,档案是文件的精华。
(三)按照一定的规律保存起来的文件,才能最后成为档案
文件是档案的因素,档案是文件的组合。
三、档案的形式:
从档案的载体上来看,有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。
表达方式基本三种:
文字、图像、声音;
记录方法:
手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。
从文件名称上看,古代有诏、诰、题本、奏折、牌等,近代有令、布告、咨、呈。
现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。
从类型上说,有文书档案、科技档案、专门档案。
四、档案内容:
反映了人们各种社会活动,即档案内容上的特征是:
1、十分丰富,无所不包2、原始性
3、档案与相关事物的关系
一、档案与图书
二、档案与情报
三、档案与文物
四、档案和文献
五、档案与资料
4、档案的作用
一、档案的基本作用
郭沫若《题赠档案馆》
前事不忘后事师,自来坟典萃先知。
犹龙柱下窥藏史,呼凤舆前听诵诗。
国步何由探轨迹,民情从以识端倪。
上林春讯人间满,剪出红梅花万枝。
概括为:
凭证作用参考作用
二、档案的主要作用
1、机关工作的查考凭据
2、生产建设的参考依据
3、政治斗争的必要工具
4、科学研究的可靠资料
5、宣传教育的生动素材
6、档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。
三、档案发挥作用的规律性
1、档案对机关的作用和社会作用的双重性
2、档案机密性的递减律
3、档案科学文化作用的递增律
4、实现档案价值的条件
A、受社会发展水平的限制
B、受公众对档案认识水平的限制
C、受档案管理水平的限制
四、国家档案全宗
国家档案全宗是指国家所有的全部档案的总和。
按时期结合性质,它可以分类如下:
先以1949年10月1日为界,分为建国前档案和建国后档案,建国前档案按政治性质分为革命政权档案和旧政权档案。
革命政权档案,又称为“革命历史档案”,是指“五四”运动至建国期间中国共产党领导的新民主主义革命的档案,旧政权档案是指国民党政府、伪满政权、北洋政府以及历朝历代封建制政权、奴隶制政权的档案。
第二章档案实体管理概论
一、档案实体管理内容与性质
1、档案实体管理的内容
针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。
2、档案实体管理工作内容
(1)、六环节之说:
收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。
(2)、八环节之说:
档案业务工作的划分不是绝对的,随着档案工作的发展而发生变化,检索和编研成为独立的工作内容,把它们加上去,六个环节就变成八个环节。
3、档案实体管理工作的性质
(1)、档案实体管理工作是一项管理性的工作
A、档案实体管理工作是专门负责管理档案的一项业务工作
B、是某种管理工作的组成部分
C、是专门管理档案的科学性工作
(2)、是一项服务性的工作
(3)、是一项政治性的工作
除此之外,还有"条件性"等提法
二、档案实体管理工作基本原则
一、统一领导、分级管理
二、维护档案的完整与安全
三、便于社会各方面对档案的利用----根本目的。
我国档案工作基本原则的三个组成部分,是辩证统一关系。
A、统一领导、分级管理是核心,没有统一领导、分级管理就不能维护档案安全与完整和全社会各方面的利用;
B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用,统一领导、分级管理就失去了它的意义。
三、档案室
(一)、机关档案实体管理工作
1、性质(历来有不同提法)
(1)第一个提法:
机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构,机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。
(2)另一种的提法:
机关档案实体管理工作是一项机要工作或专门工作。
2、基本任务
(1)对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。
(2)集中统一管理机关各种门类和载体的档案,积极提供利用,为机关各项工作服务。
(3)在统一领导、分级管理的原则下,各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。
(4)按规定向档案馆移交应该进馆的档案。
(5)办理领导交办的其他有关的档案业务工作。
3、档案室的类型
(1)机关档案室普通档案室文书档案室
(2)科技档案室
(3)音像档案室
(4)人事档案室
(5)综合档案室
(6)联合档案室联合档案室档案服务中心
四、文件中心
(一)档案馆的性质
根据《档案法》和有关文件的规定,档案馆属于党和国家的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门,所以它既是党的机构,又是国家机构。
档案馆所保存的档案,有些是有机密性的。
档案馆又具有机要性。
(二)档案馆的基本职责和具体任务
档案馆的基本职责是:
集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料,维护历史的真实面貌,为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
档案馆的具体任务,主要有三个方面:
1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料,科学地管理;
2、通过多种方式,积极开展档案资料的利用工作;
3、参与编修史志工作。
(三)档案馆的种类
1、按地区可分为:
A、中央级档案馆,如:
中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等;
B、地方档案馆,又有省(自治区、直辖市)、地区(市、自治州)、县级档案馆,如:
北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。
2、按专业可分为:
A、综合性档案馆,如中央档案馆、四川省档案馆等。
B、专业档案馆,如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。
3、按地区结合专业可分为:
中央级综合档案馆(如:
中央档案馆)、中央级专业档案(如:
中国照片档案馆)、地方综合性档案馆(如:
天津市档案馆)、地方专业性档案馆(如:
包头市城市建设档案馆)。
档案行政事业管理部门
五、档案行政管理机构
1、性质
是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。
既是党的机构,也是政府机构。
2、基本任务
A、制定方针、法规性文件、规章制度。
B、对档案工作进行指导、监督和检查。
C、制定发展规划,筹建档案馆。
D、提出鉴定档案的原则和标准,研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题,监督销毁。
E、组织并指导理论和技术研究,提出方案。
F、召开会议,研究问题,交流经验。
G、发展档案专业教育,评定职称。
H、组织档案的利用工作
I、党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。
3、档案机构之间的关系
各级档案机构之间的关系是:
上级档案行政管理机构,对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系;
档案行政管理机构,对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系;
机关档案室和档案馆之间,具有档案交接关系;各级档案馆(室)之间,均无隶属关系,但有一定的协作关系。
第三章鉴定工作
鉴定工作的内容和制度
一、内容
1、制定标准
2、确定期限
3、找出无保存价值的档案,销毁。
二、制度:
(一)确定统一的档案鉴定原则和标准
(二)确定鉴定工作的组织领导
鉴定工作分阶段进行:
1、机关文件归档时特别剔除一部分没有保存价值的文件,剔除的文件主要参照国家档案局于2006年12月18日公布并施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》来执行。
不归档的范围主要有:
(1)上级机关的文件:
上级机关任免和奖惩非本机关工作人员的文件,普发供参阅,不办理的文件材料;上级机关发来供工作参考的抄件,征求意见来定稿的文件。
(2)本机关的文件材料:
重份文件、无查考利用价值的事务性和临时性文件;未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未效的文件、电报、草稿;一般性文件的历次修改稿;铅印文件的各次校对稿(定稿除外);从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料,无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问、一般问题、提出一般性建议或意见的人民来信;机关内部互相抄送的文件材料;不应履行公文的行文、介绍信等。
本机关负责人兼任外机关职务时形成的和本机关无关的文件材
料。
(3)同级机关和非隶属机关的文件材料:
参加非主管机关召开的会议、不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料,非隶属机关抄送的,不需要办理的文件材料。
(4)下级机关的文件材料:
下级机关送来参阅的简报、情况反映,不应抄送或不必备案的文件材料;越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料;下级机关抄报、备案的一般性文件材料。
2、对归档文件确立保管期限。
应当根据2006年的期限表进行,对专门单位(地质部、煤炭部、石油部等)就制定专门档案保管期限表,或者结合本机关的实际情况,编制本机关或本系统的档案保管期限表,此表要经过本机关领导审批后执行,并报同级档案行政管理部门备案。
3、保管期满的档案应当剔除销毁。
(三)档案的销毁
机关销毁失去保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见,登记造册,经机关分管负责人批准后,由二人在指定地点监销,并且在销毁清册上签字,情况特殊的专门档案,另有销毁规定的按照有关规定执行
(四)制定档案保管期限表,实行审批制度
档案鉴定的方法
一、决定档案保存价值的因素
1、档案自身的特点和状况
2、社会利用需求
国家各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需求,影响着档案的保存价值。
二、鉴定档案价值的基本观点
(一)全面的观点
(二)历史的观点
(三)发展的观点
三、分析档案价值的具体方法
总方法:
档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点,以分析档案内容为中心,结合考虑档案的作者,形成时间,名称,完整程度、可靠性、有效性以及外型特点等因素。
研究过去档案的被利用情况,全面地估计和预测对档案的利用需求,正确判定档案的保存价值。
具体方法:
直接鉴定法——要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值,从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面,去全面考查它的价值。
四、鉴定档案价值的标准(也有的书上称为“方法”)
1、来源标准
档案的来源是指档案的形成者。
档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能要影响甚至决定档案的价值。
2、内容标准
档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。
对档案内容的分析可着眼于以下四个方面:
A、档案内容的重要性;
B、档案内容的独特性;
C、档案内容的时效性;
D、除上之外,对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察,以准确地把握档案的价值。
3、形式特征标准
档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。
在某种情况下,这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。
4、相对价值标准
在一定的情况下,某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。
通常的方法是分析全宗和全宗内档案的完整程度。
在根据上述标准分析档案价值的时候,要始终坚持辩证的思维方法,切忌机械、片面地强调某一方面,忽略其他。
五、方法论问题
1、研究利用规律,预测未来利用需要
2、研究档案保存的效益
3、重要性与保管期限长短的关系
4、弹性原则
保存从宽,销毁从严;孤本从宽,复本从严;本机关从宽,外机关从严;两可之间的,就高不就低; 暂缓销毁历史档案从宽,现行档案从严;
解放前档案从宽,解放后档案从严; 首脑机关从宽,一般机关从严;上机机关从宽,下级机关从严; 撤销机关从宽,现行机关从严;
六、在鉴定工作中需要注意的问题
(一)应当以全国统一规定的鉴定原则和标准作为依据,不能够自行其事。
(二)应当考虑各方面的作用。
这里主要指出应当考虑凭证作用和参考作用,正面作用和反面作用,内容上的作用和形式上的作用。
(三)对重要的设备的档案和基建档案应当由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件,原件移交到档案馆保存。
(四)宽严问题:
"宽":
指鉴定的标准放宽,多保存一些;"严"指标准严格一些,少保存一些。
档案保管期限表
一、作用
(一)能够统一鉴定认识,避免人为的局限性和片面性,使鉴定有章可循。
(表虽是主观制度,但较接近于客观)
(二)能够保证鉴定工作质量。
(表是通过长期实践总结出来的)
(三)能够提高鉴定工作的效率,加快档案鉴定速度。
(根据表把档案对号入座,较为方便,速度又较快)
(四)可以防止任意销毁档案文件,维护档案的完整与安全。
(有保管价值的文件一般都归入了保管期限表)
(五)立卷时可以据此考虑文件的价值,把具有相同价值、联系密切的文件材料组合在一起,不同价值的文件材料分开组卷,保证案卷质量,为日后进馆复查打下了基础。
二、类型
1、通用档案保管期限表
2、专门档案保管期限表
3、同系统机关档案保管期限表
4、同类型机关档案保管期限表
5、机关档案保管期限表
三、保管期限
专门档案的保管期限
1、人民法院的诉讼档案分为永久、长期(60年)、短期(30年),刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存十五(证物有些是档案,有些则不是);案件的结案时间是终审判决结案后的第二年算起;档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书取了一份,按年度审判级别整理立卷、永久保管。
2、书稿档案其保管期限与文书档案一致。
3、会计档案其保管期限分为两种:
定期(三年、五年、十年、十五年、二十五年)、永久
其保管时间是从会计年度终了后的第一天算起,会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的。
三、保管期限的划分原则
(一)总规定:
确定档案的保存价值要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关(泛指)工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。
(二)具体的原则
1、凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管。
2、长期:
主要是反映本机关一般工作活动,在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料列为长期保管,主要由三部分构成:
(1)本机关一般工作问题的文件材料;一般会议的主要文件材料;人事管理工作形成的一般文件材料。
(2)直属上级颁发的、属于本机关主管业务、并且需要贯彻执行的一般文件材料。
(3)下级机关报送的重要总结报告和统计报表等文件材料。
3、凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料到为短期保管
(1)本机关一般事务性的文件材料
(2)上级和同级机关颁发的非本机关主管业务,但要贯彻执行文件材料。
(3)下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
四、应当注意的问题
(一)要以保存本机关形成的文件材料为重点,永久和长期卷中上、下级文件也应有一定比重,全面估计和预测对档案的需要,不能硬性划分上、本、下级文件几种保管期限的百分比。
(实际工作中的有的作法是极形式主义的,不可取,不合理。
)
(二)正确处理完整与精炼的关系:
在完整的基础上求精炼,不必过于强调少而精。
(三)对档案的鉴定要相对稳定,不宜反复进行。
即文件鉴定之后,不到期则不再次鉴定。
(四)保管期限不宜划分很精确的年度。
档案鉴定工作制度和组织
一、档案室工作制度和组织 成立鉴定小组
二、档案馆工作制度和组织 成立鉴定委员会
三、销毁档案的批准和监销制度
机关领导批准
主管领导机关批准
销毁1949年前的档案,须报国家档案局。
两人以上监销
四、销毁
1、编制销毁清册二、三份
2、立档单位和全宗简要说明
3、销毁方法“火烧”或“打成纸浆”
第四章、档案的收集
收集工作概述
一、收集工作的内容和意义
(一)内容
1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。
2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。
3、对历史档案的接收和征集工作。
(二)意义
1、收集工作是档案部门积累档案的手段,它为档案工作提供了物质对象。
因此它是档案工作的起点及第一个环节。
2、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。
3、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。
4、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一,因此它要求的政策性强,工作方法灵活多样。
二、应该注意的问题
1、丰富馆(室)藏,
2、收集工作必须抓住重点:
3、推行入馆档案的标准化
4、保持全宗和全宗群的不可分散性
5、要注意处理局部与整体、当前和长远的关系
归档制度
1、归档制度具体有:
(1)机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案
(2)和机关业务工作有关的资料
(3)代管同本机关有关的撤销机关以及合并机关的全部档案。
在实际工作中,归档范围是较灵活的,注意有文必档和太精炼、归档不够这两个极端倾向。
2、归档时间:
第二年六月份以前。
也可灵活处理。
3、归档范围:
《机关文件材料归档与不归档的范围》这一文件中有详细规定。
4、归档案卷的质量要求:
归档案卷的质量总的要求是:
遵循文件材料形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
档案馆收集工作
一、档案馆收集档案的范围和期限
1、范围
(1)本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案,省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。
(2)属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案
(3)属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案
(4)档案馆之间交接档案
2、保管期限
(1)省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年左右的档案(永久保存的)
(2)省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案(长期和永久保存的)
二、现行机关和撤销机关档案的接收
(一)现行机关档案的接收
(二)撤销机关档案的接收
三、各级国家档案馆收集档案范围的规定
历史档案的接受和征集
习惯所称的历史档案,是指在中华人民共和国成立以前的档案。
包括革命历史档案,以及民国时期档案和历代王朝的档案。
1、收集历史档案是保护我们伟大祖国历史文化遗产,维护党和国家历史面貌的重要措施。
2、收集历史档案是党和国家当前与长远利用的需要。
3、收集历史档案带有抢救历史文化遗产的性质。
档案征集的途径有:
1、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料
2、向兄弟档案馆征集
3、向图书馆、博物馆、纪念馆征集
4、向古旧书店、废品收购部门征集
5、向寺庙、古迹保管部门征集
6、向个人征集
7、少数民族地区历史档案的征集
第五章整理工作
一、整理工作的意义
二、整理的内容和步骤
(一)内容包括:
区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订(或“装盒”)、排列案卷目录的编制。
(二)步骤可分为:
1、了解情况,拟订方案
2、区分全宗和分类
3、细分和组卷、草拟案卷标题
4、初步排列案卷顺序,检查分类是否合理,弄进行适当调整。
5、全面审查修改标题。
6、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。
三、整理工作的原则
(一)充分利用原有基础
(二)保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系,主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。
四、便于保管和利用
全宗和立档单位的划分
一、全宗概念及含义
(一)全宗定义
全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。
全宗解放初称为“芬特”。
1955年改为“全宗”。
(二)全宗的含义:
全宗是一个有
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