各部门职能说明书汇编.docx
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各部门职能说明书汇编.docx
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各部门职能说明书汇编
XXX集团
部门职能汇编
XXXX年XX月
目录
销售部部门职能说明书1
外贸部部门职能说明书3
客服部部门职能说明书5
电子商务部部门职能说明书7
生产制造部部门职能说明书9
采购部部门职能说明书11
技术部部门职能说明书13
仓储部部门职能说明书15
质管部部门职能说明书17
人力资源部部门职能说明书19
综合办职能说明书21
财务部部门职能说明书23
审计部职能说明书25
资产经营部部门职能说明书27
销售部部门职能说明书
一、部门基本信息
部门名称
销售部
部门编号
部门负责人岗位
销售部经理
上级领导岗位
副总(营销)
二、部门定位
依据集团战略规划,通过有效的销售策略、市场开拓、渠道管理、建立销售人才梯队,确保集团经营目标的顺利实现。
三、部门职能
序号
概述
内容描述
1
制度建设
1.负责拟定与本部门职能相关的规章制度,确保符合相关法律法规要求;
2.组织、检查与监督由本部门主管的相关制度的落实情况;
3.不断修改和完善与本部门相关的各项规章制度;
4.组织对违反本部门主管的相关规章制度的事项进行分析,并提出考核意见;
5.负责本部门销售政策、销售提成的拟定,内部任务划分、分工实施,确保销售任务完成。
2
市场调研
1.利用和拓展各种渠道进行行业、市场、客户及竞争对手的信息收集,并进行归纳及整理,分析市场发展趋势;
2.根据掌握的信息,进行初步的市场预测和分析,定期对市场机会和市场预测形成报告初稿,为制定营销计划提供市场依据。
3
市场规划
1.根据行业和公司产品市场特点,编制年度营销规划方案并组织实施,确保市场活动的有效性;
2.对年度营销规划进行监控,及时进行总结;
3.建立完善的国内营销网络,提高产品市场占有率。
4
部门计划与预算
1.根据公司战略规划和年度营销规划,对本部年度销售指标进行分解,制定阶段工作计划,合理安排部门工作;
2.定期向上级领导、财务部门提供有关销售信息和数据、费用控制情况,为公司决策提供依据;
3.组织指导本部销售人员达成并超额完成集团下达的年度销售指标;
4.负责编制本部门年度、季度营销费用预算;
5.控制和压缩销售费用,节约开支,降低销售成本。
5
市场开发及
品牌管理
1.根据集团战略与年度计划开发新客户,维护老客户;
2.制定产品销售定价策略,经总裁审批后执行;
3.在产品定价策略范围内,向客户提供产品报价以及相关费用等;
4.负责销售合同的拟定、审核、修订工作,提高履约率;
5.准时完成与客户的相关往来对帐工作,按合同约定督促客户按时付款;
6.制定品牌推广计划,组织实施品牌推广活动和宣传活动;维护企业品牌形象。
6
客户关系管理
1.提高对客户的服务水平及客户关系维护水平,确保客户品牌忠诚度;
2.及时掌握订单产品生产情况,按合同约定的交货期组织发货,让用户满意;
3.开展对于重要客户的公关活动,提升销售业绩,降低客户流失率。
7
团队管理
1.提出本部门人员招聘计划,对应聘人员进行面试和测试,并提出聘用建议;
2.组织本部门新员工培训、岗位轮换培训和技能更新培训,引导员工职业发展;
3.根据营销需要,组织本部门员工进行产品知识、生产流程、工艺等知识的培训;
4.组织本部门员工的绩效管理工作;
5.做好本部门人才梯队建设,强化团队的稳定和凝聚力。
8
其它
1.上级交办的其他临时性任务。
四、部门岗位设置图
编写记录
编写者
时间
审核者
时间
外贸部部门职能说明书
一、部门基本信息
部门名称
外贸部
部门编号
部门负责人岗位
外贸部经理
上级领导岗位
副总(营销)
二、部门定位
根据集团发展战略的要求,负责公司产品的国际市场开拓及销售,确保实现国际市场开拓目标。
三、部门职能
序号
概述
内容描述
1
制度建设
1.负责拟定与本部门职能相关的规章制度,确保符合相关法律法规要求;
2.组织、检查与监督由本部门主管的相关制度的落实情况;
3.不断修改和完善与本部门相关的各项规章制度;
4.负责本部门销售政策和业务提成的拟定,任务划分、分工实施。
2
部门计划与预算
1.收集国际市场和国外客户信息,并进行整理、分析及反馈,拟定市场开发建议;
2.制定外销产品营销策略与措施,开展营销活动分析,编制产品出口计划;
3.对外销产品在途信息进行跟踪反馈,明确产品运输关键事项,及时反馈客户;
4.编制部门营销计划和费用预算;
5.合理控制本部门各项费用不超过预算范围。
3
市场开拓与订单执行
1.根据集团外贸指标要求,有效组织国外市场开拓,努力完成业绩指标;
2.通过会展等多种渠道,收集客户信息,从中挖掘有价值客户;
3.制定外销产品定价策略,经总裁审批后执行;
4.在产品定价策略范围内,向客户提供产品报价以及海运报关费用等;
5.负责外贸业务流程管理和风险控制;
6.
4
外贸订单管理
1.按合同要求,协调各部门按时、保质、保量完成订单;
2.组织外贸定单的洽谈、签约、单证审核、定单管理、运输、报关、收汇等;
3.组织对外贸定单的评估、跟踪、管理和风险控制;
4.对所接定单的生产、货物检验、商检报关等过程进行跟踪,及时处理各环节出现的问题;
5.按合同约定督促客户按时付款;
6.负责合同履行过程中紧急意外情况的妥善处理。
5
客户关系管理
1.负责建立外商用户档案,对客户订单及重要往来记录及时登记归档;
2.负责组织开发与维护客户关系,对客户要求和咨询及时处理并反馈;
3.配合集团相关部门开展客户满意度调查,定期对客户满意度进行分析与反馈;
4.对于问题产品及时跟进,做好入关接收相关手续。
6
团队管理
1.提出本部门人员招聘计划,对应聘人员进行面试和测试,并提出聘用建议;
2.组织本部门新员工培训、岗位轮换培训和技能更新培训,引导员工职业发展;
3.根据营销需要,组织本部门员工进行产品知识、生产流程、工艺等知识的培训;
4.组织本部门员工的绩效管理工作;
5.做好本部门人才梯队建设,强化团队的稳定和凝聚力。
7
其它
1.完成上级下达的其他临时性任务。
四、部门岗位设置图
编写记录
编写者
时间
审核者
时间
客服部部门职能说明书
一、部门基本信息
部门名称
客服部
部门编号
部门负责人岗位
客服部经理
上级领导岗位
副总(营销)
二、部门定位
通过建立完善客户服务体系,为客户提供咨询和服务,将客户需求与企业内部职能进行有效衔接,以提升客户满意度和企业形象。
三、部门职能
序号
概述
内容描述
1
制度建设
1.负责拟定与本部门职能相关的规章制度,确保符合相关法律法规要求;
2.组织、检查与监督由本部门经理的相关制度的落实情况;
3.不断修改和完善与本部门相关的各项规章制度;
4.组织对违反本部门主管的相关规章制度的事项进行分析,并提出考核意见。
2
部门预算的编制与控制
1.负责编制本部门费用预算;
2.按集团的规定和计划履行客服职责,并控制部门各项费用在预算范围内。
3
维修网点建设及管理
1.通过电话、网络的方式扩大维修网点数量;
2.对维修网点的服务质量和收费进行评估,优化网点设置;
4
售后管理
1.组织做好客户服务工作,处理客户日常售后咨询和投诉;
2.收到顾客维修请求后,及时反馈给相关部门,并确定维修方案,督促有关部门及时有效处理客户投诉,防止因投诉事件给公司带来负面影响;
3.安排维修网点维修,并确定维修价格,处理顾客售后问题;
5
维修网点开拓及管理
1.通过电话、网络的方式扩大维修网点数量;
2.寻求价格更优惠的维修网点加入合作范围;
6
客户服务管理
1.收集客户咨询信息,并转交有关部门进行解答和解决,同时对处理结果进行跟踪记录;
2.组织对客户进行定期或不定期回访,并进行客户满意度调查。
7
团队管理
1.提出本部门人员招聘计划,对应聘人员进行面试和测试,并提出聘用建议;
2.组织本部门新员工培训、岗位轮换培训和技能更新培训,引导员工职业发展;
3.根据客服工作需要,组织本部门员工进行产品知识、生产流程、工艺等知识的培训;
4.组织本部门员工的绩效管理工作;
5.做好本部门人才梯队建设,强化团队的稳定和凝聚力。
8
其它
1.完成上级下达的其他临时性任务。
四、部门岗位设置图
编写记录
编写者
时间
审核者
时间
电子商务部部门职能说明书
一、部门基本信息
部门名称
电子商务部
部门编号
部门负责人岗位
电子商务部经理
上级领导岗位
副总(营销)
二、部门定位
根据集团战略发展目标,运用电子商务技术,开展网络在线商品交易业务,确保集团网销任务的顺利完成。
三、部门职能
序号
概述
内容描述
1
制度建设
1.负责拟定与本部门职能相关的规章制度,确保符合相关法律法规要求;
2.组织、检查与监督由本部门主管的相关制度的落实情况;
3.不断修改和完善与本部门相关的各项规章制度;
4.组织对违反本部门主管的相关规章制度的事项进行分析,并提出考核意见。
2
市场调研
1.收集行业、市场、竞争对手及电子商务运营的相关信息,并进行归纳及整理,做好与各部门的信息共享;
2.根据掌握的信息,对电子商务市场进行预测和分析,为制定营销计划提供市场依据。
3
部门计划与预算
1.根据行业和公司产品市场特点,编制年度电子营销计划方案并组织实施,确保市场活动的有效性;
2.编制本部门年营销计划和预算;
3.按照计划和预算的要求,对年度销售目标进行分解,制定具体的行动方案,并责任到人;
4.对营销计划和预算的执行进行监控,及时进行总结。
4
运营管理
1.根据集团要求严格把控终端品牌发展定位及供货品类,对网络店铺形象进行规范管理,避免引起串货等现象;
2.负责自建网络店铺的运营及服务;
3.对各电子商务平台销售情况及时统计并反馈信息,提出改善建议,以提升网销平台的投入产出比;
4.策划组织相关营销活动,以提升销售量;
5.组织对各电子商务平台的日常维护及管理;
6.对商品卖点的进行挖掘,优化商品文案的编写,调整商品售价,并做好调整后期的跟踪反馈;
7.根据订单信息,及时办理发货事宜,并对在途货物进行跟踪,确保货物及时、准确、安全发到目的地。
5
渠道建设及品牌管理
1.对互联网各电子商务平台进行调查、分析,选择入驻适合本公司产品的电子商务平台;
2.根据产品定位,发展网络代理商,并与其建立良好的合作关系;
3.组织外包服务商的选择与合作关系的建议,拟定相关支持政策;支持其完成销售目标;
6
设计美工
1.负责各平台产品优化,包括产品描述、页面设计、分类设计等,以提高产品转化率;
2.不定期对各网销平台店铺装修、版面进行调整、分类;
3.根据营销活动修改店铺横幅及广告海报;
4.负责店铺日常维护、产品更新,能独立操作店铺陈列,以增强店铺吸引力、产品销量;
5.负责产品拍摄照片后期处理,能独立做产品描述并定期更新;
6.负责对店铺的宣传页、产品专题页、店面促销页面等进行美工设计。
7
客户关系管理
1.组织做好客户服务工作,处理客户日常咨询、投诉;
2.维护与渠道代理商及大客户的关系;
3.建立客户服务标准,提升服务水平。
8
团队管理
1.提出本部门人员招聘计划,对应聘人员进行面试和测试,并提出聘用建议;
2.组织本部门新员工培训、岗位轮换培训和技能更新培训,引导员工职业发展;
3.根据业务需要,组织本部门员工进行产品知识、工艺流程等相关知识的培训;
4.组织本部门员工的绩效管理工作;
5.做好本部门人才梯队建设,强化团队的稳定和凝聚力。
9
其它
1.完成上级下达的其他临时性任务。
四、部门岗位设置图
编写记录
编写者
时间
审核者
时间
生产制造部部门职能说明书
一、部门基本信息
部门名称
制造部
部门编号
部门负责人岗位
制造部经理
上级领导岗位
副总
二、部门定位
依据销售订单,制定生产计划并组织实施,提高生产效率,按时、保质、保量完成生产任务,为产品经营目标的完成提供产品保障。
三、部门职能
序号
概述
内容描述
1
制度建设
1.根据集团现状和发展要求,编制各项生产管理制度、管理流程和标准;
2.严格执行集团、车间制定的各项规章制度,保证生产的正常运作;
3.不断修改和完善与本部门职责相关的各项规章制度,优化、改进各项制度和流程,提高管理效率
4.拟定车间计件工资定额标准,并对员工计件工资的统计进行审核。
2
生产管理和技术推广
1.引进、应用新的生产管理技术、生产管理方法。
协调与销售、采购、质检、技术等部门的业务关系,确保订单产品及时供应;
2.组织实施6S生产现场管理、安全生产管理工作;
3.管理、监控生产过程中各项工作的执行情况,发现偏差并及时纠正。
3
生产计划与预算
1.编制本部门生产计划及生产准备计划,并根据环境变化及时调整;
2.负责向各下属车间下发生产任务并监督计划的执行,并对计划执行进行跟踪与反馈;
3.制定设备大修、中修项目计划,处理好检修和生产的资源调配关系;
4.编制本部门年度预算方案,收集汇总本部门的各类成本发生的数据,分析成本的构成,改进成本;
5.对预算执行过程存在的问题进行追究、查找原因,并提出处理建议;
6.根据年度计划及集团产品发展规划,提出设备引进、更换、淘汰建议。
4
生产调度
1.组织召开生产调度会议,布置生产任务,下达排产计划和日调度命令(工票),并监控生产运行过程,保证按质按量按期交货;
2.根据各车间和工序的生产情况进行原材料、设备、人员、生产时段的调度;
3.负责组织、指挥、协调紧急事故处理,避免事故扩大,减少损失,及时恢复正常的生产经营秩序。
5
质量管理
1.组织实施生产质量管理体系,确保生产过程中的产品质量、设备质量和生产环境符合要求,以保障产品质量符合和国家标准和订单要求。
6
安全生产及设备管理
1.按照安全管理的相关标准和要求,组织实施生产过程、生产环境和生产结果的安全管理工作;
2.及时排除生产过程中的安全引患,对安全生产管理提出建议;
3.组织生产设备、工装模具的建档、维护、保养等管理工作。
7
成本控制
1.负责对本部门生产能力进行评估,合理安排生产资源,提高成品合格率,降低能源消耗、控制生产成本。
8
生产信息统计分析
1.组织收集各车间各项生产数据、信息及报表,并做好审核;
2.组织编制企业生产运营报表;
3.对生产数据和信息进行分析,并向上级提供分析结果和建议。
9
团队管理
1.提出本部门人员招聘计划,对应聘人员进行面试和测试,并提出聘用建议;
2.组织本部门新员工培训、岗位轮换培训和技能更新培训,引导员工职业发展;
3.根据其它部门业务需要,有针对性的提供生产流程和产品知识培训;
4.加强对部门人员工作进度和质量的监督,并开展绩效考核;
5.做好本部门人才梯队建设,强化团队的稳定和凝聚力。
10
其他
1.完成上级下达的其他临时性任务。
四、部门岗位设置图
编写记录
编写者
时间
审核者
时间
采购部部门职能说明书
一、部门基本信息
部门名称
采购部
部门编号
部门负责人岗位
采购部经理
上级领导岗位
副总
二、部门定位
依据公司采购计划及采购标准,完成原材料、生产工具、外协加工件及各种备品备件的采购工作,为生产计划的完成提供物资保障。
三、部门职能
序号
概述
内容描述
1
制度建设
1.制定采购、供应商管理相关的制度和流程;
2.严格执行企业采购管理及供应商管理相关制度及标准,保证物资正常供应;
3.不断修改和完善与本部门职责相关的各项规章制度,优化、改进各项工作流程,提高管理效率。
2
计划与预算管理
1.根据生产计划和库存信息,编制采购计划;
2.编制本部门采购预算,统计汇总采购数据和信息;
3.对预算执行过程存在的问题进行分析,查找原因,并提出解决建议。
3
物资采购管理
1.按集团规定进行招标、比价,组织采购谈判和采购合同的签订;
2.及时掌握生产动态,调整限额采购量;
3.督促供应商对采购合同的执行,确保供应商按时提供符合要求的原材料;
4.组织采购物资的进厂验收工作;
5.收集与统计各类物资采购和进厂数据,并及时反馈;
6.组织配套厂家三包件退赔工作;
7.及时处理生产过程中突发生的物料采购需求。
4
审检结算
1.对入库物品和结算票据进行初审,与采购合同是否相符;
2.对审检合格的物资采购费用提出结算建议并签署相关意见;
3.监督供应商采购合同的履行,提供物和结算票据的一致性。
5
供应商管理
1.建立健全供应商信息档案;
2.对供应商进行监督和评审,进比比较分析,不断优化供应商的结构;
3.开辟新供货渠道,纳入供应商信息库;
4.负责完善公司供应商选择和淘汰机制。
6
团队管理
1.提出本部门人员招聘计划,对应聘人员进行面试和测试,并提出聘用建议;
2.组织本部门新员工培训、岗位轮换培训和技能更新培训,引导员工职业发展;
3.根据其它部门业务需要,有针对性的提供生产流程和产品知识培训;
4.加强对部门人员工作进度和质量的监督,并对本部门员工开展绩效考核;
5.做好本部门人才梯队建设,强化团队的稳定和凝聚力。
7
其他
1.完成上级下达的其他临时性任务。
四、部门岗位设置图
编写记录
编写者
时间
审核者
时间
技术部部门职能说明书
一、部门基本信息
部门名称
技术部
部门编号
部门负责人岗位
技术部经理
上级领导岗位
副总
二、部门定位
根据公司产品和技术发展规划的要求,负责新产品、新技术开发以及相应的技术管理工作,保证技术产品研发水平满足公司发展需要。
三、部门职能
序号
概述
内容描述
1
制度建设
1.制定产品研发和设计的相关规章制度和流程,确保产品开发工作与相关部门顺利衔接;
2.组织、检查与监督由本部门主管的相关制度的落实情况;
3.不断完善修订与本部门相关的各项规章制度;
4.对违反本部门主管的相关规章制度的事项进行分析,并提出考核意见。
2
技术发展规划
1.根据公司的战略目标,负责制定研发计划并实施;
2.负责制订公司技术运行体系、规范各项制度和流程并组织实施;
3.建立健全研发平台。
3
计划与预算管理
1.根据公司发展战略,制订部门中长期发展规划与年度工作计划。
2.对部门年度工作任务进行的分解和分配,负任到人。
3.拟定部门费用预算,并对费用支出进行控制。
4.对部门办公用品的领用和使用进行管理
4
新产品开发
1.根据公司和客户的要求,负责新产品的研究开发;
2.负责新产品的试制和组织鉴定;
3.负责编写新产品开发文档并及时提交存档。
5
技术指导和技术支持
1.负责对销售部门提供售前、售中、售后技术支持;
2.参与客户技术协议的评审;
3.参与组织新增设备(生产、检测)的购置、安装和验收;
4.负责组织设计、改进产品生产工艺工装;
5.负责解决生产现场技术故障;
6.负责原材料的筛选和制定原材料技术协议;
7.参与对供应商的评审;
8.负责部门内部及部门之间工作的协调与沟通;
9.负责部门外联事务的管理。
6
公司体系一体化建设
1.参与质量和环境安全一体化体系建设。
2.协助质量管理部门进行质量管理。
3.组织编写本部门体系认证的相关资料。
4.对认证中发现的与体系要求不符的情况组织整改。
7
技术管理
1.负责制订和管理技术规范和技术标准。
2.负责技术文档的管理,负责技术保密工作。
3.参与供应商的开发、维护和质量评审,负责对供应商技术协议的签订。
4.负责不良品的技术鉴定,提出处理建议。
5.负责对外技术资料的整理和发布。
8
技术档案、技术资料管理
1.贯彻执行档案管理有关规定,做好技术档案保存和管理;
2.负责归档技术资料的接收、整理、保管和提供利用;
3.负责部门各类文件、资料和印签的管理。
9
团队管理
1.提出本部门人员招聘计划,对应聘人员进行面试和测试,并提出聘用建议;
2.组织本部门新员工培训、岗位轮换培训和技能更新培训,引导员工职业发展;
3.根据其它部门业务需要,有针对性的提供产品知识培训;
4.加强对部门人员工作进度和质量的监督,并对本部门员工开展绩效考核;
5.做好本部门人才梯队建设,强化团队的稳定和凝聚力。
10
其他
1.完成上级下达的其他临时性任务。
四、部门岗位设置图
编写记录
编写者
时间
审核者
时间
仓储部部门职能说明书
一、部门基本信息
部门名称
仓储部
部门编号
部门负责人岗位
仓储部经理
上级领导岗位
副总
二、部门定位
通过对原材料、半成品、成品的仓储和保管服务,优化库存成本,加强物资的优化配置,为销售、生产、采购计划的制定提供库存安全保障和库存信息保障。
三、部门职能
序号
概述
内容描述
1
制度建设
1.制定仓储管理相关规章制度和流程,确保资料的安全、流程顺畅;
2.组织、检查与监督由本部门主管的相关制度的落实情况;
3.不断修改和完善与本部门相关的各项规章制度;
4.对违反仓储管理制度的事件进行分析,并提出改进意见。
2
部门计划和预算的编制
1.编制部门年度工作计划和费用预算;
2.合理控制部门各项费用在年度预算范围内实施。
3
仓储管理
1.负责制造相关原材料、半成品、成品、配件、工具等物资的出入库和仓库物资管理及保全,相关信息处理及时准确;
2.负责退货、积压、报废物资的汇总、分类、保管、统计,及时向上级反馈库存信息,并办理相关处置手续;
3.根据进出库清单及时准确收发货物;
4.组织搬运工对到货物资和出库货物进行装卸货物,并进行对搬运工计件进行统计;
5.及时提供库存物品报表及清单,对库存物品进行分类保管,定期对库存物品进行盘点;
6.及时为有关部门提供库存查询服务;对各类仓储单据和信息资料及时进行分类整理和反馈。
4
团队管理
1.提出本部门人员招聘计划,对应聘人员进行面试和测试,并提出聘用建议;
2.组织本部门新员工培训、岗位轮换培训和技能更新
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