批发直销操作规定修订版.docx
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批发直销操作规定修订版
关于印发《东莞石油分公司
批发直销业务财务操作规定》的通知
公司各部门、经营管理部、直销开票点:
现将《东莞石油分公司批发直销业务财务操作规定》印发给你们,请遵照执行。
特此通知。
二〇一二年一月一日
企业制度-执行类
制度名称
东莞石油分公司批发直销业务财务操作规定
制度编号
制度文号
制度版本
主办部门
财务资产部
所属业务类别
财务资产部/批直直销环节业务规定
会签部门
业务部、人资部
监督检查者
财务资产部、业务部
审核部门
业务部、人资部
解释权归属
财务资产部
签发日期
废止说明
原2011年批发直销业务财务操作规定(石化股份粤莞〔2011〕97号)同时废止的制度
生效日期
制定目的
为建立和完善批发直销业务资金监控体系,明确各职能部门的监管职责,规范相关业务操作流程,强化事前、事中的监控和事后问责,减少因监管不到位或失效造成的资金损失,提高经营质量
制定依据
广东石油分公司信用管理办法
适用范围
东莞石油分公司本部、大客户部、经营管理部、开票点
约束对象
现金业务、赊销业务、货到付款业务、信用解冻、提油操作、发票管理、事后的考核问责
涉及的相关制度
/
业务类别
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所属层级
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1.业务总体要求
为建立和完善批发直销业务资金监控体系,明确各职能部门的监管职责,规范相关业务操作流程,强化事前、事中的监控和事后问责,减少因监管不到位或失效造成资金损失。
1.1批发直销业务销售方式的界定
1.1.1根据货款的回笼时间,批发直销业务的销售方式分为:
现金销售、货到付款销售、赊销销售。
现金销售定义:
提单开出当日货款已达账;或能提供银行已办理的转账单、汇款单等相关银行票据(严禁收取1天以上的远期支票,严禁同一客户连续两次以上采用未确认到账的支票结算油款);以现金上交开票室;经分管财务副经理确认风险后,已提交转账单未送往银行办理的票据。
货到付款定义:
提单开出当日起计算,赊销期限在1-3天,且不能跨月,货到付款客户只能为配送客户。
赊销销售定义:
经公司赊销管理小组审批同意获取赊销资格,且在SAP系统内有维护信用额度,赊销期限在3天以上的客户。
赊销客户必须签订油品购销合同。
2.现金业务的操作流程
2.1现金业务的审批流程:
客户经理提出开单申请并提供客户确认的订货单→经营管理部经理、业务部主任审核→分管业务副经理审批。
2.2开票监管员将收到业务部交来已审批的《东莞分公司销售审批表》交给收款员。
收款员通过公司门户“资金监控平台”查询货款的到账情况。
货款未到账时,收款员应确认收到的现金或客户提供已办理银行票据与审批表上申请开单金额是否相符。
如金额不符的,应退回业务部交回申请人;相符的,则通知开票员开单销售。
2.3客户提供已办理的银行票据出票人名称必须与SAP系统订单、销售审批表、销售发票名称相符。
若不相符的,则需要提供客户委托付款证明和代付款证明(增值税专用发票客户严禁发生代付款业务,普通发票客户只能固定与一个或两个其关联企业发生代付款业务)。
2.4现金缴款的客户(仅限开普通发票的客户),原则上单个客户每月以现金或银行卡支付货款最高限额不得超过30万元,对于超过30万元的客户,必须由经营管理部业务岗及具体客户经理走访后,报业务部核实备案方可销售。
客户经办人以现金或信用卡支付批发直销业务单位货款的,经营部必须要求经办人提供加盖单位公章后真实的授权委托书。
书面委托证明原则上在货款当天支付的同时交开票室开票监管员复核并存档。
若因特殊原因未能提交书面委托文件的,应及时向分管业务经理说明原因,经分管经理签名确认后,经营部在5个工作日内补办并上交开票室存档。
书面委托证明有效期最长为1年。
2.5严禁为未提供已办理银行票据的客户且未经分管财务副经理确认,以现金方式开单销售。
2.6责任人代垫款通过开票点POS机刷卡还款的,由开票点打印POS机小票给相关责任人,责任人需凭POS机小票到财务资产部出纳员处开具统一收款收据,并填写《责任人保证金代垫货款证明》后,经分管业务副经理同意后可作还款业务。
2.7自提客户因特殊原因需先收发票办理内部付款流程,承诺货款当天足额到达我公司账户的,由分管业务副经理确认资金风险后,开票点可先作开单处理,待货款到账后才给予责任人领取提油卡。
3.赊销业务的操作流程
3.1批发、直销赊销指在经营活动中销售油品而发生的,且约定在一定时期内向购货方收取的,购货方必须在规定的时间内承付的款项。
3.2赊销业务贯彻“强化风险控制,完备赊销手续,加强过程监控”的原则。
实行省公司管应收账款限额,批发客户、直销终端大户赊销限额、期限审批;公司本部管赊销对象和控制风险,直销中小型客户的赊销限额、期限审批;经营部门严格按照赊销审批结果执行。
3.3公司本部成立由经理任组长,分管财务、业务、零售副经理为副组长,财务资产部、业务部、零售管理部主任和赊销管理岗位人员组成的赊销管理小组,赊销管理小组办公室设在财务资产部。
具体职责如下:
3.3.1赊销管理小组负责根据省公司赊销政策综合平衡安排公司的赊销业务;负责对辖区内符合条件客户的资信情况进行全面详细的评估。
根据客户的价值回报和经营管理的需要对客户筛选后,确定拟赊销客户并核定其赊销额度和期限,对需省公司审批的客户要上报赊销申请,同时对资料的真实性、完整性负责;负责在省公司审批同意的最大额度和最长期限范围内,结合市场情况具体核定每个赊销客户、每批销售的实际赊销额度和期限;负责中小型直销赊销客户的日常审批,并将审批结果报省公司备案;负责根据市场和客户资信变化情况,及时调整客户实际执行额度和期限;负责对客户的还款进度、资信情况进行跟踪,并在客户资信能力下降时及时向省公司报告。
3.3.2财务资产部是应收账款的监督管理部门,对应收账款的形成和清收履行会计监督职能,负有与经营部核对账目,及时掌握货款回笼情况,定期提示催收货款的责任,并按会计制度设置专人对各环节应收账款进行会计核算、账龄分析、风险分析工作。
定期组织相关人员召开应收账款分析例会;负责辖区内所有赊销客户的资信评估,制定公司应收账款信用政策;负责在册赊销客户资信状况的动态监控,组织实施欠款追收的法律诉讼工作。
3.3.3业务部是批发、直销环节应收账款形成和追收的直接责任监督部门,负责跟踪批发、直销客户的资信情况。
根据客户审批的赊销额度及赊销期限建立赊销客户档案,协助财务资产部做好每月应收账款函证、客户走访工作。
按规定签订批发、直销赊销合同并同时负责回收经客户确认的致客户书;负责提油卡业务的监控管理,并对客户提油信息的真实性负管理责任;对经营部提交申请的订货单真实性负管理责任;在应收账款责任人调离前,负责核对责任人欠款是否清理完毕,未清理完毕的,应明确相关责任人接管,确保责任人调离前所有款项(若客户预付款的,需取得客户盖章有效的函证回函)真实完整。
3.3.4人力资源部会同各责任部门按照应收账款奖罚规定,负责落实对欠款责任人的处罚以及非责任人清回欠款的奖励。
对欠款没有清理完毕的应收款项责任人调离前,不予以办理调离手续。
3.3.5经营管理部负责对提油卡、销售发票的存放及客户签收等情况建立台账,并将相关票据整理归档备查,监控客户的货款回笼情况,确保每个赊销客户不超期限、不超限额;对上报公司的客户资料真实性、完整性负责;负责每月配合赊销款的函证对账工作,并协助公司客户实地走访;负责每月与客户、开票点核对欠款余额,保证账实相符;负责对发生不良征兆或异常情况的客户,及时向公司报告。
3.4批发、直销环节赊销业务的直接责任人,对应收账款的真实性、合法性及清收欠款的及时性负有直接责任。
经营管理部负责每月与赊销客户做好赊销量、债权额、欠款期的对账工作,确保应收账款控制在赊销限额及结算期限之内。
3.5开票点人员隶属财务资产部管理。
具体负责货款回笼和开单开票工作,保管纸质发票、发票专用章和财务提货专用章、临时提油卡;负责对货款的收讫及赊销业务的审批手续是否齐全进行审核;负责每日核对销售日报表和货款回笼情况,登统相关台账上报财务资产部;负责每日跟踪货款的到账情况,并及时登录资金监控平台确认,对于未到账款项及时反馈给相关责任人追收。
开票室人员的安排应征得财务资产部同意,并进行业务培训,财务资产部有权根据其工作表现,建议是否予以撤换。
3.6财务资产部负责全区应收账款的总额指标控制。
根据省公司下达的总额考核指标,结合本单位的销售任务,在每月12日前核定我公司应收账款批发直销环节月末控制的指标。
在分配额度内,批发、直销赊销部分由业务部掌握控制各经营管理部月末应收账款总额指标,并负有监控责任。
3.7财务资产部按省公司规定的盘点时间作为月末结账日,结账日结束后收回的货款原则上不冲减当月赊销款。
月末结束后5日内财务资产部将账上反映的批发直销环节应收账款情况,反馈给业务部。
业务部应以财务口径数据为统计基础对所监控的应收账款情况进行分析、评价和考核。
3.8赊销客户应具备的条件
经营管理部应从客户的价值回报、月用油量和资信条件来选择客户,原则上选择价值回报率高、月用油量大,能保持相对稳定的供求关系,信誉好,偿还能力较强、客户信息能及时得到反馈的用户作为赊销客户。
3.9赊销客户的资信条件按照风险程度划分为五大类,具体如下:
低风险客户:
指知名度高,客户盈利能力良好,具有高于行业平均水平的利润率,信息反馈及时,无任何货款拖欠记录的客户。
一般风险客户:
指处于行业平均水平的利润率,信息反馈及时,无任何货款拖欠记录的客户。
高风险客户:
指财务数据提供不够详细,注册资本偏小,时常发生拖欠货款或支票退票情况的客户。
最高风险客户:
指未能提供财务数据,注册资本偏小,时常发生开具空头支票、流动性大,资金周转困难的客户,如:
工程队,饮食、娱乐等服务行业,个体经营者,私营车队,沙(石)场,砖厂,三来一补,陶瓷厂,小规模制鞋、制衣企业,个人等。
特别关注客户:
中间商性质,或挂靠其他单位的客户。
高风险级别以上的客户未能提供等额的保证金或以等额的财产作为抵押的,一律不予以赊销。
3.10客户走访评价及信用评估制度
3.10.1客户走访评价制度:
为增强对客户的资信了解,加深双方的沟通与协助,做好客户销售对账工作,及时搜集客户反馈的意见和建议。
原则上每半年应收账款管理部门会同业务部门、经营管理部对所有的客户(含现金结算客户)实行现场走访制度。
走访人员到客户单位走访必须携带的资料:
①客户近3个月内的销售记录对账单;②必须有客户的财务人员出席;③致客户书、客户感谢信;④填写《客户走访记录》(附表一)。
经营管理部自开发客户3个月内必须向财务、业务部门赊销管理人员提交客户走访计划表(附表二)。
由财务、业务部门走访人员根据全区经营管理部上报的走访计划,统筹安排时间走访,并将结果通过短信的方式告知相关客户经理。
3.10.2赊销客户的信用评估:
辖区内所有赊销客户必须经过信用评估确认赊销额度和期限。
对于新增赊销客户或申请信用额度在100万元以上客户原则上聘请有资质的信用评估机构,对其进行资信评估。
财务部门根据信用评估结果提出信用客户的初审信用额度,然后由分管业务副经理会公司经理审批后,从“量、价、利、款”等方面综合考虑,核定客户最高的信用额度。
3.10.3新增额度30万元(含)以下赊销客户评估
新增赊销客户额度在30万元(含)以下的,由客户提出申请,赊销管理小组审批同意,由业务部、财资部派信用管理人员现场走访,收集相关资料,根据客户信用、资产、经营情况,拟订内部信用评估报告,报赊销管理小组审批,审批同意后,报省公司备案,在系统中维护信用额度。
新增赊销客户额度在30万元以上的,评估及审批权限在省公司,按《广东石油分公司信用管理办法》程序执行。
3.10.4原赊销客户申请增加信用额度的评估
原赊销客户申请增加信用额度,增加后总额度30万元(含)以下的,按新增额度30万元(含)以下的赊销客户的申请评估流程执行。
原赊销客户申请增加信用额度,增加后总额度超过30万元的,评估及审批权限在省公司,按《广东石油分公司信用管理办法》程序执行。
3.10.5原货到付款客户纳入信用客户管理
原货到付款客户,符合条件的应纳入信用客户管理,信用额度不超过30万元(含)的同样属于市公司审批范围,按新增额度30万元(含)以下的赊销客户的申请评估流程执行。
不符合条件的则改为先款后货。
3.11赊销客户的函证
财务资产部为赊销客户函证的责任部门。
业务部、经营管理部必须配合财务部门每月对上月末有余额的赊销客户货款的对账函证工作。
如发现异常情况财务资产部可随时向客户函证确认。
3.12赊销资格审批权限及程序
3.12.1对客户的赊销资格、限额及期限实行省、市公司两级审批,其中:
成品油批发客户(除联营油站)由省公司信用管理小组集中审批;直销大户(信用额度30万元以上)、结算期超过30日的客户赊销资格、限额及期限由省公司信用管理小组审批;30万元(含)以下的赊销客户的赊销资格、赊销额度和期限由市公司赊销管理小组审批,并报省公司信用管理小组备案(其中以下情况由分管业务副经理会公司赊销管理小组组长审批同意后,报省公司信用管理小组审批后,准予开展相关业务,分管业务副经理对上述业务可能产生的资金风险负责:
①超额度、超期限需继续赊销的;②自然人出资成立的客户开展赊销业务;③核定客户信用额度大于客户注册资本的;④客户未提供确认的订货单或购销合同的;⑤属省公司审批权限,但尚未获取得同意批复的客户)。
3.12.2赊销审批流程:
客户提出申请并提供基础资料→经营管理部收集、审核资料并加具意见→业务部提出审核意见→公司赊销管理小组审核,确定赊销限额、结算期限(对需报省公司审批的客户由公司赊销管理小组报省公司审批)。
具体为:
1.客户提出赊销申请并提供相关资料:
客户的赊销申请书、已年审的客户资料(包括营业执照副本、税务登记证、机构代码证)、法人代表(法定代表人授权委托书)和经办人身份证复印件,同时注明与原件相符,并加盖公司公章。
2.客户经理对客户进行实地调查,了解客户资产状况,作初步资信认定,如经初步认定可作为赊销对象的,经营客理部将客户基础资料一起上报公司业务部审核。
3.业务部对经营管理部提供的客户资料进行审核,并对符合赊销资格的填报信用管理系统,提交公司赊销管理小组审批。
4.财务资产部根据客户实际情况,选择聘请中介机构或现场走访对客户进行信用评估,并提出初步核定的信用额度。
5.公司赊销管理小组根据财务资产部初步核定的信用额度,在分析当前市场形势的基础上,按照“量、价、利、费、款”兼顾的原则,确定赊销对象的最终信用额度和期限(由分管业务副经理会赊销管理小组长后,填写最终信用额度和期限)。
对需报省公司审批的赊销客户必须上报省公司审批。
客户实地走访出具的《客户资信评估意见》主要内容除客户基本情况外,还包括客户的股东或上级(下属)企业情况、实物资产及价值情况(是否自有厂房、物业、车辆等)、贷款以及对外负债情况、是否有债务被诉案件等情况,如聘请中介机构进行评估的,要注明中介机构的评估结果。
6.各经营部门所有赊销业务必须按照公司的相关规定与客户签订赊销合同,合同的有效期至2013年12月31日。
赊销合同的格式原则上采用公司合同样版格式,如采用客户样版合同的,客户经理必须将合同的样版提交经理办公室核实合同的条款符合公司规定后,方可签订合同。
已经提交相关资料进行备案的合同赊销客户,如在赊销期限内或者货款未完全收回时,发生工商登记注册信息变更的,责任人需要将赊销客户相应的工商注册的变更资料提交给财务资产部、业务部。
3.13赊销客户的界定
3.13.1批发客户。
成品油客户全部集中省公司审批。
3.13.2直销客户。
成品油客户:
对价值回报高、长期合作、用油量大、资信好、还款及时的又确需赊销的直销成品油大户(信用额度30万元以上),结算期超过30天的客户经省公司信用管理小组审批同意后可以赊销。
3.14客户赊销期限和限额的审批
经营管理部必须严格执行省、市公司赊销审批结果,对赊销客户赊销不得超过公司赊销管理小组核定的赊销期限和限额,如需调增核定的期限和限额的,必须严格按上述程序重新报批。
3.14.1批发业务原则上不准赊销。
若确实需要赊销的,必须报公司赊销管理小组集中上报省公司审批后开展赊销业务。
3.14.2直销业务原则上采取“少批量多批次”的方法,结算周期为25日,收款日期原则上应定在当月的25日前结算。
到期欠款未清的或月购油量在10吨以下(含10吨)的小型客户,一律不准赊销。
若确实需要在当月26-31日结算的赊销客户,必须严格按照上述审批程序执行。
3.14.3批发、直销业务必须按照客户的单次用油量进行分批次逐笔审批,对合同供油客户可经公司赊销管理小组审批同意后,分批次开具销售订单及收款。
3.15赊销审批权限归属省、市公司本部赊销管理小组,任何赊销必须按赊销审批程序审批。
未经审批视同擅自赊销,视金额的大小给予严肃处理,处罚金额不少于擅自赊销总额的10%。
情节严重的(指在重大报纸刊物上披露或影响公司声誉的),给予免职或辞退;若造成损失的,责任人要承担全部的经济责任。
3.16开票点在节假日期间,因客户临时购油,客户经理要求开票点开具销售订单及发票的。
由于节假日休息不能及时取得审批的特殊情况下,由开票点开票员按批发、直销环节审批权限规定,在取得公司赊销管理小组相关领导的电话许可后,可以先开具销售订单及发票,但事后一个工作日内业务员要立即补办有关手续。
开票员事后必须跟踪落实审批补办的手续是否齐全,如违反上述规定,视为手续不全。
3.17批发、直销赊销开单操作程序
3.17.1客户经理在开展赊销业务前必须索取客户已年审的营业执照副本、机构代码证、税务登记证复印件(加盖公章)、法定代表人证明书(或法定代表人授权委托书),并了解该客户的经营状况及偿债能力。
3.17.2按照赊销审批流程获得客户审批赊销资格。
系统内已维护信用额度的客户正常开单审批流程:
经营管理部申请开单并提供客户确认的订货单→业务部主任审核→财务资产部审核→分管业务副经理。
系统内未维护信用额度客户开单或超期限、超额度、未签订购销合同等信用客户非正常开单审批流程:
经营管理部申请开单并提供客户确认的订货单→业务部主任审核→财务资产部审核→分管业务副经理→分管财务副经理审批。
为体现优质客户在我公司的重要地位,对于积极配合我公司实地走访和函证工作的客户,经公司赊销管理小组同意备案后,可简化额度内开单审批流程为:
经营管理部申请开单并提供客户确认的订货单→业务部主任审核→分管业务副经理。
3.17.3客户提出赊销购油申请并提供订货单。
经营管理部收到客户的购油申请或订货单后,审核是否与洽谈约定的一致,经核对无误后,经营管理部附客户单批次合同或订货单报业务部填写《销售审批表》(赊销单位名称、联系人、联系电话及详细地址的填写必须真实具体)报业务部审核。
若客户提出要以现金形式还款的,经营管理部要在审批表上注明并报公司业务部、财务资产部核实。
3.17.4客户经理为已签订长期合同的赊销客户开单时,必须严格执行赊销合同约定的收款时间,不得擅自更改结算期限。
若因特殊情况,需更改结算期限的,必须向公司赊销管理小组提交书面说明,经审批同意后,方可更改结算期限。
3.17.5业务部将审批完毕的《销售审批表》,按赊销业务开单审批权限,分别报业务部、财务资产部、副经理审批,并根据已审批的结果送开票点进行开单处理。
开票点按审批结果开具销售发票及订单(如需解冻开单的,按解冻业务操作流程执行),业务部应每天下班前将《销售审批表》第二联送往开票室存档。
3.17.7开票点为销售客户开具销售订单及发票后,原则上必须由经营管理部业务岗签名确认后,领取临时提油卡和销售发票,严禁一切外来人员或公司内部人员冒名顶替,索取临时提油卡及销售发票,如经营管理部内的客户经理因需要到开票点索取临时提油卡及销售发票的,必须出具经营部业务岗授权委托书后,才可以领取临时提油卡及销售发票。
经营部业务岗必须在客户经理领取临时提油卡及销售发票后,3天内到开票点补办签收手续。
经营管理部领取临时提油卡及销售发票后,原则上由经营管理部业务岗负责保管,严禁经营管理部与经营管理部之间及经营管理部内部客户之间擅自串换提油卡送货,以便业务部、财务资产部监控赊销客户的已售未提及货款回笼情况。
若客户自提油品的,客户单位经办人必须提供收取发票的发票回执及送货签收单。
3.17.8客户经理根据审批意见与客户签订《购销合同》,落实赊销货款的清收责任。
对无法签订《购销合同》或按公司规定不得赊销的,而客户经理又担保可以赊销的,将实施业务员个人授信额度制度,即根据客户经理交纳的赊销保证金,结合客户经理个人的工作能力、业绩等综合评定客户经理个人授信额度,赊销金额不得超过授信额度。
对未能按期回收的货款,全额从赊销人员的赊销保证金中予以扣除,若赊销人员的赊销保证金不足以偿还货款而又没有能力补足未收回货款的,一律取消赊销人员的赊销业务资格,并实行专职清欠。
3.17.9经审核批准赊销后,经营管理部业务岗原则上到开票点领取提油卡及销售发票,并签订“货款回笼责任书”。
每天由开票点收款员将责任人已签订的“货款回笼责任书”原件整理后,交开票监管员存档保管,月末盘点前开单的不迟于次月4日前上交。
同一责任人上批次货款回笼责任书未签订的,不得再继续开单销售。
遇特殊情况,应向相关部门提交书面说明。
3.17.10开票点收款员收到经营管理部付款凭据冲抵赊销款时,必须检查核实收到的银行票据中“付款单位”与原赊销单位名称、发票名称是否保持一致。
如出现不一致的,必须要求经营人员按照石化股份粤莞〔2011〕430号关于规范批发直销业务有关规定的通知要求执行。
3.17.11经营管理部在收到客户付款通知后,及时收取客户的付款凭证交开票点收款员。
若客户要求现金支付货款,经营管理部业务岗及客户经理(必须两人以上)共同到客户处收妥货款并立即存入公司指定的银行或交开票点收款员。
所有用现金支付货款的,开票点要全部报业务部、财务资产部核实是否与客户订货时承诺的付款方式一致,若不一致的经营部必须以书面形式说明情况报财务资产部、业务部核实。
3.17.12无论是否针对同一客户赊销,批发、直销环节非连续的赊销业务必须逐笔签订《成品油赊销合同》,同时,每发生一笔批发、直销的赊销业务,开票点开票员必须按规定审核后逐笔开具销售订单及发票。
3.17.13本月赊销形成的应收账款,原则上赊销期前必须全额结清。
特殊情况允许客户赊销期限超出1个月的,必须按审批权限报省、市公司赊销管理小组审批后执行。
3.17.14经营管理部开出的销售发票和订单,原则上不予以作冲单处理。
若特殊情况,确实需要冲单的,必须取得客户发票拒收证明,经业务、财务部门核实,报赊销管理小组组长审批同意后,方可作冲单退货业务处理。
3.18赊销客户所签的协议和欠款单据,必须是赊销客户本人(或由赊销客户本人签名确认的委托书所指的委托人)签名,委托书必须和欠款单据一起保存。
客户经理必须仔细记录赊销业务的发生情况,采用统一格式(格式内容必须具备客户名称、欠款日期、欠款原值、回收日期、欠款余额等内容)逐笔记录。
应收账款记录必须按发生的实际时间逐笔登录,明细账记录做到一户一账。
记录本由客户经理保管,作为检查考核的原始凭据。
3.19客户经理向赊销客户配送油品时,在客户验收后,必须取得客户加盖公章的《成品油终端配送送货签收单》,其中第一联交调度中心转交财务资产部存档,以备查验。
3.20经营管理部经理负责经营部内在核定期限内收回货款。
对欠款超期10天的,责任人应立即停止对客户再供油赊销,并向客户索取《延迟付款函》。
经营管理部必须在欠款超期第12日前以专题报告的形式书面如实向财务资产部应收账款管理员汇报有关情况,专题报告内容应包括欠款形成的具体情
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