程序文件.docx
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程序文件
成都九江环保发电有限公司管理体系文件
依据:
GB/T19001-2008idtISO9001:
2008
GB/T24001-2004idtISO14001:
2004
GB/T28001-2011idtOHSAS18001:
2007
程序文件
CDJHF·CX
编制:
日期:
2013年1月1日
审核:
日期:
2013年1月1日
批准:
日期:
2013年1月1日
版本/修订:
A/0
分发号:
受控状态:
发布:
2013年1月1日实施:
2013年1月4日
程序文件清单
序号
文件名称
文件编号
归口部门
1.
文件控制程序
CDJHF·CX-423-01
综合部
2.
记录控制程序
CDJHF·CX-424-01
综合部
3.
环境因素识别、评价控制程序
CDJHF·CX-431-01
安环部
4.
危害辨识、风险评价控制程序
CDJHF·CX-431-02
安环部
5.
法律法规收集、贯彻控制程序
CDJHF·CX-432-01
安环部
6.
信息沟通控制程序
CDJHF·CX-433-01
综合部
7.
管理评审控制程序
CDJHF·CX-560-01
综合部
8.
人力资源控制程序
CDJHF·CX-620-01
综合部
9.
顾客要求确定、评审程序
CDJHF·CX-720-01
运营部
10.
采购控制程序
CDJHF·CX-740-01
维护部
11.
运营提供程序
CDJHF·CX-750-01
运营部
12.
监视和测量设备控制程序
CDJHF·CX-760-01
维护部
13.
环境、职业健康安全管理运行
控制程序
CDJHF·CX-770-01
运营部
14.
应急准备和响应控制程序
CDJHF·CX-780-01
运营部
15.
内部审核控制程序
CDJHF·CX-822-01
综合部
16.
产品监视和测量控制程序
CDJHF·CX-824-01
运营部
17.
环境监测控制程序
CDJHF·CX-825-01
安环部
18.
职业健康安全绩效监测控制程序
CDJHF·CX-825-02
安环部
19.
合规性评价控制程序
CDJHF·CX-826-01
安环部
20.
不合格品控制程序
CDJHF·CX-830-01
运营部
21.
事件调查、不符合控制程序
CDJHF·CX-830-02
安环部
22.
改进措施控制程序
CDJHF·CX-850-01
综合部
文件控制程序
CDJHF·CX-423-01
1目的
对与一体化管理体系有关的所有文件进行有效控制,防止一体化管理体系运行的各个场所使用无效版本的文件,确保与一体化管理体系有关的所有文件处于受控状态及一体化管理体系的有效运行。
2范围
本程序适用于公司与一体化管理体系有关的所有文件和资料(包括外来文件)的编制、编目、评审、批准、发布、实施、更改等事宜。
3职责
3.1管理者代表负责组织相关部门编制、更改和评审管理手册、程序文件、工作文件、记录文件。
3.2总经理负责批准、发布管理手册、程序文件及工作文件。
3.3综合部负责管理手册、程序文件、外来文件、支持性管理文件的编目、实施更改,并负责文件归档和发放。
3.4各单位主管负责本部门与一体化管理体系有关的文件(如工作文件、记录)的编制、编目、会审、使用和保管。
4程序
4.1文件的分类和编号
4.1.1文件的分类
03按内容划分:
a)管理手册;(一级文件)
b)程序文件;(二级文件)
c)工作文件(包括作业指导书、规范、规程、制度等,属三级文件的一部分)
d)记录文件(各种表单等,属三级文件的一部分);
e)外来文件:
顾客、供方提供的文件以及各类标准和必要的法律法规(属三级文件的一部分);
f)公司内部其他管理性文件(属三级文件的一部分)。
●按媒体划分:
a)书面文件
b)电子文件
4.1.2文件的编号
公司文件执行统一编号,形式如下:
a)管理手册编号:
CDJHF·SC-x;
CDJHF-九江环保发电有限公司代号;SC-管理手册;x-与标准相对应的章节号。
b)程序文件编号:
CDJHF·CX-xyz;
CDJHF-九江公司代号;CX-程序文件;xyz-与标准相对应的章节条款号。
c)工作文件编号:
按原有公司文件编号规则进行,以后的编号由综合部制定相应的规则进行编号。
d)记录文件编号:
按原有公司文件编号规则进行,以后的编号由综合部制定相应的规则进行编号。
e)外来文件:
由使用部门确认其有效性、适宜性。
各单位编制本部门的文件清单和编号。
每月月底各单位将本部门当月所有外来文件的清单和编号明细表报综合部备案存档。
f)公司内其他文件(主要是通知、规定、公司组织间的往来文件等)的编号方法可按综合部制定的内部文件编号方法执行。
g)供方提供的供货单、数据分析、供方确认、管理目标的实施情况统计表、环境管理方案立项书、各管理制度或作业指导书汇编中规定的记录表格、委外监测的各种监测记录、法律法规和其他要求评价计划、相关方(包括顾客或主管单位)提出的各类信息沟通记录等记录不统一编号。
h)部门编码按综合部编制的内部文件编号方法执行。
4.2文件的编制
4.2.1管理手册、程序文件由管理者代表负责组织相关部门编制。
4.2.2工作文件中操作规范、作业指导书由相关职能部门负责编制。
4.2.3记录格式由综合部组织相关部门编制,具体可按《记录控制程序》的相关条款执行更改编制。
4.2.4各单位所需文件由各单位具体负责编制。
4.2.5公司其他管理制度由总经理确定的部门负责编制。
4.3文件的审批和发布
4.3.1管理手册由管理者代表审核,总经理批准发布。
4.3.2程序文件由各单位负责人会审,管理者代表审核,总经理批准发布。
4.3.3工作文件由各单位负责人会审,管理者代表审核,总经理批准发布。
4.3.4其它管理性和内部红头文件由部门经理审核、总经理或其授权的人员批准。
4.3.5外来文件由相关使用部门负责人对文件的适宜性、有效性进行评价,并在相应的外来《文件清单》中签字确认,总经理或授权人员批准后由综合部统一编号、登记、归档,并在该文件的封面右上角加盖“受控”章并填写编号和分发号后,由各单位领用复印件,综合部保存原件。
4.4文件发放
4.4.1经总经理或管理者代表批准同意后,由综合部执行发放,发放时需填写《文件发放、回收登记表》,对文件编号、登记,按规定范围发放。
4.4.2所有文件均以三位一体划分部门为单位,由本单位负责人签收,按要求使用。
4.4.3发至公司内部与质量、环境、职业健康安全有关的文件均为受控文件,发给认证机构的一体化管理体系文件也为受控文件,分发时填写分发顺序号作为受控号,分发顺序号按发出的先后顺序依次排列,便于追溯。
分发管理手册和程序文件及支持性管理文件(三层次文件)时,在其封面或首页加盖“受控”印章。
4.4.4作为资料和信息发给顾客、咨询机构和主管单位的文件为“非受控”文件,由总经理或管理者代表批准同意后方可由综合部发放,并做好发放记录。
4.4.5要确保公司内各所使用的文件为有效的受控版本,发放更改后的文件时要同时收回更改前的文件,并在作废文件封面上的原“受控”章上划双横线,同时在封面其他位置加盖“作废”印章和注明作废日期。
若需对收回的作废文件留用时,可不盖“作废”章,具体按本程序4.5.3条款执行。
4.4.6“受控”、“非受控”、“作废”、“作废留用”等印章由综合部统一管理和使用。
4.5文件的管理
4.5.1综合部负责文件的建档、保管、发放工作,将公司现行有效的所有内部受控文件填写在《受控文件清单》上。
综合部及公司其他各单位要精心管理各自使用的文件,防止文件受潮、损坏、变质或丢失,并应建立各单位所使用内部文件的《受控文件清单》。
综合部应针对公司所有外来文件(顾客提供的技术性文件除外)建立外来文件《受控文件清单》,各单位领用外来文件复印件后也应登记到各自的《受控文件清单》中。
4.5.2借阅文件时,借阅人必须在《文件/记录借阅登记表》上签字,借阅的文件要按期归还。
4.5.3作废的和超过保管期的文件,由综合部负责收回,在《文件发放、回收登记表》上做好记录,对需要销毁的,由综合部填写《文件/记录销毁登记表》,经总经理批准后由综合部统一销毁。
4.5.4为积累知识作为资料保存的失效文件,由留用部门申请,经总经理或管理者代表批准,在文件首页上加盖“作废留用”印章,并注明日期,由综合部在《文件发放、回收登记表》上做好记录,由申请留用部门保管。
4.5.5持有文件的人员离岗,应由综合部及时收回其领取的受控文件。
当公司内部机构调整或变更时,综合部负责协调处理文件的交接工作。
当文件严重破损或丢失时,使用人到文件发放部门办理文件更换或补发手续。
此时,仍使用原分发号为文件的受控号。
4.6文件更改
4.6.1文件更改由各相关部门提出,由原审批部门和人员负责审核、批准。
更改申请经审批后,由综合部统一实施更改,并将更改情况登记在《文件更改申请表》上。
4.6.2文件的更改在执行4.6.1后,采用划改、换页和换版等方式:
a)划改:
部分更改采用“划改”的方法,在原有文件相应条款处进行修改。
即在原有文字上划两道横线,并在原有文字的适当位置写出更改后的内容,并随后用括号注明更改日期和授权更改人姓名。
b)换页:
为保持文件的严肃性和便于阅读,文件一页累计更改超过2处或累计超过30字,由综合部对文件进行换页,作废页按作废文件处理。
公司现为第0次修订,若进行换页后,可对此页改变修订次数。
c)换版:
文件有重大更改或重新排版时需要换版,换版工作按本程序4.2、4.3条款的有关规定执行。
新版文件生效时,原版文件同时作废。
换版的作废文件由综合部负责收回,按本程序4.5.3、4.5.4条款的规定执行。
公司现为第一版(或A版),则根据换版的次数改变版本序号。
d)更改发放范围:
当文件划改、换页或换版时由综合部负责收回在各种使用处(包括认证机构)作废的受控失效文件,并按本程序4.5.3、4.5.4条款执行。
对使用非受控文件的场所不需要进行划改、换页或换版。
5相关文件
CDJHF•CX-002《记录控制程序》
6记录
《文件发放、回收登记表》、《受控文件清单》、《文件/记录借阅登记表》、《文件更改申请表》、《文件/记录销毁登记表》
记录控制程序
CDJHF·CX-424-01
1目的
对一体化管理体系记录进行有效的控制和管理,以保证能提供产品质量符合规定要求的程度和一体化管理体系有效运行的客观证据,为改进公司的一体化管理体系提供依据。
2范围
适用于为证明产品符合要求和一体化管理体系有效运行的所有记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。
3职责
3.1综合部负责组织各单位编制质量记录的格式、标识,并指导各单位建立、保存和管理有关的记录,以及归档管理工作。
3.2各单位负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。
4程序
4.1记录的范围与分类
●记录的范围:
各一体化管理体系文件中规定提供的记录,以及在一体化管理体系运行中形成的其它记录(包括照片、软盘/光盘、文字资料等)。
●记录的分类:
a)按媒体划分:
有书面记录和电子记录。
b)按格式划分:
有表格形式的记录和非表格形式的记录。
4.2记录的填写要则
4.2.1各单位相关人员应按记录设置的项目逐项填写,不得缺项。
某些项目不需要填写时,必须用“——”明示。
4.2.2填写记录时,一律用钢笔或签字笔填写。
填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别,填写人员签名时必须签全名。
4.2.3记录的内容要完整、齐全,数据、资料要准确,语言要简练。
收集和保存的记录用原始件(包括记录表格本身规定的复写件),顾客或供方提供的记录部分可使用复印件。
4.3.4各项记录应及时填写,不得后补、伪造。
各项操作记录、检验和检测记录应随时整理。
4.2.5记录一经填写完成,原则上不允许任何部门或个人涂改,如系计算错误或笔误或经证实原有记录不准确,可在原始记录上采用“划改”形式进行更改,但应保留原有记录的可识别性
(可按《文件控制程序》4.6.2a)执行)。
4.3记录印制
记录原则上采用书面表格形式(特殊情况除外),记录必须有规定的编号和顺序号。
管理手册、各程序文件和各工作文件规定的记录表格及各单位自用的记录表格均由综合部提出采购计划,统一编号、备案,由综合部联系印刷。
4.4记录的标识编号
4.4.1每类质量记录用记录文件号及记录表格名称予以标识。
4.4.2同类记录用序号或填制日期或其他适用方式进行唯一性标识。
4.5记录的贮存和保护
4.5.1各单位按一体化管理体系文件规定而形成的记录,按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。
4.5.2各责任部门负责贮存和保护本部门的相关记录,按记录编号进行分类汇总,填写各单位的《记录清单》,立卷保管。
各单位要将记录贮存在资料柜中,做好防火、防盗、防潮等工作。
4.5.3每年1月、7月最后一周(以半年为周期),各单位将前期的记录按编号分类归档,交综合部统一存档、备查。
4.5.4综合部负责对公司规定使用的记录表格进行汇总整理,并填写公司总的《记录清单》,明确每一记录的编号、名称、使用部门、人员、保存期限、归档要求等内容。
4.6记录的检索
4.6.1查(借)阅记录必须经记录管理人员同意后,方可查(借)阅。
与欲查阅的记录内容无直接关系的人员,无权查(借)阅。
4.6.2原则上只限在综合部档案室查阅记录,外借时须填写《文件/记录借阅登记表》,经总经理批准后方可借阅。
4.6.3查(借)阅人员应爱护记录,不准在记录上私自涂改或撕毁,保持记录的完整和清洁,由各单位负责对借阅归还的记录进行检查,检查是否有拆页、更改等情况发生,出现以上问题时,要追究其查(借)阅者的责任。
4.6.4顾客查阅记录时,需经总经理批准后,方可办理查阅手续,查阅原则上只能在综合部档案室查阅,有关部门要为顾客或其代表提供必要的方便。
4.6.5内审或第二方、第三方一体化管理体系审核时,各单位接到审核通知后,要向审核人员及时提供需要检查的记录。
4.6.6出于法律证实、处理质量纠纷或由于其他目的需要借阅记录时,经总经理批准后,借阅人办理借阅手续并注明使用目的,不得他用的申明等。
4.7记录的保存期限
记录的保存期限视需要规定,并在《记录清单》中注明。
记录保存期限年限有3年、5年、10年、长期(永久)等四种,各单位根据不同记录的作用确定保存期限,报综合部统一注明后执行。
4.8记录的处置
如超过保存期限时(以滚动半年为周期),由综合部填写《文件/记录销毁登记表》。
总经理负责确认并批准,由综合部负责执行销毁。
4.9记录栏目的更改
考虑记录的适宜性,可由各单位负责人组织相关人员更改记录内的栏目,并按《文件控制程序》4.1.2d条的编号方法确定修改次数,并将记录的新样表报综合部存档。
4.10电子记录的管理
在实际工作中,存在对产品的区域监控,特由综合部编制电子记录管理的办法,以规定电子的贮存、保护、标识状态、检索、处置和保存期限的方法。
5相关文件
CDJHF•CX-001《文件控制程序》
6记录
《记录清单》、《文件/记录借阅登记表》、《文件/记录销毁登记表》
环境因素识别、评价控制程序
CDJHF·CX-431-01
1目的
本程序旨在识别本公司能够控制和施加影响的环境因素,评价其对环境影响的程度,确定重要环境因素,以采取有效控制措施,提高环境管理水平。
2范围
本程序适用于本公司产品和服务、内部管理、服务等过程中环境因素的识别与评价工作。
3职责
3.1安环部负责环境因素识别与评价的组织工作以及环境因素的汇总、登记、更新工作,并组织各相关部门确定重要环境因素。
3.2各部门负责识别本部门的环境因素,并负责控制措施的实施。
4工作程序
4.1初始环境评审
4.1.1环境管理体系建立前,管理者代表须组织进行初始环境评审,以了解公司的环境及环境管理现状。
评审的内容主要有:
1)明确适用的相关法律、法规及其他应遵守的要求;
2)评价环境现状与上述要求的符合适度,包括污染排放、化学品使用、资源能源消耗情况等;
3)环境因素识别和重大环境因素的确定;
4)对所有现行环境管理活动与程序的审查;
5)对以往不符合要求事件调查所取得反馈意见的评价,包括环境事故、环境处罚等的调查;
6)相关方提供的报告、记录等背景资料。
4.1.2初始环境评审的过程和结果,整理为书面报告,提交总经理。
4.2环境因素识别与评价的时机
1)以公司的全体部门和项目为对象,每年在设定目标、指标前进行;
2)公司的环境管理体系建立之初进行初始环境评审时;
3)在相关法律法规变更或追加、涉及到新的开发和新的或修改的活动、产品和服务、以及相关方要求等情况下,可适时进行环境影响评价。
4.3环境因素识别的步骤
4.3.1各部门使用《环境因素识别表》选择和确定(可能)造成环境影响的活动、产品和服务,其中活动的选择可涉及采购、垃圾焚烧发电运营、环境因素识别和评价应考虑三种状态(正常、异常和紧急)、三种时态(过去、现在和将来)和八个方面的环境影响(包括:
向大气排放污染物、向水体排放污染物、向土壤排放污染物、固体废弃物污染、能源、资源、原材料的消耗、其它地方性或社会问题)。
4.2环境因素识别
4.2.1环境因素识别的范围包括:
各部门在日常办公及运营、采购、销售、运输、服务过程中的环境因素;所有运用中的系统设备、设施;退役报废设备、设施或有害废弃物;所有进入现场工作人员的各种活动及环境。
4.2.2环境因素识别方法:
以生命周期和污染预防的思想为指导,采用过程分析法与现场观察法相结合来识别环境因素。
4.2.3环境因素识别步骤:
4.2.3.1安环部负责组织各部门进行环境因素识别工作,将《环境因素调查表》发放到各部门。
4.2.3.2各部门识别本部门存在的环境因素后,将其填写在《环境因素调查表》中,经部门负责人确认,上报到安环部汇总。
4.2.3.3安环部组织相关人员加以确认,并把确认的《环境因素登记、评价表》发放至各相关部门,但其日常管理仍由安环部掌握。
4.2.3.4各部门日常发现漏识的环境因素要及时补上,并及时上报安环部汇总后下发。
4.3重要环境因素评价
4.3.1重要环境因素的评价依据
1)环境影响的程度、影响范围、发生频率、相关方的利益;
2)我国参与签署的相关国际公约;
3)国家和地方的环保法律法规、标准和其他要求;
4)行业主管部门以及本公司的有关环境保护、能源、资源管理、化学危险品等方面的规章和要求;
5)本公司的实际情况(改变环境影响的技术难度、经济承受能力、对本公司公共形象的影响等)。
4.3.2重要环境因素的评价方法
采用是非判断法与综合打分法相结合的办法评价,环境因素的评价先采用是非判断法判断,判断结果为“非”者再采用综合打分法进行评价。
4.3.2.1是非判断法
1)没有满足法律与其他要求的;
2)有大量可回收利用的物质而没有回收利用的;
3)异常或紧急状态下预计产生严重环境影响的环境因素;
4)有毒有害化学品没有做到妥善保管或处置的;
5)大量废弃物(固废和液废)没有做到妥善处理或处置的;
6)凡列入《国家危险废弃物名录》的废弃物,未作合理处置的;
7)当地政府高度关注或强制检测的环境行为;
8)相关方有合理抱怨或要求的;
9)政府或法律明令禁止使用、限制使用或限期替代使用的物质;
10)各类环保设备以及有关设施停用或发生事故的;
11)能源资源的消耗超标(如水、电等);
出现以上各项的可直接定为重要环境因素。
4.3.2.2综合打分法(多因子打分法)
⑴环境法律、法规的符合性a
实测值与法规规定值之比
分数值(a)
Ⅰ严重超标排放
5
Ⅱ时有超标情况发生
4
Ⅲ偶有超标情况发生
3
Ⅳ稳定达标排放
2
Ⅴ优于排放标准要求
1
⑵发生频率或不正常扔掉工业废弃物频次b
发生频率
分数值(b)
Ⅰ经常发生
5
Ⅱ会发生,但不经常
4
Ⅲ偶有发生
3
Ⅳ可能发生
2
Ⅴ不可能发生
1
⑶控制程度c
控制程度
分数值(c)
Ⅰ很差
5
Ⅱ较差
4
Ⅲ一般
3
Ⅳ较好
2
Ⅴ很好
1
⑷环境影响程度d
发生频率
分数值(d)
Ⅰ影响严重
5
Ⅱ影响大
4
Ⅲ影响一般
3
Ⅳ影响小
2
Ⅴ无影响
1
⑸社区(相关方)关注度e
发生频率
分数值(e)
Ⅰ高度关注
5
Ⅱ非常关注
4
Ⅲ一般关注
3
Ⅳ偶尔关注
2
Ⅴ不关注
1
综合得分=a+b+c+d+e
4.3.2.3重要环境因素判断
符合下列任何一条的就判定为重要环境因素:
⑴综合评分≥15
⑵法规符合性判分a=5
⑶是非判断中的任何一条
4.3.3评价环境因素的步骤
4.3.3.1安环部组织相关人员对已识别出来的环境因素进行评价,并根据上述评价方法和准则确定重要环境因素。
4.3.3.2安环部对评价结果确认后,填写《重要环境因素清单》,并报管理者代表审批。
4.3.3.3安环部负责把重要环境因素汇总表发给相关部门,作为建立《目标、指标和管理方案》和运行控制程序的依据。
重要环境因素应在环境目标中有所体现。
4.4环境因素和重要环境因素的更新
4.4.1安环部每年根据公司活动、产品和服务的变化,法律、法规和其他要求的变化,以及每次审核结果,及时组织相关部门,对环境因素重新进行识别、评价,及时更新《重要环境因素清单》。
4.4.2不定期更新:
当出现下述情况之一时,安环部应及时组织对环境因素进行识别与评价,更新重要环境因素。
1)本公司的日常办公或垃圾焚烧发电运营活动发生新的变化(包括新方法、新工艺、新设备等)并出现对环境有影响时;
2)与公司垃圾焚烧发电运营活动相关的法律法规与其他要求(包括标准、规范)发生变化时;
3)相关方提出合理抱怨或要求时。
5相关支持性文件
《国家危险废弃物名录》
6相关记录
CDJHF·JL-431/01《环境因素调查评价表》
CDJHF·JL-431/02《重要环境因素清单》
危害辨识、风险评价控制程序
CDJHF·CX-431-02
1目的
为准确辨识危险源,评价其风险程度,进行风险分级,实施有效控制,特制定本程序。
2范围
本程序适用于本公司工作范围内危险源的辨识、风险评价和风险控制策划。
3职责
3.1安环部负责组织危险源辨识、风险评价和风险控制策划工作。
3.2安环部负责重大和不可承受风险的汇总评价和组织制定相应措施。
3.3各部门负责识别本部门危险源辨识、风险评价,将其结果上报安环部审批、备案,并负责控制措施的实施。
4工作程序
4.1危险源辨识和风险评价应考虑三种状态(正常、异常和紧急)和三种时态(过去、现
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