大学战略管理机构的组织设计.docx
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大学战略管理机构的组织设计
大学战略管理机构的组织设计
摘要:
国际上大学管理已从战略规划走向战略管理。
科学的战略管理机构组织设计是制定、落实发展规划的基本保障。
高等院校设立战略管理机构,要结合自身实际,按照战略管理和项目管理的思想进行战略管理机构的工作目标设计、职能设计、组织结构设计,组建多学科复合型团队,以确保学校战略规划的有效实现。
关键词:
大学;战略管理;组织设计
中图分类号:
G472
文献标识码:
A
Abstract:
InmanyadvancedUniversities,strategicplanningistransformingtostrategicmanagement.Establishingastrategicmanagementdepartmentisbecomingmoreandmoreimportant.Theorganizationdesignofthedepartmentshouldconsidertheobject,structure,teamandbasedtheory.
Keywords:
university;strategicmanagement;organizationdesign
随着我国高等教育事业的快速发展,大学的战略规划工作被日益重视,许多高校设立了发展规划的制定和管理机构,如发展规划处、部、室等。
然而,与欧美等发达国家的大学规划机构相比,我国高校的规划机构设置较晚,有效设置总比小,其性质、定位和职能划分不尽合理,缺乏必要的组织支持和理论研究[1-4]。
大学战略管理机构组织设计的合理性直接影响学校发展规划的制定和实施效果。
一、大学战略管理机构的职能演变
战略管理作为一门学科创建于20世纪60年代,于70年代在企业管理中得到了长足的发展。
在这个阶段,战略规划在企业管理领域非常流行,到80年代以后,逐步被战略管理所取代。
战略规划被认为是战略管理的组成部分,完整的战略管理还应该包括实施和评估等过程。
发达国家高校管理也经历了从“从战略规划到战略管理”的过程。
20世纪50年起,美国高等教育经过一个20多年的快速发展期。
到了70年代末,由于管理的落后,财政的恶化,人口出生造成的生源减少,致使许多高校开始陷入危机[5]。
为指导高校把握变革、寻求发展、度过危机,美国著名的高等教育和规划专家乔治凯勒在1982撰写了《大学战略与规划——美国高等教育革命》一书,企业的规划和管理方法被引入高校。
目前,美英澳等国家知名大学规划机构的职责主要包括制定发展规划、进行数据统计与分析、承担大学预算与统计事务、参与资源配置与管理、开展调查研究与政策分析、实施院系评估工作等[2],基本涵盖了战略管理的全过程。
国内高校规划工作尚处于初级阶段。
一方面,国内设置规划专门机构的院校少,据2007年的有关统计,只有7.26%。
另一方面,已设立的规划专门机构职能不够完善,对比上述国外大学相应的机构职能,我国高校还大都处于战略规划阶段,存在规划与环境研究、年度预算、部门实施相分离的现象,缺少对规划执行过程的监控和对执行效果的评估。
战略规划和战略管理的区别在于,前者焦点是制定最优战略决策,后者的焦点是关注产生战略新成果的全过程。
大学要提高效益,实现战略目标,必须进行战略规划、实施、评估的全过程管理,即以战略管理取代单纯的战略规划,而战略管理机构的职能也将被重新定义。
二、大学设立战略管理机构的目的
绝大多数组织的战略和日常业务流程的关系都可以用图1来描述[6],大学也不例外。
“愿景”、“使命”和“组织战略目标”是组织绩效目标的组成部分,日常业务和项目是组织中的两类工作类型。
日常业务是指持续、重复性的工作,例如日常教学、后勤保障等;而项目则是在一定进度和范围约束下为完成特定目标要求的临时性任务,特定目标可以是产品、服务或成果,如建设教学设施、课程体系改革、重点学科申报等。
两者都需要组织计划和耗费资源,不同的是前者是通过重复的工作创造价值,后者是通过临时性的努力提升创造价值的能力;前者为的是维持,后者为的是提高。
项目组合,则是为实现组织某方面的战略目标所优化、选择、集中管理的一系列相关项目。
外部环境包括大学所处的国内外经济社会环境、教育政策、相关高校等。
大学战略管理机构是组织战略目标和日常业务高级别计划管理、项目组合计划管理的桥梁,是大学这艘航船认识外部环境的瞭望台。
大学战略管理机构协助学校领导、全校教师认清形势,并协助制定全校师生认可的战略目标。
而后,为实现战略目标,组织有关人员对大学的日常业务进行高级别的计划,同时选择有利于战略实现的项目组合,这是大学战略规划制定的过程。
在规划的实施过程中,重点关注项目组合实施的过程管理,对其过程和结果进行评价、调整。
图1大学战略管理机构的业务定位
(参考ANSI/PMI08-003-2008,Thestandardforportfoliomanagement(SecondEdition),Figure1-3,P.9)
根据战略管理的思想,结合高校实际,可以将设立大学战略管理机构的目的可以概括为:
研究国内外教育宏观背景,分析学校自身实际,协助校党委和职能部门对学校的发展方向、目标、行动做出科学的谋划,而后依靠学校各部门协作将这些谋划和决策付诸实施,在实施过程中进行监控、协调与评价,进而保证这些谋划的实现。
将此目的可以分解为更具体的目标:
•为校党委制定战略方向和实施战略决策提供内在资源和外部环境的客观信息
•为其他职能部门、院(所)提供内外信息并协助协调开展规划工作
•组织全校力量制定科学、合理、可行的教育事业发展规划及相关专项规划
•将战略规划制定过程和成果深入全校教职员工人心
•组织学科建设等跨部门专项(项目集)的计划和实施
•协调政府\社会为学校争取获得更多发展支持
•跟踪规划实施情况并及时反馈
•根据环境变化和实施情况滚动修订规划
三、大学战略管理机构的职能设计
根据上述规划处设立的具体目标,可以将学校战略管理机构定位为:
校党委的高参,其他管理机构和院(所)的优秀伙伴,全校师生的瞭望塔,学校发展的罗盘和助燃剂。
其使命是致力于学校战略发展规划的管理与相关研究,贯彻和发扬校党委的战略思想,保证规划的科学性、有效性、合理性,与全校其他部门教职员工一起将规划变为现实。
具体主要职能可以设计如下:
1、开展办学环境、资源研究与咨询
通过网络文献、会议、调研等方法,开展对国内外教育相关政策、经济、社会环境的研究,对其他院校的研究;积极保持与政府相关部门、社会有关组织的良好沟通;运用信息化手段,对内部办学条件和办学状态数据收集,建立数据中心,运用统计学和统筹学方法开展分析与资源配置研究;将研究结果和有用的信息进行编辑提交校领导和各级管理部门和教职工。
2、组织发展规划的制定与修订
在校党委既定的战略目标指导下,设立发展规划委员会主持规划,设计科学的规划流程,组织校内教学、科研、后勤等各相关管理机构以及各学院,开展学校中长期事业规划、学科与队伍建设规划、校园建设规划的制定工作。
指导各级各部门年度规划和专项规划的制定。
通过规划过程凝聚人心、统一思想。
3、进行发展规划实施情况的监测、协调与评估
运用过程管理和项目管理的方法实施发展规划,制定科学的沟通计划,保持和利益相关者的有效沟通。
协同财务及其他业务部门,牵头建立“规划-项目-预算-评估”体系以确保资金投入和战略规划的一致性和实施效率,建立“规划实施情况监测与评估体系”定期或不定期评估规划实施情况,建立“规划变更控制体系”确保规划的科学时效性。
4、实施全校性大型专项(项目集)管理
对涉及全校多部门的战略性重大专项工作进行计划与过程管理,如学科规划与管理,“211工程”项目,信息化规划与建设等。
组织对规划外大型专项的论证评估工作,保证规划外项目与战略目标的一致性,为校党委审批项目提供依据。
四、大学战略管理机构的结构设计
根据职能设计和学校具体情况,可以确定其组织结构。
图2为一种组织结构示例。
大学成立发展规划处和战略项目管理办公室,两者合署办公,在校党委领导下,由校长直接负责管理,完成研究、统计、规划、学科管理、项目管理五大职能,下设2科1室:
Ÿ规划与项目管理科。
主要负责校内统计与数据中心建设;组织制定学校中长期发展规划、年度计划,对规划中既定的项目实施监控和评估;组织对学校学科建设之外重大专项的论证、监控和评估。
Ÿ学科管理科。
主要负责校内学科、专业布局与规划,各级重点学科、学位点、“211工程”等学科专项建设与管理。
Ÿ教育政策与环境研究室。
主要负责国内外教育政策、办学环境、资源等方面的研究与咨询,将研究或信息收集结果编印成册,为学校领导及业务部门提供参考。
为保证规划的科学性和可行性,规划处各项工作要充分利用大学学术委员会等专家组织的力量和智慧,有关学科、规划、战略专项等重大事宜须经学术委员会审议通过。
同时,建议学校成立以校外专家为主的发展咨询委员会,指导学校规划工作的开展,提供学校发展相关问题的咨询,评估发展规划等。
五、大学战略管理机构的人员配备
由于战略管理机构职能的全局性和重要性,其人员配备也必须有较高的要求。
管理团队宏观上可以分为内部和外部两部分。
内部人员主要指战略管理机构内部专职人员,须有多部门工作经验,多学科知识背景,善于学习和沟通,懂得战略管理,具有全局观念的复合型人才组成;根据组织结构设计分工需要,不同岗位要求有不同学科的侧重。
外部人员主要是指发展咨询委员会专家或顾问等,他们可能非常了解或掌握学校发展外部环境相关信息或资源,如上级部门领导、行业专家等,或者非常了解学校历史并关爱学校发展,如前任校领导、退休专家等。
图2战略管理机构组织结构示例
六、大学战略管理的学科基础
大学战略管理的学科基础除了高等教育学之外,主要还有两个较为年轻的学科:
战略管理和项目管理。
大学战略管理机构组织设计应当参照其理论和方法,并被管理人员学习和掌握。
战略管理和项目管理都起源于军事,分别在商业和工程领域得到快速发展,现在逐渐被应用到各类组织之中。
战略决定着组织的发展方向,项目是组织实现战略目标的重要途径。
前者强调的是“领导”,后者关注的是“执行”。
由于组织的多样性和独特性,战略管理学科知识体系还不统一和完善,研究主要集中在战略制定(包括战略分析、战略选择)和战略执行(包括战略实施、战略评价和调整)两个方面。
大学可以采用战略制定的方法和工具确保规划的科学性,例如SWOT分析法、核心竞争力矩阵、波特五力分析等。
而战略的执行则可考虑采用项目管理的一些方法方法。
项目管理知识体系近几年已发展的相对较为完善,其内容涵盖单项目、项目集和项目组合三个层次,并形成了系统化的组织级项目管理成熟度模型OPM3。
大学可以应用项目组合管理的理论和方法,识别、排序、治理、监督和报告各类专项工作对大学战略目标的贡献以及与战略目标的相符程度;可以用项目集和单项目管理的方法和技术提高项目执行效率;还可以用OPM3的评估和改进计划提高大学整体执行战略的水平。
我国高等教育经过三十多年的蓬勃发展,特别是近十年的规模扩张,随着适龄入学人口数的下降,规模建设已经接近顶峰,未来的10年各个高校发展将面临着新的挑战。
如何通过战略管理去把握新的变革和保持高等教育的生机是每所高校必须要面临的问题。
科学设计的战略管理机构设立后,学校要进一步研究如何科学合理地制定发展规划和如何多快好省地落实发展规划。
参考文献:
[1]黄璐,刘芬,陆艳婕等.大学发展战略机构设置的网络调查分析及个案讨论[J].高校教育管理,2007,6
(1):
58-63
[2]周玲.美英澳加著名大学规划机构建设特征的案例研究[J].清华大学教育研究,2007,28(6):
110-115
[3]刘向兵,李立国.从战略规划到战略管理——高校管理发展的重要选择[J].国家教育行政学院学报,2005,(12):
41-45
[4]刘志民,杨友国.大学发展规划的衔接、评估与控制探索[J].国家教育行政学院学报,2008,(3):
51-55
[5]乔治凯勒.大学战略与规划——美国高等教育管理革命[M].青岛:
中国海洋大学出版社,2005
[6]ANSI/PMI08-003-2008,Thestandardforportfoliomanagement(SecondEdition)
摘要:
国际上大学管理已从战略规划走向战略管理。
科学的战略管理机构组织设计是制定、落实发展规划的基本保障。
高等院校设立战略管理机构,要结合自身实际,按照战略管理和项目管理的思想进行战略管理机构的工作目标设计、职能设计、组织结构设计,组建多学科复合型团队,以确保学校战略规划的有效实现。
关键词:
大学;战略管理;组织设计
中图分类号:
G472
文献标识码:
A
Abstract:
InmanyadvancedUniversities,strategicplanningistransformingtostrategicmanagement.Establishingastrategicmanagementdepartmentisbecomingmoreandmoreimportant.Theorganizationdesignofthedepartmentshouldconsidertheobject,structure,teamandbasedtheory.
Keywords:
university;strategicmanagement;organizationdesign
随着我国高等教育事业的快速发展,大学的战略规划工作被日益重视,许多高校设立了发展规划的制定和管理机构,如发展规划处、部、室等。
然而,与欧美等发达国家的大学规划机构相比,我国高校的规划机构设置较晚,有效设置总比小,其性质、定位和职能划分不尽合理,缺乏必要的组织支持和理论研究[1-4]。
大学战略管理机构组织设计的合理性直接影响学校发展规划的制定和实施效果。
一、大学战略管理机构的职能演变
战略管理作为一门学科创建于20世纪60年代,于70年代在企业管理中得到了长足的发展。
在这个阶段,战略规划在企业管理领域非常流行,到80年代以后,逐步被战略管理所取代。
战略规划被认为是战略管理的组成部分,完整的战略管理还应该包括实施和评估等过程。
发达国家高校管理也经历了从“从战略规划到战略管理”的过程。
20世纪50年起,美国高等教育经过一个20多年的快速发展期。
到了70年代末,由于管理的落后,财政的恶化,人口出生造成的生源减少,致使许多高校开始陷入危机[5]。
为指导高校把握变革、寻求发展、度过危机,美国著名的高等教育和规划专家乔治凯勒在1982撰写了《大学战略与规划——美国高等教育革命》一书,企业的规划和管理方法被引入高校。
目前,美英澳等国家知名大学规划机构的职责主要包括制定发展规划、进行数据统计与分析、承担大学预算与统计事务、参与资源配置与管理、开展调查研究与政策分析、实施院系评估工作等[2],基本涵盖了战略管理的全过程。
国内高校规划工作尚处于初级阶段。
一方面,国内设置规划专门机构的院校少,据2007年的有关统计,只有7.26%。
另一方面,已设立的规划专门机构职能不够完善,对比上述国外大学相应的机构职能,我国高校还大都处于战略规划阶段,存在规划与环境研究、年度预算、部门实施相分离的现象,缺少对规划执行过程的监控和对执行效果的评估。
战略规划和战略管理的区别在于,前者焦点是制定最优战略决策,后者的焦点是关注产生战略新成果的全过程。
大学要提高效益,实现战略目标,必须进行战略规划、实施、评估的全过程管理,即以战略管理取代单纯的战略规划,而战略管理机构的职能也将被重新定义。
二、大学设立战略管理机构的目的
绝大多数组织的战略和日常业务流程的关系都可以用图1来描述[6],大学也不例外。
“愿景”、“使命”和“组织战略目标”是组织绩效目标的组成部分,日常业务和项目是组织中的两类工作类型。
日常业务是指持续、重复性的工作,例如日常教学、后勤保障等;而项目则是在一定进度和范围约束下为完成特定目标要求的临时性任务,特定目标可以是产品、服务或成果,如建设教学设施、课程体系改革、重点学科申报等。
两者都需要组织计划和耗费资源,不同的是前者是通过重复的工作创造价值,后者是通过临时性的努力提升创造价值的能力;前者为的是维持,后者为的是提高。
项目组合,则是为实现组织某方面的战略目标所优化、选择、集中管理的一系列相关项目。
外部环境包括大学所处的国内外经济社会环境、教育政策、相关高校等。
大学战略管理机构是组织战略目标和日常业务高级别计划管理、项目组合计划管理的桥梁,是大学这艘航船认识外部环境的瞭望台。
大学战略管理机构协助学校领导、全校教师认清形势,并协助制定全校师生认可的战略目标。
而后,为实现战略目标,组织有关人员对大学的日常业务进行高级别的计划,同时选择有利于战略实现的项目组合,这是大学战略规划制定的过程。
在规划的实施过程中,重点关注项目组合实施的过程管理,对其过程和结果进行评价、调整。
图1大学战略管理机构的业务定位
(参考ANSI/PMI08-003-2008,Thestandardforportfoliomanagement(SecondEdition),Figure1-3,P.9)
根据战略管理的思想,结合高校实际,可以将设立大学战略管理机构的目的可以概括为:
研究国内外教育宏观背景,分析学校自身实际,协助校党委和职能部门对学校的发展方向、目标、行动做出科学的谋划,而后依靠学校各部门协作将这些谋划和决策付诸实施,在实施过程中进行监控、协调与评价,进而保证这些谋划的实现。
将此目的可以分解为更具体的目标:
•为校党委制定战略方向和实施战略决策提供内在资源和外部环境的客观信息
•为其他职能部门、院(所)提供内外信息并协助协调开展规划工作
•组织全校力量制定科学、合理、可行的教育事业发展规划及相关专项规划
•将战略规划制定过程和成果深入全校教职员工人心
•组织学科建设等跨部门专项(项目集)的计划和实施
•协调政府\社会为学校争取获得更多发展支持
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