计算机软件及应的用数据管理规范改.docx
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计算机软件及应的用数据管理规范改
目录
第一部分数据人员岗位界定及管理
第二部分数据人员岗位职责
一、成品库管员职责
二、交接员职责
三、发货员职责
四、原料库管员职责
五、原料ERP统计职责
六、备品备件库管员职责
七、仓库统计职责
八、车间生产统计职责
九、车间ERP职责
十、车间数据管理员职责
十一、半成品管理员职责
十二、订箱工序计数员职责
十三、调度室统计职责
十四、工艺员(BOM)维护职责
十五、物资计划员职责
十六、ERP管理员职责
十七、日清日结职责
十八、数据管理员职责、
十九、工程部统计职责、
二十、设备管理员职责、
第三部分报表、记录管理
一、报表记录填写管理
二、特殊业务单据、记录、报表的管理
第四部分库房管理
第一章总则
一、目的
二、原则
三、职责划分
第二章原料库管理规定
一、业务操作流程
二、库存动态管理和数据核对
三、相关业务ERP操作
第三章成品库管理规定
一、业务操作流程
二、相关业务ERP操作
三、其他
第四章其他库房管理规定
一、业务操作流程
二、相关业务ERP操作
第五章接收计量
一、抽样标准
二、操作要求
三、计量偏差计算办法
第六章特殊业务管理规定
第五部分生产车间数据交接管理规定
一、生产车间与库房的交接管理
二、车间各工序的交接管理
1、制板工序与裱胶工序的交接
2、裱胶工序与模切工序的交接
3、模切工序和订箱工序的交接
4、制板工序与印刷工序的交接
5、印刷工序与订箱工序的交接
第六部分固定资产管理规定
一、固定资产的定义及分类
二、固定资产归口管理
三、固定资产购进
四、固定资产处置
五、固定资产的盘点
第七部分水、电、汽管理规定
一、水、电、汽采购
二、水、电、汽使用
第八部分低值易耗品类的工器具管理规定
一、定义及范围
二、管理办法
第九部分废弃物管理规定
一、废弃物招标
二、废弃物范围
三、其他事项
第十部分库存盘点及月底结账管理规定
一、交班盘点
二、旬盘点及月度盘点
三、月底截止时间
第十一部分预算计划管理规定
一、岗位职责
二、预算报送流程及费用控制原则
三、具体控制项目及业务控制流程
四、工作要求
第十二部分物资交接考核
一、处罚措施细则
二、奖励措施细则
第十三部分日清日结管理
一、费用日清日结
二、生产车间日清日结
三、原辅包价格日清日结
四、原辅包成本日清日结
五、报表的调整
六、其他注意事项
七、日清日结考核办法
第一部分数据人员管理
一、任职条件
能够坚守“诚信立企、德行天下”的企业文化,同时具备以下素质:
1、能够老老实实做人、踏踏实实做事,诚信为本,不弄虚作假;
2、业务熟练精通,工作效率高;
3、敬业爱岗、忠于职守;
4、能够坚持原则、立场坚定;
5、钻研业务、精益求精;
6、认真细致、一丝不苟;
7、服从管理、不捣乱、不寻衅滋事;
8、具有适应岗位需要的相应学历,身体条件能胜任本职工作。
二、数据人员范围
1、车间半成品管理员、订箱工序计数员、生产统计、车间数据管理员;
2、仓库各库房保管员、发货员、交接员、ERP统计;
3、职能部门ERP管理员、数据管理员、日清日结、物资计划员、设备工程部统计、财务人员及其他与财务数据、资产、ERP数据相关人员等
4、车间主任、仓库主任、设备部主任、ERP管理员、人事专员、调度室主任等部门主管负责上述数据人员日常管理,对数据是否真实准确、流程是否有效运行、资产是否安全完整负直接管理责任。
三、建立数据管理小组,财务总监任组长,成员为各数据岗位人员,负责制定合理的数据流程,对数据流程进行检查,对数据人员进行培训等日常管理工作,数据人员数据业务受财务部直接指导、监督。
四、财务人员、数据管理员、日清日结、ERP统计,定期对车间、库房进行数据、流程检查,统计每2天至少到本部门相关数据岗位检查、指导1次,并出具检查报告;数据管理员数据检查、指导为日常工作,每天进行,并出据检查报告;财务人员每月至少3次,每次不少于3个小时,其中财务总监、会计每周至少1次,每次至少3小时,每月至少出具检查报告三份,检查报告于检查结束后2日内出具。
五、每周召开一次数据人员会议,积极发挥各数据人员能动性,听取数据人员积极意见,解决数据人员反映问题,通报数据、流程检查过程中存在问题,提出整改意见。
数据例会时间:
。
六、定期组织对各岗位数据人员进行培训、指导,每月培训不少于两次,每年集中培训不少6次,培训前在生产会上提前通知,培训通知如下:
培训时间:
每月中旬一次、下旬一次,临时培训,根据实际情况安排,具体对各班次人员分别做出安排。
培训对象:
全面培训对象为全体数据人员,除此以外的培训对象为培训内容涉及相关人员,一般情况下,数据人员部门领导列为培训对象。
培训内容:
思想道德教育、数据交接流程、ERP系统操作、报表记录填写、公司内部数据规范文件,集团公司、事业部数据规范文件,办公软件操作、公司内部规章制度等。
培训地点:
公司会议室。
主讲人员:
根据需要由财务总监指定。
注意事项:
一般列明提前到会时间、签到、倒班人员培训安排、考核方式等。
七、人员管理权限划分
财务垂直管理人员:
数据管理员、车间生产统计、日清日结、设备部统计、车间人事统计、仓库ERP统计。
财务总监直接负责上述人员任用、辞退、调动,工资发放等。
财务兼管人员:
其他相关岗位数据人员,这部分数据人员的招聘、辞退、调动,工资发放,财务总监要提出相关意见。
八、信息反馈
发现问题层层上报,直到问题解决为止,财务部对接收的反映问题及时提出解决办法,不得拖延不处理。
九、建立层层监督制度,做到监督有力、落实给力,对于数据交接中所出现的问题要一查到底,层层追究人。
1、车间半成品管理员对原始数据真实性、准确性负责直接责任;
2、车间、部门统计对本车间、部门范围内的数据负责进行审查、核对、监督;
3、车间主任及其他相关部门领导对本车间、部门数据负管理责任。
4、项目经理、财务总监负领导责任。
十、为提升人员整体素质,确保同一岗位至少有2名以上人员能够胜任,实行数据人员定期轮岗制度,根据实际情况,一般每半年轮岗一次,负责对外交接的数据人员,可适当缩短轮岗周期,避免腐败堕落,形成资产风险。
第二部分数据人员岗位职责
一、成品库管员职责:
1、每天上午10点之前上报《卓智分厂化工产品库存表》、每月3号前上报《2012年x月份卓智分厂业产品产销存统计表》给事业部生产部李娟;
2、每5天上午11点前上报《第二工业园卓智库存日报表》、每天下午4点之前上报使用单位暂存物资总数量及分厂家数量给事业部生产部黄玉华;
3、每周一下午四点之前上报《2012年x月第二工业园卓智纸箱厂低值易耗》给事业部生产部李珊珊;
4、每天11点之前制作《卓智分厂成品日报表》、《成品纸箱短盘运费》发调度室成本核算,《卓智分厂成品日报表》同时发调度室生产计划员、设备工程部统计;
5、每月3号之前汇总《新老版共存表》报调度室工艺管理员,对调度室下达的新、老版并存包装物数据进行监督、汇总及传递,更新成品库老版贴标台账传递发货室、调度室;
6、每月3号之前统计《特殊信息统计表》、《分月物资统计表》相关信息报调度室数据管理员;
7、每月10号、20号、月底下午4点之前制作《化工事业部x月x库存盘点表汇总》报调度室生产计划员;
8、每周开周计划票及核对跟踪表,每月16号、26号、月底制作《x月x日公司对各分厂开票明细》上报财务室贺东琴,每月结账日与财务结合做好结账工作,提供财务结帐核算表;
9、每月月底预提《成品纸箱短盘运费》报财务室李兰兰,并每月分两次对短盘运费核算;
10、每月月底制作《成品纸箱盘存》、《盈亏分析表》报财务室李兰兰,每月底做公司盈亏分析表、盘存表以及公司暂估表;
11、每月月底制作《2012年x月卓智分厂业务领用》、《卓智分厂业务申请报告》经项目经理、财务室主任、部门主任签字后上交财务室李兰兰;
12、使用单位退回纸箱、仓库退回车间次品及仓库破损纸箱在ERP系统的录入并打印移库单,月初打印《卓智纸箱厂仓库破损次品报损申请报告》及明细汇总交财务室;
13、负责短盘单的统计及ERP系统成品短盘运费和铁垫板出入厂的核对;
14、负责核对成品库ERP系统与报表入、出库是否一致、核对企望系统;
15、肉制品单位暂存物资管理工作;
16、每月7号进行票据的分类整理及装订,存调度室标准化管理员处;
17、协调处理当天出现的所有数据问题,并及时向领导汇报;
18、负责检查成品库标识情况及库容库貌和不良资产的申报。
二、交接员职责:
1、对车间入库纸箱码放的垛形及数量进行监督核查;
2、负责与车间钉箱计数员核对当班入库纸箱的规格、数量;
3、做好特殊产品的标示,指导货架车司机对版面相近、规格相似的产品分区存放,并对产品标示进行监督核对;
4、负责纸箱入库记录的填写及企望系统的录入;
5、协助纸箱出库,并根据出库记录检查产品标示的更改情况。
三、兼装发货员职责:
1、负责当班成品出库ERP系统和企望系统的单据录入,核对出库纸箱的数量和版本信息并组织发货,做好装车记录;
2、负责接收集团公司各纸箱需求单位的需求订单,统计缺货信息,及时传递调度室;
3、根据各个使用单位的订单排查特殊工艺的产品,做好标记,并及时通知当班品管员复检纸箱;
4、加急产品的跟踪与调度室和使用单位结合,把产品备车单分给司机出库,并及时做好产品的供应;
5、负责填写改版、试验品电子台账,改版信息随产品一同传递到使用单位;
6、根据铁垫板的回架情况,开具短盘;
7、负责整理当班各类票据交与办公室,根据司机的出库记录核对企望系统;
8、负责公司外出物品《双汇集团出门证》的开据;
9、负责成品库库房卫生。
四、原料库管员职责:
1、负责原料纸的接收入库及领用出库工作并做好校磅记录;
2、负责面张的接收、保管、发放和退库工作,并在企望和内部ERP系统做相应的单据维护;
3、确保原料库内物资按种类、规格、型号分类码放,做到布局合理、码放整齐,并且有明显标识;
4、负责对前、后夜各项票据核对工作;
5、负责原料库物资的日、旬、月盘点工作,确保物资帐、物、标识三对照;
6、负责3#库及原料库接收室的地面卫生。
五、原辅包ERP统计职责:
1、各类报表的制作及传递:
对事业部:
库存日报(原辅料、面张)
对调度室:
原、辅料日报表、胶印公司转卓智分厂面张入库日报表、卓智分厂面张出库日报表、短盘费用日报表、废品日报表、原辅料化工事业部日报表、卓智分厂原辅料消耗日报表、原辅料预算日报表;
2、负责在ERP系统上点卓智分厂内转面张到货单、负责在ERP系统上做卓智分厂面张领料出库单;
3、负责原辅料日报表与系统数据的监督审核及ERP系统上有异常票据的排查并及时上报领导解决;
4、负责审核《原辅料出库统计表》的填写规范性,保证单据的规范准确性;
5、负责内转平模板及柔版扫描件给包装制业公司;
6、每月15号及月底前一天对公司废纸边进行账物核对;
7、每月1号、15号(月中)及月底负责与物流公司统计的短盘费用进行核对,以便财务结帐工作;
8、每月10号、20号、和月底制作原辅料盘点表传调度室,月底负责公司公司原辅料盈亏分析表报表的制作;
9、每月2-5号负责原辅料报表库存金额与财务系统库存金额核对,最终以系统库存金额为准调整报表;
10、负责票据分类及整理,月底负责部门级及公司级相关票据记录的存档;
11、负责不良资产的申报。
六、备品备件库管员职责:
1、负责公司辅料、物料、备品备件的接收、发放及管理工作;
2、做好当班危险品的发放工作,并监督车间对《易燃、易爆危险品发放(领用)记录》的填写工作;
3、负责公司物料、备品备件日报表的制作和辅料、物料、备品备件企望和内部ERP系统的录入工作;
4、负责公司每月的备件,物料计划的ERP录入及备件物料的跟催工作;
5、负责公司月底辅料、物料、备品备件盘点表、盈亏分析表的制作;
6、每月底负责对物料、备件各类单据的整理归档;
7、做好物品的日常盘点和月底盘存工作。
七、仓库统计职责:
1、负责新进员工劳动合同的签订工作及人事软件的系统录入工作;
2、负责辞职人员、内部调动人员的手续办理;
3、负责本部门考勤违纪汇总及工资造发工作;
4、负责本部门内部每月《轮休计划》的制定;
5、负责每月本部门人员物资计划(物料、劳保)的申报、领取及发放工作;
6、人事相关报表的上报工作(新进人员花名册及公司内部调动、员工轮休计划表、离职人员花名册、实际在岗人数及系数表、员工信息采集表、考勤报表、不诚信员工情况统计表、系统里保存不上人员信息情况统计表、手工考勤表、请假条附证明、合同管理台账);
7、负责仓库外租库房付款单的打印并传递到财务室;
8、负责内外部文件的接收及传递;
9、负责每天部门内部工作餐的申报;
10、负责本部门车辆加油手续的办理及燃油费用的统计汇总、核对;
11、负责《双汇集团出门证》、《双汇集团出库单》的检查核对与存档;
12、仓库内部文件的编写工作(通报、整改措施、优秀班组评比申请、以老带新、调岗、招聘启事拟稿、竞聘人员统计、会议纪要等);
13、负责公司余留工程物资的保管及调拨;
14、负责做好本部门低值易耗品的保管、建档及盘点工作;
15、负责《上岗证》缺失的人员统计及仓库住宿人员的统计;
16、做好部门主任安排的所有临时性工作。
八、车间生产统计职责:
1、负责本部门物料年计划、月计划的申报及跟踪工作;
2、 负责内外部文件的接收及传递工作;
3、负责做好本部门低值易耗品及固定资产的保管、建档及盘点工作;
4、负责订箱劳效考核工作;
5、负责本部门职工工作衣、碗柜、更衣柜、上岗证的管理工作;
6、负责部门的各类劳保、福利的领取、发放以及台账建立工作;
7、负责部门额外加餐情况;
8、负责部门票据记录的核查及存档工作。
九、车间ERP职责:
1、负责车间原料消耗跟踪表的原料分摊录入及ERP系统的入库工作;
2、负责做好当天分班次、分班组、分机台的次品汇总;
3、每天负责制作《车间辅料报表》、《车间半成品盘存》《车间辅料盘存》;
4、每天负责统计分班组单耗情况(各工序原料、辅料)的汇总;
5、负责制板线劳效考核报表的填报;
6、负责整理原辅料单据,并进行核对;
7、负责核对车间原料纸替代信息;
8、负责车间领料计划单的填报及打印工作;
9、负责车间面张台账,试验品台账;
10、车间各类报表记录的存档和发放工作;
11、月底负责制作《卓智纸箱厂车间次品报损申请报告(附明细)》上报财务室。
十、车间信息化管理员职责:
1、负责车间各岗位信息化系统的培训和操作指导工作;
2、负责车间数据链、信息化系统运行过程中存在问题的汇总与考核;
3、负责车间信息化系统日常运行的管理与维护;
4、负责车间半成品库数据在线采集、实物与系统数据的核对与监督;
5、负责车间各工序生产记录的打印、装订、存档;
6、负责车间生产工艺单、质量检测卡数据的监督核查;
7、负责监督半成品管理员系统出库数据的准确性。
十一、半成品管理员职责:
1、监督各工序班长及时、准确地录入生产数据及入库数据;
2、做好半成品出库台账,确保领用数据的准确性;
3、负责当班半成品系统出库工作;
4、负责两班之间的数据交接,系统数据与实物的核对;
5、负责库区内半成品分规格整齐摆放;
6、监督车间半成品标示条规格数量是否准确。
十二、订箱工序计数员职责:
1、负责订箱工序各机台分规格明细的劳效统计工作;
2、负责产出成品的贴标工作;
3、负责与仓库交接员对入库纸箱的数据核对和交接工作;
4、负责钉箱工序次品的收集、清点及处理工作。
十三、调度室统计职责:
1、负责新进员工劳动合同的签订工作及人事软件的系统录入工作;
2、负责本部门考勤违纪汇总、人事相关报表上报及工资造发工作;
3、负责每月本部门人员物资计划的申报、领取及发放工作;
4、 负责本部门内外部文件的接收及传递;
5、负责仓库车辆加油的监督工作
6、负责本部门低值易耗品及固定资产的保管、建档及盘点工作
7、每天9点之前汇总各部门当天的工作餐情况上报肉业;
8、每天报工作餐人次及费用给成本核算,月底与肉业食堂核对工作餐次报财务室;
9、负责部门的各类福利的领取,发放以及台账建立工作;
10、负责部门物料的领用及发放工作并负责在ERP上点检验到货审核;
11、负责公司月、旬盘点计划的汇总,上报事业部;
12、做好新招聘员工进厂手续以及上岗证的办理以及人员档案的整理工作。
十四、工艺员(BOM)维护职责:
十五、物资计划员职责:
1、每月24号前负责编制原辅料月计划并录入ERP系统;
2、每天早10点之前负责日到货订单的系统录入,并负责日到货订单的系统审核工作;
3、协助原辅料退货的通知与协调工作;
4、旬、月盘点后,对原辅料不良库存进行分析后报调度室统计处汇总;
5、负责对公司各部门上报办公用品、劳保、物料等月计划的汇总、审核、签批,同时负责备件物料及公用五金月计划的签批。
6、根据仓库提供的计划内替代报告(经仓库主任签字后转调度室原辅料计划员处),经调度室主任签字,财务总监签字、采购员签字、客户签字确认后进行扣罚;
十六、ERP管理员职责:
1、负责公司日常ERP业务、采集系统、OA系统中出现的疑难问题的处理;
2、ERP、采集系统操作人员日常业务的集中审核、培训考核;
3、负责ERP中各类代码的审核、申请、下发、数据维护;
4、负责公司网络、硬件的故障处理,网络升级,网络的管理和维护;
5、负责协助信息中心和外购软件的实施推进;
6、负责制定本公司信息化相关的规章考核制度、监督制度现实执行情况;
7、负责向本公司和信息中心提交与本职位相关的报表,文档;
8、负责信息化相关软件的技术支持,协调与信息化硬件设备的计划申报、调试安装;
9、与信息中心协调处理与财务核算相关问题;
10 、ERP基础数据的录入,BOM审核和供应商、客户的日常维护;
11、负责定期向信息中心汇报信息化进程,软件、硬件资金投入情况;
12、负责新产品报价的核对以及系统的录入;
13、负责公司数据的总体性核查和ERP流程的优化;
14、负责E-link上员工用户的申请,更改与删除;
15、负责员工ERP系统用户的申请、变更、MAC绑定、取消;
16、部门主管安排的其它临时工作;
17、负责信息化系统(erp、企望系统)新功能的在公司的实施推行,人员培训。
十七、日清日结职责:
1、每天负责制作《创利表》及《生产指标统计表》,报公司经理及各部门主任;
2、每天对各项生产指标进行跟踪、分析,对超出计划指标的项目,让责任部门写出整改措施;
3、每天制作《化工包装事业部主要物资采购消耗日报表》、《化工包装事业部×月物资采购成本对比表》、《卓智分厂*月存货日报》及《卓智分厂2012年*月化工日报》报事业部;
4、每5天对公司利润影响因素进行分析,制作《化工包装事业部增利减利因素5日分析表》报事业部;
5、每月月底财务结算之后汇总原料纸消耗与库存报表,分大类进行汇总,报事业部;
6、每月底制作公司级成本考核方案,下发至各部门,并让未完成指标的部门写出详细的书面整改措施;
7、每月底负责统计10万元以上项目的进度跟踪情况,并于每月1号前报事业部;
8、对需要冲减指标的项目,每月制作《成本考核项目冲减项目报告》报事业部;
9、每年年末根据肉制品下年计划量,并结合我公司实际情况,参与年计划的编制工作;
10、对年计划进行分解到每月,将每月实际指标和年计划指标进行对比;
11、负责公司各项新增费用的报批工作;
12、负责完成部门主任安排的其他临时性工作。
十八、数据管理员职责:
1、对本公司各类指标基础数据的准确性负责;
2、对日、旬、月报表的准确性、及时性负责;
3、每日对公司各环节数据进行排查,并收集各部门统计、库管、保管、发货等数据人员当日工作中发现及存在的问题以word形式分工序汇总成日报,于每日上午8:
30前上报公司经理及事业部生产部数据基础管理员;
4、按照事业部下发的《化工包装事业部数据管理规范》,每日有重点的进行排查,每月按数据管理规范中相关内容对本公司各环节数据进行全面排查,确保每月整体排查一轮,每日上报检查日志;
5、确保每天对各数据岗位巡查一遍;
6、每日对系统各库房的入库、出库、领料、库存进行检查,确保数据流程顺畅;
7、每月6号前上报书面总结,将排查的问题按化工包装事业部制定的20项数据关键控制点分类汇总,在工作总结中体现;
8、负责数据类转岗人员的培训,负责事业部、公司级、部门级数据类文件制度的培训;
9、每月3号前统计《第二工业园卓智纸箱厂特殊信息统计表》上报事业部李珊珊,每月6号前统计《第二工业园卓智纸箱厂分月物资统计表》上报事业部黄玉华;
10、月底对公司采购的整批退货物资,在ERP系统上对退货单和到货单进行结案处理;
11、每月9号组织各部门数据人员召开数据总结会,学习、讨论全月数据检查问题汇总;
12、每天依据仓库发的《原辅料扣重台账》,在ERP系统上做相应的盘盈、盘亏处理;
13、负责公司数据类通报的编写及下发;
14、负责集团公司要求的数据类培训及培训效果验证的跟踪落实和培训记录的存档。
十九、周订单跟踪员职责:
1、每周四负责接收、汇总事业部下发的周订单;
2、每周根据周订单申报面张周计划;
3、每日排查生产计划员下发计划,车间入库情况;
4、每日根据肉制品需求、生产计划制作面张日到货需求;
5、每日对入库、发货情况进行跟踪汇总;
6、每日负责制作周订单完成情况及未完成明细表,并分析原因,完成情况以短信模式报公司经理及各部门主任;
7、每周对肉制品单位有计划但未提货产品进行开票。
二十、生产计划员职责:
1、每天与外部生产计划员联系,依据肉制品周订单的实施统筹安排生产计划,下发生产通知单;
2、负责计划单企望系统的录入与审核;
3、跟踪生产计划的实施情况及需求到货情况;
4、每周进行成品滞用原因分析;
5、每月底成品不良库存的分析报调度班长处进行汇总;
6、周计划的录入及计划执行情况跟踪。
二十一、工程部统计职责:
1、每天早上10:
00前发送分机台能源明细给车间ERP;
2、每天早上8:
30前发送工程部报餐给调度室统计;
3、每天早上9:
00前发送每天能源报表给成本核算;
4、每月2号前发送《**年**月份设备工程部考勤报表》、《**年**月份设备工程部劳动用工备案表》、《**年**月份设备工程部离职人员花名册》、《**年**月份设备工程部培训情况明细表》《**年**月份设备工程部员工信息采集表》《**年**月份设备工程部队伍建设情况表》、《**年**月份设备工程部劳动合同管理台帐》给人事专员;
5、每月5号之前发送《纸质版手工考勤及请假条、部门内部处罚》给人事专员;
6、每月6号之前发送《设备工程部月工资表》给人事专员;
7、每月28号之前发送《**年**月份设备工程部新进人员花名册》、《**年**月份设备工程部轮休计划表》给人事专员;
8、每月7号之前收集所有规定存档的报表和记录至标准化管理员;
9、每月4号之前发送分
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