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西藏自治区党的机关公文处理办法
第一章总则
第一条为适应西藏自治区党的各级机关(以下简称党的机关)工作的需要,使党的机关公文处理工作逐步实现科学化、制度化、规范化,根据《中国共产党机关公文处理条例》和西藏自治区的实际情况,制定本办法。
第二条党的机关公文,是党的机关实施领导、处理公务的具体特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。
第三条公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则,做到准确、及时、安全、保密。
第五条党的机关的办公厅(室)主管本机关的公文处理工作,主要职责是:
(一)制定、实施本机关公文处理各项工作的具体规章、制度;
(二)负责本机关的收文、发文及公文的管理、立卷、归档等工作;
(三)负责起草、办理、校核以本机关名义制发的公文。
(四)负责公文处理中的督促检查工作;
(五)做好公文处理中的安全保密工作;
(六)对下级机关的公文处理工作进行业务指导,组织业务交流和业务培训;
(七)完成与公文处理有关的其他工作。
第六条党的机关的办公厅(室)应当设立秘书部门或者配备秘书人员具体负责公文处理工作,并逐步改善办公手段,努力提高工作效率和质量。
秘书人员应当具有较高的政治和业务素质,工作积极,作风严谨,遵守纪律,恪尽职守,乐于奉献。
第二章公文种类
第七条党的机关公文种类主要有:
(一)决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。
(二)决定用于对重要事项作出决策和安排。
(三)指示用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求。
(四)意见用于对重要问题提出见解和处理办法。
(五)通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关公文、批转下级机关的公文,发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
(六)通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(七)公报用于公开发布重要决定或者重要事件。
(八)报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。
(九)请示用于向上级机关请示、批准。
(十)批复用于答复下级机关的请示。
(十一)规定用于对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的行为规范。
(十二)函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请示批准等。
(十三)会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。
第三章公文格式
第八条党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
(一)版头版头分为两种,一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,一般用于向下普发的公文;一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号内标明文种组成,用于向上级或向同级、下级或无隶属关系的机关行文。
版头用套红大字居中印在公文首页上部,字体庄重,字号适当,圆括号内标明文种的字可不套红。
联合行文,版头可以用主办机关名称,也可以并用连署机关名称。
版头可以并用藏、汉文,也可以单独使用藏、汉文种的一种,并用时藏文在上。
(二)份号公文印制份数的顺序号。
标有密级的公文应标明份号,标注于公文首页左上角。
(三)密级公文的秘密等级。
有保密要求的公文应确定具体密级,标注于份号下方。
如在标明密级的同时标明保密期限,应用“☆”号隔开,“☆”后标注保密期限;未标明保密期限的,其保密期限则按绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。
(四)紧急程度对公文送达和办理的时间要求。
紧急公文应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
“特提”、“特急”件应收到即办,“加急”、“平急”件应在规定或要求的时限内抓紧办理。
确定公文的紧急程度应实事求是,防止随意性。
(五)发文字号由发电机关代字、发文年度和发文顺序号组成,居中标注于版头下方。
联合行文,一般只标明主办机关的发文字号,必要时可并用连署机关的发文字号。
(六)签发人上报公文应在发文字号右侧标注“签发人”,“签发人”后面标注签发人姓名。
联合上报的公文,应同时标注各连署机关的签发人。
(七)标题由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成,位于横隔线(隔开公文文头部分和行文部分的横线,由居中有红色五角星的红线或不带五角星的红线组成)下方。
(八)主送机关主要受理公文的机关。
主送机关名称应当用全称或规范化简称或同类型机关的统称,位于正文上方,定格排印。
(九)正文公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或主送机关下方。
(十)附件公文附件应置于主件之后,与主件装订在一起,并在正文之后,发文机关署名之前注明附件的名称。
有两个或两个以上附件时,同时注明附件顺序号,各附件首页的左上角也应标注附件顺序号。
转发上级、同级机关的公文或批转下级机关的公文,不是本机关公文附件,应在转发、批转通知之后另页排印。
(十一)发文机关署名应当用全称或者规范化简称,位于正文的右下方。
(十二)成文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期(如不止一位领导人审签,署最后一位的签发日期);联合行文,署最后签发机关领导人的签发日期。
如领导人签发后,因故不能及时发文时,成文日期可请示签发领导重新确定。
成文日期应写明年、月、日,位于发文机关署名右下方。
决定、决议、规定等不标明主送机关的公文,成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。
(十三)印章出会议纪要和印有版头的向下普发的公文外,公文应加盖发文机关印章。
用印位置做到不压正文,盖压发文机关署名和成文日期。
用印页如无正文,应在左方加圆括号标注“此页无正文”字样。
(十四)印发传达范围一般用于向下普发的公文,印发、传达的范围作说明,加圆括号标注于成文日期左下方。
(十五)主题词由反映公文内容的类别词、公文主题的词及公文种类的词组成。
按上级机关的要求和《公文主题词表》标注,位于抄送机关上方。
主题词的标注要准确、完整、规范。
(十六)抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。
抄送机关名称标于印制版记上方。
(十七)印制版记由公文印发机关名称、印发日期、印制份数组成。
一般是在公文末页下部印两条横线,两线间左侧注明印发机关名称,右侧注明印发日期,底线下面右侧加圆括号注明印制总份数。
第九条公文的汉、藏文字均从左至右横排。
主标题、副标题、正文之间的用字要有明显区别,副标题的字号应小主标题,大于或同于正文。
重要公文的正文一般采用三号仿宋体字,主标题一般采用二号标准宋体字。
公文用纸幅度规格一般采用16开型(长260毫米,宽184毫米),也可采用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)。
左侧装订。
第十条党的机关公文版头的主要形式及应用范围:
(一)《中共××委员会文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策,作出重要工作部署,转发上级机关的文件,批转下级机关的重要报告、请示。
(二)《中国共产党××委员会(××)》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示,向上级机关报告、请示工作。
版头圆括号内标明公文种类(下同)。
(三)《中共××办公厅(室)文件》、《中共××办公厅(室)(××)》用于各级党委办公厅(室)根据授权,传达党委的指示,答复下级党委的请示,转发上级机关的文件,批转下级机关的报告、请示,发布有关事项,向上级机关报告、请示工作。
(四)《中共××部文件》、《中共××部(××)》用于除办公厅(室)以外的党委各部发布本部门职权范围内的事项,向上级机关报告、请示工作。
(五)《中共××党组文件》、《中共××党组(××)》用于各级国家机关、人民团体等领导机关党组对本机关和直属单位的党组部署工作,向上级党委报告、请示工作。
第四章行文规则
第十一条行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。
可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
第十二条党的机关的行文关系,根据各自的隶属关系和职权范围确定。
(一)向上级机关行文,应当主送一个上级机关;如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。
不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时应当同时抄送被越过的上级机关。
(二)向下级机关的重要行文,应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
(三)党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委相关部门行文。
党委办公厅(室)根据党委授权,可以向下级党委行文;党委的其他部门,不得对下级党委发布指示性公文。
部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下级行文。
(四)同级党的机关、党的机关同其他同级机关之间必要时可以联合行文。
(五)同级党、政机关需要联合向上级党、政机关报告工作,可联合行文;属请示事项的,原则上应视请示的内容和党、政不同职能确定行文关系。
确属应向上级党、政机关合并请示的,可联合行文,由上级党委办公厅(室)主办。
(六)不相隶属关系机关之间一般用函行文。
第十三条受双重领导的机关向上级机关行文,应写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复其请示项。
上级机关向受双重领导的下级机关行文,应当抄送其同一上级机关。
第十四条向上级机关请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示项。
请示事项涉及其他部门业务范围的,应当经过协商取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见的,应在请示中写明;对未经协商的,上级机关的办公厅(室)不予受理。
除特殊情况外,请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序办理,不应直接送领导者个人。
党委各部门应当向本级党委请示问题。
未经本级党委同意和授权,不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。
第十五条向上级机关的请示,不可同时发送下级机关。
向上级机关的报告,一般不下发,如有特殊需要可抄送同级或下级有关机关。
向下级机关的重要行文,可抄送直接上级机关。
第十六条对不符合行文规则的上报公文,上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。
第五章公文起草
第十七条起草公文应当做到:
(一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示,完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)全面、准确地反映客观实际情况,提出的政策、措施切实可行。
(三)观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确。
(四)开门见山,文字精炼,用语准确,篇幅简短,文风端正。
(五)人名、地名、时间、数字、引文准确。
汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案。
计量单位的用法符合国家主管部门的规定。
数字除作为词素构成定型的词组、惯用语、成语、缩略词、概数等必须使用汉字外,其他字均应使用阿拉伯数字。
公文结构层次序数一般一次采用汉字、汉字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号。
(六)文种、格式使用正确。
第十八条公文一般由发文机关起草。
下级机关要求上级机关批转公文,应对公文内容的真实性、可行性、统计数字及引文的准确性负责,并在报送要求批转的公文同时为上级机关代拟批转的通知稿。
第十九条起草重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导,进行调查研究和充分论证,征求有关部门意见。
第六章公文校核
第二十条公文文稿送领导人审批之前,应当由办公厅(室)进行校核。
公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。
公文校核的内容是:
(一)报批程序是否符合规定。
(二)是否确需行文。
(三)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;
(四)涉及有关部门业务的事项是否经过协商取得一致意见;
(五)所提措施和办法是否切实可行;
(六)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、。
密级、印发范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本办法的规定。
第二十一条文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改。
第二十二条已经领导人审批过的文稿,在印发之前应再作校核,校核的内容同第二十条(六)款。
经校核如需作涉及内容的实质性修改,须报原审批领导人复审。
第七章公文签发
第二十三条公文须经本机关领导人审批签发。
决议、决定、报告、请示、意见等重要公文应当由机关主要领导人签发。
联合发文,须经所有连署机关的领导人会签。
党委办公厅(室)根据党委授权发布的公文,由被授权者签发或者按照有关规定签发。
领导人签发公文,应当明确签署意见,并写上姓名和时间。
若圈阅,则视为同意。
第八章公文办理和传递
第二十四条公文办理分为收文办理和发文办理。
收文办理包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅、承办和催办等程序。
公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理,发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
(一)签收收到有关公文并以签字或盖章的方式收文方以凭据。
签收公文应当逐件清点,如发现问题应当向发文机关查询,并采取相应的处理措施。
紧急公文应当注明签收的具体时间。
(二)登记公文办理过程中就公文的特征和办理进行记载。
登记应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐一填写清楚。
收文、发文都要进行登记。
收文登记的具体做各机关可根据具体情况确定并做到规范化。
一般应将上级发文、下级报文、报告性公文、请示性公文等分门别类进行登记并标注本机关收文序号。
(三)拟办秘书部门按有关规定对需要办理的公文件提出拟办意见,包括对需送领导人和部门阅知的公文提出分发或阅读的范围;对需由党委审批的公文提出请党委会议集体审议或领导人审批的意见;对需转其他主管部门研究处理意见的明确批转主办部门和协商部门,然后将公文、意见及必要的背景材料送办公厅(室)负责人核定。
(四)分发秘书部门根据有关规定和经办厅(室)负责人核定的办理意见,将公文分送有关领导人和部门阅知,作批示或研究处理意见。
(五)传阅对需送几位领导人传阅或传批的公文,由秘书部门根据领导人批示或者授权,按照一定的顺序送有关领导人阅知或批示。
传阅件应按领导人排序由前向后传阅,传批件应按领导人排序由后向前传批。
办理公文传阅应随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。
(六)承办主管部门对需要办理的公文进行办理。
凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围内的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡须报请上级机关审批的事项,承办部门应当提出处理意见并代拟文稿,一并送请上级机关审批。
(七)催办秘书部门对公文的承办情况进行督促检查。
催办贯穿于公文处理的各个环节。
对紧急或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当定期催办,并随时或者定期向领导人反馈办理情况。
(八)核发秘书部门在公文正式印发前,对公文的审批手续、文种、格式等进行复核,确定发文字号、分送单位和印制份数,并在分发时登记。
(九)印制应当做到准确、及时、规范、安全、保密。
秘密公文如本机关不能印制,应当由地市以上党委的保密工作部门批准的印刷单位印制。
第二十五条公文处理过程中,应当使用符合存档要求的书写材料。
需要送请领导人阅批的传真件,应当复制后办理。
第二十六条秘密公文应当通过机要交通(或机要通信)传递、密电传输或者计算机网络加密传输,不得密电明传、明电密电混用。
在机关之间传递“机密”级以上的公文,应由办公厅(室)机要人员传递。
“绝密”、“机密”级公文应用密封条密封后传递。
第九章公文管理
第二十七条党的机关公文应当发给组织,由秘书部门统一管理,一般不发给个人。
秘书部门应当切实做好公文的管理工作,既发挥公文效用,又有利于公文保密。
第二十八条党的机关秘密公文的印发传达范围应按照发文机关的要求执行,下级机关、不相隶属机关如需变更,须经发机关批准。
第二十九条公开发布党的机关公文,须经发文机关批准。
经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
秘密公文公开发布后即行解密。
第三十条复制上级党的机关的秘密公文,须经发文机关批准或者授权。
翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数;复印件应当加盖复印机关戳记。
复制的公文应与正式印发的公文同样管理。
第三十一条汇编上级党的机关的秘密公文,须经发文机关批准或者授权。
公文汇编的密级按照编入公文最高密级标注并进行管理。
第三十二条绝密级公文应当由秘书部门指定专人管理,并采取严格的保密措施。
第三十三条对录入有秘密公文的计算机磁盘、光盘、磁带等应按同等密级的公文管理。
第三十四条秘书部门应当按照规定对秘密公文进行清理、清退和销毁,并向主管机关报告公文管理情况。
销毁秘密公文,必须严格履行登记手续,经主管领导人批准后,由二人监销,保证不丢失、不漏销。
个人不得擅自销毁公文。
第三十五条机关合并时,全部公文应当随之合并管理。
机关撤销时,需要归档的公文立卷后按照有关规定移交档案部门,其他公文按照有关规定登记销毁。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十章公文立卷归档
第三十六条公文办理完毕后,秘书部门应当按照有关规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全,进行立卷归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十七条两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关立卷归档,相关机关保存复制件。
机关领导人兼任其他机关职务的,在履行其所兼职务过程中形成的公文,由其兼职的机关立卷归档。
第十一章公文保密
第三十八条公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,遵守党的保密纪律,确保党和国家秘密的安全。
凡泄露或出卖党和国家秘密公文的,依照有关法律、法规的规定进行处理。
第三十九条党内秘密公文的密级按其内容及如果可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
不公开发表又未标注密级的公文,按内部公文管理。
第四十条发文机关在拟制公文时,应当根据公文内容和工作需要,严格划分密与非密的界限;对于需要保存的公文,要准确标注其密级。
公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。
第十二章附则
第四十一条本办法适用于中国共产党西藏自治区各级机关。
第四十二条本办法由自治区党委办公厅负责解释。
第四十三条本办法自1997年1月1日起施行。
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