人事行政部职能描述.docx
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人事行政部职能描述
第二章人事行政部
第一节部门职能描述
一、人力资源管理职能
主要职能:
为公司招聘、培训、考核和选拔合格的人才,并对人力资源进行科学的管理。
职能描述:
1.组织人员招聘、安排面试、考核、上岗。
2.奖励和奖惩:
提出奖、罚动议,执行奖罚规定。
3.参与员工手册及规章制度的编制。
4.受理各部门投诉。
5.管理办公设备及印章。
6.检查:
检查员工手册和规章制度是否得到执行。
7.劳资管理:
考勤、工资、福利。
8.培训:
岗前培训、企业培训、素质培训、专业技术培训、制度培训等。
9.考核:
对员工绩效进行考评。
10.挖掘人才,选拔人才。
11.参与员工述职活动。
12.办理员工辞退和离职手续。
二、行政管理职能
主要职能:
公司的办公秩序及行政事务管理。
职能描述:
(1)负责制订公司行政办公制度和行政工作运行程序。
(2)负责公司行政公文的拟、收、发、存,对公司文书工作进行规范化管理。
(3)负责公司大事记、史志和企业辞典的编撰工作。
(4)负责安排公司高管层会议和系统间的会议。
(5)负责公司重大活动的筹备工作。
(6)负责公司来信来访的接待处理工作。
(7)监督检查公司政策、规章制度、工作程序、会议决议和总经理指示的执行情况,保证建立良好的工作秩序。
(8)公司各项检查结果的汇总分析、上报知达。
(9)负责收集整理公司内外的反馈信息及合理化建议。
(10)负责公司函电收发和报刊分发工作。
(11)公司文印设备的统筹管理。
(12)公司公共活动场所的使用管理。
(13)负责公司行政事务用车的管理、调遣工作。
(14)依照法律维护企业利益,办理企业所有法律事务。
(15)负责公司业务招待费的管理工作。
(16)公司保密工作的管理。
(17)负责公司有关证照、证本的管理和使用。
(18)公司印、信的统筹管理。
(19)本部门的文件、资料的保管和定期归档。
(20)公司档案管理的指导检查工作。
(21)处理地方关系和社会公益事务。
三、行政秘书工作职能
主要职能:
负责办公室的日常秘书工作和派出秘书的管理。
职能描述:
(1)制订公司的秘书工作细则、文件编码标准、文件打印、复印管理办法等管理规定经批准后贯彻执行。
(2)做好文件的拟、收、发、保管、立卷与定期归档工作。
(3)做好文件的打印、复印工作,文印设备的维修、养护工作。
(4)完成公司会议的文件和会务筹备工作以及会议记录、整理会议纪要工作。
(5)公司日常来访来信、的接待处理工作。
(6)负责公司办公计算机的管理。
(7)负责公司报刊杂志的征订、借阅和登记。
(8)收集整理公司内外的反馈信息及合理化建议。
(9)印鉴管理、介绍信,有关证明的起草。
(10)负责编写集团发展史及大事记,搞好新闻媒介宣传。
(11)协助做好公司保密工作的管理。
四、档案管理职能
主要职能:
负责公司所有文件、资料存档及档案管理。
职能描述:
(1)按规定督办企业各部门档案的立卷与归档。
(2)书籍及各类音像制品、参考资料、数据的存档与管理。
(3)设计全部档案管理程序。
(4)档案分类管理。
(5)档案查询、借阅。
(6)企业全部档案的存储与销毁。
(7)收存公司内部所有下达文件。
(8)收存公司外部所有接收文件及资料。
(9)收存总经理办公室会议记录及资料。
(10)收存有关公司所有秘密、机密、绝密文件、资料及图纸。
(11)收存公司重大事件记录和重要数据。
第二节岗位工作描述
一、人力资源经理
主要职能:
负责公司人力资源的管理,为公司提供和培养合格的人才。
职能描述:
(1)根据公司实际情况和发展规划拟定公司人力资源计划,经批准后组织实施。
(2)制订人力资源部年度工作目标和工作计划,按月做出预算及工作计划,经批准后施行。
(3)组织制订公司用工制度、人事管理制度、劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度、实施细则和人力资源部工作程序,经批准后组织实施。
(4)制订人力资源部专业培训计划并协助培训部实施、考核。
(5)加强与公司外同行之间的联系。
(6)负责在公司内外收集有潜力的和所需的人才信息并组织招聘工作。
(7)审批公司员工薪酬表,报总经理核准后转会计部执行。
(8)组织办理员工绩效考核工作并负责审查各项考核、培训结果。
(9)制订述职周期经批准后安排述职活动。
(10)审批经人事部核准的过失单和奖励单,并安排执行。
(11)受理员工投诉和员工与公司劳动争议事宜并负责及时解决。
(12)按工作程序做好与相关部门的横向联系,并及时对部门间争议提出界定要求。
(13)负责人力资源部主管的工作程序和规章制度、实施细则的培训、执行和检查。
(14)及时准确传达上级指示。
(15)定期主持人力资源部的例会,并参加公司有关人事方面的会议。
(16)审批人力资源部及与其相关的文件。
(17)了解人力资源部工作情况和相关数据,收集分析公司人事、劳资信息并定期向总经理、人事行政总监提交报告。
(18)定期向人事行政总监述职。
(19)在必要情况下向下级授权。
(20)制定直接下级的岗位描述,定期听取述职并对其做出工作评定。
(21)指导、巡视、监督、检查所属下级的各项工作。
(22)受理下级上报的合理化建议,按照程序处理。
(23)及时对下级工作中的争议作出裁决。
(24)填写直接下级过失单和奖励单,根据权限按照程序执行。
(25)培训和发现人材,根据工作需要按照申请招聘、调配直接下级,负责真直接下级岗位人员任用的提名。
(26)根据工作需要进行现场指挥。
(27)指定专人负责本部门文件等资料的保管和定期归档工作。
(28)指定专人负责本部门和下级部门所使用的办公用具、设备设施的登记台帐、定期盘点、报损报失等工作
(29)关心所属下级的思想、工作、生活。
(30)代表公司与政府对口部门和有关社会团体、机构联络。
领导责任:
(1)对人力资源部工作目标和计划的完成负责。
(2)对公司人力资源的合理配备和公司所需人才的及时补充负责。
(3)对公司招聘的员工素质负责。
(4)对及时合理合法解决公司与员工的劳动争议负责。
(5)对已批准的奖惩决定执行情况负责。
(6)对提供给决策部门的人员编制及劳动工资测算数据的合理、准确性负责。
(7)对公司人事、劳资档案的齐全、完整与定期归档负责。
(8)对人力资源部工作程序和负责监督检查的规章制度、实施细则的执行情况负责。
(9)对所属下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。
(10)对人力资源部预算开支的合理支配负责。
(11)对人力资源部所掌管的公司秘密的安全负责。
(12)对人力资源部给公司造成的影响负责。
主要权力:
(1)对公司编制内招聘有审核权。
(2)对公司员工手册有解释权。
(3)有关人事调动、招聘、劳资方面的调档权。
(4)对限额资金的使用有批准权。
(5)有对人力资源部所属员工和各项业务工作的管理权和指挥权。
(6)对所属下级的工作有指导、监督、检查权。
(7)有对直接下级岗位调配的建议权、任用的提名权和奖惩的建议权。
(8)对所属下级的管理水平和业务水平有考核权。
(9)有代表公司与政府相关部门和有关社会团体、机构联络的权力。
二、行政总监
主要职能
统筹管理公司政务、事务、安全保卫、内部服务与对外联络工作。
职能描述:
(1)参与制订公司年度总预算和季度预算调整,汇总、审核下级部门上报的月度预算并参加公司月度预算分析与平衡会议。
(2)制订行政系统年度、月度工作目标和工作计划,经批准后执行。
(3)主持制订、修订行政系统主管的工作程序和规章制度,经批准后组织施行并监督检查落实情况。
(4)掌握行政系统工作情况和公司行政管理工作的运作情况,适时向总经理汇报。
(5)负责公司行政方面重要会议、重大活动的组织筹备工作。
(6)负责通达集团管理模式执行情况的检查工作,汇总各部门的反馈意见,整理分析后向总经理汇报。
(7)接待公司重要来访客人,处理行政方面的重要函件。
(8)负责定期召集员工建议审议委员会成员对合理化建议进行评审。
(9)审批行政系统文件,在总经理授权下审批其它系统的文件。
(10)领导公司的后勤服务工作,创造和保持良好的工作环境。
(11)领导公司的防火安全、保卫工作并定期组织检查,保证公司安全。
(12)组织公司有关法律事务的处理工作,指导、监督检查公司保密工作的执行情况。
(13)负责协调公司系统间的合作关系,先期调解工作中发生的问题。
(14)定期组织做好办公职能检查,及时发现问题、解决问题,同时督促做好纠正和预防措施工作。
(15)核实人力资源部员工的过失单和奖励单。
(16)领导行政系统的培训和考核工作,提高行政系统人员的政治业务素质。
(17)负责主管业务的检查改进与研究发展,及时向总经理报告工作。
(18)按程序做好与相关系统的横向联系,积极接受上级和有关部门的监督检查,及时对系统间争议提出界定要求。
(19)制定直接下级的岗位描述,定期听取述职并对其工作做出评定。
(20)指导、监督、检查所属下级的各项工作,掌握工作情况和有关数据,视情况填写过失单或奖励单,按程序办理。
(21)定期向总经理述职。
(22)做好本系统各项行政事务处理工作,提高工作效能,增强团队精神。
(23)及时、准确传达上级指示并贯彻执行。
(24)定期主持行政系统例会,召集公司行政方面工作会议,参加总经理办公例会以及其它重要会议。
(25)审阅行政系统及与其相关的文件,审核直接下级上报的年、月度工作计划、培训计划等工作报告和有关作业文件,视其性质内容,决定处理方式。
(26)在必要的情况下向所属下级授权。
(27)及时对所属下级工作中的争议做出裁决。
(28)向上级或有关部门提供政策性建议,受理直接下级上报的合理化建议,按照程序处理。
(29)培养和发现人才,根据工作需要按照程序申请招聘、调配直接下级,负责直接下级岗位人员任命的提名和隔级下级岗位人员任命的批准。
(30)领导做好本系统文件、资料、记录的保管与定期归档工作。
(31)领导做好保密工作。
(32)负责本人办公室办公用具、设备设施的登记保管与报损报失工作。
(33)关心所属下级的思想、工作、生活。
(34)代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。
领导责任:
(1)对行政系统工作目标和计划保质保量按时完成负总责。
(2)对公司办公秩序的正常运转负总责。
(3)对公司后勤服务的完成质量负总责。
(4)对公司的防火安全、保卫工作负总责。
(5)对所属下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负总责。
(6)对行政系统预算开支的合理支配负总责。
(7)对行政系统工作程序的正确执行负总责。
(8)对行政系统负责监督检查的规章制度的执行情况负总责。
(9)对行政系统管辖的设备设施的完好性负总责。
(10)对行政系统所涉及的公司秘密的安全负总责。
(11)对行政系统给公司造成的影响负总责。
主要权力:
(1)对公司办公秩序有维护和检查权。
(2)对各系统和部门的行政检查工作有督办权。
(3)有先期调解公司各系统间工作争议的权力。
(4)对各部门防火安全与保卫隐患有限期整改权。
(5)有对行政系统所属员工和各项业务工作的管理权。
(6)业务范围内紧急事件的权宜处理权。
(7)有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩的建议权。
(8)对隔级下级的任命有批准权。
(9)对所属下级的工作有监督、检查权。
(10)对所属下级的工作争议有裁决权。
(11)对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权。
(12)对限额资金使用有批准权。
管辖范围:
(1)行政系统所属员工。
(2)行政系统所属办公场所及卫生责任区。
(3)行政系统办公用具、设施设备。
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