实验室超出规定的结果与异常结果处理规程.docx
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实验室超出规定的结果与异常结果处理规程.docx
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实验室超出规定的结果与异常结果处理规程
实验室超出规定的结果与异常结果处理规程
起草:
审计专员
初审:
质量保证部副经理
审核:
副总经理
批准:
总经理
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实验室超出规定的结果与异常结果处理规程
修订
实验室超出规定的结果与异常结果处理规程
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目录
1目的
2范围
3职责
4依据
5定义
6内容
6.1直接判断为不合格或偏差
6.2启动OOS/OOT
6.3全面调查阶段
6.4纠正和预防措施
6.5存档
7环境与安全生产
8相关文件
9附件
10、变更历史…………………………………………………………………………………………………………………………10
1目的
1.1本规程规定了实验室在样品上出现超出规定结果(OOS)和异常结果(OOT)时的处理及调查的过程和方法,保证检验数据可靠,并防止再次出现。
2范围
2.1本规程适用于但不限于实验室的所有化学、物理学、生物学的检验项目,如原辅材料、包装材料、原液、半成品、成品、工艺用水、环境监控、分析验证、工艺验证和其它验证项目的检验等;
2.2本规程不适用于研究性检验过程。
3职责
3.1质量保证部:
组织OOS/OOT的调查工作,完成调查表,负责OOS/oot调查的最终批准。
落实追踪整改措施。
3.2质量检验部:
在OOS/OOT出现时上报质量保证部;参与查关审核调查结果,提出并组织实施纠正及整改措施;
3.3OOS/OOT相关部门:
参与全面调查并审核调查结果,提出并实施纠正及整改措施。
4依据
4.1《药品生产质量管理规范》(2010年修订)第十章第一节质量控制实验室管理
4.2FDAGuidanceforindustry
4.3《中华人民共和国药典》2010年版三部附录VB可见异物检查法
5定义
5.1超出规定的结果(Out-of-Specification,简写为OOS):
也叫检验结果超标,指所有超出质量标准或药品注册批准、药典以及由企业制定的可接受标准的检验结果,同时适用于中间控制实验室检验超出预订标准的检验结果。
5.2异常结果(OutofTrend,简写为OOT):
也叫超常检验结果,指检验结果虽符合标准规定,但同此类检品历史上典型的检验结果不一致。
例如:
某成分含量规定大于90.0%,历史上典型值为95.0-98.0%,但此次测定结果为90.5%,即构成一次超常检验结果。
必要时,在检验标准中应依据历史结果规定异常结果的范围,然后作异常结果判断。
5.3原样复验(Re-test):
采用初始的样品再进行检验。
5.4重取样复验(Re-sample):
重新取样进行检验。
6内容
6.1直接判断为不合格或偏差
6.1.1质量检验部人员在取样或检验过程中如果发现明显的物料外观或性状不合格,在排除取样原因后按《偏差处理规程》(QM002)上报处理,对无法继续使用的物料通知质量保证部和物流部按《不合格品管理规程》(QM024)操作,不执行OOS/OOT流程。
通常这包括不限于以下情况:
6.1.1.1《中华人民共和国药典》2010年版三部可见异物检查法中规定的检验,按规定重新取样检验仍不合格的;
6.1.1.2样品性状、外观等有明显不符合质量标准规定的,如黑点、霉变、变色等。
6.1.2经校正的仪器/设备,直接检测读取到的数据如果超标,直接按《偏差处理规程》处理,如温度计检测结果不合格。
6.2启动OOS/OOT
6.2.1质量检验部人员按照质量检验工作流程和各检验规程,完成检验和复核等操作。
6.2.2当质量检验部人员确认最后得到的检验结果超出规定或异常时,按质量检验工作流程的要求通知质量保证部,启动OOS/OOT调查。
6.2.2.1在发现OOS/OOT的同时,质量检验部人员应停止该批样品的其他检验,在规定的储存条件下保留剩余的样品和试剂等物料,并立刻记录设备编号和仪器参数等信息,以便调查;
6.2.2.2不能由于检验所有结果的平均值(如两份平行测试样品)符合要求,变认为样品符合规定。
6.2.3质量保证部在接到通知的24小时内填写《实验室超出规定的结果与异常结果调查表》(QM003F01,以下简称OOS调查表)的基本信息部分,开始调查工作。
质量检验部相关人员及负责人配合相关调查,并提供真实、准确的信息。
6.2.3.1质量保证部应对每一份OOS调查表按“OOSYYYY+MM+XXX”的格式进行编号,其代号表示年号+两位月号+三位流水号。
6.2.3.2质量保证部将发生的OOS/OOT登记在《OOS/OOT台帐》中。
6.3实验室调查阶段
本阶段调查的目的是确认OOS/OOT是否由取样或检验过程中的差错所导致。
调查采用回顾的方法,由质量检验部提供证明材料,质量保证部填写OOS调查表。
6.3.1按如下顺序展开调查:
6.3.1.1规程:
确认现场的SOP和检验标准文件是否正确,确认检验方法和标准经证明有效;
6.3.1.2记录:
核对检验记录,译数据处理过程,如计算、折算、平均、取舍等无人为错误;
6.3.1.3供试品:
核对供试品,确认供试品的来源及处理过程按检验规程要求进行;
6.3.1.4试剂、试液、标准品:
核对所用试剂、试液和标准品的来源、有效期、称量和配制处理过程都按检验规程要求进行;
6.3.1.5仪器设备:
对所使用的仪器、设备、用具等进行检验,都在可用状态或校正日期内;
6.3.1.6检验过程:
检验人员复述该检验过程,质量保证部人员持检验规程和记录本核对检验是否按规程进行并及时完成了检验记录。
检查样品进样、仪器检验过程的操作、对环境有特殊要求的检验设备的环境状况等;检验记录中所叙述的实验方法、参数等与检验操作规程中的规定是否一致;使用的试剂种类、配制方法和使用量;
6.3.1.7资质:
对出现OOS/OOT的检验员的资质进行审查,是否进行过样品取样和检验规程的培训并能够上岗;
6.3.1.8取样:
调查取样台帐、仓库或车间对取样过程的记录是否按规程进行;所取样品的包装标签和取样标签是否都有记录,为正确样品;取样时是否采用了正确的器具;取样时的地点及其环境条件是否满足该样品要求等。
6.3.2OOS实验室调查阶段报告
若以上调查能够清楚地证明OOS/OOT是由于实验室的差错所致,则按照下列步骤进行处理,如必要,应采用风险评估的方法(如原因分析等)进行调查评估,并出具风险评估报告:
6.3.2.1质量保证部确认产生差错的原因,并判断重新检验操作;
6.3.2.2如果是由上面的6.3.1.1项原因,因为检验方法和标准造成,则追溯最初的质量标准及检验方法研究和验证相关报告,关对其制定负责人进行询问,以找到原因并在必要时做规程更新,更新后按新规程检验再发布结果;
6.3.2.3如果上由上面的6.3.1.2项原因,因为数据处理造成,则直接修改后重新发布检验结果;
6.3.2.4如果是由上面的6.3.1.36.3.1.6项原因,因为检验操作造成,则进行原样品重新检验,检验样品数和原检验方法一致,重新发布检验结果;
6.3.2.5如果是由上面的6.3.1.7项原因,如果因为检验员某项操作资质不够,则由另一位足够资质的检验员重新对原样品进行该步操作并发布检验结果,检验样品数和原检验方法一致;
6.3.2.6如果是由上面的6.3.1.8项原因,因为取样操作错误造成,则进行重新取样检验,检验样品数和原检验方法一致,重新发布检验结果。
6.3.2.7以上需要重要检验的由质量检验部负责人指定另一位至少同等资质的检验员进行。
6.3.2.8新检验结果合格的,做出此样品的检验结论;不合格的,对结果重新依此规程进行新的OOS/OOT判断是否由于另外原因造成。
6.3.2.9OOS/OOT流程结束,完成OOS调查表的最后一栏并存档。
6.3.3若以上调查不能发现产生OOS/OOT的原因,应进行下一步流程。
6.4全面调查阶段
由质量保证部主导,生产等相关部门人员参与,通过展开针对生产的全面调查,复查生产记录,生产设备及相关数据,调查OOS/OOT是否由生产过程产生。
并在表单中完整记录。
如必要,应采用风险评估的办法(如原因分析等)进行调查评估,并出具风险评估报告。
6.4.1如果生产过程全面调查阶段找到了原因可以判断检验结果不是OOS/OOT,则由负责调查的质量保证部人员给出处理意见(如对某步工序进行处理、重新检验并发布检验结果、返工、报废等)。
得出结果后,结束OOS/OOT流程。
6.4.2如果生产过程全面调查阶段未找到生产原因,可明确判断检验结果是OOS/OOT:
6.4.2.1对OOS,将不何物原料、辅料、包装材料、中间体及成品按《不合格品管理规程》进行处理;对其他检测项目(包括环境检测等)按《偏差管理规程》制定纠正和预防措施;
6.4.2.2对OOT,对满足规定的物料和检测项目放行,结束OOT流程,制定纠正和预防措施。
6.5纠正和预防措施:
6.5.1根据调查过程的信息,由相关部门负责人制定:
一、OOS本身的处理措施(受OOS影响的物料、设备、人员等);二、纠正和预防措施。
调查QA记录在《实验室超出规定的结果与异常结果调查表》(QM003F02)中,同时确定措施实施的责任人和完成期限。
6.5.2对于需要进一步调查、进一步确定实施方案和需要长时间完成的大型纠正和预防措施,在《实验室超出规定的结果与异常结果调查表》列出各项后,按照《纠正和预防措施管理规程》开展进一步工作。
《实验室超出规定的结果与异常结果调查表》中索引纠正和预防措施编号后存档。
6.5.3对于不需要进一步调查或确定实施方案、短时间可完成的纠正和预防措施,在《实验室超出规定的结果与异常结果调查表》中跟踪至完成。
6.5.4以上措施分别经各部门负责人和质量保证部负责人签字确认。
6.5.4.1在出现了OOS/OOT后,调查出来的所有原因,当不能确定其仅造成了本次OOS/OOT的,应对以前的批次进行回顾性追溯;
6.5.4.2对于检验方法调查中发现的造成OOS/OOT的原因,应对所有采用此标准、方法或记录进行检验的样品或批号进行追溯;
6.5.4.3由此次调查的结果,若质量保证部认为有必要采取其他任何措施以防止造成严重后果的,都将被采用。
6.6存档
6.6.1OOS调查表原件在质量保证部存档,相关部门将按OOS调查表的执行CAPA。
7环境与安全生产
7.1本规程不涉及环境及安全生产的操作。
8相关文件
文件名称
文件编码
质量管理
不合格品管理规程
偏差处理规程
纠正和预防措施管理规程
9附件
附件
附件名称
附件编码
附表一
实验室超出规定的结果与异常结果调查表
附表二
OOS/OOT台帐
10变更历史
变更时间
文件名称
文件编码
变更内容
2011-05
实验室超出规定的结果与异常结果处理规程
改文件编号,细化表格
2010-03
实验室超出规定的结果与异常结果处理规程
新起草
徽记
实验室超出规定的结果与异常结果调查表
V00
Page1of5
实验室超出规定的结果与异常结果调查表
OOS/OOT编号:
1基本信息
报告人
岗位
日期
问题类型
□原辅材料□包装材料□原液□半成品
□成品□工艺用水□环境监控□验证
□其他
样品名称
样品编号
检验号
2启动OOS/OOT:
判断是否进行实验室调查:
□是□否
说明原因:
若选“是”则进入下一步实验室调查,“否”则结束本调查表。
QA/日期:
3实验室调查:
3.1规程
是否发现问题
3.1.1是否按规程进行检验,是否为现行版本
操作规程及编号:
生效日期:
质量标准:
生效日期:
3.1.2使用规程和标准有无翻译或打印错误
3.1.3检验方法转移是否有差错
方法转移文件:
□是□否□不适用
□是□否□不适用
□是□否□不适用
3.2记录
3.2.1有效数字的取舍是否正确
3.2.2是否有数字抄写错误
3.2.3计算是否正确
□是□否□不适用
□是□否□不适用
□是□否□不适用
徽记
实验室超出规定的结果与异常结果调查表
V00
原始记录编号:
3.3供试品
3.3.1供试品来源及处理过程按检验规程要求进行
供试品名称:
供试品编号:
供试品处理记录:
操作规程及编号:
□是□否□不适用
3.4试剂、标准品等
3.4.1对照品、标准品、试剂、培养基、缓冲液、色谱柱、滤膜、滤纸或其它试验服务器等是否正确使用(型号、规格等级)并在有效期内。
检查所使用物料清单:
名称、编号及有效期:
名称、编号及有效期:
名称、编号及有效期:
名称、编号及有效期:
耗材厂家及规格:
耗材厂家及规格:
3.4.2标准或对照品溶液是否配制正确(称样量、稀释等)
配制记录:
操作规程及编号:
配制记录:
操作规程及编号:
配制记录:
操作规程及编号:
□是□否□不适用
□是□否□不适用
3.5设备
3.5.1是否使用正确的仪器(型号、精度等)和玻璃仪器(容量瓶、移液管等),其是否在校验有效期内并处于正常状态。
仪器名称、编号及有效期:
仪器名称、编号及有效期:
仪器名称、编号及有效期:
仪器名称、编号及有效期:
3.5.2仪器的参数设定是否正常
仪器运行记录:
操作规程要求及编号:
设备运行记录:
操作规程要求及编号:
设备运行记录:
操作规程要求及编号:
设备运行记录:
操作规程要求及编号:
□是□否□不适用
□是□否□不适用
3.6检验过程
3.6.1检查样品进样、仪器检验过程的操作是按照规程执行
数据图谱编号:
操作规程及编号:
3.6.2样品转移、稀释、配制过程是否正常
样品转移、稀释、配制记录:
操作规程及编号:
3.6.3记录叙述的实验方法、参数等检验操作规程中的规定是否一致实验方法参数记录:
操作规程及编号:
□是□否□不适用
□是□否□不适用
3.7资质:
3.7.1取样及检验人员是否已对相关规程考核合格后上岗
检验员姓名:
岗位:
入司时间:
上岗证颁发日期:
□是□否□不适用
3.8取样
3.8.1样品的品名、规格、批号是否正确,外观是否正常
样品名称:
样品规格:
样品批号:
样品外观:
3.8.2是否按照规定程序进行取样(取样方法、工具、地点和记录),取样过程有无出现偏差(污染、混淆等)
取样记录:
操作规程及编号:
□是□否□不适用
□是□否□不适用
3.9其他调查
通过以上调查显示,本次OOS/OOT是否为实验室偏差造成:
□是□否
原因:
检验人/日期:
QA/日期:
是否进行原样复检或重取样复检:
□原样复检□重取样复检□其他情况
原因说明:
质量保证部负责人/日期:
检验报告:
检验结果:
第二检验人/日期:
检验复核人/日期:
若通过实验室调查已确定产生OOS/OOT为实验室原因,且通过纠正、复检已得到合理的结果,则直接进入第5阶段结束此调查;若调查显示实验室无偏差,则进行全面调查阶段。
4全面调查阶段:
生产调查过程及结果(可另附文件说明):
QA/日期:
参与调查人员名单:
姓名
部门
岗位
职务
结论:
本次结果是否为OOS/OOT:
□是(物料超标/异常)□否(取样至检验过程问题)
处理措施:
QA/日期:
5纠正和预防措施及结论
列出纠正和预防措施内容,加入CAPAs跟踪表(可另附文件说明):
编号
纠正和预防措施内容
负责人
预计完成时间
QA/日期:
最终结论
质量检验部负责人意见:
签字/日期:
相关部门负责人意见/签名/日期:
质量保证部负责人意见:
签字/日期:
OOS/OOT台帐
OOS/OOT编号
OOS涉及的项目/批次编号
发生时间
报告人
简要内容/纠正和预防措施/执行人
预计完成时间
实际完成时间
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- 关 键 词:
- 实验室 超出 规定 结果 异常 处理 规程