台资企业采购部门职责制度及管理流程汇编.docx
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台资企业采购部门职责制度及管理流程汇编.docx
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台资企业采购部门职责制度及管理流程汇编
台资企业采购部门职责制度及管理流程汇编
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采购部经理岗位职责
PURCHASINGMANAGERJOBRESPONSIBILITIES
一、岗位名称:
JobName:
二、岗位级别:
JobTitle:
三、直接上司:
采购部经理
PurchasingManager分部经理Supervisor 副财务总监
DeputyFinanceDirector
ImmediateSuperior:
四、下属对象:
采购部督导
ImmediateSubordinate:
PurchasingCouncilor
五、岗位概要:
JobDescription:
全面负责采购部的日常工作,按质按量按时优价满足酒店的一切供应要求。
六、主要职责:
PrimaryResponsibilities:
1.
严格贯彻执行经酒店管理公司及业主批准的采购方针、策略及程序、规定等。
审批所有采购申请单、订货单。
根据酒店需求与市场供应审定价格合理、货品质量可靠、信誉好、服务优的供应商,确立供求关系。
负责参与与供应商进行的重要业务谈判,审查购货合同及其他业务合约等文件。
负责组织市场调查,及时向管理当局提供市场信息、购买策略,指导下属努力降低采购成本。
负责国外订货工作。
积极开发国内货源,不断推荐新产品。
经常检查本部门执行经济、海关、检疫、卫生等法律法规的情况,及时处理发现的问题。
对采购部工作人员的招聘、录用、考核、奖惩、提升、调动等方面提出意见。
第2页共27页
2.3.
4.
5.
6.7.8.
9.
10.
有计划地培训员工,组织学习业务知识,进行思想教育,提高思想、业务、管理水平。
主持采购部的工作例会,及时解决存在的问题,协调内外关系。
编制采购用款计划,以便计划使用资金,加速资金周转。
掌握经营物资的产地、性能、供应渠道、价格等信息,按照价廉物美原则,及时安排采购,保证营业需要。
掌握经济合同的签订要领,大宗物资采购必须签订合同,所签订的合同应
合经济合同法的规定。
11.12.13.
14.
15.
根据订货合同或协议,按照付款条件掌握好付款时间,及时签发付款通知给应付款文员。
及时安排办理进口货物的报关手续及商检部门的商检手续。
及时督促采购员办理采购物资的验收入库及报销手续,保证相关部门的正常运作。
主动征求使用部门的意见,及时处理使用部门对本部门工作的投诉。
加强对本部门工作的指导、检查、定期对所属员工进行考核评估。
16.17.
18.19.
七、任职条件:
Qualifications:
1.2.
热爱本职工作,工作责任心强,廉洁奉公,不谋私利,坚持原则。
熟悉中国的经济政策、财经纪律,具有一定的公共关系学、经济管理学、财务会计等方面的基础知识,尤其掌握与经营有关的商品知识,通晓经济合同法及海关、商检等有关法规规定。
3.
有较强的管理能力,能对酒店的采购供应工作进行全面分析、规划、提出实施方案,能协调与各业务部门的工作关系,能处理各种突发情况,工作安排井井有条。
4.
从事酒店采购管理工作三年以上或从事酒店采购工作五年以上,有丰富的酒店采购经验。
大专以上学历,掌握一门外语,有较好的文字编写能力和语言表达能力。
身体健康,能经常出差。
5.6.
八、工作程序:
OperationProcedures:
1.
检查当日食品采购品种有否短缺现象。
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2.
审阅库存日报表和市场价格调查表,掌握实际进货数,控制物品价格及质量。
解决晨会所反映的采购供应问题。
每周定期召开部门会议,传达贯彻酒店的工作指令,检查上周部门工作计划执行情况,部署本周工作任务。
根据使用部门年度请购计划和客源预测,于每年10月份制定下年度采购计划。
按仓库存量、采购时间和消耗制定合理的库存数,协同控制进货批量和次数,节约采购和储存费用。
按部门岗位职责及店规、店纪,检查考核本部门各级员工的工作。
根据市场调查的信息和收集的资料,调整和完善采购供应计划。
总结上一年度工作,拟定下一年度工作计划。
3.4.
5.
6.
7.8.9.
采购部督导岗位职责
PURCHASINGCAPTAINJOBRESPONSIBILITIES
一、岗位名称:
JobName:
采购部督导
PurchasingCaptain督导
Captain
二、岗位级别:
JobTitle:
三、直接上司:
采购部经理
ImmediateSuperior:
PurchasingManagerImmediateSubordinate:
Purchasier
四、下属对象:
采购员五、岗位概要:
JobDescription:
在采购部经理的指导下具体组织安排酒店的采购工作。
六、主要职责:
PrimaryResponsibilities:
1.组织安排、督促检查采购员的日常工作及执行酒店规章制度的情况,并
对其工作定期作出评定。
2.
与各部门密切配合,组织安排用品申购的报价、择商、订货,经常听取意见,改进工作。
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3.4.
配合收货部对一般用品严格把关,对不符合要求的货物负责交涉退换。
负责对食品、饮料的商标、包装、各种许可证、标签标准化、卫生保鲜要求等进行检查,保证食品卫生,防止假冒伪劣商品流入酒店。
做好货品采购工作的资料管理和统计工作。
安排日常采购用车及其他用车计划,并监督执行。
完成经理交办的其他工作。
5.6.7.
七、任职条件:
Qualifications:
1.热爱本职工作,工作责任心强,廉洁奉公,不谋私利,坚持原则。
2.
具有一般的公共关系学、经济管理学、财务会计等方面的基础知识,掌握与经营有关的商品知识,知晓经济合同法及海关、商检等有关法规规定。
3.
有一定的管理能力,能对酒店的采购供应工作提出合理化建议,能协调与各业务部门的工作关系,工作安排井井有条。
从事酒店采购工作三年以上,有较丰富的酒店采购经验。
大专以上学历,掌握一门外语,有较好语言表达能力。
身体健康,能经常出差。
4.5.6.
采购员岗位职责
PURCHASIERJOBRESPONSIBILITIES
一、岗位名称:
JobName:
采购员Purchasier员工Staff
二、岗位级别:
JobTitle:
三、直接上司:
采购部督导
ImmediateSuperior:
PurchasingCaptainImmediateSubordinate:
四、下属对象:
五、岗位概要:
JobDescription:
在采购部经理的领导下,负责酒店物资的采购供应工作,保证酒店经营活动所需的物资。
六、主要职责:
PrimaryResponsibilities:
1.
熟悉并掌握使用部门物资的品名、规格标准,并使之书面化。
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2.
了解市场上各种货物的供应情况,价格涨落幅度,对新品种提出建议,并提交书面报告。
办理进口物资许可证的申请手续,与委托进口的公司及时联系,参与签订有关合同,并协助办理有关手续。
按有关规定纳税、缴费。
办理报关、报检、报验手续。
办理付款、索赔、理赔手续。
所有品种均应选择三家以上供应商进行报价,并按规定收取报价单。
了解掌握所能确定供货的供应商的基本情况,为最后确定供应商提供参考意见。
参加定价小组召开的定价会议,明确会议决定的价格、供应商。
按采购单通知要求,及时完成采购任务。
为便于工作顺利开展,积极参与有关协调工作,遇到疑难问题及时处理并向使用部门经理汇报。
把好质量关,对不符合要求的货品要坚持予以回绝,并按有关规定对供应商处理。
按规定向供应商索取有关明细整理存档备查。
定期将工作分析报告交采购部经理。
完成采购部经理交办的其他工作。
热爱本职工作、廉洁奉公、工作责任心强。
掌握分管采购范围内物资的商品知识,知晓经济合同法及海关、商检的有关规定。
能按照质量规格标准书采购到符合要求的货品,对所管物资的质量具有较强的鉴别能力。
高中以上学历或同等文化程度,从事采购工作三年以上,最好具有酒店采购经验。
身体健康、精力充沛。
3.
4.5.6.7.
8.
9.10.11.
12.
13.14.15.
七、任职条件:
Qualifications:
1.2.
3.
4.5.
八、工作程序:
OperationProcedures:
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1.
按采购申请单和使用部门的要求多方询价选样,填写价格、质量及供应商的调查表。
向上司汇报询价情况,呈报调查表,经理审核,确定最佳采购方案。
根据经理确定的采购方案,着手采购工作。
按以下程序完成现货采购和期货采购的工作:
A.现货采购:
a)可从市场直接采购的日常用品,必须在1-7天内购进。
b)批量小,批量金额在100元以下物品可从市场直接采购。
c)核定供应商的供货质量,价格,并通知供应商送货上门或自取。
B.期货采购:
a)进口物资的采购任务必须在3-6个月内完成,订制产品的采购任务必须在1-3个月内完成。
b)对供应商的供应能力、货物质量、价格进行调查。
c)分析比较调查情况,决定购货渠道,并报分部经理审查。
d)请分部经理参与数量、金额较大货品的洽谈工作。
e)在合同上注明采购申请单编号,并经经理认可后,按规定报批。
f)将合同的正本交副财务总监存档,将副本交供应商、酒店相关部门。
g)督促供应商按期、按质、按量交货。
货品到货后,根据合约或样品的要求进行初步验收。
采购员验收合格后,再请收货部验收。
如果出现问题,采购员必须查清原因,并立即向分部经理汇报。
在收货部验收合格后,将发票交收货部。
根据收货部提供的当日应到而未到货品清单,采购员必须立即与供应商联系。
同时向经理汇报。
2.3.4.
5.6.
7.8.
9.10.
将到货的品种数量和付款情况报经理,同时注销采购申请单或合同。
将货物收货记录、采购申请单或采购合同一并交采购部秘书校核。
财务制度与程序
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FINANCEPOLICY&PROCEDURES
目的OBJECTIVE:
酒店各部门需购的各种用品、食品、酒水、工种维修材料采购部负责统一
制度POLICY执行职位POSITIONRESPONSIBLE认,后果自负。
执行程序PROCEDURES:
酒店采购分为两类:
A.每日厨房市场采购;B.部门物品采购;其采购程序如下:
A:
每日厨房市场采购
一.各厨房每日根据货仓部提供的“存货”预计出第二天的采购数量,填写每天
厨房市场购货单,经总厨签批后,于每日下午四时之前交给采购部。
二.采购部根据“每天厨房市场购货单”之内容,联系货源指定酒店认可
的供应商,确定价格,将供应商名称、单价、到货时间填入此表。
三.将每天厨房市场购货单交采购部经理核准签字。
B:
部门物品采购一.申请
部门需购的物品必须先填写:
“申请定货单”(PURCHASE
REQUISITION),“申请定货单”一定要有部门经理的签名,同时提供上次采购的价格和供应商,以便参考。
二.审批
1、填好的申请定货单需先交仓库核签,仓库人员检查仓库有无该种物品或有无
可替代品。
2、申请定货单经仓库核签后,交采购部负责联络货源订购。
报价要货比三家。
经采购部经理签名后送财务部。
采购部管理制度与程序编号涉及部门DEPT.CONCERNED采购员所有部门安排订购。
其他部门不得私自联络供应商进行订购,否则其一切活动酒店不予承
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政策制定人PREPAREDBY
制度POLICY执行职位POSITIONRESPONSIBLE审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE采购部管理制度与程序采购员编号涉及部门DEPT.CONCERNED所有部门财务制度与程序FINANCEPOLICY&PROCEDURES
3、申请定货单经采购部经理核选出价平质优的一家供货,签署后交财务总监审
批。
4、财务总监核查申请定货单是否履行上述程序,根据计划审批,然后将项目报
总经理批准。
三.订货
1、经批准的申请单一式,分别送给采购部、收货部、申请部门各一联。
2、采购部根据申请定货单的要求,签订订货单或合同,安排有关采购事宜,了
解进货时间,以便提前知会收货部安排人手收货,仓库安排仓位。
3、订货合同要有财务总监、总经理的核准。
经核准后的订货合同要送会计部一份
备案。
4、如采购部门订不到申请定货单上的物品,要及时通知请购部门,若有此种物
品的替代品,要事先征得请购部门的同意方可订购。
5、所采购的货品,尽量使用支票以月结方式结算。
严格限制现金采购,现金采
购必须是经酒店批准可用现金购买之物品。
6、从供应商取得的发票必须符合机关和财务管理的要求。
经办人要在其背面签
名,填写申请订货单号码、支票号码。
7、采购部要将所有的申请定货单分部门按已完成、未完成,进行分类存档。
做
好记录并密切与申请部门保持联络。
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8、采购部要定期与各供应商开会,每次的供应商报价要按时落实,采购部与
成本部、餐饮部进行市场调查后定价,并交成本部审核再报财务总监批准,同时将定
价表交有关部门备存。
9、如遇应急采购的零星物品需经财务总监批准,但事后二十四小时内应按上述
采购程序补办手续。
若不能在有限期内补办齐手续,部门经理要承担此造成的一切经济责任。
政策制定人PREPAREDBY
审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE
财务制度与程序
FINANCEPOLICY&PROCEDURES
1、直拨厨房的鲜活食品,厨房每天下午按核定时间,填写好订单送采购组。
有特殊要求的需在订单上注明。
2、仓库补充物品,应按核定的最低、最高库存量及采购周期,仓库人员填写申
请计划。
3、各部门采购物资必须查明仓库的储存量,然后写采购申请单。
4、专用物品如需加工订做的应使用部门提前三个月提交申请,并加注详细说
明和加工要求。
5、固定资产的采购,必须在预算的要求范围内,填写好申请单,呈交采购组。
6、进口物资的采购,必须填写申请单并附加详细说明报总经理批准。
7、工程改造项目和计划内的大修理或应急处理,应使用部门或工程部申报。
报总经理批准。
8、应急采购,休息日或非常情况下的小型采购项目,申购部门提交书面申请。
经总经理或授权人批准后,可先采购后补办手续。
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程序PROCEDURES执行职位POSITIONRESPONSIBLE
政策制定人PREPAREDBY
审批人APPROVEDBY采购报价、确认程序编号采购人员涉及部门DEPT.CONCERNED执行日期EFFECTIE财务制度与程序
FINANCEPOLICY&PROCEDURES
1、采购经理按照采购申请单的要求、编号、登记分派给具体经办的采购员。
2、采购员收到申购单后,在规定的时间内提供三家以上的供货商的地址、电话、报
价单。
3、采购经理根据采购员提供的供应商资料,确定最低价格的供应商。
4、鲜活食品每十天进行一次定价,干货、调料、家禽、蔬菜、粮油等每月进行
一次定价。
每个供应商应先报价,采购、成本控制派人对市场调查,提供书面价格资料,最后财务、餐饮、采购共同确认价格。
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5、对于新品种除按正常的采购申报外,还须提供样品、试验报告,经总经理授
权确认后,方可洽谈。
6、工程改造、装修经审批后,专人负责选择推荐施工单位提供两家以上报价。
经批准后方可进行。
程序PROCEDURES采购审批程序编号
政策制定人PREPAREDBY
审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE财务制度与程序
FINANCEPOLICY&PROCEDURES
第12页共27页
执行职位POSITIONRESPONSIBLE涉及部门DEPT.CONCERNED采购部人员1、使用部门的采购申请必须经部门经理签字审批后,报采购组。
2、采购组接到各类申请单,在完成报价后,经采购经理审批签字再报财务部。
3、财务总监接到申请后审查价格,并根据库存、预算等情况签批。
4、财务总监审批后,报总经理审批,然后再到采购部进行采购。
5、酒店对外签定的各类合同,应逐层审批,并将推荐的供应商的书面报价单以
及合同文本附后。
6、紧急采购的物品,使用部门必须书面报告,经总经理批准后,方可先购买。
后补办有关手续。
政策制定人PREPAREDBY
审批人执行日期EFFECTIEAPPROVEDBY
财务制度与程序
FINANCEPOLICY&PROCEDURES
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1、市内采购物品在规定结算金额以上的领取转帐支票,规定结算金额以下的领取现
金。
2、采购员办理结算时需提供发票、验收单、入库单,连同领用支票的存根到财务部程序编号PROCEDURE采购物品的结算程序S执行职位涉及部门POSITIONDEPT.采购部人员RESPONSIBLCONCERNEDE报帐。
3、采购员领取现金和支票应先填写“现金申请单”“支票申请单”,经采购部经理、
财务总监批准后方可领用。
4、外埠采购的结算,采购员凭采购单、送货单、验收单、发票到财务部办理汇款
手续。
5、按合同规定付款须填写订货合同用款申请表,填列标的、合同总价、需要付款的
数额,并将合同及“采购单”附后。
6、一切物品的结算必须通过采购统一结算,财务部根据资金状况,安排付款。
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政策制定人PREPAREDBY
程序PROCEDURES执行职位POSITIONRESPONSIBLE审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE提货工作程序编号采购部人员涉及部门DEPT.CONCERNED
财务制度与程序
FINANCEPOLICY&PROCEDURES
1、做好出外提货的准备工作,听候经理安排当天的工作任务。
2、负责去外面的仓库及车站码头办理提货和物资在途的押运工作。
3、及时到车站、码头等地办妥提货手续,按提货单的名称、件数、包装数量、
验收时如发现来货有差错时,应做好现场记录,及时向运输部门询问情况,并做好详细记录,回来向有关人员详细汇报。
4、在提货时,指挥搬运人员文明装卸,并做好各方面的记录工作。
5、督促并指挥搬运人员对物资轻拿、轻放、监卸,确保物资不在运输中丢失。
合理堆放,节约仓位。
6、领取各种提货通知单、预先做好提货前单据印章准备,提回物资领用部门办
好一切交接手续。
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程序PROCEDURES政策制定人执行职位PREPAREDBYPOSITIONRESPONSIBLE
物品验收程序审批人编号执行日期EFFECTIE涉及部门APPROVEDBYDEPT.收货部人员CONCERNED财务制度与程序
FINANCEPOLICY&PROCEDURE
1、根据采购员填制的入库单数量和其他有关凭证,核对入库物品的数量。
2、检查物品是否包装完整,怕冻物品有无防冻材料,易碎物品是否破碎,易耗
物品有无防虫药物。
3、检验物品有无外观缺陷和异状。
如生霉、起锈、氧化、老化、脱漆、受潮、
虫蛀、溶化、挥发、渗漏、变形、油污、混浊、发脆、破损等同时要检验商品的规格,使用效能,含水率等。
4、酒水和饮料,对酒瓶要抽样检查,瓶盖封口是否完好,瓶上的商标是否完整
清洁,酒瓶摇动后气泡大小是否一致。
罐装的软饮料要查看有无凹凸、冒漏情况。
5、冷冻肉类,有完整的包装,包装箱上有国家或厂家检验过的标志并且有数量、
名称、供应厂商名称。
6、水产类必须具备应有的新鲜度,手指触摸富有弹性。
7、南北干货,必须具有原有食品的特殊气味,没有霉点。
8、罐头食品必须注意食品的生产期或失效期,生产期要越近越好外形要完整。
不凹凸。
9、蔬菜必须注意其新鲜程序,干净、无虫害过。
萝卜、土豆不可软绵绵的或发
过牙的。
10、水果必须注意其新鲜程度、无虫害过。
11、在检验中发现物品的数量、质量、包装不符合规定时,应作出详细记录。
12、填制鲜活食品验收单,厨师、验货人、送货人核对签字后,送会计部报帐。
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程序PROCEDURES政策制定人执行职位PREPAREDBYPOSITIONRESPONSIBLE
物品验收程序审批人编号执行日期EFFECTIE涉及部门APPROVEDBYDEPT.收货部人员CONCERNED财务制度与程序
FINANCEPOLICY&PROCEDURE
1、根据采购员填制的入库单数量和其他有关凭证,核对入库物品的数量。
2、检查物品是否包装完整,怕冻物品有无防冻材料,易碎物品是否破碎,易耗
物品有无防虫药物。
3、检验物品有无外观缺陷和异状。
如生霉、起锈、氧化、老化、脱漆、受潮、
虫蛀、溶化、挥发、渗漏、变形、油污、混浊、发脆、破损等同时要检验商品的规格,使用效能,含水率等。
4、酒水和饮料,对酒瓶要抽样检查,瓶盖封口是否完好,瓶上的商标是否完整
清洁,酒瓶摇动后气泡大小是否一致。
罐装的软饮料要查看有无凹凸、冒漏情况。
5、冷冻肉类,有完整的包装
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