巡查督导工作指引.docx
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巡查督导工作指引
巡查督导工作指引
为完善本公司调查管理工作,准确、及时地把握是市场动态和了解门店需要,制定本手册。
一、门店管理制度
二、准备工作
三、出差安全守则及注意事项
四、督导流程
五、督导内容
六、人员及时间安排
七、考勤制度
八、财务及报销费用
一、门店维护管理制度
1.门店巡查标准管理
(1)督导承担终端门店的巡访维护工作,应按公司规定着装,整理好个人仪容仪表,干净、整洁、健康、稳重和精干,以维护公司形象。
(2)督导应按公司制定具体巡查时间,门店巡访路线进行督导巡查工作,制定工作目标和解决问题的方案,同时填报《营运检查表》。
(3)督导填报的《营运检查表》须经由运营部总监审核,运营部总监调整、补充和修改后批准执行。
(4)门店巡访工作中,督导要按门店填写《营运检查表》《来店顾客调查分析表》、《加盟店铺调查表》,对每店每次督导工作进行计划与总结,并交到运营部总监检查,作为工作考核依据。
2.门店维护内容
(1)督导应对各市场情况进行调查,监督有无窜货现象的发生。
对经销商的经营情况进行了解,检查其是否执行零售价不打折政策。
(2)客情沟通方面,应加强和加盟商的感情沟通,传递公司政策信息和经营理念,帮助加盟商改善经营,解决实际困难。
(3)关心加盟商产品销售情况,帮助其制定并分解月度销售目标,协助促销方案策划,组织促销实施及信息反馈,了解消费者的需求和意见。
(4)对加盟商提供经营指导建议(包括其他加盟商好的经验,帮助开拓市场或提供畅销品信息),帮助整理店面,改善货品展示效果。
留意加盟商店内营业员的导购能力与技巧,适时予以指导。
(5)加强对加盟商订货与库存的管理指导,建立安全库存,指导其建立合理的进货频率与品种结构,以降低资金占用,加速资金周转。
(6)每到一地,要积极搜集商品信息,分析当地市场动态发展趋势,及时向上级反馈。
(7)针对非常事件的处理,督导要在维护公司根本利益的前提下,帮助加盟商排忧解难。
要根据事件的发展,及时向运营部总监请示汇报。
二、准备工作
1.由本部门拟定督导路线,并交予各巡查督导人员履行工作。
各巡查督导人员对于巡查行程须给予保密,严禁透露予第三者。
违反者,将被纪律处分,或被即时革职。
2.为保证巡查工作的顺利开展,出发前,需准备以下物资:
(1)、档案资料
由公司出具工作证及名片
负责巡查督导之店舖地址、营业时间及品牌店负责人资料
营运检查表(用于完成巡查督导后填写督导结果),请自行复印数份携带于行程中使用
(2)、工具及器材
数码相机(由公司提供)
三、出差安全守则及注意事项
1.为详细了解出差情況,確保人身安全,各出差同事到达指派出差目的地后,或返回该同事住所地后,必须以电话或短信形式通知部门经理(总监)
2.出差時,如有同行人員,須团结一致,及时与组员保持联系。
如遇到特殊的情況,须立刻通知公司的部门经理及有关公司负责人。
3.高度注意人身安全,外出时要注意财务的保管,貴重物品不要外露。
深夜切勿外出,如有特殊情況一定要外出,則須有其他同事陪同。
4.对于品牌商赠送之礼品或红包等,需及時向总部汇报,待总部给出处理意见后方可接受,并在完成出差任务后上交。
5.若需公干赴宴,建议请示部门总监后方可起行。
如公费宴客须把握尺度,注意节俭,以适度为宜。
如客户招待,尽量推卻不必要之应酬,如盛情难却,酒桌当中严谨酗酒,注意保持个人形象,更不得饭后与客户出入夜总会、酒吧等场所。
四、巡查督导流程
1.同组别巡查督导人员一同进入店铺开展工作(两人及两人以上者)。
2.向相关品牌商或品牌店负责人出具相关证明文件,表明身份,并简略告知巡查督导目的及流程(神秘顾客暗访巡查情况除外)。
3.开展督导工作。
4.于工作期间,请致电运营管理部负责人报告情况:
五、巡查督导内容
1.查库存:
(1)库存盘点、记录;
(2)帮助规范产品陈列。
2.异议处理:
(1)了解客户需求,聆听异议;
(2)对异议进行处理或请示运营部总监处理。
3.销售建议:
(1)促销活动建议;
(2)新品介绍;
(3)根据客户现状,提出专业化的订货建议;
(4)帮客户下订单。
4.其他:
(1)店容店貌;
(2)店员的仪容仪表、精神面貌、思想状况、服务态度及技巧;
(3)终端指导、店铺管理规章制度及店务实操考核;
(4)收集市场资料和信息,重点了解竞争产品动态;
备注:
按照《营运检查表》各项细则执行,如发觉或怀疑有任何违规情况,务必详加记录,并拍照、录音作记录。
倘有急需,应立即向本部门负责人汇报。
六、人员及时间安排
1.督导人员安排:
1~2位/组
2.督导时间:
3-5小时/店,可视乎特殊情况,酌情缩短及增长督导时间。
3.督导时段:
由运营管理部安排巡查督导工作日期、行程。
七、考勤制度
1.上班时间及纪律
- 应在10:
00~19:
00/10:
30~19:
30(可适当浮动,但须保证8小时/天之工作时间),午膳时间为1小时。
- 如遇特殊情况(例:
感冒发烧等)未能及时出勤,督导人员须即时告知部门负责人,因应具体情况另作安排,并修改出勤记录。
- 督导过程中,如需离开岗位,应向共行同事说明。
(如去洗手间等)
2.考勤登记
-若督导专员因个人原因或其他原因而未能按预定时间到达督导地点,须第一时间向本部门负责人申报情况,再因应具体情况另作安排。
若蓄意未有申报者,则按无故旷工处理。
-督导专员必须邀请被巡查店铺之最高负责人确认到达及离开时间。
并于返回工作岗位后,将此考勤记录递予部门负责人签署,及后给予行政及人力资源部存入考勤系统中。
八、财务及报销费用
报销原则:
“节约资源、杜绝浪费、实事求是、有据(单)可依”
- 若因个人原因而产生之各种额外费用,由督导人员自行负责,不得报销。
-、 报销流程:
1.出差任务完成五天内,各督导人员分别填妥报销单,附加发票,差旅费报销执行一次一报销,即出一次差报销一次,不允许将多次出差单据粘贴在一张单据上报销,不允许将类别不同的费用单据粘贴在一张单据上报销。
2.费用报销先由部门总监审核,交由运营中心副总复核,后交由财务部,3000元以内(含3000元)交由财务部经理核单,3000元以上交由财务总监会签,公司总经理最终审核。
二.、差旅费标准
住宿费:
类别
经济发达地区
其他地区
公司高管层
上限500元/日
上限400元/日
公司部门总监(含副)、部门经理
上限350元/日
上限300元/日
公司中层以下
上限300元/日
上限250元/日
交通费:
往返之交通费用,包含飞机(远途或带货)、火车、汽车等..
注意:
应尽量乘坐平价及大众化之交通工具,为公司开源节流。
伙食补助费:
a、出差人员伙食补助费按天计算,每天每人补助50元,经济发达地区每人每天补助60元,特殊情况需宴请的需先请示部门负责人,并按次写说明凭票报销,如各办事处安排食宿,出差人员不再享受伙食补助。
b、补助天数施行“算头不算尾”,即出发日期到返程日期的总天数减一天。
若出发日上午10点前出发且返回日当晚7点后回到深圳的则不减除一天。
c、经济发达地区包括:
北京、上海、广东、江苏、浙江。
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