秘书办会模块 模 块 二 课题一 会前服务工作 任务一 会议筹备方案 知识.docx
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秘书办会模块模块二课题一会前服务工作任务一会议筹备方案知识
课题一会前服务工作
任务一会议筹备方案
天地公司决定于2008年底公司召开年度全国销售商表彰大会,以表彰先进、规划2009年工作。
参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员和科技人员等。
会议由秘书高山协助总经理组织筹划。
总经理让高山写出会议具体的议程安排。
会议议程应根据到会主要领导的情况,确定会议主持人;根据会议的主题,确定会议发言人;围绕会议主题,确定讨论题目和方式;根据会议目的,安排主要领导做会议总结。
一、会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。
会议通知的种类有书信式和柬帖式。
会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。
会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
二、会议通知的制作:
例1:
×××同志:
兹定于11月26日(星期五)下午2:
30,在集团公司二楼会议室召开部门经理会议,讨论明年公司发展计划,请按时出席。
总经理办公室
2008年11月19日
例2:
大中型会议的正式通知(信函型):
×××同志:
兹定于2008年11月15日——19日在湖北武汉江汉大学召开全国高等院校秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会,请届时参加。
注意事项如下:
(1)报到时间:
2008年11月14日;
研究会会长、副会长、秘书长、副秘书长于11月13日提前来汉,商讨会议有关事项。
(2)11月14日大会筹备处在武昌火车站、汉口火车站、长航17码头设有接待站;如乘坐飞机来汉者,请乘坐机场交通车至中国民航汉口售票处,此处同时设有接待站。
提前或逾期来汉者,请乘坐××路公共汽车至终点站×××。
(3)各校自编教材可提供样本五册以上,大会准备进行教材陈列、交流活动。
例3:
大中型会议通知(公告型)
关于举办“并购重组国际高峰论坛”的通知
经国务院批准,国务院国有资产监督管理委员会(以下简称国资委)与联合国发展组织(UNIDO,以下简称联合国工发组织)将于2003年11月19—20日在京共同举办“并购重组国际高峰论坛”。
本次论坛以并购重组——融合全球经济的桥梁为主题,以高水准专业知识、高层次参会代表、高质量会议成果为组织原则,紧扣世界中国并购重组领域的重大问题,为中外双方就并购重组的战略、趋势、方法、途径、立法、监管、制度改革等问题提供广泛交流的平台。
论坛将由国资委主任李荣融和联合国工发组织总干事卡洛斯.马加里尼奥斯担任主席,并邀请部分近年来在并购重组领域较活跃的国内外知名公司和中介机构的董事长或总裁、联合国工发组织等国际组织的高级官员、我国政府部门和有关机构的高层人士、并购重组领域的专家学者等约500名代表参会。
届时拟邀请国务院领导同志出席论坛的有关活动。
现就有关事项通知如下:
一、日程安排
11月19日上午:
举行开幕式和主论坛(人民大会堂剧场)
11月19日下午:
同时举行三个分论坛(人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅)
11月19日晚:
欢迎晚宴(钓鱼台国宾馆)
11月20日上午:
同时举行三个分论坛(人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅)
11月20日下午:
举行电视论坛(中央电视台演播厅)
二、报名办法
报名办法一:
将填妥的参会登记表(见附件)于11月10日前传真至国资委外事局。
联系人:
辜嫦、王德智
电话:
010—63193533、010—63192304
传真:
010—63193625
报名办法二:
登陆论坛网站WWW.masummit.org,在网上在线填写参会登记表。
三、费用
每位参会代表需交纳会议注册费4100元人民币(含会议资料,2次人民大会堂午餐、一次钓鱼台国宾馆晚宴)。
国资委办公厅
二〇〇三年十一月四日
三、会议组织流程
会前
会中
会后
四、会议议程与日程
会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。
例1某公司销售会议议程表
1、推选销售部经理的人选。
2、年度销售活动的总结。
3、有关销售问题的发言。
4、下年度销售目标。
5、销售人员的招聘和重组。
例2某股份有限责任公司股东大会日程安排
日期
时间
内容安排
地点
主持
参加人
备注
3月9日
上午
9:
00
报到
花园酒店大会议厅
李总
XXXX
9:
30
会议开始,张董致开幕词
大会议厅
张董
全体股民
9:
40
李总:
年度经营报告
大会议厅
张董
全体股民
11:
00
年度决算表
大会议厅
总会计师
全体股民
11:
30
大会结束
高山拟定的会议议程如下:
第一项:
由公司常务副总致辞
第二项:
由市经委主任发言
第三项:
颁奖
第四项:
销售公司优秀业务员发言。
第五项:
营销副总对明年营销工作作进一步的安排。
第六项:
公司总经理总结发言,并对下一步的营销工作做具体安排。
第七项:
会议结束。
一、案例分析
案例:
一次重要的报告会,办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。
小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后,还事先调试了一番,觉得效果不错,小刘放心地做其他的事情去了。
会议结束后,主任要小刘把录音整理出来。
小刘打开录音机,前几分钟听起来还不错,但越听越不清晰了,到后来竟然完全是一片噪声。
报告自然是没有整理出来,小刘应怎样总结教训呢?
思考与分析:
以上这个案例中的问题是会前准备工作准备不足所致。
请谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。
二、实战演习
学院将于2009年12月7日举行一次大型招聘会,邀请了全省数百家企业前来学校进行
现场招聘。
请拟写一份会议筹备方案。
任务二会议经费预算
天地公司公司定于2009年1月15日在金都大厦一楼会议室召开新产品发布会。
与会人员预计200人,现请秘书高山就会议所需各项经费提出预算。
会议经费预算通常包括文件资料费、邮电通讯费用、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传交际费、会议住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具,其费用也应列入预算。
一、会议成本的含义及测算公式
1、会议成本的概念
会议成本是指与会人员及服务人员花费在会议期间的时间量价值、相当于工作量价值及其经费开支的总和,即时间成本、效率损失成本和直接会议成本。
2、会议成本的类型
会议作为工作手段的一种,也和其他行为方式一样有它的成本。
一个是直接会议成本。
这种成本也可以称为会议花费,这些花费包括与会者到达会场的旅行费用、会议期间的住宿、交通等费用、会场的租金、相关文件资料的费用等等。
这些花费都比较直观、清晰,也比较容易预估和统计。
另外一个是时间成本。
它由与会者的会议准备时间、到达会场的旅行时间以及会议工作人员(包括会议秘书)的时间和与会者的人数等几个相关因素组成。
有时,这种时间成本可能由于各种比如与会人员的准备时间太长且零碎等因素,造成难以统计和计算,我们可以把它转化为金钱成本。
金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资构成。
还有一个是损失成本。
这个成本是由于与会者参加会议,离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失。
这个成本比较隐蔽,很多时候会被忽略掉,但它形成的结果又实实在在的摆在眼前。
比如公司的周例会,可能有不少参加周例会的人有这样的经历,开会时心不在焉,因为还在想着某个客户的电话或许马上就要打进来了,前台或者秘书不一定处理得好,会跑单。
3、会议成本计算方法
会议成本=2A*B*T
其中A为每小时与会者平均工资的3倍;B为参加会议的人数;T是召开会议的时间。
A为与会者平均工资的3倍是由于劳动产值远比工资高,乘以2是因为开会要使经常性的工作中断而造成损失,这些还只是直接成本。
如果再将会议无效或错误决策造成的损失间接成本都计入其中,成本就将高昂得多。
由此看出,召开会议是要付出代价的。
二、会议经费预算的内容
序号
名称
内容
1
文件资料费
包括文件资料、文件袋、证件票卡的印刷、制作等开支
2
邮电通讯费用
如发会议通知,就会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用;若召开电视、电话等远程会议,则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内
3
会议设备和用品费
如各种会议设备的购置和租用费用
4
会议场所租用费
如会议室、大会会场的租金,会场布置等所需要的费用
5
会议办公费
如会议所需办公用品的支出费用,会场布置等所需要的费用
6
会议宣传交际费
如现场录像的费用,与有关协作各方交际的费用
7
会议住宿补贴费
一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分,由会议主办者补贴一部分;也有主办单位全部承担的情况(如果无住宿要求,应明确与会人员完全自理,则预算中可不列此项)
8
会议伙食补贴
通常由主办单位对会议伙食补贴一部分,由与会者承担一部分
9
会议交通费
即参会人员交通往返的费用,如果由会议主办单位承担,则应列入预算
10
会议期间的各项活动
如需使用车辆等交通工具,其费用也应列入预算
11
其他开支
包括各种不可预见的临时性开支
(注:
在编制会议经费时,需要考虑费用的明细及多询问几家供应商,了解行情。
以体现节约办会的精神。
)
三、会议经费的管理
作为会议的主办方,应该合理控制会议成本,对会议经费作妥善的管理。
在管理经费的
过程中,主办方应注意:
1、对会议类别进行严格界定。
会议要遵循先审批,后开会的会议审批制度,严格按照会议类别召开会议。
2、会议的会期和规模从严控制。
会议要以“高效、务实”为原则,尽量减低会议成本。
3、 细化会议费开支范围和标准。
会议主办单位尽量减少或不组织会议代表游览与会议无关的参观。
4、 明确会议经费来源。
任何单位和个人有权拒绝参加要求与会人员食宿费用自理的各种会议。
高山根据总经理要求,拟定了一份会议预算表
项目
支出
合计
场地租用费
5000元/天(2天)
10000元
摄像设备租用费
2000元/天(2台)
4000元
聘请专家咨询费
5000元/天(2人)
10000元
宴请费用
2000元/桌(10桌2餐)
40000元
资料费
5元/份(2000份)
10000元
纪念品
500元/份(50人)
25000元
总计9.5万元
二〇〇九年一月二日
一、案例分析
1、案例:
在上述高山制作的这个会议预算中,还有哪些因素考虑得不够全面,你以为还有可以修改完善的地方吗?
2、案例:
天地公司生产部经理,经常通过召集会议来解决问题和处理工作,同时他自己又必须参加很多上司主持召开的会议。
他感觉整天忙于各种会议,无暇处理更重要的事务,还造成了工作上的被动。
为此下决心改进会议。
过去,他每召集一次会议,不管会议内容是什么,总是要求下属所有的负责人来开会。
结果,会议规模很大。
每位参加者为了表示对会议的重视,大都提一个问题,而多数问题,都与会议议题无关,这就难免使会议时间拖得很长。
究竟怎样确定与会人员的范围才合理呢?
经过认真分析研究,他找到一个两全其美的办法。
这就是:
会前,先分发一份会议须知单,内容大都为:
某月某日某点,在某会议室,讨论某问题,已邀请有关领导参加讨论,如你认为需要了解有关情况或愿意参加讨论,届时出席。
未到会者,我们将于会后立即送上会议讨论纪要,供你参考并提出意见。
思考与练习:
你对本案例中这位生产部经理的做法有何评价?
二、实战演习
学院要组织召开一次“学代会”,会期两天,期间还邀请了专家来校讲学,会议经费2
万元。
请你拟定一份经费预算。
任务三制发会议通知
天地公司总经理张伟要求秘书高山拟写一条关于公司人员编制和工作绩效评估的会议通知,并向公司各部门主管发送。
会议通知必须具备六要素(也有称之为“六个清楚”):
会名、会期、开始时间(月、日、星期,上、下午或晚上几时)、地点、参加会议人员范围、筹办会议的联系人方式。
拟定好会议通知之后,务必要将通知内容传达给每一位与会人员。
一、会议通知的内容
1、标题
有完全式和省略式两种。
1完全式包括发文机关、事由、文种。
2省略式,例如《关于××的通知》。
通知内容简单的,只写“通知”两字,这也是省略式的一种。
2、正文
有的正文比较简单,只讲明为什么发布或批转这一文件,有哪些原则要求,主要的具体内容应看所附文件。
有的正文写多几句,借题发挥,补充强调有关要求,或作出指示,布置相应的工作。
也就是要遵照执行、贯彻落实的具体内容在附件里,而不是在批转的通知中。
批转通知只是一个载体。
二、会议通知的发送
1、发送形式
1正式通知
为了规范公司的管理及运作,除了非正式会议和每日例会之外的所有会议,均应正式打
印会议通知,再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员,以示正规和郑重。
2非正式通知
非正式会议,可采用非正式通知,如先发传真或打电话,随后再寄备忘录或信函。
也可先发电子邮件,再通过电话或回复电子邮件确认。
一些会议(如股东会议)在发送通知时应按规定的会议规则行事。
发通知的同时应附上
一份代理委托书。
其它类型的会议如无法出席,也应在必要时授权代理,以保证通过决议时有所需的法定人数。
2、发送内容
①如果有预备议程,事先需准备的材料或其它需让与会者事先了解的情况,应随会议通知寄发一份。
②需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片,上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名,以便对方有时间考虑并能及时回复。
3可将会中使用的有关票证(入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐正
和乘车证等)与会议通知一并发出。
4如果某些与会者对会议地址不熟悉,应附加一份说明或回执单,要求与会者通知具体的
到达和返程日期,并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线路。
三、会议通知的格式
会议通知的格式多种多样,这里介绍常用的两种格式:
便函式和卡片式。
(见例1、例2)
例1:
便函式
会议通知
致:
各部门经理
发自:
总经理秘书高山
日期:
2009年7月15日
主题:
部门经理的圆桌会议通知
2009年7月25日上午11:
00,在燕都宾馆会议室举行全体部门经理的圆桌会议。
下午12:
15分将有午餐供应。
假如您不能参加请在7月24日之前打电话6234568告知。
附上一份议事日程。
除此之外,您还能得到一张令人满意的旅行指导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明。
我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。
附件:
议事日程
地图
例2:
卡片式
部门经理会议
目的:
讨论公司下一年度市场营销计划
时间:
2009年1月29日上午9:
00
地点:
公司第一会议室
如您无法出席,请于1月28日前电话告知高山.电话号码是7089073.
部分会议需与通知一起寄出相关的回执。
会议回执的样式如下:
例3:
会议通知邀请函
尊敬的客户:
为了进一步加强与贵公司的协作关系,听取客户对我公司产品和服务的意见,我公司拟于2009年8月15日上午9:
00至下午5:
00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。
敬请回复及光临。
附:
会议日程/路线图
回 执
请于7月30日以前将回执寄至:
北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部高山先生,邮编:
100110电话:
87654321
口我公司参加此次会议,参加人数:
口我公司不能参加此次会议
姓名:
公司:
四、发送会议通知的注意事项
1、明确会议通知发送对象
在发送通知前一定要明确被通知的部门和人员范围。
对所有与会人员应逐一落实。
如果
搞错通知对象,使应参加会议的人员未能收到通知,就会影响到会议的有效性,使一些会议无法达到所需的法定人数,还会使一些应参加的人产生误会。
而不应通知的人员通知了,就会影响其正常工作,甚至造成尴尬的局面。
2、落实发送的回复确认环节
一些重要的会议通知有时会因组织渠道不畅、传递方式不当,或者是其他因素的干扰,
使通知不能准确及时地传递到与会者,作为会议通知的发送人,应及时发现问题,可以通过电话、口头询问以及回复电子邮件确认等方式检查通知发放是否落实。
3、对书面会议通知的地址、邮编一定要填写正确。
装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装
或漏寄。
通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。
4、对于经常参加某类会议的部分人员,可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签,以免
重复打印,对于计算机中保存的地址要注意随情况不断变化而不断更新。
5、检查所有的通知中是否已附上了会议日程,然后再封口。
某些客户不熟悉会议的确切地点,应附上一张简明的交通路线图。
高山拟写的会议通知如下:
会议通知
致:
各部门经理
发自:
总经理秘书高山
定于10月17日(星期四)下午1:
30在公司会议室召开会议,讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。
此次会议内容重要,请有关人员务必准时出席。
您能否参加,请于10月15日(星期二)之前打电话告知助理秘书陈红。
电话号码是:
68976080.
一、案例题:
下面这则会议通知有几处错误?
请找出并更正。
通知
研究决定,本星期六下午召开销售代表会议,收集对销售情况的意见。
希按时参加会议。
此致
敬礼
办公室3月1日
二、实战演习
背景说明:
您是宏远公司行政秘书,下面是行政经理谢飞需要您完成的几项任务。
我们将在7月15日召开全国销售商的表彰会议,请您列出发送会议通知应注意的问题,并拟写一份带回执的会议通知。
行政经理 谢飞
2009.5.22
任务四会场的选择与布置
天地公司是一家中外合资企业,主要生产家电产品,公司资产雄厚,员工近2000人,著名科技人员和高层管理人员云集。
最近几年,公司推出了一系列新产品,占领了国内10%以上的家电市场,在国外也影响很大。
2007年,公司加大管理和研发力度,在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品,国内市场份额达15%。
年底公司召开年度总结大会,以表彰先进、规划2008年工作。
会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划,请选择与布置好会场。
选择与布置会场,首先要弄清会议的内容、会议的时间、与会的领导与嘉宾、与会代表的人数;其次要掌握好会场选择和座次安排的原则,学会会场布置的原则与方法;最后,作为职业秘书,选择会场一定要经过领导审批,布置好会场后一定要进行会前检查。
会场的选择与布置是会议前期重要的准备工作,会议地点和大小是否合适、设施是否齐全、会场的布置是否合理、会场营造的气氛是否与会议的主题内容一致,对会议效果都会产生直接的影响。
所以,组织会议的秘书人员必须重视会场的选择与布置,尤其是一些重大的会议,更是要注重会场的选择与布置。
一、会场选择的原则与注意事项
会场的选择要根据会议的规模、性质和需要来确定。
大型会议一般选择在会堂、礼堂、会展中心、体育场馆举行,中小型会议一般选择在会议室、会客厅举行。
具体来说,选择场地一定要综合考虑五大因素,重要会议地点的选择还要注意考虑其政治影响和经济效果。
1、场地的规模要大小适宜;
2、场租成本要合理;
3、场地设备要配备良好;
4、应有足够的停车场地;
5、交通要便利。
与会代表需集中住宿的会议,场地选择在会展中心或宾馆举行的会议,作为秘书一定要注意签订协议,《协议》是会务组与会展中心或宾馆合作的基础,要细致、全面、对等,防止漏洞。
协议内容一般包括:
1、会议日期
2、住房标准及费用
3、场地安排及费用
4、餐饮及费用
5、甲方对乙方的规定
6、乙方对甲方的规定
7、如何结算
二、会场布置的方法
(一)会场形式的布置
会场格局
常见会场形式
适用会议
优点
相对式
大小方形、半圆形
大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等
会场场面开阔、较有气势,会场气氛严肃庄重
全围式
圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形
小型会议及座谈会、协调会等类型的会议
容易形成融洽和合作的气氛,体现平等和相互尊重的精神,便于与会代表充分交流思想、沟通感情。
半围式
马蹄形、桥型、T字形
中小型的工作会议,桥型布局适用于咨询、述职、考评和听证等会议等
介于相对式与全围式之间,既突出了主席台的地位,又增加了融洽的气氛
分散式
方桌型、V字形、圆桌型
规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等
一定程度上突出了领导和嘉宾的地位,又给与会代表提供了多个谈话、交流的中心,会议气氛更加轻松、和谐
(二)主席台的布置
主席台是会议参加者注目的地方,也是会场的中心,因此是会场布置的重点。
一般要在主席台上方悬挂会标,天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型,主席台下和讲台上摆放鲜花,主席台上放置座位台签。
会标:
红色横幅,一般用艺术字标出会议名称。
会徽:
体现或象征会议精神的图案性标志。
一种是以本组织的徽志作为会徽,如国徽、党徽等;另一种是向社会广泛征集。
重要的代表大会、报告会需在主席台设置专门的讲台。
讲台可设在中央,位置应低于主席台,以免报告人挡住领导人的视线;也可设在主席台的右侧;较大的会场也可在主席台两侧均设置讲台。
(图片来源:
)
(三)会场环境布置
不同的会议要求有不同的环境。
一般说来,人大会要求庄严隆重,党代会要求朴素大方,庆祝会要求热烈喜庆,追悼会要求庄重肃穆,座谈会要求和谐融洽,纪念会要求隆重典雅,日常工作会议则简单实用即可。
会场四周和会场口,可以悬挂横幅标语、宣传画、迎宾牌、广告、彩色气球等,也可摆放鲜花,烘托会场热烈隆重的气氛。
(图片来源:
)
三、座次的安排及注意事项
(一)主席台的座次安排
1、国内会议主席台的座次安排
按照职务的高低和选举的结果安排座次,职务最高者居中,按先左后右(主席台的朝向为准)、前高后低的顺序依次排列
、
2、国际性会议主席台的座次安排
主办方身份最高者居中,其他来宾按照国际礼宾次序先右后左向两边排列,这一点与国内会议排法正好相反。
3、主持人座次安排
主持人既可在前排边座入座,也可按照职位高低顺序就坐。
注意:
主席台座次排好后,要把主席团座次图表贴休息室门口,并在主席台上摆放座位台签,以便领导对号入座。
(二)与会代表的座次安排
为了保证与会代表顺利地对号入座,保证会议和活动井然有序地进行,中大型会议必须会前安排与会代表的座次。
排列座次的方法注意有三种,可以根据需要选择合适的方法。
1、横排法
把每个代表团、单位、小组的座席从前向后排成纵向一列,按团顺序从左到右横向排列座次。
排列依据按照参加会议的代表团名称笔画、汉语拼音字母顺序,或约定俗成的排列顺序。
国际性会议往往按照与会
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