《采购及供应商控制程序》洪修正.docx
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《采购及供应商控制程序》洪修正
贵州剑河园方林业投资开发有限公司
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序
文
件
生效日期
批准
审核
作成
2016.08.25
版本
01
文件化信息修订内容摘要
制修部门
版本
生效日期
页次
修订章节内容
采购部
01
2016.08.25
1-9
初订
1.目的:
对物品采购和供方采购进行控制,选择合格的供应商;对合格的供应商进行评价和管理,使其提高产品质量,保证按期交货,降低成本,满足我司生产经营的需要。
2.适用范围:
2.1适用于服务提供所需物品(低值易耗品、设备)、物资采购、验收。
2.2适用于供方(第三方物流)的综合控制。
2.3适用于A/B/C三类供应商的选择和评价。
3.权责:
3.1采购部:
负责报价/议价/决价裁决、供应商选择、评价、签订各类合同等;供应商的订单编制/核准/发放,及纳期和产品数量的跟踪管理;第三方物流服务劳务供方的外包控制和相关外包方的选择、评价和日常管理。
3.2部门直属领导负责合格供方/外包方的批准;
3.3仓储部:
负责物料的接收、数量确认及保管;
3.4品保部:
负责进货检验。
4.定义:
4.1A类供应商:
零件供方/原材料供应商;
4.2B类供应商:
料架/周转箱/纸箱和工装供方;
4.3C类供应商:
小五金/设备备件/成品外包类。
5.程序:
5.1采购预算的制订与审批
5.1.1各部门必须在每年12月底之前做好第二年度采购预算申请表填报工作。
5.1.2在填报第二年度采购预算申请表时,各部门应根据公司下达的年度预算制订出全年运营发展所需的物资用量预算,确保本部门采购预算符合运营和发展的需要。
5.1.3各部门物资采购预算经部门负责人审核签字后提交仓储部。
5.1.4仓储部汇总各部门的年度采购预算,编制年度采购预算汇总表,提交公司总裁最终审批。
5.1.5年度采购预算汇总表经公司总裁审批通过后,采购部将其作为最终采购预算反馈至相关部门。
5.2月度采购预算的制订与审批
5.2.1各物资需求部门于每月25日前提报隔月物资需求预算,由部门负责人签字后交仓储部。
5.2.2仓储部结合库存情况向采购部提供相关存货数据,并提供相关物资的库存预警。
5.2.3采购部汇总各部门的物资采购预算并根据库存对其进行修正后,编制月度《采购计划表》报相关权限范围内的领导审批。
5.2.4审批工作在每月30日前完成。
5.2.5采购部及时将各部门未列入公司采购计划的项目反馈到各部门。
5.2.6公司物资的采购原则上按采购预算进行采购,需要增补采购的参照以上流程执行审批。
5.2.7公司出于战略性考虑而进行的物资采购审批流程参照以上流程执行。
5.3采购申请审批流程
5.3.1物资需求部门填写物资《采购申请单》,详细注明需求物资的品名、型号、技术标准、数量、参考价格、需求原因、要求到位时间等。
5.3.2公司《采购申请单》的审批流程如下表所示,后勤物资申请单、综合物资申请单和固定资产申请单在信息系统中执行审批流程。
申请单类别
审批流程
后勤物资申请单
需求部门制单员→需求部门负责人→仓储部→运营总监→财务部→分管副总裁
标准物资申请单
需求部门制单员→需求部门负责人→仓储部→运营总监→财务部→分管副总裁
固定资产申请单
需求部门制人员填单→需求部门负责人→运营总监→财务部→分管副总裁/总裁
5.3.3公司物资采购申请审批权限规定如下表所示:
采购物资类别
采购金额
审批人
后勤物资
分管副总裁
标准物资
分管副总裁
固定资产
20万(含)以下
分管副总裁
20万以上
总裁
5.3.4审核审批原则
5.3.4.1审核审批内容主要是确定是否应采购、按什么标准采购以及采购的数量、质量。
5.3.4.2审核审批的经济性原则是指在满足公司生产经营需求的前提下最大限度地减少开支。
5.3.5预算外的《采购申请单》,除执行以上审批手续外,一律报分管副总裁审批。
5.3.6紧急采购的审批程序
5.3.6.1需求部门填写《紧急采购申请审批单》(如下表所示),注明需采购物资的品名、型号、技术标准、数量、参考价格等,同时详细说明紧急采购的原因,经部门负责人审核后,交公司分管副总裁审批。
紧急采购申请审批单
申请部门:
申请人:
申请日期:
物资名称
型号/规格
用途
请购原因
请购数量
参考价格
部门负责人审核
分管副总裁
5.3.6.2.紧急采购的物资,需求部门负责人请示公司分管副总裁后,转交采购部实施紧急采购作业,次日内完成申请审批手续的补办。
5.3.7物资需求部门的物资《采购申请单》经有权限领导审批后提交采购部,采购部汇总并结合年度采购计划和库存情况编制采购计划,采购计划经采购部门负责人审核后提交财务部备案。
每月30日前提交次月采购计划。
5.3.8若无法于需用日期办妥采购的《采购申请单》,采购部必须及时通知需求部门。
5.3.9零星物资的采购
公司零星物资采购按简易采购流程执行,需求部门填写《零星物料需求单》经部门负责人及分管领导审批后提交采购部实施采购。
5.4采购方式及供应商的选择
公司采购部根据采购物资的性质选择采购方式,一般采用招标采购、询价议价采购、定价采购、公开市场采购等方式(如下表所示):
采购方式
操作说明
适用范围
招标采购
1.对物资采购的所有条件,包括物资名称、规格、数量、交货日期、付款条件、罚则以及投标押金等信息予以详细列表,登报公告
2.在规定时限内收齐投标供应商的标书并准备开标工作
3.根据供应商报价、服务等进行评标,确定中标单位
4.招标过程出现舞弊行为或结果高于底价时,采购人员有权废标,以议价处理
对于大宗、贵重和批量性物资的采购可采取招标采购的方式
询价、议价采购
1.选择3家以上符合采购条件的供应商作为询价对象
2.供应商提供报价的物资规格与请购规格不同时,采购人员应送需求部门确认
3.对于已核定的材料,采购部必须经常分析或收集资料,作为降低成本的依据
4.针对品质、交期、服务等方面进行谈判
对于市场供应充足的材料、用品或项目物资,可采用询价议价方式获得最优价格
定价采购
通过定价以现款收购
采购物资数量巨大、无法由一两家供应商全部提供,或是市面上该物资匮乏时,可采用定价采购的方式
公开市场采购
公开市场采购是指采购人员在公开交易或拍卖场所进行的随时动机式的采购,价格的变动较为频繁
一般适合用于大宗物料的采购
供应商选择根据公司的《供应商管理制度》的有关规定执行。
5.5采购价格管理
5.5.1公司各有关单位和部门均有义务协助提供价格讯息,以便采购部进行比价参考。
5.5.2采购价格审核审批
5.5.2.1.采购部询价、议价完成后,须于《采购询价单》上填写询价或议价结果,必要时写清楚过程及当前情况。
5.5.2.2.采购部负责人进行审核,认为需要再进一步议价时,退回采购人员重新议价,或由采购部负责人亲自与供应商议价,并将议价结果报公司分管副总裁与总裁审批。
5.5.2.3.分管副总、总裁均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。
5.5.3已核定的采购单价或认可供应商的采购单价如需上涨或降低,应以《单价审核单》形式重新报批,必要时写清楚过程及当前情况。
5.5.4对于单价涨跌的审核,应参照价格的审核审批流程执行。
5.5.5采购数量或频率有明显增加时,采购部应要求供应商适当降低单价。
5.6采购合同审批
5.6.1公司的采购合同签署前,应对合同涉及的内容进行审核和审批,采购合同审核审批的具体分工和流程如下:
5.6.2采购部负责按照合法合规性的要求拟定采购合同的初稿。
5.6.3物资需求部门对采购合同标的的技术参数、工艺要求、售后服务等进行审核并提出审核意见。
5.6.4法律顾问对合同内容条款的合法性进行审核并提出审核意见。
5.6.5采购部根据审核意见修改合同文本,并将审核意见、合同签署相关附件等文件再次报送审核。
5.6.6审核无议后,20万以上合同须呈总裁审批,20万(含)以下采购合同呈分管副总裁审批。
5.6.7采购合同经有权限领导审批后采购部代表公司与供应商签署采购合同。
5.7实施采购
5.7.1采购部订单录入员根据已经审批的采购价格及采购合同等资料,在信息系统编制《采购订单》,《采购订单》经采购部负责人审核后实施。
5.7.2若须预付采购款,采购部根据已审批完成的《采购订单》按采购合同条款填写《付款单》,《付款单》经部门负责人审批后交财务部审核。
5.7.3采购部负责跟进供应商履约情况,填写《采购工作进度》并上报相关部门,确保按进度完成采购作业。
5.8采购验收
5.8.1采购物资的验收根据公司存货管理有关规定执行。
5.8.2若采购物资规格、数量或质量与《采购订单》或合同有差异,采购部需及时与供应商联系,协商解决办法,并报分管副总裁审批。
如果需要让步接收的,按照公司存货管理的相关规定执行。
5.8.3因供应商产品不合格为我司造成重大损失的,经供应商或公证单位确认后,采购部根据采购合同的索赔条款开立《索赔单》(如下表所示)呈部门负责人核实后实施。
索赔单
索赔单编号:
开单日期:
供应商名称
供应商编号
索赔事项
索赔原因
物资编号
规格型号
单位
数量
单价
小计
索赔金额
采购员
采购部负责人
5.8.4索赔结束后,采购部应将赔偿收入、赔偿物资清单及赔偿原因说明等上报财务部。
5.8.5对于已付款的物资在保修期或保质期内出现质量问题为我司造成重大损失的,参考以上索赔规定执行。
5.9采购入库及款项结算
5.9.1采购物资的入库根据公司存货管理有关规定执行。
5.9.2采购业务完成后,申请付款前,财务部协助采购与供应商核对往来账款,核对相符后采购部填写《付款单》,《付款单》须经部门负责人审批。
5.9.3采购部将《采购订单》、采购合同、正规商业发票及《付款单》等资料转交财务部,财务负责人审核后进行款项结算及相关账务处理。
5.10供应商管理流程图(见14页)
5.11供应商的开发及初审:
采购部通过各种方式(网络、电视、新闻等)获取基本符合我司基本要求的供应商信息,并经过书面调查、现场考察,建立起潜在供应商资料库。
之后,采购部要求供应商进行提样。
5.12样品评鉴:
5.12.1潜在供应商依据我司图纸(2D图纸/3DDATA)及要求,进行送样。
采购部再将样品送品保部进行检测判断。
5.12.2样品鉴定合格者,采购部组织品保部和/或技术中心用管理水平检查分析表、供方调查报告书对潜在供应商的生产能力及质量管理能力等进行现场考察。
评鉴合格者,由采购部登录于合格供应商名录中。
合格供应商名录需每年更新一次。
5.12.3若样品检查不合格,则由采购部通知厂商,再进行送样评鉴。
5.12.4免评鉴的规定:
符合下列情况者得由副总裁核定认可后,可登记为免评鉴合格厂商。
5.12.4.1卖方独占市场。
5.12.4.2供应品为国内外知名品牌。
5.13对合格供应商的评价
5.13.1月度评价(考核项目为质量、交货期、服务性三项)
以《供应商月度评价办法》、《供应商月度评价表》进行供应商质量、交货期、及服务性等月度评价。
5.13.1.1品保部每月对供应商的供货质量进行检查统计,并将检查结果交采购部5.13.1.2采购掌握供应商交货情况,采购部每月对供应商的交货情况进行回顾总结。
5.13.1.3采购部每月依供应商的交货情况总结及品保部对供应商的交货质量统计按供应商控制程序对供应商评价。
5.13.1.4采购部依上述标准作成供应商分级联络书,经副总裁批准后通知供应商。
5.13.1.5等级分级为C的供应商,如因质量问题,由品保部会同采购部对供应商进行工序监查,并随时作质量方面的技术性指导;如因交货原因,由采购部人员追踪。
5.13.1.6若外协厂主动要求作技术支援活动时,则通过技术研发部、品保部作出技术性指导;
5.13.1.7若经指导后,却未作改善,连续出现3次C级后的供应商,降为D
5.13.1.8连续三次等级为D级的供应商,将逐步取消其供货资格。
5.13.1.9评价时间每月一次评价。
5.13.2供应商的年度评价
5.13.2.1我司采购部、品保部、技术研发部每年把所有供应商按类别根据年度供应商评价表进行评价。
年度评价总分为100分,若≥80分,则继续作为下一年度的合格供方登录;60分~79分,则要求供方限期提交纠正措施,若纠正措施验证有效,由总裁决定是否保留其合格供方资格;<60分,须进行辅导,要求限期整改,改善前先停止采购,对于在限期内未改善者,则除名,再寻找新供应商。
5.14供应商的质量体系的开发
5.14.1根据供应商的质量绩效和所供应产品的重要性,作出供应商的供方质量管理体系开发计划对于没有通过ISO9001-2015的供应商,以符合ISO9001-2015为第一目标。
5.14.2根据年度计划,对于没有通过ISO9001-2015的供应商,要求其必须在计划的时间内通过ISO9001-2015标准认证。
5.14.3对于危险品供应商,要求其在包装箱上统一标识,明确标注包装箱内的产品名称、数量。
5.15采购成本降低
通过供应商生产效率的提高,降低采购成本。
每年末对于供应商供货超过一年的零部件,通过对其采购成本进行分析,要求其降价。
5.16供应商大会召开
我司认为有必要时召开供应商大会。
对以往各供应商的交货及质量情况进行总结,对评出的优秀供应商颁发证书,介绍今后我司生产经营情况及拜托事项。
6.相关文件:
无
7.表单:
7.1管理水平检查分析表
7.2供方调查报告书
7.3合格供应商名录
7.4供方分级联络书
7.5年度供应商评价表
7.6供方质量管理体系开发计划
供应商管理流程图
过程流程
权责部门
相关表格
NG
NG
NG
NG
NG
NG
采购部
采购、品保和/技术
采购部/品保部
相关部门
品保部
品保部
采购部
采购部
采购部
相关部门
供方调查报告书
管理水平检查分析表
进货样件检验报告单
管理水平检查分析表
相关检验试验记录
品保部向供应商索要PPAP
并确认供应商PPAP资料内容
合格供应商名录
供应商分级联络书
年度供应商评价书
附加运费事故记录表
供方质量管理体系开发计划
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- 采购及供应商控制程序 采购 供应商 控制程序 修正