科技档案与专门档案管理实务.docx
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科技档案与专门档案管理实务
科技档案与专门档案管理实务
一、科技档案
(一)科技档案的概念及种类划分
1.科技档案的概念
《科学技术档案案卷构成的一般要求》对科技档案的定义进行了如下表述:
“科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建、设备及其管理形成的对国家和社会具有保存价值的应归档保存的科技文件材料。
”
2.科技档案的种类
结合我院实际,科技档案主要有以下三个方面:
科研档案,基建档案,设备档案。
(1)科研档案
它是指在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
科研档案的基本特点是以课题成套。
(2)基建档案
全称是基本建设档案,是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。
基建档案的基本特点是以工程项目成套。
(3)设备档案
全称是设备仪器档案,是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。
设备按其构造和使用形式划分为两种:
一种是同土建工程联系在一起的,如化工装置、冶炼设备、石油管道、线路等,这种设备档案一般同基建档案难以截然分开,因此可以作为基建档案的一个组成部分。
另一种是各种机械加工、运输、采掘、起重设备以及某些仪器、仪表等档案,我们通常所说的设备档案就是这类设备档案。
设备档案的基本特点是以型号成套。
(二)科技档案的归档要求
1.归档时间
上级要求的归档时间为科研档案在课题鉴定验收后两个月内归档,基建档案在项目验收后两个月内归档,设备档案在验收完毕投入使用后两个月内归档。
结合我院实际情况,暂定为以上项目验收后两个月内归入相关负责部门,由负责部门积累并在学院统一的归档时间,即次年6月底前整理好统一移交到学院档案室。
2.归档范围
(1)参照《沈阳体育学院档案管理办法》附件1
(2)不归档的文件材料
第一,上级有关科技档案的普发的(非专指高校)、不办的文件;
第二,上级有关科研的未定稿的文件,未生效的合同、协议书;正式施工前的草图,未定型图纸;仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品;
第三,未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;
第四,重份文件;
第五,无查考利用价值的事务性、临时性文件;
第六,非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件;
第七,校内其他单位发来的文件;
第八,与校外单位交换来的材料。
3.归档方法
(1)科研档案
第一,课题组长在制订和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。
第二,学校科研管理部门和各课题组,按各自的职责范围,分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。
第三,档案部门应深入课题组了解课题进展情况,督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。
第四,科研管理性文件材料归档一份,科研报告底稿一份,复制稿两份,原始资料全部。
第五,坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。
课题结束后,由本课题组负责人主持立卷。
兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷交给相关负责部门,由负责部门结合本部门形成的材料统一归档。
第六,根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,组成一题一卷或一题数卷。
将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、论文、专著、鉴定材料,成果申报与获奖材料,科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。
第七,内容不可分的科研文件材料按以下要求排列:
正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。
第八,科研文件材料根据实际情况采用科技档案袋、盒(夹)等方式保管。
第九,除密不可分的配套的声像载体材料外,其余均应分别组卷专柜保管,档号必须与文字材料卷保持一致。
第十,课题组组织归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见,密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。
第十一,填写卷内目录、备考表。
第十二,填写科研档案移交目录一式两份,连同案卷向学院档案室移交,经清点无误后,交接双方在移交目录上签字,并各执一份备查。
(2)基建档案
第一,学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作,并配备相应专(兼)职档案人员,负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
第二,基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。
第三,基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。
第四,基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建部门汇总、整理。
第五,学校档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专(兼)职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。
第六,基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。
第七,学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。
第八,使用基建文件材料过程中不允许随便更改。
如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。
第九,工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核,交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。
第十,学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。
第十一,基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,基建部门分管基建档案材料工作的负责人,组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。
第十二,根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。
管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。
第十三,工程技术人员填写归档说明,交基建部门分管负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之后。
第十四,基建项目在验收前,档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收,出具证明,否则不能组织工程竣工验收。
第十五,学校档案部门应是工程验收小组成员,会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。
第十六,基建项目在验收后两个月内归档。
档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料,并在基建档案资料归档说明书上签署意见。
第十七,填写基建档案资料移交目录,一式两份,连同案卷经档案部门清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。
(3)设备档案
第一,学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门,必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。
学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。
第二,从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备管理部门负责收集、积累,过程结束后移交档案部门。
第三,设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记,移交设备管理部门。
第四,学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。
第五,坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。
设备验收完成和进口设备索赔期满后,设备计划、采购供应部门的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。
第六,根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况;在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。
将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告,批复文件,论证文件,投资文件,订购合同,验收报告,索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。
第七,设备管理部门的专(兼)职档案员,填写移交目录。
内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。
移交目录一式二份。
将移交目录连同案卷送单位负责人审查,再向档案部门归档,归档时双方签字,各持一份备查。
4.归档质量要求
(1)归档的科技文件应为原件。
凡是重要和经常使用的文件材料要有副本,其他文件材料一般归档一份。
(2)归档文件应完整、准确、系统,字迹清楚,图样清晰、整洁,签字盖章手续完备。
对已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪色的文件应予复制。
(3)需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制,卷内文件的书写材料应符合档案保护的要求。
(4)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
(5)为保证归档文件的完整和质量,凡需要归档的科技文件,都应经过项目负责任的审定和有关领导的审批。
审批表的内容包括:
归档文件的项目名称、项目代号、归档文件形成时间、项目负责人姓名、归档文件完整情况评价、审批人签字和日期等。
(6)每个案卷组成以后,都应填写备考表,写明本案卷图纸和文件材料的总页数,并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。
日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表上注明。
5.其他问题说明
(1)几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送交主持单位。
如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。
(2)与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。
一般应归入外事类。
(3)本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。
(4)不归档的文件材料规定中,若认为某些文件有必要,也可选择性的作为资料暂存。
二、专门档案
(一)专门档案的概念及种类划分
专门档案是人民通过创造性劳动选留并保存下来以备查考的各种专门文件有机体系的总称。
结合我院实际,主要有以下几类:
教学类、竞训类、出版类。
另外,为了类目清晰,将特殊载体档案如声像类、实物类也放在专门档案下进行分析。
(二)专门档案的归档要求
1.归档时间
(1)教学综合性管理文件次年6月底前归档,教学类内其它各种材料在完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。
(2)声像类综合管理材料归档时间为次年6月底以前。
声像载体材料在完成制作后三个月内归档。
(3)竞训、出版、实物类档案在次年6月底前归档。
2.归档范围
(1)参照《沈阳体育学院档案管理办法》附件1
(2)不归档的文件材料
第一,上级普发的(非专指高校)、不办的文件;
第二,上级未定稿的文件;
第三,重份文件;
第四,无查考利用价值的事务性临时性文件;
第五,非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件;
第六,校内其他单位发来的文件;
第七,与校外单位交换来的材料;
第八,音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料。
3.归档方法
(1)教学类
第一,每年新学年开始后,由分管档案工作的校(院)长向各系、处部署新学年工作时,同时向二级学院(处)办公室主任、教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。
第二,教务部门会同档案部门向各二级学院(处)发放各种教学文件材料表格,学籍登记表(卡)等。
第三,坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。
第四,根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。
原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。
也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者按不同内容分别组成薄卷。
第五,由归档人员填写归档说明书,说明书放在第一卷卷内目录之前。
移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。
移交时填写移交目录。
移交目录一式两份,双方各执一份。
(2)竞训类
第一,坚持由竞训文件材料形成部门立卷归档的原则,由竞训处和竞技体校的兼职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。
第二,根据竞训文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。
除综合性文件材料外,可按比赛项目进行组卷,从比赛通知到参赛准备到参赛过程再到参赛结果,在每一个过程中形成的一系列文件材料进行组卷。
第三,由归档人员填写归档说明书,说明书放在第一卷卷内目录之前。
移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。
移交时填写移交目录。
移交目录一式两份,双方各执一份。
(3)出版类
第一,出版物出版前,责任编辑应注意归档材料的积累与保管,将全部材料收集整理放入文件夹内,并随时检查归档材料是否完整、系统、准确、及时进行补救。
第二,出版物出版后,责任编辑必须将归档材料加以整理,按彼此间的自然联系进行系统排列,放入案卷内,拟出标题,经部(室)主任审查和专(兼)职档案员检查后,编好卷内目录,连同原稿、清样、样书(均须写入目录内),顺序放入文件夹内。
第三,出版档案以出版物名称立卷,一书一刊组成一卷或数卷,期刊视情况几期一卷,注意分清年度,不可混年立卷。
第四,跨年度的出版档案,放在出版物的出版年度立卷。
(4)声像类
第一,信息教育技术系、宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门,均为立卷单位,分工归口立卷。
第二,声像项目负责人、编导和其他制作人员,要按分工认真作好制作记录,整个工作结束后,按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。
第三,各部门专(兼)职档案员对收集上来的声像载体材料,按规定程序进行系统整理后向学院档案室移交。
第四,根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位。
对单件声像载体材料,要附以文字说明,对同一载体多项内容的,采用按主题内容逐一著录的方法,对同一内容、多载体合成的档案,应注明参见号,既保持声像载体档案的原始顺序,又凭借著录,保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
第五,按介质分为纸质文件材料和声像载体材料;
纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料;
声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等;
第六,同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。
第七,由活动、会议主办部门向信息技术系提供文字说明,由信息技术系形成最终材料向学院档案室移交。
外单位制作的反映本院活动的声像档案,由接待或活动组织部门负责收集和移交。
声像材料移交部门应在规定时间向学院档案室办理移交手续,填写移交目录一式二份,各执一份备查。
(5)实物类
第一,向学院档案室移交颁发给学院的国家级牌匾、证书、奖杯等实物档案,以及省市级重要牌匾、证书、奖杯等实物档案,填写《实物档案移交目录》一式两份,双方签字后各执一份备查。
第二,其余不向学院档案室移交的实物档案要求编制档案目录,将目录移交给学院档案室。
填写《实物档案目录移交单》一式两份,双方签字后各执一份备查。
4.归档质量要求
(1)教学档案管理文件一般归档一份,重要的教学文件(研究生论文、专著、优秀教材等)除原稿外,各校根据实际情况,酌加副本。
(2)录音、录像文件应保证载体的有效性。
(3)电子文件应以光盘为长期储存介质。
(4)照片档案要配有文字说明,包括时间、地点、人物、事件和制作者等。
其他载体形式要有相应的文字材料,包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
(5)其他要求参加科技档案质量要求。
5.其他问题说明
(1)凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的,如专著、论文已归入出版类,科研成果已归入科研类,应在卷内目录中注明相应类目的档号。
(2)不归档的文件材料规定中,若认为某些文件有必要,也可选择性的作为资料暂存。
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