办公用品管理系统规章制度最终版.docx
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办公用品管理系统规章制度最终版
横山县龙盟伟业房地产开发
有限责任公司
密级:
编号:
办公用品管理制度
起稿部门
行政部
起稿时间
2013年3月15日
修订部门
总经办、行政部
修订时间
2013年3月28日
财务部经理
审核日期
分管副总
总经理
颁布执行时间
2013年3月日-版本
(1)
第一章总则
第二章办公用品管理范围
第三章办公用品采购
第四章办公用品入库
第五章办公用品领用
第六章办公用品借用
第七章办公用品日常管理
第八章办公用品费用成本控制
第九章办公用品管理流程与工作标准
(一)办公用品管理工作流程图
(二)办公用品管理流程与工作标准
第十章附则
附件一:
办公用品借用/归还登记表
附件二:
办公用品采购计划单
附件三:
办公用品入库登记表
附件四:
办公用品领用登记表(易耗品)(耐用品)
附件五:
办公用品交接清单
附件六:
办公设备报修登记表
第一章总则
为了确保公司办公用品的正常使用,规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费,从而使行政部工作系统化,提高工作效率,特制定本制度。
第二章办公用品管理范围
根据办公用品的性能及功能,办公用品包括以下两大类:
2.1耐用品:
2.1.1办公家具,如:
各类办公桌、空调、微波炉、电视机、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;
2.1.2办公设备,如:
电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码照相机、音响器材、移动硬盘、U盘等。
2.2易耗品:
2.2.1文具类办公用品,如:
铅笔、胶水、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、中性笔、剪刀、订书钉、插线板、大头针、报纸、杂志等纸类印刷品。
2.2.2生活类办公用品,如:
饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。
第三章办公用品采购
3.1申请范围:
(1)办公用品申请以部门为最小单位,各部门每月25日提交次月的采购申请计划到行政部,便于行政部根据申请计划统一安排采购,预期不报视为无需求,届时行政专员有权拒发;
(2)部门采购申请内容主要为耐用品。
3.2审核及审批:
(1)由申请部门填写《办公用品采购计划单》报行政部经理审核签字后,提交分管副总、总经理批准后方可购买。
3.3采购安排:
(1)各部门所需办公用品,需经行政部统一购买,其它部门不得擅自购买。
办公用品购买实行两人以上共同负责制。
(2)采购分为定期采购和临时应急采购。
行政部根据批示意见,在规定时间内完成采购。
(3)由于营销现场距离公司较远,营销部可根据批准的申请单在当地购买办公用品和设备,同时需要向行政部存根备案。
(4)行政部根据公司需求和市场情况,选择固定办公用品合作商,采取上门送货、定期结算的合作方式。
部门特殊物品或专业物品采购,由行政部派专人负责采购,使用部门派专业人员协助采购。
行政部会定期对办公用品市场价格进行调查、核实,随时与合作商根据市场情况,对供货价格进行调整。
第四章办公用品入库
4.1入库登记
办公用品采购到位后,由行政专员核对、入库。
行政专员办理入库后,建立办公用品采购台账,对年度办公用品采购情况进行整体统计。
4.2入库物品明细单
每次采购入库后,行政专员制作入库明细单,行政部经理签字确认,明细单备案存档。
第五章办公用品领用
5.1耐用品于每月初由行政部一次性发放各部门上月申请采购的物品。
部门办公用品由部门指定人员签字领用,如领用人更改,由部门经理到行政部做变更记录。
易耗品于每周三下午统一领用,除特殊情况,其他时间不发放或领用办公用品。
5.2耐用品的领用、管理实行部门负责制。
耐用品由部门负责人指定专人或使用人领取,部门负责人需签字确认,行政部存根备案。
5.3新员工入职后,行政部统一为其配备办公用品,耐用品由本人签字领取,部门负责人签字确认,行政部存根备案。
第六章办公用品借用与归还
6.1办公用品/设备的借用
凡个人因工作需要借用公司办公器材、软件、硬盘等,需要填写《办公用品借用单》,并由部门经理签字确认。
6.2办公用品的归还:
(1)借用办公用品超时未还的,行政部有责任督促归还。
(2)借用办公用品发生损坏或者遗失的,视具体情况照价或折价赔偿。
(3)员工工作变动或者离职,应及时到行政部办理领取物品的归还手续,营销部物品归还手续交由营销部经理负责。
工程部物品归还手续交由工程部综合管理人员负责。
第七章办公用品日常管理
7.1易耗品统一由行政部负责申请、采购、发放。
行政部会定期进行盘点(每季度一次)、整理、成本核算,做出后期调整计划。
7.2耐用品的管理,主要是指办公用品/设备的报修:
(1)耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等,报修人到行政部详细描述并登记故障现象,行政专员统筹安排,维修人员于每周二下午排查并解决问题,故障解决后填写《设备报修记录单》并由报修申请人签字确认后行政部归档保存,作为日后保养维修费用结算的凭据,此费用纳入办公物品耗损维修保养费预算内。
(2)各部门耐用办公用品的保养,主要由各部门专人进行维修保养登记并跟踪维护情况,行政部将不定期检查。
公共设施或设备,由行政部统一管理。
(3)其他办公设备(办公桌、沙发)等出现故障,各部门应及时与行政部联系,由行政部负责协调厂家维修解决。
在保修期内不能维修解决的,凭购买发票、保修单退、换给厂家。
7.3办公用品领用必须认真履行手续,应填写《办公用品领用单》后领用和发放,严禁先借后领的行为。
7.4各类办公用品应爱惜使用、节约能源,打印或复印资料时,如非正式或非对外文件可使用背面打印;回形针、大头针不得随意丢弃。
7.5礼品的购买、管理与赠送(或发放)类同易耗品,由行政部统一办理。
第八章办公用品费用成本控制
8.1各部门需做出年度预算,并且分解个人指标。
8.2行政部需严格控制办公用品的申请、领用、使用过程等。
8.3办公文具实行限额管理办法。
各部门每人每年办公文具限额240元,特殊情况超过限额的,需写书面报告说明情况,并报分管领导审批。
除办公文具以外的办公用品采购按规定时间和流程提交采购申请,经分管领导审批后,行政部安排采购。
8.4各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的耗材及维修费用,由行政部统一管理,年终计入各部门办公用品总费用当中。
属多个部门共用的,费用按照公司使用人数进行分摊。
8.5办公用品采购费用实行分部门核算,并计入各部门月计划费用内,由行政部统一核算控制。
8.6核定的费用实行增人增费、减人减费,各部门增人或减人,其费用由行政部根据人员变动情况进行调整。
8.7凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。
有缺失的应照价赔偿,否则不予办理有关手续。
8.8公司办公用品应做公用,私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣除。
员工应自觉爱护各类办公用品,如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。
第九章办公用品管理流程与工作标准
(一)办公用品管理工作流程图
部门名称
行政部
流程名称
(一)办公用品管理
层次
2
任务概要
办公用品管理
单位
总经理
上级主管
行政部经理
行政专员
申请部门经理
申请人
节点
A
B
C
D
E
F
企业名称
共页第页
编制单位
签发日期:
(二)办公用品管理流程与工作标准
任务名称
责任标准
时限
相关资料
备注
采购
1、除易耗品外,部门所需物品每月25日提交采购申请单。
2、易耗品由行政部统一提交采购申请单。
3、急需物品或专业性物品,由主办人提采购申请单,行政部协助采购。
每月1次
《办公用品管理制度》
入库
1、每次采购物品后,所有物品必须登记入库。
2、所有入库费用、物品须经行政部经理签字审核。
每月一次
《办公用品管理制度》
领用
1、部门月末申请物品,于次月初领用。
2、易耗品由部门专人于每周三下午领用。
每周三下午
《办公用品管理制度》
借用
1、借用物品由主办人到行政部填写借用登记表,并在规定时间内归还。
2、如需延期借用,主办人应到行政部办理延期手续。
《办公用品管理制度》
报修、维护
1、公司设备/网络等的报修时间为每周二下午之前。
2、特殊设备或特殊情况需维护时,主办人及时到行政部联系。
每周二下午
《办公用品管理制度》
费用管理
1、各部门需做出年度预算,并且分解个人指标。
2、行政部将严格控制申请、领用控制、使用控制等。
3、各部门每人每年限额240元。
4、核定的费用实行增人增费、减人减费,各部门增人或减人,其费用由行政部根据人员变动情况进行调整。
《办公用品管理制度》
盘点
公司办公用品每季度盘点一次。
每季度一次
《办公用品管理制度》
第十章附则
1、本制度由行政部负责修订并解释。
2、本制度自颁布之日起执行。
附件一:
办公用品借用/归还登记表
附件二:
办公用品采购计划单
附件三:
办公用品入库登记表
附件四:
办公用品领用登记表(易耗品)(耐用品)
附件五:
办公用品交接清单
附件六:
办公设备报修登记表
附件一:
办公用品借用/归还登记表
序号
物品名称
规格型号
数量
借用部门
借用人签名
借用时间
借用部门经理签字
归还人签字
归还时间
备注
1
2
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22
23
1、办公用品借用时,请把低值易耗品和耐用设备分开登记,便于清还查账和管理。
2、物品借用一律要登记,物品名称和规格型号一定要写清楚,行政部负责存档保管。
附件二:
办公用品采购计划单
部门:
时间:
年月日
序号
名称
规格
需求
数量
单位
预估单价(元)
预估总价(元)
说明
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
申请人签字
部门负责人审核意见
行政部审核
分管副总审批
总经理审批
备注:
1.清单以下空白处划截止竖道;2.预估价格调查后填写;
3.固定资产类由部门经理审核,分管副总、总经理审批。
低值易耗品由部门经理审批,采购员采购。
4.行政部专人负责存档保存;
附件三:
办公用品入库登记表
序号
物品名称
规格
单位
数量
单价
金额
入库日期
入库人员
部门
备注
1
2
3
4
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13
14
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行政部经理签字
附件四:
办公用品领用登记表(易耗品)
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人签名
领用时间
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
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13
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20
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22
1、办公用品领用时,请把低值易耗品和耐用设备分开登记,便于清还查账和管理。
2、物品领用一律要登记,物品名称和规格型号一定要写清楚,行政部负责存档保管。
办公用品领用登记表(耐用品)
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人签名
领用时间
部门经理签字
备注
1
2
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5
6
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21
22
1、耐用品领用,部门负责人必须签字确认,便于清还查账和管理。
2、物品领用一律要登记,物品名称和规格型号一定要写清楚,行政部负责存档保管。
附件五:
办公用品交接清单
办理
日期
移交
部门
物品名称
规格及
说明
数量
单位
交接人
签字
接管人
签字
部门经理签字
备
注
注:
员工离职时填写《办公用品交接清单》,并复印一份附在《员工辞退、辞职结算汇总表》后,一并交人力资源负责人存档保存。
附件六:
办公设备报修登记表
序号
名称及型号
故障说明
报修部门
报修人
报修时间
维修时间
报修人确认(公司/人员)
维修人签字
维修结果
经办人
备注
1
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