五星级酒店各部门政策制度汇编计财部政策与程序.docx
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五星级酒店各部门政策制度汇编计财部政策与程序
重庆欧瑞锦江大酒店
政策与程序汇集
计财部分卷
2009年4月
目录
1、FC-001备用金的管理…………………………………………………………………………3
2、FC-002发票管理………………………………………………………………………………8
3、FC-003现金收款和现金存入银行……………………………………………………………10
4、FC-004现金溢余短缺…………………………………………………………………………13
5、FC-005酒店的协议和合同……………………………………………………………………14
6、FC-006客人使用支票结账……………………………………………………………………15
7、FC-007资产管理………………………………………………………………………………16
8、FC-008费用报销………………………………………………………………………………19
9、FC-009内部划账………………………………………………………………………………21
10、FC-010外币兑换………………………………………………………………………………22
11、FC-011销售信贷………………………………………………………………………………24
12、FC-012信贷会议………………………………………………………………………………31
13、FC-013临时挂账制度…………………………………………………………………………32
14、FC-014可疑账款政策…………………………………………………………………………34
15、FC-015酒店的应收挂账………………………………………………………………………35
16、FC-016信用卡接受……………………………………………………………………………37
17、FC-017对冲账协议的签审……………………………………………………………………39
18、FC-018应收账款回收奖励方案………………………………………………………………40
19、FC-019安全保管信用卡凭证和账单…………………………………………………………41
20、FC-020第三方信用卡结算……………………………………………………………………42
21、FC-021前台现金支出和押金退还……………………………………………………………43
22、FC-022免费房和内部用房……………………………………………………………………44
23、FC-023手工输入房费…………………………………………………………………………46
24、FC-024客人未到前台退房的延迟押金退还…………………………………………………47
25、FC-025住店客人租用麻将的收费入账………………………………………………………47
26、FC-026酒店内部洗衣管理(财务)…………………………………………………………49
27、FC-027康体健身卡的入账……………………………………………………………………50
28、FC-028加收房费的计费标准…………………………………………………………………52
29、FC-029减扣及减扣权限的规定………………………………………………………………53
30、FC-030酒店挂寓客账…………………………………………………………………………54
31、FC-031升级房和换房…………………………………………………………………………55
32、FC-032迷你吧的提成方案……………………………………………………………………56
33、FC-033健身卡销售的提成方案………………………………………………………………57
34、FC-034会议团队账号的建立和结帐程序……………………………………………………58
35、FC-035订房中心佣金的支付…………………………………………………………………59
36、FC-036餐饮账单控制…………………………………………………………………………60
37、FC-037餐饮折扣、赠送和签免权限…………………………………………………………61
38、FC-038宴会场租的取消………………………………………………………………………62
39、FC-039宴会定金的收取………………………………………………………………………63
40、FC-040销售推广实施及有价券证的制作……………………………………………………64
41、FC-041房价折扣和权限………………………………………………………………………66
42、FC-042内部招待………………………………………………………………………………67
43、FC-043预定房间的定金收取…………………………………………………………………68
44、FC-044贵宾卡的提成方案……………………………………………………………………69
45、FC-045尊悦会积分兑换方案…………………………………………………………………70
46、FC-046外埠差旅费……………………………………………………………………………71
47、FC-047资金管理………………………………………………………………………………73
48、FC-048支票使用管理…………………………………………………………………………75
49、FC-049IT单据使用……………………………………………………………………………77
50、FC-050上网……………………………………………………………………………………79
51、FC-051系统DOWN机的应急…………………………………………………………………80
52、FC-052PMS系统设置报审……………………………………………………………………82
53、FC-053采购定价………………………………………………………………………………83
54、FC-054采购……………………………………………………………………………………85
55、FC-055供应商评定标准………………………………………………………………………87
56、FC-056赠送和营业使用VIP水果、鲜花及礼篮……………………………………………89
57、FC-057物资验收………………………………………………………………………………90
58、FC-058信息保护协议…………………………………………………………………………92
59、FC-059信息保护协议…………………………………………………………………………94
执行部门:
计财部、房务部、餐饮部、保安部、行政办。
政策与程序
PolicyandProcedures
主题:
Subject:
备用金的管理
编号:
FileNo:
FC-001
生效日期:
EffectiveDate:
2009年6月1日
废止日期:
SupercedesDate:
部门:
Dept.
计财部
起草:
PreparedBy:
杨文强
审核:
Recommending
Approcal:
财务总监梁虹
批准:
Approvedby:
总经理敬军
目的PURPOSE:
现金备用金是由酒店计财部根据各部门的实际业务需要,统一对相关岗位进行核定后发出的,用于总台入住预收、外币兑换、离店结帐、营业点收银、现金采购、费用报销等现金收支业务。
配备有备用金的部门必须接受计财部的日常监管。
政策POLICIES:
此政策用以确保酒店营业现金正常流转,保证备用现金安全完整。
程序PROCEDURES:
1现金备用金的配额:
1.1酒店:
共配备十六份,总额为¥119900.00元;
1.2总台收银:
配备肆份,每份¥10000.00元,共计:
¥40000.00元;
1.3前厅部经理:
配备壹份,金额¥30000元;
(此部分备用金作为周末或节假日的临时补充,一般情况下不得使用)
1.4行政楼层收银:
配备壹份,金额为¥2000.00元;
1.5商务中心收银:
:
配备壹份,金额为¥200.00元;
1.6大堂吧收银:
配备壹份,金额为¥500.00元;
1.7西餐厅收银:
配备壹份,金额为¥1000.00元;
1.8中餐厅收银:
配备壹份,金额为¥1000.00元;
1.9康体中心收银:
配备壹份,金额为¥500.00元;
1.10保安部停车场收银:
配备壹份,金额为¥200.00元;
1.11营业点收银主管:
配备壹份,金额为¥1O00.00元;
(此部分备用金作为出纳下班后的临时补充,一般情况下,不得使用)
1.12采购部经理:
配备壹份,金额为¥2000.00元;(作零星小额现金采购周转)
1.13行政办司机:
配备壹份,金额为¥1500元;
1.14总出纳:
配备壹份,金额为¥40000.00元。
2备用金的发出:
部门需用备用金向计财部提出申请,并填写“备用金领用表”和“备用金管理协议书”,(附表1)由财务总监、总经理审批后在总出纳处领取,由会计经理见证。
3备用金的日常管理:
3.1备用金的保管:
各部门备用金由各部门指定专人负责领用、保管,备用金保管人离职时,必须到计财部办理交接手续。
3.2备用金的流转办法:
总台备用金、保安部停车场备用金实行24小时轮班交接制,其余各处的备用金实行当日班次间交接,非营业时间备用金上交至指定存放处。
3.3备用金的存放及领取:
3.3.1存放:
各营业点在结束营业后,收银员必须清点备用金,金额与规定金额一致后,将备用金投入现金袋,并电话通知保安监控室,在保安人员的护送下存放到前台客用保险箱的指定箱号内,存放时需先在前台办公室领取指定的保险箱钥匙,并在设立好的“备用金存取登记本”上做好相关存放的记录。
各营业点收银员在保安做见证人的见证下,将备用金锁好在保险箱内之后,将保险箱的钥匙取回,送前台办公室,填写好“钥匙登记本”后,将钥匙交前台保管。
3.3.2领取:
各营业点收银员上班后,先到前台办公室,填写好“钥匙登记本”后,在前台办公室人员处领取相应营业点箱号的保险箱钥匙,请保安人员到客用保险箱存放室押款,在保安的见证下,取出客用保险箱的指定箱号内备用金并及时清点,在设立好的“备用金存取登记本”上做好相关领取的记录。
完成手续后,将空箱的保险箱的主、副两把钥匙一并交前台人员统一保管,待当日营业结束后,存放备用金时,再取回保险箱的副钥匙。
4备用金的补充:
4.1当日营业缴款出现负数时,备用金可予以补充,总台员工可视具体情况,在征得当班主管同意下,填写“备用金补充单”(见附表2)(后附相关交款报表),凭单到前厅经理或主管处领取补充备用金。
前厅经理或主管第二天到计财部总出纳处,凭有关现金负数报表补足备用金。
4.2周末及节假日备用金的补充:
总台结帐:
临时周转金及找零、兑换等所需备用金,正常情况下,在前厅经理或主管处的备用金内调剂分配。
如遇特殊情况,备用金不足时,需提前请示计财部总监后,由前厅经理或前厅主管负责,到计财部办理临时借款手续。
餐厅营业点:
找零及备用金由收银主管负责,于周五下午到计财部办理相关手续,领取临时周转金。
要求于星期一下午或节假日结束后的第一天下午之前,将借出的备用金及时到计财部办理相关还款手续。
5备用金的监管:
5.1当班员工对本人接管的备用金全权负责;
5.2除紧急情况下经由财务总监或总经理书面通知可暂借前台之现金(要求及时补回),其他任何人不得以白条抵现金;
5.3各营业点主管或领班有责任及义务对当班的备用金使用情况进行监督;
5.4计财部审计组员工有权对各点所有的备用金实行不定期检查,发现员工有违反现金管理制度的,作违纪处理。
备用金的检查结果报送计财部总监签字后由计财部审计存档。
行政职责RESPONSIBILITIES:
重庆欧瑞锦江大酒店计财部保留对此政策的更改及修订权。
表格后附
备用金使用协议书
HOUSEBANKAGREEMENT
本人__________现收到酒店授权使用的总金额人民币(大写):
_____________________元,
计:
¥元(“该笔款项”)的现金备用金,以用于履行本人作为酒店的一名职员所应履行的职责。
I,____________HEREBYACKNOWLEDGEreceiveofthesumof________________________
___________________()(“theBank”)tobeheldbymeontrustfortheHotelformyuseinperformingmydaytodaydutiesasaStaffinemplymentwiththehotel.
我同意以下约定:
IHEREBYAGREEasfollows:
A.我将负责妥善保管该笔款项,保证其安全性,并在酒店要求(口头或书面)的情况下,全额(无任何减少或抵消部分)归还酒店。
在还款之日,任何该笔款项的短缺,可直接从酒店在还款日应付给我的款项中或在还款日以后的任何时间付给我的报酬或其他款项中扣除,且不必经过我的同意。
ThatIshallberesponsibleforthesafe-keepingoftheBankanditsreturntotheHotelondemand(whichmaybeoralorinwriting)initsentiretyfreeofanydeductionorset-off.AnyshortfallintheBankatthedateoftherepaymenttotheHotelmaybedeductedwithoutfurthernoticefromanymoneysthenduetomeorwhichmayatanytimethereafterbecomeduetomefromtheHotel.
B.我将配合酒店管理者,或其他经授权的人员对该笔款项的审计,并遵从其要求和指示.
ThatIshallcomplywithallrequestsordirectionsfromtheHotelControllerorhisrepresentativeoranyotherdutyauthorizeddesignatedpersoninrespectoftheauditofthebank.
C.我将向酒店管理者或其代表提供任何由他们要求出示的与现金及现金使用相关的信息.
ThatIshalluponrequestfromtheHotelControllerorhisrepresentativesupplytotheHotelControlleranyinformationatanytimerelatingtotheBankanditsoperation.
D.未经酒店管理者书面批准授权,我决不会将该笔款项或部分款项转交给任何其他人员.
ThatIwillnottransferordelivertheBankoranyparttheroftoanypersonunlessauthorizedinwritingbytheHotelController.
E.当不需使用该笔款项时,我保证将其锁入酒店为我配备的保险箱中,并保管好保险箱钥匙.如果保险箱钥匙丢失或发生其他意外情况,我将承担更换该保险箱锁的费用.
ThatIshallkeeptheBankwhennotinuseinthesafedepositboxassignedtomeandatalltimeskeepthekeyinmypersonalpossession.IfIloseormisplacethekeyIshallberesponsibleforthecostofreplacingthesafedepositboxlock..
F.我将按照酒店会计部门要求的格式,每天向会计部门提交一份关于该笔款项以及我代表酒店收到的其他款项的日常报告.
ThatIwillsubmitadailyreportinrespectoftheBankandallothermoneysreceivedbymeonbehalfoftheHoteltotheAccountingDepartmentoftheHotelsuchreporttobeinthefromrequiredbytheAccountingDepartmentoftheHotel.
G.我将严格遵守酒店随时制定的其他关于该笔款项使用的规章制度和程序.
ThatIshallcomplywithallrulesandregulationsrelatingtotheBankasmaybeestablishedbytheHotelfromtimetotime.
签名Signed:
______________________日期Date:
:
______________________________
见证人WitnessedBy:
_______________职务Position:
____________________________
保险箱号码SafetyDepostiBoxNo:
:
_________________________________________________
批准人IssueApproval:
________________________________________________________
财务总监FINANCIALCONTROLLER
备用金检查表
FLOATCASHCHECKREPORT
Date:
Location:
A:
帐面余额
(BalanceOfGL)
B:
现存现金
(ActualCash)
面值(FacePrice)
张数(Number)
金额(Amount)
纸币(Notes)
100元
50元
20元
10元
5元
2元
1元
5角
2角
1角
硬币(Coin):
1元
5角
2角
1角
合计(Total):
C:
营业收入
金额(Amount)
(Income)
现金收入(CashRevenue)
-现金支出(PaidOut)
-外币兑换(Exchange)
合计(Total):
D:
其他借款(请附借条)
(OtherBorrowers)
借款人(Borrowers)
日期(Date)
金额(Amount)
合计(Total):
E:
各部门报销款
(PettyCashIssued)
明细(Detail)
日期(Date)
金额(Amount)
合计(Total):
BalanceCheck:
(ShouldbeZero)
(B-C+D+E)-A=
CountedBy:
HouseFundHolder:
Witness:
FinancialController:
________________________
备用金补充单
Due-Back日期:
____________
需补充金额:
______________
Due-Back姓名:
_____________
补充日期:
______________
前厅经理/大堂副理:
__________
领款人签名:
_______________
总出纳签名:
________________
执行部门:
房务部、餐饮部、保安部、销售部、计财部。
政策与程序
PolicyandProcedures
主题:
Subject:
发票管理
编号:
FileNo:
FC-002
生效日期:
EffectiveDate:
2009年6月1日
废止日期:
SupercedesDate:
部门:
Dept.
计财部
起草:
PreparedBy:
杨文强
审核:
Recommending
Approcal:
财务总监梁虹
批准:
Approvedby:
总经理敬军
目的PURPOSE:
酒店为客人入住客房、餐饮消费、购销商品、提供服务以及从事其他业务活动中,所开具、收取的收付款凭证的书面证明文件。
政策POLICIES:
发票为国家税务机构认可报销的法定票据,由酒店计财部总监负责审批同意,并按照税务部门规定的程序,向有关税务主管部门申请,并由税务机关指定厂商印刷,其他部门一律不得自行印刷或外购。
程序PROCEDURES:
1发票的领取和归还
1.1按照税务局的要求,酒店等服务行业全部使用机打发票或定额发票,由计财部总帐负责到税务局采购、印刷;由计财部审计负责核对票样、票号,检查是否有缺联或断号,并登记保管;电脑房负责在各营业点安装发票打印机并与电脑联网.
1.2发票领用发出前在计财部加盖“重庆欧瑞锦江大酒店发票专用章”(或”财务专用章”),任何无上述“专用章”的发票无效,伪造章
- 配套讲稿:
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