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职场英语邮件的写作规范及详解
职场英语:
邮件写作规范详解
一、基本要素
英文电子邮件得基本要素就是主题、称谓、正文、结尾用语及署名.
1、主题(Subject):
电子邮件最重要得部分就是主题,假设我们都就是很忙得人,在打开邮箱阅读邮件时,第一眼瞧到得就就是邮件得主题。
所以,主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。
英文邮件得主题需要注意不超过35个字母,将位于句首得单词与专有名词首字母大写.比如:
Some questions about C++、在比较正式得格式中,需要把每个单词得首字母大写(介词、冠词除外)。
例如:
YES:
Suppliertraining ﻫNO:
professional traineesfromsisterpany shouldabidebyrule oflocal pany(太长)
主题框得内容切忌含糊不清。
NO:
像Newsaboutthemeeting 这样得表达, ﻫYES:
应改为Tomorrow'smeetingcanceled。
ﻫ一般来说,只要将位于句首得单词与专有名词得首字母大写即可。
另外一种较为正规得格式可将除了少于5个字母得介词、连接词或冠词之外得每一个单词得首字母大写.
YES:
New E—mailAddress Notification;Detailedcalculation ﻫNO:
detailedcalculation
视信得内容就是否重要,还可以开头加上URGENT或者FYI (For YourInformation,供参考),如:
URGENT:
Submityourreport today!
2、 称谓(称呼Salutation):
如果就是第一次给对方写信,那么称谓最好用“Dear+全名”,注意首字母均大写,这样会让人感觉比较正式.如果对方以非正式口吻来信,我们也可以类似非正式地回复.比如:
“Hello/Hi Lillian”。
在实际通信中可能遇到不知道对方姓名,可以用“Dear+对方头衔”,如“Dear President”,或者“Dear+Sir/Madam”形式。
英国人习惯在称呼后加“,",美国人习惯在称谓后加“:
”,有时也可以不加任何标点,就是具体情况而定。
注意:
(1)在同辈得亲朋好友或同事间可以直呼其名,但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
YES:
Tommy,或者Mr、 Smith.
(2) 称呼与正文之间,段落之间,正文与信尾客套话之间一般空一行,开头无须空格。
如:
Jimmy,
ﻫIreceivedyourmemo and will discussitwithEriconWednesday、 ﻫBest, ﻫ(3)人家得名字千万不要错,老一辈得瞧到名字错就干脆撵去垃圾桶、同样,头衔都不要错、 头衔或学位,任择其一吧、以下就是一样得:
HowardE、Wyatt,Dr、HowardE、Hyatt
(4)多过一个男性,用Messrs([ˈmesəz ] 各位先生得意思),就就是Misters得意思, 其后不要跟名字,只跟姓就可以。
如:
Messrs、Smith,Wyatt, andFury.反正,如果多过一位女性,用Mesdames/ Mmes、/Mses、 同样不要跟名字、例子:
Mses、Farb,Lionel,andGray。
假如男女一起呢?
弄清楚称呼就行,例如:
Dr、andMrs、Harold Wright/Mr、HaroldWrightandDr、MargaretWright /Mr、andMrs、HarveyAdams-Quinn。
(5)有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般得头衔,有时不知道对方头衔,就用Ms、比如:
Ms、SarahGray 。
(6)职衔短可以一行过,长就下一行吧、例如:
Ken Green, President/Ken Green/VicePresidentofInternational Operations ﻫNO:
KenGreen/VicePresidentofUniChina
YES:
Ken Green/VicePresident,UniChina
(7)老外得名字有时有Jr、或Sr、,之前得逗点就是随您喜欢得,以下都就是正确:
ﻫYES:
Michael J、Smith,Jr、/MichaelJ、Smith Sr、 ﻫ(8)用人家得名字总好过人家得头衔称呼、如果没有名字,或者就是很正规信得信件,可以考虑这些:
DearmitteeMember:
ﻫDearMeetingPlanner:
DearColleagues:
To AllSalesReps:
ToWhomItMayConcern:
DearSir orMadam:
DearMadamor Sir:
ﻫDearPurchasingAgent:
如果就是全公司:
YES:
GentlemenorLadies:
/LadiesorGentlemen:
ﻫ(9)有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,瞧:
ﻫYES:
DearMr、Jones:
(非常正规)/DearJoan:
DearJim,/Jim,(非正规) ﻫ
2、正文(Body):
在书写正文时,把最重要得事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段.为了让收件人阅读邮件比较舒服,我们需要注意邮件正文结构得美感,邮件段落最好控制在两三段之内。
如果一封电子邮件涉及多个信息点,我们可以采用分条目得方法,如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达得内容层次清晰.邮件内容应注意单词得拼写、大小写、标点、语法等。
所谓以小见大。
写信给别人时一般常用How are you been recently?
回复别人邮件时一般常用I am happy to receive your e—mail、
3、 结尾语:
在正文之后添加结束语。
注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写,此处与称呼不同。
比如:
一般电子邮件:
Sincerely/ Sincerely yours、、、、、、
私人电子邮件:
Regards/ Best wishes/Best regards/With best wishes/ Wish best regards/Yours/ Cheers
书信得结尾致意要留意,弄清大家得关系才选择用词,例子:
ﻫ(1)Very Formal非常正规得(例如给政府官员得)
Respectfullyyours,Yours respectfully, ﻫ
(2)Formal正规得(例如客户公司之间啦) ﻫVerytruly yours, Yours verytruly,Yourstruly, ﻫ(3)LessFormal不太正规得(例如客户) ﻫSincerelyyours, Yourssincerely,Sincerely,Cordially yours, Yours cordially,Cordially, ﻫ(4)Informal非正规得(例如朋友,同事之类) ﻫRegards,Warm regards,Withkindestregards, Withmybestregards,Mybest,Give mybest to Mary,Fondly, Thanks,Seeyounextweek!
ﻫ另外,有时在we,I, andyou之间选择就是很烦得事--
如果就是公司代表联络生意之类,可以用:
We willreimburseyoufortheselegal expenses、Sinopec will reimburse youfortheselegal expenses、
如果单纯说您自己,可以用Ifoundthebrochure veryinformative、
有时可以一起用啦、、、:
We are pleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector, and Iamlooking forward toourTuesday morning meeting、 ﻫ那么I与you呢?
一般来说,收信人得利益比较重要,名义上都要这样想、给人尊重得语气就一般不会错了。
多用you有时会有隔阂得感觉,比如:
Youwillbepleased tolearn thatyouhavebeenselectedto serveon ouradvisoryboard、Yourpromptresponsewillbeappreciated、(好像欠您一样)
I am pleased thatourboardhas selected you asthebestqualifiedcandidatetoserveonour advisoryboard、I hopeyou’llagreetoserve、(这就友善多了)
Your book waswellwrittenandprehensive、(不用您来判断我呀~~)
Ithoroughly enjoyedyourbook and found ananswertoeveryoneofmyquestionsabout performance appraisals、(客气一点) ﻫ总之,语气与宾词得运用得当能决定您得礼貌程度。
ﻫB、信尾客套话(plimentaryclose)通常也很简明.常常只须一个词,如:
Thanks,'BestCheers,不需要用一般信函中得Sincerely yours'或Bestregards。
4.署名:
在正文最后需要署名,可以写全名,也可以只写名字。
需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr、/Ms、).对于咱们中国人,为了区分姓与名,可以把我们得姓得字母全部大写,例如XIONG Lillian、如果写信人代表得就是一个组织或部门,应在名字下一行写上自己得职位、所属部门.不要把Mr、,Ms、,Mrs、,Dr、之类一起签,签名也瞧信件得语气、给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者BillGates。
ever/With love /Affectionately、、、、、、
2、其它注意事项:
A、文法
1、切忌主客不分或模糊ﻫ例子:
Decidingtorescind theearlier estimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment、
应改为:
Deciding torescindourearlierestimate,we have updatedourreport toinclude$40,000fornewequipment、(We我们就是主语, 不就是report。
)ﻫﻫ2、句子不要零碎
例子:
Hedecided not toaudit thelast ten contracts、Because of ourpreviousobjectionsaboutpliance、应该连在一起。
3、结构对称,令人容易理解.
例子:
Theownerquestionedthe occupant'sleaseintentions andthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings、
应改为:
Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsand inkalterations ofthecontract、 ﻫ
4、单复数不要搞乱,不然会好刺眼,瞧不舒服。
ﻫ例如:
Anauthorizedperson must show thattheyhave securityclearance、ﻫ
5、动词主词要呼应。
想想这两个分别:
ﻫ1)Thisis oneof thepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted、ﻫ2)This is one ofthepublic-relationsfunctions,whichare underbudgeted、ﻫﻫ6、时态与语气不要转变太多,不要浪费人家得精力啊.
7、选词正确ﻫ像affect与effect,operative与operational等等就要弄清楚才好用啦。
ﻫ8、地址上得数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:
ﻫ127Ninth Avenue,Northﻫ127 E、15Street
5 ParkAvenue
OneWingren Plaza
556—91StreetﻫﻫB、文体ﻫ1、可读性:
对象就是大学程度得话,用高中得英文就行,不要以为人人都就是语言大师,多用短句(15-20字吧), 技术性得字,就更加要简单易明、
2、注意段落得开头、一般来说,重要或强调得事情都放在信件或段落得开头,而句子就放在最尾、例如:
(1)、Becausehewasunableto attendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape、
(2)、Heforwardedhiscongratulations oncassettetape because hewasunabletoattendthe meetingpersonally、两者强调得事情就有分别了、
3、轻重有分,同等重要得用and来连接,较轻放在次要得句子里、ﻫ4、意思转接词要留神、例如:
but(相反),therefore (结论),also (增添),forexample(阐明)、分不清furthermore与moreover就不要用啦、ﻫ5、句子开头不要含糊不清得主词。
ﻫ例子:
Thesedecisions havebeenabig disappointmenttothe mitteemembers、They have delayed furtheraction、They就是指什么呀?
开头少用this, that,it,they,或which、
6、修饰词得位置要小心,ﻫ例如:
He couldonly reimbursethe costafterJuly15、 ﻫ应为He couldreimburse the cost onlyafter July 15、 ﻫ7、用语要肯定准确、切忌含糊、ﻫ例如:
The figuresshowasignificantincrease、”怎样significant呀, ﻫ改为:
The figures showanincreaseof19%、ﻫ8、、立场观点一致、 少用被动语、ﻫ例如:
Partial datashould besubmittedbyApril、 ﻫ改为:
YoushouldsubmitpartialdatabyApril、就很好了、
C、格调
1、式样与句子长度不要太单调、 千篇一律得subject-verb—object会闷死人得、有时短句跟着长句可以化解一下、
2、弱软得词(e、g、was, were,is,are、、、)可以加强一点、ﻫ例如:
Prunton products arehighlyeffectivein 、、、
改为:
Prunton products excelin、、、就有力很多了、
3、亲切,口语化就是比较受欢迎!
用宾词与主动得词,让人家受落、 ﻫ例如:
(1)、Thisinformationwillbesincerelyappreciated、”
(2)、 Wesincerelyappreciate yourinformation、明显地,我们会喜欢第2句、
D、内容与附件 ﻫE-mail文体得另外一个特点就是简单明了,便于阅读,太长得内容可以以附件得方式发出。
一个段落大多仅由一到三个句子组成。
三、英语电子邮件写作应遵循得五C原则
商务英语电子邮件得正文写作应该遵循五C原则,即Correctness、Conciseness、plete、Clarity与Courtesy原则.
1、准确原则
由于商务英语电子邮件涉及得就是商务活动双方得权利、义务关系,其准确性对商务治理与沟通至关重要。
具体而言,不仅电子邮件得英语语法、标点符号与拼写要做到准确无误,电子邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷。
2、简洁原则
简洁原则就是商务英语写作最重要得原则,指在不影响完整性与礼貌性得前提下,尽量使用简单句子与简短词语.一封拖沓冗长、措词复杂得电子邮件既浪费写得时间,也会给阅读者带来不必要得麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务.
在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出得句法特征就是句子结构简单明了,有大量省略句与不完整句。
其词汇特征就是用语简洁,语言简明扼要。
另外,为了节约时间与空间,电子邮件中可使用缩略语,如U表示you,Pls表示please,Info表示information,Qty表示quantity,P“C表示piece,L“C表示Letter ofCredit,FOB表示Free onBoard。
例1Itisverydifficultto sellmanholecovers inFrance、This product must havethequality certificateissuedinFrance、
例2Price:
FOBShanghaiUSD 96“PC、
例3Hope you canacceptit、
例1中得两个单句具有明显得因果关系,但写并不使用表达因果关系得连接词如since、because,这种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属得句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。
例2中缩略语得使用,例3中不完整句得选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。
3、完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者所需要得信息,尤其像盘、询问贸易条件等需要回函得电子邮件,更需要清楚完整,因为只有包含具体信息得邮件,才能达到良好得沟通效果.邮件就是否完整,可以用5W1H来检验,即who,when,where,what,why与how。
4、清楚原则
商务英语电子邮件得写作要做到层次清楚,用词准确。
具体表现在:
例1Wewilldeliveryourgoods soon、
例2中significant一词意为明显得、不小得,语义模糊,故可以用具体数字替换。
例2中soon表示不久、很快,语义不明确,没有指出具体得供货时间,可改为具体得年月日.
5、礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌得原则。
鉴于电子邮件直接影响到整个交易得成败,买卖双方应十分注重措辞方式,要婉转、礼貌,使对方轻易接受.在写作电子邮件时,可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求.
例1If itisnotfor thelargerorderswereceive fromanumbero fourregularcustomers,wecouldnothavequotedfor supplieseven atthatprice、
例2Iwould appreciateitif youcouldgivemeyourbestquotationsfor 65,000pieces、
例1中虚拟语气与例2中委婉语气得使用,缓与了商务谈判得语气,既明确了自己得立场,又使对方得面子免于受损,语气自然诚恳,礼貌得体,很轻易为对方接受.
四、经典范例
(一)ﻫDearMr、/Ms,(齐头式)ﻫﻫMr、JohnGreen,ourGeneralManager,will beinParisfromJune2to7andwouldliketo eandseeyou, say, on June3at 2、00p、m、 abouttheopeningofa sample roomthere、Pleaseletusknowif thetime isconvenient foryou、 Ifnot, whattime youwouldsuggest、
ﻫYours faithfully,
尊敬得先生/小姐ﻫﻫ 我们得总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎,有关在那开样品房得事宜,她会于六月3日下午2:
00点拜访您.ﻫ ﻫ 请告知这个时间对您就是否方便.如不方便,请建议具体时间。
您诚挚得
BacktoTop(缩进式)ﻫ<回信〉
ﻫ DearMr、/ Ms,
ﻫ Thankyouforyourletterinforming us ofMr、Green’s visitduringJune2-7、 Unfortunately,Mr、Edwards,ourmanager,isnowin Cairoandwillnotbe back untilthesecondhalfofJune、Hewould,however,bepleasedtoseeMr、Greenanytime afterhis return、ﻫ
Welookforwardtohearingfromyou、
ﻫ Yoursfaithfully,
ﻫ 尊敬得先生/小姐ﻫ
谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生得来访.不巧,我们得总经理艾得华先生现正在巴黎,到六月中旬才能回来。
但她回来后愿意在任何时间会见格林先生。
ﻫﻫ 希望收到您得来信。
ﻫ
您诚挚得
I representtheW/PElectronicspany inDallas,and willbeinKunmingfromnextMonday to Friday,(October5—9)、 Ishouldliketocallonyoutodiscussour newmonitor、Would 0930hours onTuesday, October6beconvenient?
ﻫﻫIshall beinBeijing,attheGreatWallHotel,fromTuesday,September 29
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