编辑常用之表格的规范化使用分析.docx
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编辑常用之表格的规范化使用分析
表格的规范化
表格也可简称为表,是记录数据或事物分类等的一种有效表达方式。
由于
表具有简洁、清晰、准确的特点,同时表的逻辑性和对比性又很强,因而表在
科技书刊和其他文献中被广泛采用。
如果表格选用得合适,设计得合理,不仅
会使文章论述清楚、明白,还可收到美化版面、节省版面的效果。
表格在书刊中所起的作用与插图有异曲同工之处,它们都是代替或补充了
文字叙述。
对表的选择和规范化要求与插图有许多共同之处,但是,目前由于
作者的心态以及对规范化的要求不甚了解,所提供的表格往往不合适或不规范,
因此作为编辑,应该在加工文稿的同时也要对表格认真、仔细地进行审理和加
工。
一、表格的精选
一篇文章中不是表格越多越好,而是要根据其必要性进行精选。
如果能用
一两句话即可说明的内容就不必列表。
比如曾经发现过某刊物给出一个表格,
它列出 7 种不同的酶在 4 种不同的培养基中都呈阴性(–)的反应结果。
其实没
有必要采用很占篇幅的表格形式,而应该用简短概括的文字叙述来代替表格,
或者对这类表格进行大幅度的删繁就简的修改。
如果采用了多组数据表说明同
一现象时,造成了表格本身的重复,应该选择一组最准确、最有说服力的表,
而将重复的表格删除;如果文字叙述与图、表相重复,也应该只保留三者中最
合适的一种表述方式,这样才能使文章简洁、精练。
有时作者所选用表格的种
类不合理,也需要编辑和作者一起商讨选用最合适的表格种类。
二、表格的设计要求
表格的设计应该科学、明确、简洁,具有自明性。
1.突出重点。
如果没有特殊需要,不应该在表格中出现一般调查观察、实
验测定或分析计算时使用的常规性仪器、手段、材料或条件等事项说明。
2.表述简洁。
表格中除列出反映研究成果的重要现象参数、算式和结论外,
应删除一切在研究、测试、推理、分析或运算过程中的中间步骤、环节和数据。
3.科学设计。
表格设计要有明确的目的性,把试验或观察研究的背景条件、
比较前提和使用方法交待清楚,实测(或计算)数据和最后结果等都逐项列出,
安排有序,使读者一目了然,不能把它们稀里糊涂地放到读者面前,使表格失
去应有的清晰的逻辑对比功能。
三、表格形式的选取
(一)无线表
如果表格中项目和数据比较少,内容也比较简短,就可选用无线表的形式。
例如某省科技期刊的分布结构,可采用无线表的形式,如表 1 所示。
表 1无线表的形式示例
表 5某省科技期刊的分布结构
期刊类别分布结构/%
指导类和检索类4
学术类16
技术类31
科普类49
有些刊物把内容众多,占有半页,甚至于超过 1 页的大型表格也采用无线
表的形式,显然是不合适的,因为内容过多的无线表格式不便于排版和校对,
也不利于阅读时进行对比分析。
(二)系统表
对于表述隶属关系的多层次事项,应该采用系统表的形式。
在科技书刊中
系统表用得比较多。
系统表的形式如表 2 所示。
表 2系统表示例
表 6实数的组成
(三)卡线表
通常,大量使用的是卡线表。
卡线表的功能比较齐全,多数表格内容都
可采用卡线表的形式加以表述。
卡线表的典型形式如表 3 所示。
卡线表各组成要素的名称如图 1 所示。
表 3卡线表的传统形式示例
表 2电算结果
图1传统卡线表的构成要素
卡线表中,横向各栏之间用栏线隔开,竖向各栏之间用行线隔开,在表身中形
成许多小方格,将各种数据和事项分别填入它们应在的方格内。
栏头(俗称斜角)有
1 条斜线,在斜线的右上方用最简单的词语标明横向栏目的属性和特征,斜线
左下方则标明竖向栏目的属性和特征。
卡线表的各项数据之间分隔得很清楚,隶属关系一一对应,读起来不易
串行,排版也可排得很紧凑,但其缺点是横线和竖线多,而且栏头有斜线,显
得繁杂,不简练;所以,现在国际上和国内科技编辑界都推荐使用三线表。
表4秸秆生物反应堆对番茄的增产效果
处理
第1次收获时
最后1次收获
产量
产值
增产
增效(%)
间
时间
(
时间
比
比
比
元
比
— % 成本
比
(
月
c
k
c
k
c
k
c
k
)
(元)
c
k
大棚
12/5 /
5 ± 3/28
-7 ± 4682
1339 ± 9564
3078 ±
40.1
620
38.1 ±
日)
对照
12/10
—
3/21
—
3343
—
6486
—
—
—
—
用文字叙述:
大棚第1次采收时间为12月5日,比对照提前5天;最后一次
采收时间为3月28日,比对照延迟采收7天;亩产量4682kg,比对照增产
1339kg,增产40.1%;亩产值9564元,比对照增加3078元,增效38.1%。
四、推荐使用三线表
“
三线表是卡线表的一种,是一般卡线表经简化和改造而成的。
它以卡线表
为基础,栏头取消了斜线,省略了横、竖分隔线(即行线和栏线),通常一个表
只有 3 条线,即顶线、底线和栏目线,三线表”由此而得名。
其中顶线和底线为
粗线,排版时俗称“反线”;栏目线为细线,排版时俗称“正线”。
如将表 3 的卡
线表形式改造为三线表后,即如表 4 所示的三线表形式。
当然,三线表其实并不一定只有 3 条线,必要时可加辅助线,但无论加多
少条辅助线,仍称作三线表。
在表 5 中,项目栏内的 4 条横线和表身中的 1 条横线,都叫做三线表的辅
助线。
无论卡线表的栏头多么复杂,只要精心安排,都能实现卡线表向三线表的
合理转化。
三线表保留了传统卡线表的几乎全部功能,却克服了传统卡线表的缺点,
而且还增强了表格的简洁性;所以,科技书刊中应当普遍采用三线表。
表 5 三线表的形式示例
三线表各组成要素的名称如图 2 所示。
图2三线表的构成要素
五、三线表的规范格式
(一) 表序与表题
“
”
表序即表格的序号。
对论文,表序按表格在文中出现的先后用从“1”开始的
阿拉伯数字连续编号,如“表 1”、表 2”等。
如果一篇论文中只有 1 个表格,则
表序编为“表 1”。
对图书,表序可按章甚至节连续编号,章号与表号间用半字
线“-”或小圆点“.连接,如第 2 章中的表其表序编为“表 2-1”或“表 2.1”等。
如
果该章只有 1 个表,则表序编为“表 2-1”或“表 2.1”。
“““
表题指表格的名称。
拟定表题的要求与文章题名类似,即表题应准确得体
(能确切反映表格的特定内容),简短精炼。
要避免用泛指性的词语做表题,如
“数据表”、对比表”、参量变化表”、计算结果”等,这样一些表题缺乏专指性,
不便理解。
每个表格必须有表序和表题。
表序与表题之间留 1 个汉字的空格,
其间不用任何点号。
表序和表题排在顶线的上方,对整个表格左右居中,其总体长度不宜超过
表格的宽度,若表题字数太多则应转行排。
(二)项目栏
项目栏指表格顶线与栏目线之间的部分。
项目栏中一般要放置多个“栏目”
。
所谓栏目,就是该栏的名称,它反映了表身中该栏信息的特征或属性。
其中
有的栏目相当于插图中的标目,由量的名称或符号和单位组成。
量的名称或符
号与单位符号之间用斜线“/”相隔,如“速度/(m·s-1)”或“v/(m·s-1)”等。
三线表中的栏目有单层次的,也有多层次的。
多层次的栏目彼此之间要用
辅助线隔开(参见表 5)。
(三)表身
三线表内底线以上、栏目线以下的部分叫做表身,它容纳了表格内的大
部分或绝大部分信息,是表格的主体。
1.表身内的数字一般不带单位,百分数也不带百分号(%),应把单位符号和
百分号等归并在栏目(标目)中。
如果表格内全部栏目中的单位均相同(指包括词
头在内的整个单位都一样),则可把共同的单位提出来标示在表格顶线上方的右
端(右缩 1 个汉字的空格,不加“单位”二字)。
2.表身中同一栏各行的数值一般都处在共同的标目之下,应以个数位(或小
数点)或者以“~”等符号为准上下对齐,而且有效位数应相等;同一栏的数值
处在不同的标目下,不要求上下对齐,可各自相对栏宽居中排。
3.上下左右相邻栏内的文字或数字相同时,应重复写出,不可使用“同上”、
“同左”或“ibid”,“loc cit”,“op cit”等字样或“″”符号代替,但可采用共
用栏的方式处理。
表身中的数据书写应规范。
小数点前的“0”不能省略;小数点前或后每
隔 3 位数都应留适当间隙。
4.表身中无数字的栏内,应区别情况对待,不能不顾缘由轻易写“0”或画
“—”线等填空。
”
GB 7713—87 的规定:
“表内‘空白’代表未测或无此项,‘—’或‘…’
(因‘—’可能与代表阴性反应相混)代表未发现,‘0’代表实测结果为零。
5.表身中如果信息量较大,行数很多时,为了便于读者阅读、查找数据,
可有规律地每隔数行加 1 条辅助线分隔开,或每隔数行留出一较大的行空。
(四)表注
一般表格中的内容尽管已经比较丰富,但由于格式规整,表达简练,格式
化要求很高,这样,表格中的某些内容就常常需要注释、补充,整个表格有时
也需要作总体说明。
有关标准规定:
必要时,应将表中的符号、标记、代码,以及需要说明的
事项,以最简练的文字,横排于表题下作为表注,也可附注于表下。
如果表注不是 1 条,则可给每条表注编上序号,顺序排在表下。
六、特殊表格的技术处理
一个表格应尽量保持形体完整,没有特殊需要,不要分割成两部分或更
多部分。
表格的编排一般应随文列出,要紧接在第 1 次提到它的文字段后面。
应该尽量与涉及的文字段在同一个段落,或编排在同一个页码上,以便于阅读。
有时由于表格较大,或限于文章结构,也可以把表格编排在涉及的文字段稍后
的地方,这时仍应该争取与涉及的文字段放在同一章节中。
作者提供的表格经
常会超过版心的界限,而内容又无法压缩,只能在排版时进行技术处理。
下面
将可能出现的情况及其处理办法作一简介。
(一)续表
如果一个表格宽度不超版心,而长度在一页内排不下时,则可以采用续
表的形式排版。
办法是在该表出现的页上选合适的行线处断开,用细线封底,
而在次页上重排表头,以便于阅读,并在表头上加注“续表”字样,表序和表
题则可省略。
(二)卧排表
如果一个表格宽度超过版心而长度小于版心,则可考虑选用卧排的形式
排版。
卧排表的正确方位应是“顶左底右”,即表顶朝左,表底朝右,不管表
格是在双页码上还是在单页码上都如此。
如果卧排的表也很长,也可以采用续
表的办法解决。
(三)对页表(也称合页表)
如果表的宽度相当于 2 个版心宽时,则可以把该表格跨排在 2 个相邻的
页码上。
对页表应从双页码起排,即采用“双跨单”的排法(如图 3 所示),这
样才能保证该表格处在同一视面内。
图3对页表的形式
(四)插页表
如果一个表格的宽度、长度都超过版心很多,上述的几种办法都不能解决
时,只好采用插页表。
插页表不受版心的限制,根据表格的实际大小决定印制
的尺寸,将表格单独印好后插装在它所属的 2 个页码之间。
由于该插页表尺寸
大于开本,因此需要折叠成在开本尺寸之内。
这种插页表最好不用,因为装订时很麻烦,而且容易装错位置;此外,读
者经常翻阅时,折口处很容易断开。
(五)横表分段
当表格横向项目过多而竖向项目较少时,可把表格从宽度方向切断,然后
转排成上下叠置的 2 段、3 段或更多段,段与段之间用双细线(正线)分隔开,每
段的竖向栏目应当重复排出,如表 6 所示。
(六)竖表转栏
当表格竖向项目过多而横向项目较少时,可把表格从长度方向切断,然后
平行地转排成 2 幅或 3 幅,幅与幅之间用双细线(正线)分隔开,每幅的横向栏
目应当重复排出,如表 7 所示。
表7竖表转栏示例
(七)表中图形的处理
有时候表格中夹带有图,如图形大小与表格结构相匹配,问题就自然解决;
但如果图形较大,或者形状过扁或过高,表格中相应位置上容纳不下或占的版
面太多,则可采用脚注的办法解决,如表 8 所示。
表8表中图形由脚注表达示例
总之,虽然有些特殊的表格都能在排版时得到较好的处理,但仍希望作者
最好把表格设计得简单一些,能去掉的栏目尽量删除,或是把 1 个大表拆成 2
个或 3 个小表,这样既避免了排版的麻烦,又可使读者一目了然。
最后需要说明的是,本讲中所以介绍三线表的合理设计,是因为目前国际
上和国内科技编辑界对于科技书刊均推荐使用三线表,但不能理解为各种场合、
各种图书资料中凡是卡线表都要求设计成三线表。
事实上,鉴于科技书刊的特
点和写作要求,用三线表最为合适,而在其他许多地方都用三线表则未必妥当,
比如复杂的计划表、数据或情况统计表、课程表,以及作为工具使用的表格(如
计算表等),若仍采用三线表的形式,恐怕就不一定行得通,抑或能够编排出,
使用起来也不一定方便。
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