合同管理制度.docx
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合同管理制度.docx
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合同管理制度
1.0目的
本程序规定了北京XXHI有限公司签署各类合同的有关管理要求。
旨在规范公司处理合同管理中的各项具体工作,最大限度避免可能产生的法律纠纷,保护公司经济利益,防范潜在的经营管理风险。
2.0要求
2.1术语和定义
2.1.1经济合同——经济合同是法人之间为实现一定经济目的,明确相互权利义务关系的协议。
2.1.2劳动合同——劳动合同是劳动者与用人单位确立劳动关系、明确双方权利和义务的协议。
根据我国劳动法的规定,劳动合同应当采用书面形式。
2.1.3合同标的——指合同当事人双方权利义务所共同指向的对象,既可以是物,也可以是服务行为。
如:
购销合同的标的是某项产品,咨询合同的标的为咨询的对象,是一种服务。
2.1.4格式合同——指合同当事一方提供的事先印刷好的、规定了合同双方权利义务关系的标准合同文本。
2.1.5签约人——本程序签约人是指代表公司签订有关合同的被授权人。
公司签约人只有在得到公司法人代表书面委托授权后,方可在被授权范围内代表企业签署有关合同。
2.2合同管理
2.2.1合同管理的职责
具体业务的合同归口管理规定如下:
·信托部是公司负责所有基金合同、对外服务合同的签订部门
·采购部是公司所有物资、设备及其安装维修等物资采购合同的签订部门。
相关部门应在特殊物品的采购合同的签订过程中给予采购部相应的支持。
·综合办公室是公司差旅、旅馆、机票业务合同、劳动雇佣合同、土建工程、培训咨询服务等合同的签订部门(参见《公务旅行及费用报销》、《劳动合同管理》)
·财务部是公司融资、资产投资、借贷款、担保抵押、财务顾问、保险等合同
签订部门。
这些合同的签订应符公司关于资本管理的有关规定。
(参见《投资管理程序》、《贷款、担保和信用证管理程序》和《保险管理》
·其它合同由主要执行部门负责管理,特殊合同由总经理或总经理临时授权有关部门和人员签订,如:
法律诉讼调节协议、债权债务低偿豁免协议、企业终止经营协议、债务重组协议、成立合资合作企业协议、转让企业重大资产协议、关联企业交易协议等
·财务部负责监督所有各部门经济合同的执行情况,公司法务经理应当定期对各部门的合同管理进行全面的监督检查
2.2.2合同的种类
2.2.2.1一般合同
·基金合同
·财务咨询合同
·供应链服务协议和补充协议
·采购合同
·货物运输合同
·劳动雇用合同
·保险合同
·承兑汇票转让背书协议
·各类经济赔偿和补充协议
·土木建筑工程承包合同
·对外承揽业务合同
·租赁合同
·维修合同
·房屋、仓库和场地租赁合同
·律师代理协议
·各种业务顾问培训、咨询服务协议
·职工内部业务承包合同
·其它合同
2.2.2.2重大合同
公司定义凡是符合下列条款之一的合同,为重大合同:
·任何合同金额超过50万的合同
·所有资本性投资的合同,包括购买品牌等无形资产
·公司所有年度开口采购、销售合同
·所有融资、投资、抵押担保、借货款合同、租赁合同
·对外合作或联营合同;建立合资企业
·保险合同
·技术转让合同
·对外担保协议
·债务重组协议
·企业终止运营协议
·关联交易协议
·重大债权债务转让协议、豁免协议
·重大资产捐赠协议
·法律诉讼调节协议
·其它重大协议
2.2.3合同管理知识培训
公司签约人为总经理或委托代理人。
由公司法律顾问进行有关合同管理知识培训,并组织相关考试。
2.2.4公司签约人资格的认定、授权、资格年检及资格取消
2.2.4.1公司签约人资格的认定、授权
·公司签约人经过公司的资格认定,代表公司对外签署有关合同
·公司法律顾问对公司签约人进行培训,填写《签约人资格审查批准表》,报总经理批准后,由总经理颁发《法人委托书》。
授权内容及具体要求参见《授权管理》。
2.2.4.2签约人资格年检及资格取消
法务经理应于每年年底填写《对外签约人资格年检表》,由公司法律顾问签署意见,报总经理批准,年度审查的内容有:
·本人的业务能力
·遵章守法的情况
·对公司政策及法律法规知识的理解应用能力
2.2.4.3发现有下列情况(但不限于以下情况)之一者公司将取消其代表公司对外签约资格:
·发现签约人利用合同进行欺诈、损害公司利益的(立即取消)
·未完成公司的任务,给公司造成重大经济损失的
·业务能力不够,遭到合同对方多次投诉的
·越权签约的(不管是否给公司造成了损失)
·将一项业务分零拆散成几个小业务,超越权限的
·即将离开公司或工作将变动的
2.2.5格式合同文本的管理
2.2.5.1公司法律顾问会同相关部门根据本公司实际情况、国家、行业及其他单位的各类标准合同样本、以及过去经营管理过程中的经验教训,设计制定适合本公司实际要求的格式合同文本。
公司制定格式合同必须在公平、诚信的基础上,最大限度地保护本公司的合法利益,同时还应考虑标准的格式合同条款被合同对方的接受性。
2.2.5.2在条件允许的情况下,公司应当要求所有经济合同均采用由公司制定的标准格式合同。
公司自制的格式合同应当印有统一的公司标记。
2.2.6合同签订及审核
2.2.6.1公司在从事各项经济活动时,原则上应当与对方签订业务合同后方可进行。
合同签订应力争由本公司负责起草合同或协议。
由于对方谈判地位及业务性质迫使我方必须使用对方提出的合同格式时,有关部门应当对照我方自有合同格式或市场交易惯例逐条进行对比研究。
2.2.6.2合同的签订应符合以下要求:
·符合国家和地方政府有关法律法规
·符合公司的政策及程序
·符合公司授权及审批权限的要求
·签约人具有公司认定的签约资格,得到了公司总经理的书面授权
·合同的标的、数量、规格、要求、期限、交付条件、运输方式、付款条件、授信额度和赊销期限、双方责任及违约处罚等必须明确,并符合公司利益的需要
·对方签约人具有法定的签约资格
·符合国际惯例
2.2.6.3签约人到法务经理登记合同编号,并将此编号填写在草签的合同上。
合同编号
如下:
·劳动合同·除劳动合同外的合同
KL-TZ-CW-GQ-181101-01
中金-投资-财务-股权-2018年11月1日-01号
·合同代号:
合同类型
合同代号
采购合同
CG
销售合同
XS
劳动合同
LD
土木建筑、绿化等工程合同
GC
培训、咨询等服务合同
FW
借贷款、财务咨询、融资顾问等财务合同
CW
其他合同
QT
2.2.6.4合同草签后,应填写《合同审核表》,先由部门负责人交分管负责人审核,再交内控办(包括公司法律顾问)进行形式、实质审查,再由财务部进行财务审核,最后报总经理审批。
2.2.6.5合同审核单经批准后,签约人方可在合同上签字,并到合同专用章管理员处加盖合同专用章。
合同专用章管理员应对照经审核批准签字后的合同审核单,确认无误后方可加盖合同专用章。
合同审核单未经适当的审核和批准,或批准人签字模糊不清,合同专用章管理员不得在草签的合同上加盖合同专用章,合同不能生效。
关于合同章授权、使用及保管的具体要求参见程序文件《印鉴管理》。
2.2.6.6合同的签订份数
公司对外签订的合同,公司一般需要三份原件,财务部、法务部及签约部门各一份。
2.2.6.7采购合同的签订及审核:
参见程序文件《询价及确定货源程序》、《签订采购合同及下达采购订单》、《采购政策》。
2.2.6.8劳动合同的签订、审核及管理参见程序文件《劳动合同管理》。
2.2.6.9公司签署和调整下述重大经济合同及其条款前,必须经过总经理的批准:
·建立下属合资合作企业
·转让或扩散公司专利技术或生产诀窍
·出售公司重大资产
·与竞争对手建立战略联盟
·高薪聘请公司高级管理人员
·修改公司劳动雇佣合同条款
·转移生产和经营管理场地
·对外提供各类经济担保
·各种对外融资(包括发行股票债券)
·核销外单位欠本公司的重大债务事项或责任
·公司债转股事项
·公司从事关联交易合同
·其他必须报告总经理批准后方可签署的合同
2.2.7合同修改及解除
2.2.7.1草签合同的修改
由于草签的合同不具有约束合同双方的法定效力,故在合同正式签订前对合同条款的修改,只要合同双方认可修改条款即可进行。
代表公司的合同签约人应将原草案的合同作废,重新起草一份新的合同,然后按2.2.6.4进行批准手续。
2.2.7.2已生效合同的修改
若因实际情况发生了变化或签约时有些问题双方未考虑到等原因,需要对已经通过公司合同审核程序并经合同双方签字认可的合同进行修改,应将修改的合同按照2.2.6.4合同审核程序进行。
然后,根据合同修改的内容确定以下但是不限于以下的方式修改方式:
·重新签署合同,原合同作废
·签署补充合同,对原合同进行修改,必须注明原合同被修改条款终止日及新补充条款生效日
·直接在原合同上修改,在修改处合同双方必须签名盖章
2.2.7.3合同的终止
合同在执行过程中如发生以下几种情况时,合同终止:
·合同中规定的合同双方的权利和义务已经履行
·出现了合同中规定的合同终止的事件,致使合同一方不愿继续履行合同中规定的义务,引起合同的终止
·发生了不可抗拒的灾害致使合同无法完成
2.2.7.4为了切实保护公司的利益,代表公司的签约人、合同执行人及相关人员,当发现有如下情况(但是不限于以下情况)之一时,应向合同对方或提请签约人向对方提出终止合同的要求:
·合同中规定的合同终止条件已经出现,且合同的终止将有利于企业的利益
·在合同执行过程中,有证据表明合同对方无履约能力
·在合同执行过程中,有证据表明合同对方从事欺诈活动,损害了企业的合法利益
·在合同执行过程中,发现合同中规定的权利和义务对合同双方都不再有必要,合同双方同意终止执行合同
·在合同执行过程中,发现本企业无履约能力,终止合同可减少企业的经济损失,避免企业形象受损
2.2.7.5劳动合同的终止参见《劳动合同管理》。
2.2.7.6解除合同应签订书面协议,并在协议中写明合同解除后的善后处理。
如有争议,按2.2.9处理。
2.2.8合同争议的处理
2.2.8.1公司应根据发生的经济纠纷和法律诉讼情况,授权公司法律顾问或律师负责具体处理相应的纠纷,并明确配合协助处理问题的部门和人员。
2.2.8.2合同争议的处理,原则上按合同条款及中华人民共和国合同法进行。
公司力争以协商和调解的方式解决合同争议。
2.2.9合同档案的管理
2.2.9.1所有合同签署后,总经办负责将合同扫描以固化电脑系统内,并填写《合同登记表》。
2.2.9.2一般日常发生的经济合同原件在执行期间,应当统一送财务部保管,各部门可以留下复印件或合同副本。
执行期结束后,财务部应当造册在规定的时间内将合同原件及其附件一并移交给法务部保管。
2.2.9.3重要的非经常性发生的合同原件,通常也是保密资料,其原件应当由法务部登记保管。
有关部门或公司高级管理人员只保留其复印件或副本。
2.2.9.4所有合同附件必须与合同原件共同装订保管。
法务部应当对所有合同按年度及合同种类按顺序装订存放在具有适当防护措施的文件柜中。
2.2.9.5原则上,公司各级管理人员不得随意调阅合同原件,只能到本部门或有关部门查阅复印件。
查阅、调阅和使用公司合同原件,必须经过公司有关授权管理人员的书面批准并办理有关借阅手续后方可。
下述情况可以查阅或调用合同原件:
·公司法律顾问或代理律师因为处理法律纠纷案件
·公司讨债清欠小组处理客户拖欠款项
·法务经理调查、检查合同管理执行情况
·注册会计师办理年度审计工作
·合同使用部门丢失其保管的复印件
·其它有关政府司法和行政部门因为处理经济案件或劳动纠纷时
2.3政策和规定
2.3.1禁止管理人员越权审批公司重大经济合同。
2.3.2禁止公司管理人员利用合同对他人和经济组织实施欺诈活动。
2.3.3禁止公司管理人员擅自违反合同条款,破坏执行合同,损坏公司对外诚信形象。
2.3.4合同在不同时期的原件,由总经办、签约部门负安全保管责任。
发生原件丢失或遗失、损坏时,应视严重程度对相关责任人予以必要的处罚。
2.3.5法务经理和各部门负责人应当定期或不定期对公司的所有合同执行管理情况进行监督。
发现合同管理中的问题必须立即提出整改措施,限期改正。
检查过程中,发现有渎职情况或利用合同进行舞弊时,根据情节严重程序报公安机构处理。
2.3.6公司经营管理层不得越权签署或修改重大合同,违者总经理将按规定予以相应的处罚。
涉及贪污舞弊等刑事犯罪者,将提交公安机关处理。
2.3.7公司在执行合同过程中,不得违反国家颁布的合同法有关规定。
3.0职责图(RASIC图)
活动
R职责
A权限
S支持
I通知
C咨询
签约人资格
审查
法律顾问
总经理
相关部门
相关部门
法务经理
签约人资格
授权
总经理
总经理
法律顾问
相关部门
法律顾问
签约人资格
年检
法务经理
总经理
法律顾问
相关部门
格式合同文本
的制定
法律顾问
总经理
相关部门
相关部门
合同的签定
签约人
总经理
相关部门
相关部门
法律顾问
合同的修订、
终止
签约人
总经理
相关部门
相关部门
法律顾问
合同争议的处理
法律顾问
总经理
相关部门
相关部门
合同档案的管理
法务部
财务部
签约部门
部门负责人
相关部门
相关部门
法务经理
合同管理的
监督检查
法务经理
总经理
相关部门
相关部门
法务经理
法律顾问
违纪处罚
总经理
总经理
相关部门
相关部门
法务经理
4.0文件与记录
附录1——合同管理流程图
附录2——签约人资格审查批准表
附录3——法人委托书
附录4——对外签约人资格年检表
附录5——合同审核表
附录6——合同登记表
5.0参考资料
《中华人民共和国合同法》
《投资管理程序》
《银行帐户管理程序》
《贷款、担保和信用证管理程序》
《劳动合同管理》
《印鉴管理》
《询价及确定货源程序》
《签订采购合同及下达采购订单》。
《纸制品管理》)
《授权管理》。
附录1——合同管理流程图
否
是
部门负责人
分管总监否
法务部
财务
部
总经理是
财务部
法务部
签约部
附录2——签约人资格审查批准表
签约人资格审查批准表
表格编码:
BJZJ-HT-SCM-003编号:
姓名:
性别:
年龄:
申
请
人
照
片
所在部门:
现任职务:
加入本企业时间:
年月日
个人工作简介:
培训情况:
法律顾问意见
总经理审批
备注
附录3——法人委托书
法人委托书
表格编码:
ZJ-BD-SCM-004编号:
签约人姓名:
性别:
年龄:
所在部门:
公司加盖骑缝章
现任职务:
签约人签字:
证书编号:
XXXXXX
(年月编号)
证书编号:
__________________
法人委托书
我,北京XXHI有限公司的法人代表,兹委托我公司____________先生/女士在下列权限范围内,代表我公司与贵单位依法签订____________________________________________
合同。
该先生/女士的签约权限为:
___________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
本委托书有效期为:
__________________________
此致!
法人代表签字:
日期:
附录4——对外签约人资格年检表
对外签约人资格年检表
表格编码:
ZJ-BD-SCM-005编号:
被授权的签约人姓名:
法人委托书编号:
签约人年度工作总结:
法务经理意见:
法律顾问意见:
总经理审批
备注
附录5——合同审核表
合同审核表
表格编码:
ZJ-BD-SCM-006编号:
合同名称
合同代号
对方单位名称
合同内容
参见附件1:
草签的合同文本
企业签约人:
合同金额
合同签订情况简介
(附2:
有关佐证资料)
分管总监审核
法务经理审核
财务部审核
总经理审批
附录6——合同登记表
合同登记表
表格编码:
ZJ-BD-SCM-007编号:
序号
合同编号
对方单位名称
合同内容摘要
合同签订人
合同签订日期
备注
编制:
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