自己动手拼一套管理档案资料的办公软件.docx
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自己动手拼一套管理档案资料的办公软件
自己动手拼一套管理档案资料的办公软件
市面上的档案管理类软件,有许多都要求在软件里重新输入档案资料,对于我们已经有许多现成的Excel、Word档案文件来说,要重新输入实在不方便。
今天我教大家使用IOAS轻松地将单位里现成的档案文件统一管理起来。
IOAS:
是一套个人免费使用的办公系统速成小工具。
我们现在利用它来做一个档案管理的办公软件。
有兴趣的朋友可以搜索下载。
·功能要求
我们的档案管理,要有以下特点:
1.导入方便:
可以简便地导入已有的档案文件,而不用再手工重新输入这么麻烦费事。
2.修改方便:
修改资料可以在软件里面操作,也可以选择打开关联程序(如Excel、Word等)修改保存。
(比较正规的单位,在档案管理中会涉及到资料的共享及权限设置的问题,IOAS本身就具有联网共享及用户权限设置功能,但鉴于涉及操作比较多,在此不作叙述,感兴趣的朋友可参见IOAS自带的视频教程)
好,我们现在以制作“我的档案管理”窗体表单为例,用十分钟将其活脱脱地制作出来^;^
·制作窗体
首先安装并以“Admin”管理员身份登录IOAS办公系统制作大师(以下简称IOAS)。
首先会出现“!
学习从此开始”视频教学屏幕,略过并进入主界面。
(图1)
运行主菜单的“文件”-“窗体配置向导”(以下简称“向导”)。
此“向导”将会一步步(共七步)引导我们完成窗体表单的制作。
(图2)
第一步:
您的模板。
提示我们选择需要的窗体模板,因为我们的模板尚未建立,所以我们选“新建标准模板”,按
。
(如上图2)
(图3)
第二步:
调用菜单。
设置左面板菜单信息,此信息就如同我们的身份证号码,到时我们就可以在主界面左面板里找到本窗体菜单,单击后系统就会打开对应的窗体表单供我们操作了。
这里我们分别填上“我的档案管理”/“我的档案管理”/2108。
按
。
(如上图3)
(图4)
第三步:
字段设置。
我们可以在此页设置窗体表单的字段信息。
我们以简单适用原则,设置:
档案文件、档案目录、新文件名共三个字段,我们规划其作用如下:
1.档案文件:
此字段存放我们导入进来的档案文件的文件名。
可作原始凭证^.^
2.档案目录:
此字段存放我们导入进来的档案文件的目录名。
可作文件分类用。
3.新文件名:
当我们将档案文件导进来后,为了以后共享需要(当然是您授权的),系统会将其统一放到一起,而为了避免文件名相同导致互相覆盖,所以新文件名为目录名与文件名组合一起。
我们在这里选择3个字段并在“显示名称”栏里一一填上(如上图4)。
填写完毕,我们按右下角的
,如下图5:
(图5)
为了让系统知道,[新文件名]字段是存放文件位置信息用的。
当用户编辑[新文件名]字段时,让其具有查询/编辑文档的功能,我们设置其字段格式为“9-自定义”即可。
其它按默认值,按
。
第四步至第六步:
按默认值。
第七步:
提示完成信息收集,按“完成”让“向导”按我们要求制作去。
一秒后,弹出“恭喜”信息(如下图6)。
“我的档案管理”大功告成啦!
(图6)
在主界面左面板里,已经有我们创建的“我的档案管理”,图7就是其窗体表单了^.^
(图7)
·资料的导入
刚生成的窗体只有框架,却没有内容,我们如何将我们的档案资料导进去呢?
呵呵,IOAS已经内置了导入功能,如上图7所示,我们按“导入”,跟着以下图示来做即可:
(图8)
提示:
“来源”选择“来自目录里的文件列表(适用文档管理)”项,然后[下一步]。
(图9)
提示:
字段对应里,根据上图选择对应字段即可,然后[下一步]。
(图10)
提示:
选择您保存于电脑里的档案文件(可多选),然后按“保存”即可。
呵呵,现在来看一下我们导入后的窗体界面(下图11):
(图11)
呵呵,根据图11所示,我们刚才选择的档案文件已经导入进来了!
第一点的“导入方便”功能我们已经完美实现^.^
那么,如何查看档案文件内容呢?
·档案的查阅
简单!
当我们在“数据表格”里定位记录时,看到其对应的“小灯泡”也跟着跑出来了吗(下图12)?
(图12)
点击它,界面会自动切换至“我的工作桌面”,这时,我们的文档内容也出来了(下图13):
(图13)
·档案的编辑
呵呵,细心的您会发现这个上图13界面没有保存按钮,只能查看。
那我们要修改怎么办呢?
OK,我们按Ctrl+F1快捷键,或点击左上角的
按钮,切换回我们刚才的窗体。
按窗体工具栏里的“编辑”工具栏按钮,定位至[新文件名]编辑框里,这时“小灯泡”又出现了^.^,我们点击它,看到了弹出的菜单了吗(下图14):
(图14)
我们按“开启关联程序”选项,此文件就立马在Word里打开供您编辑修改了。
如果我们希望在IOAS直接打开编辑怎么办呢?
呵呵,选择“打开”选项,看到“保存”等标准按钮了吗(下图15)?
(图15)
呵呵,我们的档案管理已经大功告成,是不是很简单?
·系统的完善
哎,请慢!
我们在上图11里,怎么目录树没分组的?
如果导入的文件一多,不是很难找?
!
对!
几乎忘了!
我们二话不说,赶忙再次运行“向导”,在第一步里选择刚才建立的窗体模板“我的档案管理”(如下图16):
(图16)
连续
,马不停蹄到达第五步“目录树”页,这里就是设置目录树分组的地方,我们按
。
根据提示,将“2.目录树”设置成以下方式即可(下图17):
(图17)
“向导”完成后,我们打开的窗体“目录树”,将会以如下方式分组显示^.^
(图18)
其实此软件已内置了整套的“仓库系统”与“秘书助理”,结合其详尽的帮助教材,借助其易学易用、灵活自由的特点,将会为您解决许多数据管理方面的烦恼。
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