智能交互式无纸化会议系统设计方案.docx
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智能交互式无纸化会议系统设计方案.docx
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智能交互式无纸化会议系统设计方案
目录
第一章行业分析2
1.1目前存在问题2
1.2发展趋势2
第二章整体设计3
2.1设计依据3
2.2设计原则4
第三章方案设计5
3.1建设目标5
3.2方案设计5
3.3设计拓扑图6
3.4方案应用效果6
3.4.1前端使用功能6
3.4.2后台管理功能14
第四章系统优势亮点23
4.1简单、高效、灵活的会前准备操作23
4.2与会人员的手写签到23
4.3同屏浏览资料23
4.4文档、图片、视频等资料阅读浏览24
4.5手写电子白板24
4.6会议交流25
4.7网页浏览25
4.8会议服务26
4.9投票选举26
4.10统一管控27
4.11文件管理方便、保密性高27
第一章行业分析
一.1目前存在问题
随着科技的不断发展,社会不断进步,各行各业对节能环保要求越来越高,以牺牲自然资源和破坏自然环境为代价的时代已经过时。
无纸化会议系统就是在这样的大环境下,应用于多媒体会议系统中,很快就体现了其优越性。
检察院检委会是中国司法体制中特有的组织,通常负责讨论决定重大疑难案件,司法实践中较多案件都必须提交检委会讨论决定。
在以往召开检委会会议的流程非常复杂,办案人员要打印出研究案件文件若干份纸质文件交给专门的秘书,秘书再将各报告整理分发给检委会委员手中,开完会后秘书还要将报告统一收回并销毁,每次开会都得耗费上百张纸张,不仅严重浪费纸张、墨粉,而且也浪费人力物力,降低了工作效率,也不利于保密。
在会议涉及查看案件其他相关资料,就显得的更加的麻烦,不但资料数量和种类繁多,每次讨论会议都要借助各种软件甚至硬件的辅助才能进行查阅。
一.2发展趋势
通过在会议室部署无纸化会议系统,可实现会议前、中、后的一体功能管控与应用,把大量会议文档电子化,把大量会议应用功能界面化,使复杂的会议过程变得非常轻松、高效,同时具有保密性高,功能丰富、操作便捷、节能环保等特点。
交互式无纸化会议系统已经成为检察院多媒体会议系统中必不可少的一套子系统。
第二章整体设计
二.1设计依据
1.系统设计的依据
(1)用户对项目的要求;
(2)有关本项目的材料(如招标文件要求);
(3)建筑装修图纸;
(4)国际、国家、省、行业有关技术标准和规范;
(5)其他有关文件和资料。
2.系统实施所涉及的技术标准和规范,产品标准和规范,工程标准和规范,验收标准和规范等必须符合国际、国家和省有关条例及规范,至少应包括:
Ø《电子会议系统工程设计规范》(GB50799-2012)
Ø《电子会议系统工程施工与质量验收规范》(GB51043-2014)
Ø《会议系统电及音频的性能要求》(GBT15381-1994)
Ø《会议电视系统工程设计规范》(YD5032-2005)
Ø《会议电视会场系统工程设计规范》(GB50635-2010)
Ø《综合布线系统工程验收规范》( GB 50312-2016)
Ø《中华人民共和国保密标准》(BMB3-1999)
Ø《涉及国家计算机信息系统安全保密测试指南》(BMZ3-2001)
Ø《网络管理保密制度》
Ø《政府门户网站建设使用规范》
Ø《公安网使用管理规定》
Ø《全国政府系统政务信息化建设纲要》
Ø《中国强制性产品认证制度》-3C认证
Ø《环境管理体系认证证书》-ISO14001
Ø《质量管理体系认证证书》-ISO9001
Ø《音频、视频及类似电子设备安全要求》-GB8898-2001
Ø《电子行业行为准则》-EICC认证
Ø国际电子工业联接协会-IPC认证
二.2设计原则
我公司以用户至上为原则,在符合国家规范的前提下,最大限度地满足业主的需求。
以下是我公司为业主利益着想,本着技术先进、高效便利、投资合理的精神在系统设计中所坚持的八条原则。
Ø先进性
本系统选用先进、实用的技术和功能完善的智能会议产品,一流的设备,在技术上适度超前,整个系统体现当今智能会议系统技术的发展水平,符合今后的发展趋势。
在今后相当长的一段时间内可保持其技术的领先地位。
Ø成熟性与实用性
各子系统应采用先进的,已使用过并成熟可靠的产品,同时具有实用性,充分发挥每一种设备的功能和作用。
本系统可充分满足商业中心的可视管理的要求,操作方便,维护简单,便于管理。
Ø灵活性和开放性
在满足业主当前要求的基础上,适应21世纪今后的发展,系统应具有开放性和兼容性,与未来扩展的设备具有良好互联性及互操作性。
Ø集成性和可扩展性
系统设计中充分考虑政府单位的各系统的集成性,确保会议系统总体结构的先进性、合理性、可扩展性和兼容性,使用不同厂商,不同类型的先进产品,使整个系统可以随着技术的发展和进步,不断得到充实和提高。
Ø标准化和模块化
严格按照国家和地区的有关标准进行系统设计和设备配置,并根据系统总体结构的要求,将各子系统进行结构化和标准化,综合体现当今世界的先进技术。
Ø安全性与可靠性
深刻理解政府单位内运作的设备和系统安全可靠的重要性,因此在设备选择和系统设计中安全性和可靠性始终是放在第一位的。
Ø服务性与便利性
为适政府单位内的各种功能需要,所采用的系统应能充分体现对管理者和使用者各个方面的安全、先进、可靠、方便和高效等。
Ø经济型
在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下,通过优化设计达到最经济性的目标。
第三章方案设计
三.1建设目标
在人民检察院会议中中,依据人民检察院检委会的实际与规划用途的设计要求、设计原则和设计技术标准及规范检委会多媒体会议系统由纯硬件分组成,检委会通常要经过控告、检举、自首、移送、交办和自已发现的违法犯罪材料,应当及时进行审查,并分别情况,进行处理等环节。
但在实际工作发现中,依靠传统人工作业的模式在一定程度上制约了检委会的发展,使之不能更好的发挥其职能,提高审核效率,提升审核质量,检委会监督指导的效果受到一定的影响。
依靠传统手段,会前的材料组织、卷宗打印、会议通知、会议记录、会议统计等组织安排工作即复杂又繁琐;而委员只能通过纸质卷宗在会前了解案情,短时间内需要翻阅大量的卷宗材料;委员间意见信息的不共享,委员难以客观、迅速、详尽的了解案情,“亲历”审核,这些均给委员审议案情带来很大压力。
对汇报人来说则难以直观、真实再现其审案过程,客观表达案情。
所有这些问题,在传统手工工作模式下则很难得到有效解决。
为此,检察院检委会迫切希望能够借助信息化科技手段,通过本项目数字无纸化系统的建设解决上述问题,促进检委会工作的进一步提升和发展。
三.2方案设计
本次检察院会议室设计一套无纸化会议系统,根据会议室的布局,在会议室每个座位设计1台无纸化超薄15.6英寸电容液晶屏一体升降器,智能15度仰角,自带多媒体终端主机和10.1英寸电子桌牌用于显示;同时设计一台无纸化控制主机,作为系统的管理和控制中心,无纸化会议终端通过网络与无纸化控制主机连接,组成一套完整的智能交互式无纸化会议系统。
该项目是XXX人民检察院会议项目,在人民检察院会议桌设置无纸化会议。
本次会议室具体设计如下:
1全数字会议控制主机1台(无纸化会议系统管控中心)
2无纸化智能桌面液晶屏一体升降器xx台(每个座位席设计1台,用于无纸化会议显示、会议操作;自带有多媒体会议终端主机和10.1英寸电子桌牌,电子桌牌上显示与会人员的名字职务等个人信息);
3无纸化流媒体服务器1台(用于无纸化会议视频输入/输出)。
三.3设计拓扑图
根据会议室的布局,在会议室每个座位设计1台触控无纸化智能桌面(自带多媒体会议终端主机和10.1英寸电子桌牌),同时设计一台无纸化控制主机,作为系统的管理和控制中心,无纸化会议终端通过网络与无纸化控制主机连接,组成一套完整的智能交互式无纸化会议系统,触控无纸化智能桌面采用了15.6英寸多点电容触摸液晶屏。
无纸化终端采用一体化设计,由电容液晶屏升降器一体机组成,方便后期维护和升级更新。
系统配置了智能流媒体服务器,用于无纸化会议系统与外部视频设备的对接,实现视频信号的互联互通。
三.4方案应用效果
三.4.1前端使用功能
1.选择登录会议室
登录账户后,在系统运行前显示此用户可以参加的会议,根据检察院参会会议内容进入对应的会议室,选择其中一个参加,可根据授权禁止非参会人员加入
2.会议欢迎界面
显示会议名称,检察院参会人名字,职务,欢迎词,开会时间,点击【进入会议】进入。
3.会议主界面
集合全部会议功能,显示当前会议主题,现在时间,会议已进行时间。
4.参会人员会议签到
会议签到功能通过签到白板手写签名的形式实现,当主席发起会议签到,参会者点击【签到】,手写签名后,点击【确认】,既可上传签名图片至web端;若手写有误,可点击【清除】,清除签名重新手写签名。
5.案情议程以及会议议题
进入会议后,可点击“会议议程”,查案情分析相关文件,了解案件或相关会议的基本信息。
会议议题文件按照会议议题进行分类,仅可以查看已开始与已结束的议题及文件。
目前,支持多种常见格式的文件,包括word\excel\ppt\pdf\jpg\png等。
点击文件,即可以打开阅读。
6.案情视频服务
视频服务分为直播视频与点播视频,点击选中的视频,可以打开进行案情视频播放,观看与会议相关案情视频。
亦可通过流媒体服务器实时观看相关其他案件相关视频。
7.决策投票
可针对某决策进行参会投票,同步显示已启用的会议投票,点击【查看结果】可以查看此投票的投票结果。
8.手写批注
会议过程中,点击【手写批注】,可对任意页面进行截屏手写批注,并可以保存至服务器,后期可查看批注信息。
9.案情探讨交流
会议过程中,参会者可以与一个或多个其他参会者进行案情交流沟通。
Ø发送消息
选择一个或多个参会者,编辑发送内容,点击【发送】,成功发送消息。
Ø回复消息
点击【@】,编辑回复内容,点击【发送】,快速回复其他参会者消息。
Ø实时提醒消息
若当前不在“会议交流”界面,收到会议消息,系统会及时在右上角图标闪烁提醒,点击,可以快速进入“会议交流”页面。
10.会议服务
会议过程中,有关会议服务需求,可以在“会议服务”界面,选择需求,点击【发送】,呼叫会议服务,该页面支持自定义输入需求服务。
11.屏幕广播
点击【屏幕广播】,参会者可以将本会议终端的内容显示发送至其他参会者终端及会场大屏幕,实现实时屏幕广播。
三.4.2后台管理功能
1.管理参会人员
点击“参会人员”模块,对某场会议进行参会人员的选择、修改、删除等操作。
Ø选择参会人
点击【选择参会人】,选择用户,选择性勾选“自动排位”,点击【确认】,新增参会人列表数据。
Ø导出参会人
选择参会人数据,点击【导出参会人】,导出excel的用户参会人列表文件。
Ø编辑参会人
选择参会人数据,点击【编辑】,修改姓名、单位、职务、选择终端、选择广播权限、欢迎词,点击【确认】,成功更新参会人数据。
Ø删除参会人
选择参会人数据,点击【删除】,删除参会人数据。
Ø设置主席和其他角色权限
选择参会人,勾选主席权限,每场会议仅允许一个主席存在。
2.铭牌设置
Ø欢迎界面设计
更换背景色或背景图案,设置职位、单位、会议名称、会议时间、主讲人、欢迎词、字符限制、字体类型、文本颜色,点击【保存】,更新样式;若点击【重置】,恢复系统默认布局。
Ø铭牌界面设计
更换背景色或背景图案,设置职位、单位、字符限制、字体类型、文本颜色,点击【保存】,更新铭牌样式;若点击【重置】,恢复系统默认铭牌布局。
Ø文案设计
展示各个参会人的铭牌文案信息,双击,可以修改铭牌文案,且实时更新参会人信息。
3.模拟排位
拖动交换参会人名称,可以快速更改参会人终端号,实现排位效果,点击【导出排位图】可以导出相应的排位。
4.设置会议资料
Ø会议标语
点击“会议标语”模块,进行对会议标语的新增、修改、删除等操作。
点击【新增会议标语】,输入名称,修改背景,修改排序,显示标语内容,字体类型,字体颜色,点击【保存】。
Ø会议议程
点击“会议议程”模块,对某场会议进行会议议程文件的新增、修改、删除等操作。
上传议程文件
点击【上传文件】->【选择文件】,上传选中的文件,选择有权限查看的参会人员,点击【完成】,新增议程文件数据,可以对文件进行加密。
编辑议程文件
选择议程文件数据,点击【编辑】,修改议程文件排序,与有权限查看的参会人员,点击【完成】,成功更新议程文件数据。
删除议程文件
选择议程文件数据,点击【删除】,删除议程文件数据。
Ø会议纪要
点击“会议资料”模块,对某场案情会议进行会议案情纪要的新增、修改、删除等操作。
上传纪要文件
点击【上传文件】->【选择文件】,上传选中的文件,选择有权限查看的参会人员,点击【完成】,新增纪要文件数据,可以对新上传的文件加密。
编辑纪要文件
选择纪要文件数据,点击【编辑】,修改议纪要文件排序,与有权限查看的参会人员,点击【完成】,成功更新纪要文件数据。
删除纪要文件
选择纪要文件数据,点击【删除】,删除纪要文件数据。
第四章系统优势亮点
四.1简单、高效、灵活的会前准备操作
在检察委员会委员会议每次召开会议前,无纸化会议系统可以快速有效的准备好资料,不需要这么多秘书打印一大堆会议资料。
四.2与会人员的手写签到
检察委员会委员参加会议时,直接手写签到,简单、方便。
四.3同屏浏览资料
与会的检察委员会委员,可以同时浏览会议议题,共同讨论工作报告等。
四.4文档、图片、视频等资料阅读浏览
与会检察委员会委员,在打开文档格式政府议题的同时,也可以打开视频图像等资料,图文并茂的展示出来。
四.5手写电子白板
检察委员会委员可以在无纸化触摸屏上进行手写,做笔记、备忘录等,把重要指示记下来。
四.6会议交流
在会议过程中,检察委员会委员可以在两个人之间文字交流或者多人之间文字交流,对案情进行讨论,交换意见。
四.7网页浏览
在会议过程中,对于议题中的专业术语,不好理解的,可以上互联网查询。
四.8会议服务
检察委员会委员如果在会议过程中,需要茶水、笔、纸张等需求的时候,可以通过无纸化会议终端向后勤人员手机APP上发送服务请求。
四.9投票选举
在检察委员会委员会议中,无纸化会议系统可以实现投票选举功能。
四.10统一管控
检察长申请主席权限后,可以实现统一管控,无纸化升降器的升降、开关机、结束会议等。
四.11文件管理方便、保密性高
检察委员会委员会议内容都是高度保密,不能泄露出去。
会议结束后,无纸化终端本地桌面上的资料都可以实现自动清除;查询文件,资料文件归档管理等功能。
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- 智能 交互式 无纸化 会议系统 设计方案