中南大学印章管理系统使用说明书.docx
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中南大学印章管理系统使用说明书
中南大学印章管理系统
用户操作手册
中南大学学校办公室
2016年03月05日
系统简介
中南大学印管理系统是以中南大学印章管理规定文件“关于印发《中南大学印章使用和管理规定》的通知(中大办文字【2014】4号)”和“关于印发《<中南大学印章使用和管理规定>实施细则》的通知(中大办文字【2015】2号)”为标准建设的管理系统。
通过中南大学印章管理系统,实现学校印章和合同专用章在网上申请、网上审批,审批通过后,经办人到公章管理部门刷校园卡进行确认和登记,加盖印章,盖章原件拍照并存档,保证盖章文件可查询、可跟踪。
学校印章:
包括学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、学校党委书记签字章、校长(法定代表人)签字章。
合同专用章:
包括合同专用章
(1)(基建处)、合同专用章
(2)
(后勤保障部)、合同专用章(3-1,3-2,3-3)(资产与实验室
管理处)和合同专用章(4)(科学研究部)。
第一章、操作说明
1.1、进入系统
1.进入公文协同工作平台(方法1:
进入中南大学信息门户,单击“公文协同平台”;方法2:
在浏览器中输入),用学工号和门户密码登录。
2.先择左侧导航栏中的“业务审批”,具体包括学校印章、合同印章
(1)、合同印章
(2)、合同印章(3)、合同印章(4)。
2.2
、用印申请
1.选择“业务审批-学校印章”,点击“新建”。
(以学校印章申请为例)
2.按要求勾选“印章名称”、填写印章数量、项目内容,经办人、联系电话等;单击“正文”可以附具体项目内容,单击“附件”也可以上传具体项目内容。
3.
点击“提交”按钮,选择环节名称,选择环节审批用户,单击“确定”。
2.3、领导审批
1.领导登录公文协同平台系统后,在“待办事宜”栏目点击需要审核的用印申请项目。
2.点击“正文”、“附件”可以查阅文件内容;单击“处理”弹出处理意见表,填写审批意见,单击“确定”完成审批工作。
3.领导审批完毕后,自动返回起草负责人;起草负责人根据印章审批的申请流程依次送下一审批环节,下个领导进行审批;直到移交职能部门信息员。
2.4、提交信息员
1.打开印章申请表,单击“提交”,选择“职能部门信息员”,选择具体信息员,单击“确定”。
2.通过“流程记录”跟踪印章审批进展,审批完毕后直接到印章管理员处盖章。
2.1.2、申请表格
中南大学学校印章用印审批表
印章名称
〖〗学校党委印章〖〗学校行政印章
〖〗学校钢印
〖〗书记签字章〖〗校长签字章
项目内容
申请单位
经办人联系电话
单位负责人审核意见法律事务室审查意见(仅限合同)
职能部门审核意见相关单位会签意见
主管校领导审核意见书记/校长审核意见
备注信息
2.2
、合同专用章
(1)
2.2.1、申请流程
合同专用章
(1)申请流程:
具体由各部门项目负责人起草,用印单位负责人审核,主管处长审核、相关处领导审核、总工程师审核,移交合同信息员,由合同信息员送基建处负责人审核,相关部门会签、律师审查、主管领导审批,根据合同价款按规定报校长审批,最后移
交合同印章管理员盖章、归档。
用印单位负责人审核
负责人起草
1
法律审查意见
2
3
基建分管处领导审核
4
5基建相关处领导审核
基建总工程师审核
6
基建处负责人审核
合同信息员
11
7
8相关部门会签
9
10主管校领导审批校长审批
印章管理员
12
文件归档
2.2.2、申请表格
中南大学合同专用章
(1)用印审批表
编号:
用印单位:
合同名称
合同价款
(单位:
元)
合同份数
经费来源
拟件人联系电话
1.施工单项合同□价款在100万人民币以上(含本数)
□价款在100万人民币以下
2.重要设备、材料等货物采购合同□单项合同价款在50万人民币以上(含本数)
合同类型
用印单位主要负责人意见
法律审查意见
基建处分管相关领导及总工意见
基建处主要负责人意见
相关部门会签意见
主管校领导审批意见
校长审批意见
3.可行性研究报告的编制、勘察、设计、监理、检测、造价咨询、结算审计等工程类服务采购合同
□单项合同价款在50万人民币以下
□单项合同价款在30万人民币以上(含本数)
□单项合同价款在30万人民币以下
合同履行情况□合同尚未履行完成。
□一方已履行完成,验收合格,补签合同。
备注信息
说明:
拟件人所填基本信息须与合同原件一致,并按程序审签
2.3.2、申请表格
中南大学合同专用章
(2)用印审批表
编号:
用印单位:
合同
事项
基
本合同
姓名:
经办人
姓名:
信负责人
息合同价款
(单位:
元)
联系电话:
联系电话:
经费来源
用印单位主要负责人意见
法律事务室审查意见
职能部门负责人意见
相关职能部门负责人会签意见
分管/联系校领导审核意见
主管校领导审核意见
法定代表人(校长)审核意见
合同履行情况
备注
□合同尚未履行完成。
□一方已履行完成,验收合格,补签合同。
说明:
1.准备合同资料时,须多准备一份留用印管理部门送校档案馆存档;
2.经办人须认真填写基本信息,并按程序审签。
本表交由后勤保障部留存。
3.用印地点:
本部甘棠一楼211(后勤保障部)。
2.4.2、申请表格
中南大学合同专用章(3)用印审批表
申请用印单位:
年月日
合同名称
(内容简介)
价格
经费来源
采购方式招标□网上竞价□非公开招标□自购□
供货商
进口委托代理商
申请用印单位经办人
联系电话
用印单位主要负责人意见
律师意见
设备购置科科长审核
分管副处长审批意见
处长审批意见主管副校长审批意见
校长审批意见
合同履行情况
备注
□合同尚未履行完成。
□一方已履行完成,验收合格,补签合同。
说明:
申请用印单位经办人须认真填写审批表并按程序审签,用印之后将审批表交资产与实验室管理处存档。
2.52、申请表格
中南大学合同专用章(4)用印审批表
()人事处
()本科生院
()校内
()研究生院
()其他部门
()国家级及国家部委计划
()省部级及地方计划项目
经费来源
()校外
()()国自、省自基金项目
纵向()平台项目、2011计划项目项目()人才团队项目
()人文社科项目
()其他项目
()横向项目
()专利或专有技术(非专利技术)转让合同
()各类横向合同的签订和结题
()除固定资产购买外各类科研活动有关的经费外拨合同
用途()各类科研项目中支出的材料费、测试加工费、出版费等合同
()各类科研平台开放运行经费外协合同
()各类科研平台基本科研业务费外协合同
()各类科研平台开放课题、自主课题经费外协合同
合同/协议名称
项目负责人联系电话
合作单位
项目负责人所在二级单位合同有效期
合同经费万元合同存档情况
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