档案管理暂行规定.docx
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档案管理暂行规定
档案管理暂行规定
第一章总则
第一条为加强企业档案管理工作,确保企业档案的完整、准确、系统和安全,促进档案工作为企业发展服务。
根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》及烟草行业档案管理制度等相关文件精神,结合本企业实际情况,特制定本规定。
第二条档案管理的基本原则
坚持统一领导、分级管理的原则,以维护档案的齐全、完整与安全。
第三条定义
1.企业档案:
企业在生产经营和管理过程中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料,包括实物、照片、缩微片(带)、声像带(盘)、磁盘、光盘等。
2.文书档案:
是企业党政工团等机构在政治、经济活动中形成的,记述和反映有关职能活动的历史记录,及企业在生产、技术、经营等管理活动中形成的具有保存价值的文件材料,包括计划、生产、技术、物资、财会、质量、销售等管理,以及企业获得的奖状、证书等荣誉实物,照片、声像带(盘)、磁盘、光盘。
3.科技档案:
是企业在产品生产、基本建设、设备仪器、科学技术研究活动等方面形成的,具有保存价值的文字材料、图表、数据、声像带(盘)、磁盘、光盘等各种形式载体的历史记录。
3.1产品类档案:
是企业在产品开发、立项、设计、试制,生产、检验、包装过程中形成的,具有凭证、查考作用和利用价值的文字材料、图纸、图表、及产品获得的奖状、证书等。
3.2基本建设类档案:
是企业在基本建设项目的提出、批准、设计、监理、施工、竣工、验收、维修使用等全过程中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、图表、照片、声像带(盘)、磁盘、光盘等。
3.3设备仪器类档案:
是企业自制、购买、安装调试、验收、使用、维修设备仪器仪表过程中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、照片、声像带(盘)、磁盘、光盘等。
3.4科学技术研究类档案:
是企业在科学技术研究活动中形成的、具有保存价值的文字材料、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录。
4.会计档案:
是企业记录和反映经济活动,具有保存价值的各种凭证、帐簿和报表等会计核算专业材料。
5.干部职工档案:
是企业在培养、选拔和任用过程中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。
6.电子文件:
以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体上,依赖于计算机系统阅读、处理,并可在通讯网络上传送的文件。
7.电子档案:
具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
8.档案密级:
是指档案内容涉及企业秘密程度的级别,用以对档案查借阅对象的级别加以限制。
档案密级分为绝密、机密、秘密。
8.1绝密档案:
a.上级机关下发标注绝密文件、材料。
b.本企业产品配方材料。
8.2机密档案:
a.上级机关下发标注机密文件、材料。
b.本企业产品工艺、技术参数和数据。
c.本企业重大经营决策、长远规划。
d.本企业科技开发成果材料。
8.3秘密档案:
a.上级机关下发标注秘密文件、材料。
b.本企业年度生产、科研、原辅材料、成本核算等计划及统计报告、报表,预决算表。
c.本企业重要会议记录和经济、经营方面不得公开的材料。
d.企业暂行不公开或不准公开的材料。
第四条档案管理网络
企业成立档案工作领导小组,由厂长担任组长,分管财务和技术的副厂长(副厂级领导)担任副组长,各相关部门主要负责人为组员。
厂办公室下设档案馆,厂办副主任分管档案馆工作。
各分厂、多种经营单位应建立健全相应的档案管理机构。
第五条职责
1.贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规、政策和规定。
负责制定本企业档案工作发展规划,年度计划,制定企业文件材料的归档、保管、鉴定、借阅、利用等规章制度,并组织实施。
2.负责本企业档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和有效利用。
3.负责指导、监督和检查所属分厂、多种经营企业、部门的文件材料的归档、整理工作。
4.负责对所属分厂、多种经营企业、部门的专(兼)职档案员的业务培训。
第六条管理流程
第二章文件材料的形成与归档
第七条归档范围:
企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中产生的具有保存价值的文件材料(详见附件)。
第八条归档的基本要求
1.归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,必须保持成套性、完整性、准确性、真实性。
2.归档的纸质文件材料应为原件,审查手续完备,字迹工整、清晰、可辨,归档份数一般为一式一份,基本建设工程竣工资料、会议材料等重要的、利用频繁的至少为二至三份;电子档案一式两套。
3.文件材料的书写材料应符合耐久性要求,只能用碳素墨水、蓝黑墨水,禁止使用易退色的书写材料,如:
圆珠笔、铅笔、粉色笔、复写纸、纯兰墨水、红色墨水等。
4.归档文件材料规格:
文书类(包括党群、行政,经营、技术管理类),采用A4纸张规格,留25毫米装订线。
干部职工类,采用16开纸张规格,左边留25毫米装订线。
科技类文件材料采用A4纸张规格、各类图纸折叠成A4纸张规格,外来资料应保持原有纸张规格。
会计类凭证、报表、帐簿采用纸张规格,按国家财政部统一规定。
5.纸质载体的图纸须符合国家制图标准,标题栏应填写清楚、签署完整,注明图号页次。
所有竣工图应加盖竣工图章,签署完整。
其它载体:
如胶片(带)、声像带(盘)、磁盘、光盘载体材料应图像清晰,无马赛克或损坏痕迹,声像带(盘)须声音清楚,实物载体如奖旗、奖章、奖状、证书、奖杯等字迹须清楚、无损坏。
对破损、模糊不清的文件材料应及时予以修补。
6.移交部门填写归档文件材料移交清册,交接双方认真核对清册移交,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。
第九条保管期限
1.确定原则:
根据档案本身内容、来源、形式及其他情况,根据利用者对各种档案利用情况,根据预测档案今后发挥作用带来的利益来决定档案具有保存价值时间长短。
2.要求:
保存期从宽、销毁从严;复本从宽、独本从严;外机关文件从宽,本企业文件从严。
3.期限划分:
文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种。
永久的期限为50年以上,没有终止时间;长期的期限为16—50年;短期的期限为15年以下。
会计档案、科技档案、干部职工档案的保管期限按国家相关规定执行。
第十条归档时间
1.党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类等文书档案的文件材料形成后由相关部门收集、积累,于次年三月底前移交厂办档案馆。
2.产品和科研成果文件材料的形成与项目同步,由技术中心指定专人或兼职档案员负责收集、积累、整理。
自项目鉴定后三个月内向厂办档案馆移交。
3.基本建设文件材料的形成与工程全过程同步。
由项目管理部门、设计、监理、施工等单位指定专人或兼职档案员负责收集、积累、整理,自单项工程验收后三个月内向厂办档案馆移交。
4.设备仪器文件材料的形成与项目全过程同步。
设备仪器类文件材料在设备开箱验收或接收后即时登记,由工程技术部门指定专人或兼职档案员负责收集、积累并整理,专业生产设备和通用设备档案在设备工程处保管五年后向厂办档案馆移交。
5.会计档案在会计年度终了后,由财务管理部门按照归档要求负责整理、装订成册,保管一年后由财务管理部门向厂办档案馆移交。
6.干部职工档案文件材料:
员工新增学历、劳动合同书、职称材料每年年底由人力资源处向厂办档案馆移交;工资、奖惩、任免、入党、入团类材料在办理完毕后一个月之内由人力资源处、政治工作处等相关部门向厂办档案馆移交。
7.特殊载体档案材料:
照片、录音、录像带、电子文档、奖状、奖牌、奖杯、字画等特殊载体材料,在产生后一个月之内由相关部门向厂办档案馆移交。
8.本企业重大活动、重要会议形成的文件材料以及员工因公外出学习、考察、参加会议带回的具有保存价值的文件材料应在活动完毕后十天之内由各相关部门向厂办档案馆移交。
9.变更、修改、补充的文件材料,企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料,企业产权变动过程中及临时机构所形成的文件材料应随时归档。
10.电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
第十一条企业产品定型、科研项目鉴定、基建技改项目验收、设备开箱,必须有档案人员参加。
文件材料不完整、不准确、不系统,不能进行鉴定、验收。
第三章档案整理
第十二条企业档案分为10个一级类目,即:
党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类,产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
第十三条文书档案参照国家档案行业标准《归档文件整理规则》,按问题——年代——保管期限进行分类,按件整理。
企业获得有保存价值的奖状、奖杯、证书等荣誉实物除特殊保存实物外,一般摄成照片装入像册保存。
第十四条科技档案按产品型号、科研课题、工程项目、设备型号分类、整理。
科技档案中产品获得的荣誉奖状、证书等实物,除特殊情况保存实物外,其它应摄成照片装入像册。
第十五条会计档案的整理立卷,按国家财政部统一规定。
档案管理部门档案员接收保管的会计档案,原则上保持原装具卷册,个别需拆封整理的,须会同财务部门和经办人共同拆封整理。
档案管理部门档案员将会计档案进行鉴定、分类、排序、编号及编目。
第十六条干部职工档案的整理,按照中共中央组织部的有关规定执行。
第四章保管
第十七条档案实体由总、分厂档案管理部门各库房分类分库保管,档案库房的档案柜应排列整齐、划类分区、明显标记。
第十八条总厂主要档案由厂办档案馆负责保管,部分档案由相关部门负责保管。
设备仪器仪表档案实行分级保管。
专用生产设备和通用大型设备档案,由设备工程处暂保管五年,期满后移交厂办档案馆保管,并按程序办理手续。
医疗设备、计量检测设备和仪器仪表档案由归口管理部门保管,车辆档案由车辆归口管理部门保管,通用小型设备档案如电脑、照像机、空调机、复印机、电焊机、小型钻床等由各使用部门保管。
设备在大、中修过程中形成的档案应交各归口管理部门归档。
第十九条总厂档案的排架方式:
文书类档案按大类——属类——年度——问题——案卷排架;会计类档案案卷按大类——属类——年度——案卷排架;人事档案按大类——属类——姓氏音序——案卷顺序号排架;科技类档案按大类——属类——案卷排架;非纸质档案按载体——年度——案卷顺序号排架。
档案按卷号(盒号)顺序依次由左至右、由上至下分别上架排列。
第二十条档案保管要求:
库房应与办公室、阅览室分开,保持清洁卫生、安全可靠,周围空气干燥、清新;库房要有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物(虫、鼠、霉)、防潮、防水、防高温、防污染等防护措施,控制库内温度在14—24°C,相对湿度保持在45%—60%。
档案柜架的摆放应便于通风,柜架与墙面、柜侧间应保持一定的距离;档案在柜架内排列整齐、类别清楚、方便查找提卷;要定期检查、核对库存档案,做到帐、卡、物三相符。
第五章档案利用与统计
第二十一条利用形式:
档案管理部门档案员提供档案总目录、分类目录或输入计算机数据库储存联网查询;提供档案查、借阅服务,提供文件材料的复制品,档案长期或短期借阅应每月清查一次,并办理催回或续借手续;编辑和提供档案信息二次加工编辑资料。
第二十二条利用要求:
企业员工查、借阅档案供本人使用,借阅时间不得超过7个工作日,若需延长时间须办理续借手续;长期借阅给各部门的复制品,应由兼职档案员管理;查阅密级档案只能在查阅室内,禁止带出档案室;特殊情况必须借阅密级档案时,须由借阅人妥善保管;员工长期外出或调离企业前须归还全部借阅档案;查、借阅人员必须严格执行保密制度、查、借阅的档案应保持完整。
第二十三条利用手续:
企业员工凭岗位卡查、借阅与本业务有关的文件材料;查、借阅密级档案需经厂办负责人批准。
外单位查阅、抄录、复制档案,需凭单位介绍信,经厂办负责人批准。
非财务管理处、审计监督处、纪检监察处人员和外单位人员查阅会计档案,需经财务部门负责人书面批准,才能查阅,一般不准外借。
非人力资源处、政治工作处、纪检监察处人员和外单位人员查阅人事档案,需经人力资源处负责人书面批准,才能查阅,一般不准外借;任何个人不得查、借阅本人及其直系亲属的人事档案。
各查、借档人员应在“档案借(查)阅登记表”上进行登记。
设备工程处及仪器仪表归口管理部门保管的档案的利用手续参照此条执行。
第二十四条统计:
各档案管理部门每年应对档案的归档、整理、库藏、利用、销毁等基本情况进行一次统计。
12月底,各分厂档案室将统计报表上报给总厂档案馆,总厂档案馆将档案报表上报给常德市档案局及湖南中烟工业公司。
第六章档案处理
第二十五条修改:
已归档科技文件材料的一般修改,由档案形成部门兼职档案员协调办理,责任人填写修改申请表,经所属部门领导批准,修改后,由责任人和部门领导在修改处签字;已归档科技文件材料的重大修改,由档案形成部门责任人写出修改报告和修改申请表,经部门负责人签出意见报主管厂长、总会计师批准,修改后的文件材料须经主管厂长或总会计师审查签字。
档案管理部门档案员不能修改、增加任何文件材料。
第二十六条补充:
经鉴定具有保存价值的新增加文件材料应收集归档,新增加的文件材料按类别、内容、年代插入已整理的案卷中。
第二十七条修复:
档案、文件材料损坏和不可抗拒的自然损坏,应采取措施补救、修补或送专业部门修复。
第二十八条鉴定:
单位应成立档案工作鉴定小组,定期对保管期限已满的档案进行鉴定,对已失去保存价值的档案,档案管理部门档案员造具销毁清册,征得厂办负责人及相关业务部门的同意,并报上级主管部门领导批准后,方可销毁。
第二十九条销毁:
销毁档案由档案员负责实施,并保存销毁清册。
安保部门、业务归口部门应派人参加监督销毁,监销人应在销毁清册上签字。
第七章档案工作考核与检查
第三十条由厂办公室对各相关部门执行档案工作考核。
考核纳入全厂经济责任制考核体系。
第三十一条考核细则
1.各部门移交各门类档案、文件材料时,要齐全、完整、准确,否则扣责任部门经济责任制0.2分。
2.产品定型、科研项目鉴定、设备的开箱、基建技改项目的验收,责任部门应通知厂办公室安排专或兼职档案人员参加,否则,扣责任部门经济责任制0.2分。
3.各门类档案、文件材料移交要及时,否则,扣责任部门经济责任制0.1分。
4.在建设、技改项目中,应配备专或兼职的项目档案管理人员,否则,扣责任部门经济责任制0.2分。
5.借阅档案应按时归还,否则,扣责任部门经济责任制0.1分。
6.企业以外产生的对企业具有保存价值的重要会议材料,奖状、证书、书画(法)等特殊载体材料,责任部门经手人应按时移交给厂档案馆,对不按时移交的,扣责任部门经济责任制0.1分;因责任部门经手人工作失误导致档案、文件材料丢失的,视档案、文件材料重要程度,扣责任部门0.2—0.5分,扣经手人月度奖金200—500元;因责任部门经手人故意据为己有不移交的,经查实,扣责任部门经济责任制1分,责令当事人立即归还,并按厂部相关规定另行处罚;对私自篡改、损坏档案的,按国家、地方及企业相关规定执行。
第三十二条档案工作检查:
厂办公室每年对各分厂档案室和具有法人资格的多种经营公司的档案工作进行一次全面检查,并纳入年度综合管理考核。
第三十三条各分厂和具有法人资格的多种经营公司应比照本规定,结合自身实际,建立健全本单位的档案管理制度。
第三十四条本规定自发文之日起实施,修改权属厂部,解释权属厂办公室。
二OO六年八月二十四日
(此件可上网)
常德卷烟厂办公室2006年8月24日印发
打字:
潘萍校对:
彭根英(共印8份)
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