程序手册汽修厂.docx
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程序手册汽修厂.docx
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程序手册汽修厂
程序手册
文件编号:
AQ/FJQPC-CX-01-2014
文件名称:
文件控制程序
版本号
安全管理体系文件
实施日期
A/1
2014.1.1
制订
审核
批准
文件制订/修订/增补申请表
申请部门
文件名称
文件编号
类别
□制订□修订□增补
版本号
A/1
日期
2014.1.1
原文件内容:
修订后内容:
文件编写部门领导意见:
签名:
日期:
安全科部门意见:
签名:
日期:
管理者代表意见:
签名:
日期:
文件修改记录
序号
章节号
页码
修改原因
修改后版本号
修改人
日期
主要流程
主责部门
输入
主要流程
输出
安全科
业务科
车间
安全科
业务科
车间
各科室负责人
部门主管/管理者代表
厂长/管理者代表/授权人
业务科
业务科
各部门
各科室负责人
ISO/TS16949、
产品标准、顾客要求/法律法规及相关方要求
同上
文件控制程序
岗位职责
同上
同上
文件一览表
文件发放策划记录
产品标准/顾客要求
相关文件
法规、标准、实际需求的变化
分类、格式、要点、编号
安全/管理体系文件
文件会签记录(签字)
顾客规范评审记录
文件审核记录(签字)
文件批准记录(签字)
文件标识记录(印章、编号)
文件发放记录
现有产品处理记录
活动实施记录
文件更改申请单
1、目的
编制本程序的目的是为了对公司安全管理体系、环境管理体系文件及行政文件、技术
文件的标识、编制、审核、批准、发放、修改的管理要求进行控制,以确保公司安全及环境体系的有效运行。
2、范围
2.1程序规定了安全、环境管理体系文件及行政、技术文件的编写、审核、批准、发放、更改等管理控制要求。
2.2适用于公司范围内所有安全、环境管理体系文件及行政、技术文件的管理和控制。
3、解释
3.1安全管理:
在安全方面指挥和控制组织的协调的活动。
3.2安全管理体系:
在安全方面指挥和控制组织的管理体系。
3.3体系:
相互关联或相互作用的一组要素。
3.4文件:
信息及其承载媒体。
媒体可以是纸张、磁盘、光盘、照片、标准样品或它们的组合。
公司文件大至分为三大类,即:
技术文件类、安全/环境管理体系文件类、行政管理文件类。
4、职责
文件名
编制
标审(格式、编号、接口、)
审核
批准
归档(电子版本、纸张正本)
复印发放
安全手册
安全科
安全科
蒋达方
蒋达方
安全科
安全科
程序文件
职能部门
安全科
蒋达方
蒋达方
安全科
安全科
公司工作文件(跨部门)
职能部门
安全科
蒋达方
蒋达方
安全科
安全科
外来安全管理文件
安全科
安全科
安全管理制度
安全科
安全科
蒋达方
蒋达方
安全科
安全科
主责部门
输入
主要流程
输出
安全科
业务科
车间
安全科
业务科
车间
各科室负责人
部门主管/管理者代表
厂长/管理者代表/授权人
业务科
业务科
各科室
各科室负责人
ISO/TS16949、
产品标准、顾客要求/法律法规及相关方要求
同上
文件控制程序
岗位职责
同上
同上
文件一览表
文件发放策划记录
产品标准/顾客要求
相关文件
法规、标准、实际需求的变化
分类、格式、要点、编号
安全/管理体系文件
文件会签记录(签字)
顾客规范评审记录
文件审核记录(签字)
文件批准记录(签字)
文件标识记录(印章、编号)
文件发放记录
现有产品处理记录
活动实施记录
文件更改申请单
5、工作程序
6管理要求
1.1文件分类及格式要求
a)管理手册(安全):
向公司内外部提供关于安全管理工作整体概括描述的文件;格式见附录1。
b)管理制度/办法(与安全相关)等:
规定如何一致地完成主要安全管理工作,确保标准化管理的文件;格式见附录2。
c)应急预案:
规定各种紧急情况的应急方法的文件;格式见附录3。
d)安全操作规程:
规定如何一致地完成各项现场作业活动,确保标准化作业的文件;格式见附录4。
e)记录表格:
规定填写内容的格式文件,一般随文件同时发布;格式见附录5。
1.2文件编制总要求
1.2.1各类文件所规定的条款应明确而无歧义,并且在其范围所规定的界限内按需要力求完整、清楚、准确、相互协调,能被未参加文件编制的相关人员所理解。
1.2.2各类文件充分考虑与现行相关法律、法规、规章及相关标准,特别是强制性标准的协调性,并考虑最新管理水平,能达到控制风险的目的。
1.2.3在各层级文件内,文件的结构、文体和术语应保持一致,同类文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同,类似的条款应使用类似的措辞来表达,相同的条款应使用相同的措辞来表达。
1.2.4在各层级文件内,某一给定概念应使用相同的术语。
对于已定义的概念应避免使用同义词,每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义。
1.2.5文件的内容应便于实施,并易被其他文件引用。
1.2.6为了保证文件的及时发布,在制定文件时,应遵守文件制定程序。
在起草文件前,应确定预计的结构和内在关系,尤其应考虑内容的划分。
1.3文件编号规则
序号
文件类别
代码
备注
1.
安全管理手册
公司简称FJXT/AQSC-年代号
2.
管理制度/办法
公司简称FJXT/GLZD序号-年代号
3.
应急预案
公司简称FJXT/YJYA序号-年代号
4.
安全操作规程
公司简称FJXT/CZGC序号-年代号
5.
记录表格
公司简称FJXT/相关文件代码JL序号版本号(如:
A、B、C….)
1.4文件编制、评审、审批、发布
1.4.1文件编制
1.4.1.1各部门根据管理需要按照本文件6.2条的要求编制相关文件。
a)公司安全管理手册、应急预案由运安科负责组织编制;
b)管理制度/办法、安全操作规程由各相关主责部门负责组织编制。
1.4.2文件评审
1.4.2.1各部门将文件初稿提交评审。
a)公司安全管理手册由安委办组织公司领导、相关职能部门负责人评审;
b)管理制度/办法、应急预案、安全操作规程由编制部门的分管领导审核通过后,组织相关部门评审;
1.4.2.2评审可采用以下两种方式:
a)书面评审:
编制部门填写“文件评审记录”中的文件基本信息栏目,提出审阅要求(包括审阅重点、完成时间等),并将待评审文件(电子版、纸质版均可)及“文件评审记录”提交相关评审人员。
评审人员按照审阅要求,认真评审文件,并填写“文件评审记录”中的评审意见栏目,按期返回编制部门。
b)跨部门会议评审:
由分管领导主持,编制部门组织并负责汇报。
形成“会议评审记录”。
1.4.2.3编制部门根据评审意见进行修订,必要时执行上述条款再次评审。
1.4.3文件格式审查
1.4.3.1编制部门应根据6.1条的要求进行格式自查。
1.4.3.2行政办公室对文件的格式进行最终审查,对不符合要求的文件应返回文件编制部门修改,直至符合要求。
1.4.4文件审批
1.4.4.1编制部门将经过评审通过后的文件按照《公文处理办法》履行审批手续。
1.4.5文件编号
1.4.5.1行政办公室按照6.3条的规定,对格式符合要求的文件给予唯一受控编号,并在“有效文件清单”中登记。
1.4.6文件发布发放
1.4.6.1公司文件由行政办公室以公司通知类公文形式发布。
编制部门通过纸质文件发放到各相关领导及部门。
文件及评审记录交行政办公室归档。
发放时填写“文件管理一览表”。
1.4.7公文的编制、评审、审批、发布发放执行《公文处理办法》。
1.5在用文件评审及更改、作废
1.5.1各部门根据使用情况,评审文件的持续适宜性,对发现的问题及时记录,填写“在用文件评审/更改/作废记录”,交文件编制部门确认是否更改或作废相关文件。
1.5.2文件编制部门每年对所编制的文件进行定期评审,当出现组织机构调整、产品结构调整、生产作业场所重大变化等情况时,应及时跟踪变更情况,并评审文件是否适宜,填写“在用文件评审/更改/作废记录”,经部门领导确认是否需要更改或作废相关文件。
1.5.3经确认需更改的文件一般由原编制部门组织更改,如转交其他部门更改,应由原编制部门提交相关背景资料。
更改完成后,应填写“在用文件评审/更改/作废记录”,并按照6.4条履行相关手续。
1.5.4经确认需作废的文件由原编制部门填写“在用文件评审/更改/作废记录”,经分管领导审批后,回收作废文件或通知作废信息。
1.5.5因法律或积累知识的目的而需保留的作废文件应标识“作废仅供参考”,以防混淆,该类文件应单独存放。
1.5.6不需保留的作废文件,由负责回收的部门进行销毁,填写“文件管理一览表”。
1.6有效性控制
1.6.1行政办公室建立“有效文件清单”并公布。
1.6.2文件更改或作废后,应及时更新“有效文件清单”
文件发放申请审批表
编号:
文件名称
文件编号
文件主题内容:
申请人:
部门负责人:
申请发放份数
发放人/部门
受控号
份数
发放人/部门
受控号
份数
合计:
标审
签名/日期:
审核
签名/日期:
批准
签名/日期:
办理结果:
文件更改申请审批表
编号:
文件名称
版本/修订
申请人
文件编号
申请日期
部门主管
更改内容及理由
审
批
意
见
起草(归口)部门:
签字/日期:
办理结果:
更改人:
相关部门会签:
授权人审批:
签字/日期:
加上变更后文件版本及生效日期内容
文件发放登记表
编号:
文件名称
文件编号
发文部门
发文人
发放结果
第一次
第二次
第三次
备注
序号
发放部门
版本/修订
份数
签收/日期
回收记录
版本/修订
份数
签收/日期
回收记录
份数
版本/修订
签收/日期
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
外发文件登记表
第页
序号
文件编号
文件名称
收文单位、收文人、传真电话
发文时间
收文确认
旧版文件销毁记录
备注
发文人:
审核:
文件补发申请表
编号:
申请部门
申请人
申请日期
部门
申请理由:
公司负责人
批准人
办理结果:
发放人:
安全管理体系文件发放申请审批表编号:
文件名称
文件编号
版本/修订
申请部门
文件主题内容:
申请人:
部门负责人:
申请发放份数
部门/发放人
受控号
份数
发放人/部门
受控号
份数
合计:
标审
签名/日期:
审核
签名/日期:
批准
签名/日期:
办理结果:
签名/日期:
文件销毁清单编号
序号
文件名称
文件编号
数量
申请人
备注
制表:
审核:
批准:
安全管理体系文件动态总览表
序号
文件名称
文件编号
版次
修订状态
发放部门及份数
小计
备注
1
2
3
4
5
制表:
审核:
批准:
- 配套讲稿:
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