ERP软件流程模型的分析与构建.docx
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ERP软件流程模型的分析与构建
ERP软件流程模型的分析与构建
陈伯成1,叶伟雄2,孙静1,王琪1
1.清华大学经济管理学院,北京100084;2.香港理工大学制造工程系
摘要:
从研究企业物流和资金流中物对象和资金对象的特点入手,指出企业内有三种类型的物对象,但不是所有物对象都可以被同时准确定位、定型和定价值,管理上只关注仓库里的物;通过分析物与资金两流关联的因素及方法,指出理论上只有三个因素影响集成,这三个关联因素可以将物流和资金流“实时”集成。
借鉴SAP的移动类型和评估类型的概念,可以使实现更加实用,模型更加合理;给出了一个集成的ERP软件的简化流程模型,并根据该模型分析了物流和资金流信息集成对企业管理及组织结构的影响,指出了两流不集成在管理上的缺陷。
关键词:
企业资源计划;企业资源计划简化模型;集成;企业结构;企业管理
中图分类号:
TH122
自ERP[1]概念问世以来,尚未见到简化的ERP流程模型及相应的分析报道。
随着国际ERP的不断成熟和发展,及国内近年来对ERP与BPR[2,3]关系的重新认识,今天有可能重新研究这种模型的构成。
国外有很多相应的研究[4~6],这些文献及其建立的模型,如GRAI[4]及普度等模型[5]对企业模型都有较深入的分析,但他们的思路与ERP的思路不太相同。
Ip等人也给出一个ERP模型[7,8],但不是集成的结果。
本文基于对SAPR/3系统的理解,着重分析企业内的物对象及资金对象,企业内的物、资金、信息流的关联点及关联方法,在此基础上给出一个ERP软件的简化模型,并加以分析。
1ERP软件流程模型的分析
ERP软件是集成的系统和合理的模型。
系统是指企业内部管理的多流信息集成;模型是指BPR概念下的企业组织结构在软件中的体现。
可以将企业及环境看作如下结构:
供应商—企业采购—企业生产—企业销售—客户。
物流由供应商通过企业流向客户;资金流由客户通过企业流向供应商。
所谓集成是指在信息流上企业物流变化信息可以“实时”地反映到资金流上,即:
企业可以利用资金流及时监测企业运作状态变化。
1.1对象分析
企业中物流部分构成了企业的实体框架,实现了企业的实体运作。
物流上的对象称作物对象,主要指原材料、半成品及产品。
企业中资金流部分构成了企业的逻辑框架,监控着企业运作的效果。
资金流上的对象称为资金对象,实际上是指物流上对应物的价值。
这里“价值”只是用作问题的说明。
对已入库的原材料、半成品可视为实际成本,对生产的半成品、产品可视为估计价值,其真正价值依赖于销售的价格及相关费用。
此处“价值”含义=估计成本+估计增值。
由于估计增值很难真正体现,因此,本文提到的价值往往是指估计成本。
1.1.1物对象
企业内部的物对象(简称为物)可分为无变化物和有变化物,无变化物又可分为静止物和移动物。
静止物的特点是静止不动,其集合构成了企业物流监测点的分布,这种集合的数量在足够小的时间段中不会发生变化。
移动物的特点是总在移动,它们在物流上位置的变化,使得物流上各个监测点的价值和数量发生变化。
移动物分内部流动和外部流动两类,对前者的监测确定了企业产品成本和价值,对后者的监测是企业考察的重点,因为这是企业物与资金、资金与物的转化点,是企业运作状态变化的重要事件点。
有变化物是由无变化物经加工和反应构成的。
其特点是生成需要一定时间,变化前由来自前面监测点的移动物组成,变化后成为新的移动物,进入下一监测点;变化中的物是不可统计的,因为各种随机因素,最终无法进入另外的监测点。
几个阶段形成的变化物在每个变化阶段中是变化物,而在每个子变化结束后的状态是静止物,入库前是移动物。
企业管理对企业物流的监测是对物流上各个监测点的监测,是离散点上的监测。
这些监测点实际上就是各种永久或临时的库存。
因此,企业对其物流的监测实际上是基于库存的。
原材料根据BOM表和商品数量移出仓库,生产后,产品作为新物重新进入仓库,副产品及废品分别进入不同的监测点。
企业内物的静是相对的,动是绝对的。
1.1.2资金对象
从某种意义上讲,企业财务实际上是在监控企业内部物流的价值分布和变化,得到的信息是整个企业运作状态的汇总。
从资金流的角度看,企业内部没有静止不变的物,因为每个物的价值都随时间和市场的变化而变化。
每种静止物至少对应一个会计科目,统计这些科目可以得到相应时刻物流上各个监测点的静态价值分布。
每种移动物至少对应两个会计科目,即出库的科目和入库的科目。
会计科目对移动物的统计,可以部分地得到相应时刻物流上各个监测点的动态价值分布。
每种变化物在变化前为出库时的移动物(原材料),变化后为入库时的新移动物(半成品或成品)。
旧价值的消亡,新价值的产生,是企业中物增值的主要部分。
企业对变化中的物的成本评估(核算),通常采用反冲技术,即以一段时间为周期,统计投入物的数量和各种生成物的数量,将该段时间内投入的材料费用、加工费用及其他费用分摊到新的产品上。
显然,企业监测的不是变化中的物,而是变化前和变化后的物。
这种位置移动的物至少会引起三个科目,即出库方、入库方及相关生产科目的变化。
由于财务管理对企业运作的重要性,在物流发生变化时,相应科目应该在统计前更新;对会计科目的每项操作,应该保留相应的操作凭证。
1.1.3特点分析
(1)无法准确测定物的位置和形状企业中变化物的位置和形状无法同时确定。
为此,可以将变化物的变化轨迹分为多个阶段,可以想象,当该类物的位置确定时,其形状是变化的(如加工中),而一旦其形状确定,其位置是变化的(如去下一步加工的传输中),直至成为新物进入下一监测点(半成品);继续细分该过程,得到的结论是一样的。
从管理的角度,对变化物的监测只能在每阶段变化的两个端点,在过程中是测不准的。
如果临时仓库可以视为工作中心的一部分,则对变化物(在制品)的监测就是通过对加工过程的两个端点(实际仓库)的检测来实现。
因为测不准,企业管理往往对变化物的变化过程不监测,而变为对物流相应监测点数量变化的监测(结果存在时间延迟问题)。
企业中变化物的位置和价值无法同时确定。
因为物的位置和形状测不准,故变化物的位置和价值也无法测准。
此外,各种随机因素使变化中的每个阶段都可能出问题,而部分变化物最终无法成为所需要的新物,因此,其成本一般使用反冲法获得。
即使库存中有变化,除了库存费用随时间累计,还有物的过期、变质、损坏等因素,使得物的成本随时间发生变化。
此外,其增值部分也有变化,因为任何产品在没有卖出之前无法确定其真正增值(价值),现在企业一般采用给定周期或按批量完成后做结算的方法来确定产品价值,而不是实时的。
实际上,现阶段企业对变化物的监测没有做到实时,因此,对变化物的监测可以不需要实时。
(2)仓库内的物可以准确测定由前面的分析可知,仓库内的物是测得准的,仓库外的物是测不准的。
物流的变化要实时反映到资金流的说法,往往是指资金流在监控物流上仓库内物的价值。
这种监测的难点就是如何将物的流动反映到资金流中。
伴随着ERP的发展,作为有效调配、共享资源组成部分的仓库及其管理,一直是企业管理关注的焦点,它参与规划范围从订货点法的仓库管理本身,到与车间生产计划协同的MRP;从着眼于企业内部生产和成本核算集成管理的MRPII,到优化了流程和企业结构的企业内部集成管理的ERP,乃至当前的跨企业一体化规划和协同的供应链管理。
可见,每次管理理念和管理软件的升级都涉及到更高管理层次上对仓库内部物的有效计划、调配和管理,从这个意义上讲,企业的主计划是对库存内物的种类和数量的计划,而不论最后实际物是否进了企业仓库(可以虚入库)。
此外,仓库也是企业功能管理效果的交汇点(计划←仓库,采购→仓库,仓库→生产→仓库,销售←仓库,会计←仓库),因此,它也是ERP软件功能模块划分的分界点。
(3)事件码可以表述触发物的位置企业内物的移动是各种原因造成的,是由各种事件触发的。
该事件不仅可触发移动,还可用来触发会计科目记帐,将相应的物流位置和数量的变化记录下来,以便统计。
因此,通过建立各种事件码表述物的移动方向和原因,并作为触发相应会计科目记录的触发器。
事件产生移动,事件码可以表述触发物的位移,并同时触发相应的会计科目,由系统自动记帐。
1.2关联分析
综上所述,物流某位置上物的数量的变化是由物的移动造成的,物的移动是有其原因的,现企业管理的监测点是仓库。
基于仓库,影响物流和资金流集成的因素有三个:
①物流。
被移动物的名称及种类;②资金流。
被移动物、位置及移动原因所涉及的会计科目;③关联。
被移动物的移动方向、移动原因及位置(移动类型)。
1.2.1定义关联因素
为便于讨论,先对关联因素进行定义。
(1)设立物料类型在实际系统管理中,一个会计科目至少管理一类物料,而不是一种物料。
为管理方便,因此,需要设立物料类型。
(2)设立会计科目即会计科目码,每个科目码对应一个(对,套)会计科目,其集合构成一个完整的会计构架和系统。
(3)设立移动类型描述物的移动方向、原因及位置,如出库或入库,收货还是发货;是退给供应商,还是厂间转储;对收货,是收到仓库内还是放在外面,还是有问题存放到不可用区等待退货等。
这些类型会出现在出(入)库单中,作为手工填写的一个必选项。
还可以根据实际需求定义,也可以参考某些大型的ERP软件确定,以便更加规范。
(4)设立事件码企业中任一种物料发生移动都是有原因的,是由某个事件激发的,其结果将引起相关仓库数量和一类会计科目的变化。
因此,对各类事件设立代码,任何物料位置变化都应该有其对应的触发事件代码(事件码),一个事件码应该对应一类会计科目(如库存科目、采购科目等)。
而这个代码与物料类型和移动类型紧密相关。
1.2.2关联的三个因素
理论上,关联的这三个因素只需要建立一个物料的表述,一个会计科目的表述,一个将这两部分表述关联起来,就可以达到集成的目的。
但是,因为有物的移动,这种关联必须考虑移动类型。
一个简单的方法,可以通过建立一个两维表来关联物料、移动类型,得到所需要的事件码(如表1,某物料移动到某位置就是一个事件)。
如此处理,理论上,根据物料名称和移动类型,即可确定相应的事件码,根据事件码,可以找到相应的会计科目。
此时事件码等于科目码。
表1由物料和移动类型确定事件的理论方法
移动类型
入库到可用区
入库到检测区
出库
…
物料名称
原材料1
事件码1
…
事件码9
…
原材料2
事件码1
…
…
半成品1
事件码6
…
…
…
产品1
…
…
该思路的缺点是:
诸多的物料、诸多的移动类型和诸多的移动位置,将导致建立更多的事件码(近似两维),产生更多的冗余。
为此,需要提高事件码的效率。
一个实用的思路(SAP的思路,其中一部分是方便成本会计的实现):
(1)引入物料类型由物料得到物料类型(增加了问题的复杂性,但减少了事件的数量)。
(2)建立评估类型它将给定物料从物料类型中分离出来,使物料类型可按其他功能要求进行拆分和组合,以便对核算的内容进行分析(与物料类型交叉,方便成本会计实现)。
物料类型是物料管理的内容,而评估类型是会计管理的内容,移动类型是对物料移动的描述。
评估类型同物料类型的关系为多对多的关系,即一种物料类型可以对应一种或多种评估类型,反之亦然。
建立方法可以参考某些规范的ERP软件。
物料类型和移动类型唯一确定事件码,事件码成为因物的移动对会计科目实时更新的触发器。
事件码与评估类型的关联,可以唯一确定一个(对、套)会计科目,从而构成了物流和资金流的实时集成(如表2)。
当然,这需要事先将关联定制好。
表2由评估类型和事件码确定会计科目[9]
事件码
BSX(库存类科目)
…
描述
评估类型
3000
300000
科目1
…
3001
300010
科目2
…
3010
301000
科目3
…
…
…
…
…
同样,出于方便管理,也可以将评估类型分类或分组。
此时,事件码可以由评估组(评估类型)、物料类型及移动类型唯一确定。
如果将一个独立核算单位看作一个评估范围(区域、域),该结构就可以方便地用于企业、公司、虚拟企业的成本核算。
因为一个评估组也可以包括几个评估域,一个域可以是一个单位,但一个评估域可以包括几个评估类型,该结构可以方便地用于集团企业、虚拟企业的会计管理和物流、资金流集成使用。
1.3关联举例
为了更加直观地说明集成过程的全貌,图1给出了从出入库单到会计科目的整个工作原理示意图。
其中将一些不太重要的内容归为属性,重点说明这个过程。
图1中消耗标识表示物料属于消耗/非消耗类,库存描述决定了物料的库存种类,可以参考某些规范的ERP软件设置。
2建模
在前面集成结论的基础上,可以构建一个小的集成的ERP软件模型。
2.1典型流程
(1)采购与库存管理企业典型采购流程是询报价过程(RFQ)。
RFQ流程是:
顾客询价,供应商报价,顾客根据报价对供应商评价,选择供应商,双方签定协议(确定进货策略)或发出采购订单。
该流程根据不同的货物、不同的属主或不同的采购方式,可以有许多变型。
企业典型库存管理流程是:
根据采购订单内容收货,检查货物质量,以确定货物分区(是否直接入库),发票校验,如果一致及质量合格,则校验通过,通过的信息由会计应付帐款。
(2)销售管理企业典型销售流程是:
销售部门给签约的顾客开销售订单,生产计划协调部门根据销售订单给出应发送订单,仓库根据应发送订单对出库单出货,然后包装,出库,仓库开票,发运,票据信息去应收科目。
同样,在不同的销售方式下,销售流程也可以有许多变型。
(3)生产管理企业的典型生产计划流程是物料需求计划(MRP),其典型流程是:
制定主生产计划(独立需求),MRP计算(相关需求),将得到的物料需求转换为采购订单,将生产需求作为计划下达到车间,安排加工路线(需要预先设定工作中心),加工后的产品入库。
具体生产过程还应有领料操作和半成品入库操作等。
在国内,因为采购有提前期的问题,很多企业使用手工安排生产与发运计划,因此必须考虑手工操作的功能。
(4)会计部分管理供应商的物料一旦经过发票验证,自动触发应付子帐;发送给顾客的货物一旦开票,自动触发应收子帐。
图2中右下获利分析小虚框中的内容是指评估域和评估类型的存在,使该简化模型可以较容易增加成本会计的内容。
(5)模块间关联包括如下关联:
生产部分主计划,部分来自销售部分的定货,由企业经营计划和销售的情况决定;生产部分的定货需求需要到采购部分变为采购订单;生产部分的所需物料部分来自仓库;采购部门订单信息要送到仓库,使仓库收货有依据;会计科目与仓库的连接,收货与应收帐款的关联,发货与应付帐款的关联等。
(6)物流与资金流集成当企业内部物流上的各种物移动时,其出入库单中的物料类型和移动类型确定了相应的事件码,该事件码和评估类型将触发相应的应收、应付及其他会计科目的自动记帐。
2.2系统模型
汇总前面的分析得到图2(粗线—流程,细线—信息),各个功能间的联系已标在框图中。
对于较为复杂或特殊需求的流程,可通过扩展该原型得到。
借助于对某些ERP软件的分析,模型还可以方便地加入管理会计的内容。
考虑国内应用的现状,本模型没有考虑人力资源方面的因素。
在实际应用中,该模型的流程会有相应的变化,但基本流程不会有太大变化。
本模型实际上是C/S结构的模型。
3模型分析
ERP软件的最大优点是能体现一些管理的特点,下面从两方面加以分析。
3.1没有集成的采购流程及分析
图3给出一个两流没有集成的采购流程的原理图。
其流程是:
①采购部门发出PO;②当货物和发票到达时,发票去采购部门,货物等待入库;③采购部门将发票输入(可以由PO拷贝)系统,发票去应付处理;④采购部门建立的入库单流向仓库;⑤货物去仓库,仓库看到入库单,根据入库单,确认货物,检查货物数量及质量并确认;⑥会计将入库单的内容分到各个会计科目,作出凭证去总帐;⑦应付。
发票制单,付款单,经审核去总帐;⑧每个岗位都有审核,审核后才能进行;⑨内虚框内为会计部门。
3.2两流集成的采购流程及分析
图4是两流集成的采购流程。
其流程是:
①采购部门发出PO,该信息可以被相关岗位看到;②货物和发票到达后,直接去仓库;③货物入库。
收货时,根据PO和发票检查货物、规格、质量,看实际供货是否和订单吻合,根据采购订单数量及价格对物料进行检验、检查;④发票校验。
将供应商发票、实际货物和采购订单作比较。
当仓库进行发票校验后,会计信息会自动更新。
但付款应由会计处理,不在物料管理的范围内。
显然,在发票验证后有一个会计科目自动定位的过程。
3.3比较
从表面上看,图3与图4的差异不是很大,但两者体现的是企业模型的组织结构不同,代表不同的管理模式和不同的构建软件系统的管理思路。
(1)两种不同流程代表不同的企业组织结构运作图3属层次型,会计收集着来自各个方面物料数据进行处理,因此,管理层次无法作到扁平。
资金流信息由物料会计收集,处理后为决策层使用。
在这种方式下,资金流信息同物流信息不同步,并且此时会计不仅有下帐的任务,还有去伪存真的责任,这样有可能造成单据的往返处理及对会计检测过于依赖。
这种结构往往会造成结帐前单据成批上送的现象,导致数据可信度降低、会计部门工作量剧增和决策层无法及时得到企业运作的状态。
图4可以做成扁平型,因为所有的信息点在同一层面上,不会阻止信息的流动(当然都有审核),每个岗位都处理过的信息会计才作应收、应付处理,条件是输入层要严格培训、强化管理、加强监督。
(2)两种流程代表不同的管理模式为了方便处理,图3的出(入)库单的信息处理至少包括物料、付款条件、数量、评估类型和库存信息等,即一个单据至少涉及三种人,评估类型为会计部门,付款条件、物料及数量涉及采购部门,而该单据是由库存管理人员在库存位置上处理的。
尽管付款条件、物料及数量随入库单从采购部门传递过来,但入库数量和采购数量不是一个概念。
如果在仓库质检,发生质量问题时,仓库需要同采购部门联系,并作相应处理,库存人员无法知道还有多少应该进入,采购部门也无法实时掌握入库现状。
如果质检在采购部门,采购部门则变成了采购及质检部门,假如进的货物较多,采购部门不可能像货物入库那样容易检查到产品的问题及入库装卸的问题。
当前面发生问题时,后面评估类型的工作量就要加重,且延迟。
这实际上可以看作所有的人将单据交给会计处理流程的电算化,当然,这是个比较极端的例子。
图4只涉及仓库管理人员(见图1的出(入)库单)。
采购只注意PO,仓库只注意仓库,信息共享。
当订单出现问题,由采购处理;入库出现问题时,仓库管理员根据实际情况将货物分几种情况处理,将处于封锁区的货物返回供应商,此时采购部门可以看到。
如前分析,监测点、质检点应该在仓库。
由于物流和资金流可以实时地集成处理,因此,流程的最终结果是会计每天的数据输入工作不存在了,而由事件发生地的管理人员在事件发生时输入到系统中,这表明此时企业的构架已经改变,会计工作的性质转向了分析,对分析岗位上人员的要求也更高了。
此时企业管理信息系统才是真正在“实时”地监控物流各位置上物的数量、价值及其变化,才能为企业决策提供更有价值的信息。
显然,这是一种不同的管理模式。
(3)两种流程代表着不同的软件系统构建的思路物料数据可以在运行中不断加入(如图3),因为不同类数据的关联是靠人来进行的,相应会计科目的更新是靠人来触发的,新的关联需要新的系统功能和新的人干预,因此这种构建系统的方式,数据量不可能很大,集成不容易做好。
但使用比较灵活,可根据需要随时修改程序和数据。
所有数据是在应用前维护完成,所有关联也是在应用前完成(如图4)。
数据集成比较容易,操作简便,系统集成方便,但数据所需空间大,系统的操作要按给定的顺序进行,且程序修改复杂。
同时也体现了一种“企业中每人只做自己应做的事情”的思想,这些都与企业模型和企业管理有关。
总之,由前面的分析可知,前一种方案将会制约企业的流程重组过程,系统发展到一定的阶段后,流程可能需要改变,其结果可能造成整个系统思路及整个企业框架的改变。
而后一种本身具有优化的结构,采用这种构架,并配以相应的灵活的组织结构,该方案也可以适用不同的企业结构(包括前一种构架的形式)。
但前一种方案无论如何处理也无法用于后一种结构。
文献[13]对上面的问题,从管理上给出了另外一个很好的解释。
4结束语
本文从企业内部物流和资金流入手,分析了物流和资金流上物对象和资金对象的特点,指出了在实际企业管理中变化的物是不可测的,给出了两流集成的影响因素分析和集成思路。
在此基础上,从流程的角度建立了集成的ERP软件的简化模型,并就信息集成对企业管理和组织结构的影响进行了讨论。
应该指出,本模型只是个流程模型,实现的方法不只一种。
一个ERP软件实际上是个知识的积累,是管理理论与信息系统结合的结果,今天虽然我们可以借鉴国外一些成熟的ERP软件和研究的思路,但真正理解和利用这种模型编制自己的软件还需要一段时间。
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