文件管理与档案管理讲义.docx
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文件管理与档案管理讲义.docx
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文件管理与档案管理讲义
文件管理与档案管理讲义
目的:
1、进一步增强档案意识;
2、做好本单位文件材料的收、管、用工作。
第一节文件
一、文件的种类
二、文件的分类
三、文件的稿本
四、文件的格式
一、文件的种类
可分为三大类:
1、通用文书2、专用文书3、科技文书
(一)通用文书
《党政机关公文处理工作条例》中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日颁布的,共15种公文名称:
决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
2012年7月1日起施行。
上面《条例》、《办法》同时作废。
常用的有:
1、通知:
(1)、批转和转发公文
(2)、发布规章
(3)、通知办理、执行或周知事项
(4)、任免干部和工作人员
2、报告:
(1)汇报性报告
(2)情况报告
3、请示:
4、批复:
5、公报、公告、通告
6、函:
(二)专用文书
1、对外文书
主要种类有:
照会、备忘录、外交函件、全权证书、批准书、条约、协议、协定书、声明等。
2、司法文书
主要种类有:
公安的立案报告、破案报告、起诉意见书、提请批准逮捕书等;
检察院的案件审结报告、起诉书、不起诉决定书、抗诉书等;
法院的一审、二审、再审刑事判决书、民事判决书、刑事裁定书、民事调解书、决定书等;
还有各种诉状、笔录、现场勘查笔录等。
3、会计文书
(1)、会计凭证
(2)、会计帐簿(3)会计报告(4)其它。
(三)科技文书
(1)、图样科技文件材料;
(2)、文字科技文件材料;
(3)、表格、目录科技文件材料。
文件的形式有图样、文字、表格、目录、音像等;
信息载体有纸张、胶片、磁盘、磁带等;
制作手段有手写、印刷、晒制、摄影、录音等。
二、文件的分类
(一)从来源分:
1、自制的文件(本机关)
2、外机关发来的文件(外机关)
(二)从文件的性质和作用分
1、法规、规章性文件:
规定、章程;
2、指挥性文件:
指示、决定;
3、报请性文件:
报告、请示;
4、知照性文件:
通知、通告;
5、记录性文件:
会议纪要、总结;
6、交流性文件:
简报、经验介绍。
(三)从文件的内容、时间、保密分
1、内容:
需办文件、参阅文件;
2、时间:
急件类、平件类;
3、保密:
机要文件、普通文件;
机要文件又分为绝密、机密、秘密三级。
三、文件的稿本
(一)草稿(未定稿)
(二)定稿(原稿、签发稿、底稿)
(三)正本
(四)副本
(五)存本
四、文件的格式
(一)印刷和装订要求
1、公文中图文的颜色:
未作特殊说明均为黑色;
2、排版规格要求:
正文用3号仿宋字,每面排22行,每行排28个字。
(二)公文中各要素标识规则
1、眉首
(1)公文份数序号:
用阿拉伯数字在左上角第1行;
(2)秘密等级和保密期限:
用3号黑体字,右上角第1行,两字之间空1字,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开;
(3)紧急程度:
用3号黑体字,在右上角第1行,两字之间空1字;如有秘级,就在右上角第2行。
(4)签发人:
在发文字号右侧,发文字号居左空1字,签发人居右空1字,签发人用3号仿宋字体,签发人后用全角冒号,签发人用3号楷体字标识。
2、版记
(1)主题词:
“主题词”用3号黑体字,居左顶格,后用冒号,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。
(2)抄送:
在主题词下一行,左空1字用3号仿宋字标识抄送,后用冒号,最后一个抄送机关后标句号。
(3)印发机关和印发时间:
位于抄送机关之下,(同抄送),印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
(4)页码:
用4号半角阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,居中4号字左右各一字线。
3、公文的基本组成部分:
(主体)
(1)发文机关标识:
发文机关全称或规范化简称;
(2)发文字号:
由发文机关代字、年份、序号组成;
(3)公文标题:
空2行,用2号小标宋体字,居中;
(4)主送机关:
(5)正文:
数字、年份不能空行;
(6)附件:
在正文下一行左空2字;
(7)成文日期:
(8)盖章:
上不压正文,下骑年盖月。
纸张规格:
210—297为A4
XXX文件
杭档发[2005]1号
XXXXX
主送机关
正文。
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附件:
XXXXX
XXXX年X月X日
第二节文件处理
一、文件处理程序
二、发文处理环节的工作内容、要求与方法
三、收文处理环节的工作内容、要求与方法
四、文件的处置
一、文件处理程序
(一)概念:
文件须经收、发处理的一系列环节,每一个环节都是公文运转处理过程依次出现的工序,统称公文处理程序。
(二)构成:
发文和收文
(三)特点:
每一环节都有各自独立的工作内容和要求,每一个环节之间前后相互衔接,上下次序不可逆转。
二、发文处理环节的工作内容、要求与方法
(一)行文的方向和方式
1、下行文
2、上行文
3、平行文
(二)行文规则
1、向上级机关行文,一般只有一个主送机关;
2、向下级机关的重要行文,应抄送直接上级机关;
3、同级党政机关可以联合行文;
4、不相隶属机关之间一般用函行文;
5、请示必须一文一事;
6、部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。
(三)发文处理过程
拟稿、审核(会商)、签发(会签)、注发、缮印、校对、盖印、登记、封发、立卷、归档(或销毁)等环节。
(四)发文处理工作的内容、要求与方法
1、会商
2、签发
3、注发
4、文件的制作(打印、校对、装订、盖印)
5、登记与封发
6、传递与公布
(1)文件的传递:
电信传递、寄递、直投。
(2)文件的公布:
媒体、传阅、宣讲等。
五、收文处理环节的工作内容、要求与方法
(一)收文处理程序
签收、拆封、登记、分办、拟办、批办、传阅、承办、催办、立卷、归档(或销毁)等环节。
(二)收文的工作内容、要求与方法
1、收文登记:
签收和拆封
登记:
并非收到的都要登记(各种公开的和内部不保密的出版物,一般事务性的通知、便函、介绍信、请柬等)。
登记的内容与形式:
收文号、收文日期、来文机关、来文字号、文件标题、份数、密级等。
登记的方法:
大流水号与分类小流水号登记两种。
2、分办、拟办与批办
3、传阅:
不能“横传”。
4、承办
5、催办
6、注办
XXX文件
杭档发[2014]1号
XXXXX
主送机关
正文。
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附件:
XXXXX
XXXX年X月X日
办毕文件的处理
(上天下地入地狱)
(一)立卷归档
(二)清退
(三)销毁
(四)暂存
1、什么是档案
档案是记录和反映各项活动和历史面貌的第一手材料,是生产、经营、管理和科研等各项工作的依据和参考,也是本单位的宝贵财富。
(每个人工作中形成的文字材料都是本单位所有)
2、档案的作用
档案的作用
它的重要性在于:
凭证、参考、延伸人类记忆作用、存史存知的作用、传播知识、信息的作用、处理现实事务查考作用。
①档案是工作的查找凭证;
②档案是生产建设的重要依据;
③档案是科学研究的必要条件;
④档案是政治斗争的重要手段;(邓小平)
⑤档案是宣传教育的生动素材。
(杭氧)(5.3)
第一节归档文件整理规则
一、总论
(一)意义
(二)特点
1、简化
2、兼容
3、灵活
(三)概念
1、归档文件
2、归档文件整理
以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
整理原则:
遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值、便于保管和利用。
二、归档文件的整理单位与装订
(一)整理单位:
以“件”为单位
1、文件正本与不同稿本
2、正文与附件
3、正文与文件处理单等
4、原件与复制件
5、转发文与被转发文
6、报表、名册、图册等
7、来文与复文
(二)文件修整
1、修裱破损文件
2、复制字迹模糊或易褪变的文件
3、超大纸张折叠
4、去除易锈蚀的金属物
(三)文件装订
1、线装
2、不锈钢装
三、归档文件的分类
年度---问题---保管期限
四、文件的排列
年度、期限
五、归档文件的编号
(一)件号
(二)编号项目
1、必备项目
全宗号、年度、保管期限、件号
2、选择项目(机构或问题)
(三)盖章
1、归档章的格式
单位:
mm
(全宗号)
(年度)
(室编件号)
*(机构或
问题)
(保管期限)
(馆编件号)
1
16
8
3×15
2、盖章位置
六、归档文件的编目
(一)归档文件目录的项目
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
(二)归档文件目录
封面(全宗名称、年度、保管期限、机构)
归档文件目录
全宗名称:
年度:
保管期限:
机构:
七、归档文件的装盒
(一)档案盒格式
1、档案盒封面
单位全称
2、档案盒脊背的项目
全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号。
全宗号
年度
保管期限
*机构(问题)
起止件号
室
馆
盒号
(二)备考表
盒内文件情况说明
整理人:
检查人:
年月日
(我的一生)
第二节文件的立卷与归档
一、文件的立卷
二、文件的归档范围
三、立卷的质量要求
四、立卷操作程序的工作内容、要求与方法
五、案卷的归档
一、文件的立卷
(一)立卷工作的组织:
承办部门立卷。
(二)立卷工作的步骤
第一步,准备立卷;
第二步,平时归卷;
第三步,调整和组卷;
第四步,编目装订。
二、立卷的质量要求
遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值、便于保管和利用。
三、立卷操作程序的工作内容、要求与方法
(一)立卷的方法---六个特征及其在立卷中的运用
作者、问题、名称、时间、通讯者、地区
XXX文件
杭档发[2014]1号
XXXXX
主送机关
正文。
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附件:
XXXXX
XXXX年X月X日
(二)案卷的组合方法和要求
1、对已归卷文件进行检查调整(齐全、范围、期限)。
2、卷内文件排列
时间、重要程度、姓氏笔划、问题、作者、名称、地区。
3、拟写案卷标题
作者(通讯者)—问题(内容)—名称
4、卷内文件的编目与案卷装订
按卷整理:
(厚卷与薄卷)程序:
1去杂物;(特别金属物事故)
2文件排列;
3编页号;
4填卷内目录;
5填备考表;
6填写案卷封面;
7拟制案卷标题;
8装订(盒装);
⑨排列、编号。
案卷目录
(一)分类;
可将任何一个单位的档案分成两大部分:
第一部分是通用的,就是各单位都有的档案。
如党群、行政、人事、财务、基建、设备管理以及特种载体档案等。
第二部分是自己特有的即专业的,是反映本单位主要职能活动形成的专业档案。
一个全宗的档案分类可以分为:
1、文书档案:
党群工作类、行政管理类、业务管理类。
2、业务档案:
是单位的主要档案。
3、科技档案:
设备类;基建类。
4、会计档案:
会计凭证类;会计帐册类;会计报告类。
5、特种载体档案:
照片、底片、录音录像带、碟盘、实物。
(二)整理立卷
1、厚卷立卷方法(若干问题组一卷):
以问题为主结合其他特征立卷。
程序:
去杂物;文件排列;编页号;填卷内目录;填备考表;填写案卷封面;拟制案卷标题;装订(盒装);排列、编号。
案卷题名:
作者+(年度)+内容(问题)+名称
拟写案卷标题
卷内文件的编目与案卷装订
(1)卷内文件编号
(2)填写卷内文件目录
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
(3)填写卷内备考表
本卷情况说明
立卷人
检查人
立卷时间
(4)填写案卷封面
自年月至年月
保管期限
本卷共件页
归档号
全宗号
目录号
案卷号
全宗号
目录号
年度
案卷号
(5)装订案卷
案卷目录
案卷号
题名
起止日期
页数
期限
备注
2、薄卷(一事一卷)立卷方法:
按一个问题组一卷,卷内目录、备考表分别填在封面与封底,采取缝纫机装订或线装,若干薄卷装一盒,盒外标出第几卷至第几卷。
全宗号----目录号---案卷号----件号(页号)
全宗号----年度-----期限--------件号
(精简、特殊工种)
第三节文件的归档范围
(一)归档范围
1、上级机关的文件材料
2、本机关的文件材料
3、同级机关和非隶属机关的文件材料
4、下级机关的文件材料
(二)归档的重点
本机关或本单位形成的文件材料
1、档案归档范围
凡是在工作活动中形成的、办理完毕的,对今后工作具有查考和利用价值的文件材料,都应列入归档范围。
主要有以下几方面内容:
①反映本单位历史变迁和发展过程的文件材料(发展史、大事记、工作计划和总结、会议记录、单位变迁发展记录等);
②单位在党、群(工青妇)团组织活动中及日常事务性工作中形成的文件材料(党的年度工作计划、总结、表彰先进、统计年报、上级党组织、工青妇组织下发文件需要贯彻执行的指导性文件,有经济实体设立和变更的请示、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、年度计划总结、人事任免、职工名册等);
③在财务管理、劳动工资、教育培训方面形成文件材料(各种财务账册、报告、凭证、劳动调配、定员、干部职工教育的文件、教材等);
④单位在各项工作活动中形成的照片、录音、录像,获得的各种奖状、锦旗、奖杯、证书等。
具体归档范围有:
一是上级单位的文件材料:
是指上级单位针对本级单位的文件材料(如任命本单位的主要领导、本单位的机构设置等)。
二是本单位的归档文件材料:
(归档重点)
1本单位召开的党、政、工、青、妇会议的全套会议文件,以及各种声像材料;
2本单位召开党的、行政的会议记录以及召开的工作会议、专业会议材料;
3本单位颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿;
4本单位的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示与本级机关的批复文件;
5本单位及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;
6映本单位业务活动的专业文件材料;
7本单位检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料;
8单位本或本单位汇总的统计报表和统计分析资料;
9本单位形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;
10本单位党、团、工和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;
11容重要的来信、来访材料等;
12本单位成立、合并、撤销、、更改名称、启用印章及组织简介、人员编制方面的文件材料;
13本单位制订的条例、章程、制度等文件材料;
14本单位的历史沿革、大事记、年鉴;
15本单位干部任免、调配、培训、转业、评残、怃恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料;
16本单位及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根;(工龄)
17本单位财产、物资、档案等的交接凭证、清册;
18本单位编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本;
19本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;
⒇各种普查工作中形成的文件材料;
(21)按有关规定应归档的死亡干部档案材料。
(家谱、房改房)
2、同级单位和非隶属单位的归档文件材料
与本单位有关的重要文件材料。
3、下级单位的归档文件材料
①报送的重要工作计划、报告、总结、、典型材料、统计报表、财务报告等文件;
②下级单位报送的法规性备案文件。
4、不归档的文件材料:
重份的、不需要执行的而需要了解的,供参考的,未定稿的征求意见稿,无保存价值的文件。
不归档的文件材料范围具体是:
1、上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件,普发供参阅、不办的文件材料;
2、上级单位发来供工作参考的抄件;
3、上级单位征求意见未定稿的文件;
4、本单位的重份文件;
5、本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料;
6、为参考目的从各方面收集的文件材料等。
(三)注意事项
1、不仅以上级文件、“红头文件”作为划分归档范围的依据;
2、不仅以载体作为划分归档范围的依据;
3、不要忽视组织、人事、纪检、保卫部门形成的文件材料的统一归档
(四)主任、档案员、兼职档案员职责
办公室主任主要职责是:
1、贯彻落实《档案法》及档案工作方针、政策、健全各项档案管理制度;
2、指导、督促档案部门的工作,主持编制本单位档案工作长远规划及年度工作计划,并负责组织实施;
3、组织档案工作人员认真学习掌握档案管理专业知识,学习档案管理工作先进经验,督促和指导综合档案室加强基础建设。
作用:
与上级沟通,解决人、财、物问题,确保档案工作正常运转;与各部门沟通协调,协助档案人员及时顺利地完成档案的收集工作。
档案管理人员职责是:
1、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策,建立健全本单位的档案工作制度;
2、负责做好本单位各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作;
3、负责指导本单位各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
4、监督、指导本单位所属机构的档案工作;
5、严格遵守保密纪律,确保档案机密的安全;
6、根据本单位的实际需要,利用档案资料编写实用的参考资料。
兼职档案人员的职责是:
1、认真贯彻执行《档案法》及档案工作方针、政策,严格执行本单位制定的档案工作各项规章制度;
2、负责本部门具有保存价值的各种门类档案的收集、整理、归档工作;
3、负责各类档案材料移交前的保管工作;
4、对所保管的密级文件和不得外传资料的保密负责;
5、根据有关规定,每年定期向综合档案室移交档案。
(五)、管理体制与档案分类
1、建立档案工作领导小组;
2、建立档案工作网络小组;
3、建立档案工作鉴定小组;
4、制定档案管理办法;
5、制订文件材料归档范围与不归档范围;
6、制订档案保管期限表;
7、制订档案室档案保密与借阅制度;
8、制订档案保管制度;
9、制订档案统计工作制度;
10、制订档案鉴定销毁制度;
11、制订科技档案修改补充规定;
12、制订档案人员岗位职责;
13、制订兼职档案人员岗位职责。
(展览)
第四节照片档案管理
一、概述:
类型:
新闻照片、艺术照片、科技照片。
特点:
历史记录性、艺术性、形象性。
二、收集范围
1、反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案;
2、领导和著名人物参加与本单位重大公务活动的照片档案;
3、本单位组织或参加重要外事活动照片档案;
4、记录本单位重大事件、重大事故照片档案;
5、其他具有保存价值的照片档案。
三、归档时间:
随时归档与定期归档。
四、收集要求:
1、底片、照片、说明齐全;
2、底片与照片的影像相符;
3、反映同一主题、事件或人物的照片应成套收集。
4、整理的方法;
5、保管的要求。
这次培以训班为例:
淳安县档案局于什么地方举办什么培训班,来自本系统共有多少学员参加了培训。
全宗号/照片号拍摄时间
分说明*表示
参见号拍摄人
照片档案卷内目录填写
装订
撰写案卷标题:
佛教协会关于举办什么培训班的照片
填写封面
填写备考表
装盒归档
(档案伴随着我们每一个人的一生)
人事档案管理:
(干部与职工)
1、履历表;
2、自传;
3、鉴定;
4、考核材料;
5、政审、复查材料;
6、党、团材料;
7、奖励(含先进材料);
8、处分、取消处分、复查材料;
9、任免、出国、调资、离退休;
10、其他(参考材料、思想、学习总结)。
要转变观念:
档案载体的变化、档案管理手段的变化、档案服务对象的变化。
档案管理讲义
概述:
档案来源于文件,(文件办理完毕后都要归档)文件的质量好坏直接影响到档案的质量
第一节档案的收集
概念:
就是按照国家有关规定,把分散在各单位、单位各内部机构和个人手中的档案,以及散失在社会上的零散档案,通过接收和征集,分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆,实行集中统一管理。
一、档案收集工作内容
(一)档案室:
本单位及本单位重要人物或名人在各项活动中形成的具有保存价值的各种门类、各种形式的文件材料。
包括有文书档案、科技档案、会计档案、业务档案(本单位主要职能活动形成的档案)、照片档案,其他载体档案的收集。
(二)档案馆:
反映本地区政治、经济、科学文化、技术、教育、宗教等各方面的,各个历史时期的档案。
1、档案室接收本单位文书部门或业务部门归档之案卷;
2、档案馆接收现行机关具有长远保存价值的档案;
3、档案馆接收撤销机关全部档案;
4、档案馆接收和征集历史档案;
5、档案馆之间相互交换档案;
6、档案馆接收现行文件;
7、档案馆接收重大活动档案。
二、档案收集工作意义
1、是档案工作的前提条件;
2、是贯彻档案工作基本原则,集中统一管理档案的一项具体措施;
3、是档案工作其他业务环节的基础。
三、档案收集工作的要求
1、数量充分;
2、质量优化;
3、门类齐全;
4、结构合理。
四、收集、接收的途径
1、档案室:
归档收集,平时收集;
2、档案馆:
接收、征集、代保管。
五、加强收集工作的措施
(一)档案室收集工作措施
1、制订执行归档制度的责任制;
2、建立帐外文件收集制度;
3、抓好大事、要事及主要、重要人物档案收集;
4、弥补档案不足的资料的收集。
如反映本单位活动的新闻报道和专题报道及有关反映本单位职能活动的各种资料的收集。
(二)档案馆收集范围:
要求结构合理、门类齐全,要加强特色档案、知名人士档案的接收和征集工作。
六、归档制度的编制
(一)确定编制归档制度的格式
1、前言;
2、正文:
包括归档范围与不归档范围、归档时间、归档要求;
3、说明:
注释、增删的补充等。
(二)归档制度内容
1、前言:
说明归档制度编制的目的、依据、适用的范围、使用方法;
2、归档范围:
根据本单位的职能工作需要和对国家和社会有保存、利用价值的标准确定归档范围。
(三)两种编制方法
归档范围:
1、按类列出归档范围;(以本单位形成的文件材料为主)
2、按职能部门列出归档范围。
不归档的范围:
根据国家规
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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