行政助理人员素质测评.docx
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行政助理人员素质测评.docx
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行政助理人员素质测评
FreeLife集团招聘
行政助理人员素质测评方案
一.FreeLife集团简介
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公司目前还处在成长期。
在过去9年的成长历程中,freelife在全国34个省已开创了22家连锁店,公司目前经营状况良好,规模较大,市场占有率较高,有良好的企业形象,有具体的规章制度和薪酬体系,有一支较高素质的人力资源团队,公司秉承以人为本的科学发展观,
让每一位员工都有高度的归属感和使命感。
二•招聘岗位:
行政助理2人
三.行政助理岗位说明
行政助理就像是兢兢业业的管家,可以将企业这个大家庭中杂乱无章的事务管理得井然有序,在各种行政事务方面帮助和服务于
公司员工,通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理,完成文件归档等各项工作,从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。
尽管工作相对繁琐,但其较低的门槛无疑是想从事行政管理工作的求职者的普遍选择,他们通过在此岗位上的锻炼培养,有望在了解企业运营流程、积累丰富工作经验、建立相应人脉网络的基础上,获得更为广阔的发展空间。
四.行政助理的任职资格与工作职责
任职资
格要求
学历要求
具有行政管理或相关专业大专以上学历
经验要求
具有两年行政管理工作经验
能力要求
1、具有较强的时间管理能力;
2、优秀的外联和公关能力,具备解决突发事件能力;
3、良好的中英文写作、口语、阅读能力;
4、熟练使用办公软件;
5、熟练使用操作办公自动化设备。
素质要求
1、工作细致认真,谨慎细心,责任心强;
2、具有很强的人际沟通、协调能力,
3、有非常好的组织能力
4、有良好的团队合作意识
工作职责
1、协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划
2、协助审核、修订行政管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理
3、协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务
4、协助承办公司相关法律事务
5、参与公司经营事务的管理和执行工作
6、管理公司内部相关的文件
7、准备并审核相关报告和日程安排,保证准确高效
&根据运营宏出现的问题,对原有工作流程进行调整和改进
9、向员工传达相关制度
10、考核和指导行政部工作人员的工作并给予业务指导
11、研究管理手段,降低成本,提高效益
12、对外相关部门联络接待,对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作
13、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作
五•行政助理选拔的测评方案
(一)、基于以上所述的行政助理职责及任职资格可制定其素质测评方法:
素质结构
权重
测评要素
具体要求
测评方法(测评工具)
体质精力
心理测试(问卷测验法)、
形象气质
身心素质健康
书面信息分析法(体检表)、
人格特质
10%
声音条件
面试、
心理测试(16PF量表)、
性格特质
热情大方细心认真
卡特尔16因素测验
disc性格测试
思想品德
诚实正直谦虚
心理测试(FRC品德测评方法、)
品德与职业
20%
职业兴趣
社会型、专一型、实干型
心理测试(霍兰德职业测评量表)
素养
职业道德素养
爱岗敬业诚实守信办事公道服务群众奉
献社会
结构化面试、
心理测试(问卷调查法)
知识素质
10%
文化知识素养
基本文案的写作和常规的专业知识
成就测试(知识测试试卷)
能力测试
30%
信息分析能力
区分轻重缓急,了解问题产生的根源背景,抓住关键性问题
心理测试(一般能力倾向试量表)
公文筐处理法压力面试
人际理解能力
理解上级的指示,明白他人的意愿
心理测试(人际交往能力测试)、
结构化面试、
评价中心技术(角色扮演,无领导小组讨论)、
组织协调能力
对资源进行整合分配,控制、激励和协调群体活动
评价中心技术(角色扮演法,无领导小组讨论法)
沟通能力
进行双向沟通,双方相互融合
问卷调查法结构化面试
评价中心技术(无领导小组讨、论角色扮演法)
执行力
在规定时间内快速,高效完成工作
执行力测试题
人际关系构建
妥善处理好上级、同级、下级等各种关系
结构化面试,
能力
评价中心技术(角色扮演,无领导小组讨论)
观念与态度
30%
纪律性
遵守规章制度,服从工作安排,不迟到早退
情景模拟测试、考勤模拟
协调性
与同事、上级领导积极配合与下级相处融洽
情景模拟(角色扮演)
责任感
爱岗敬业,摆正个人利益与公司利益的关系、立足公司长远发展。
情景模拟、非结构化面试
服务精神
熟知服务流程,遵守服务规则。
保持沟通,
满意调查、心理测试
主动性
工作积极主动,主体有意愿去做事情,能
提前做好准备
心理测试、(问卷测验法)
结构化面试
(二)、行政助理选拔的测评具体方案
1、组建测评小组
通过分析行政助理的工作内容和任职资格,了解实施素质测评的必要性和重要作用,由此出发,组建本次素质测评小组。
一般来
说,素质测评小组是由招聘选拔小组成员(公司内部人员:
总经理、HR总监、行政经理)外加外请的心理测评专家组成。
2、收集行政助理职位胜任素质
通过工作分析、文献资料查找、问卷调查法和行为事件访谈的形式,从而确定:
专业知识水平、人格特质及职业素养,品德修养、人际沟通能力、关系构建及维系能力、组织与协调能力,主动性、责任感、服务精神这几个素质为行政助理的胜任素质要素。
其中执行能力、沟通能力,人际关系构建及维系能力,,事业心和工作态度为主要测评量化指标。
3、选择测评方法,编制测评工具
⑴专业知识水平和人格特质及职业素养是作为行政助理人员的基本素质要求,这两个素质要素可以采用心理测试(霍兰德职业兴
趣与价值观测评量表、16PF量表)、成就测试(知识测试试卷)的方法来评定,从而在此基础上确定初选的入围人选。
⑵执行能力是体现行政助理人员工作能力的一种综合体现的指标,采用成就测试(知识考试试卷),公文筐处理法或在压力面试现
场通过客户信息方面的实际案例分析来测试其信息处理分析能力。
⑶人际沟通能力是行政助理人员所必备的重要素质,从人际沟通能力还可以侧面观察被测评人员是否具备亲和力及影响力等人格特性和技能素质。
采用问卷调查法及面谈法实施测评,可事先淘汰部分沟通能力不强的入围应聘者,从而缩小选拔范围。
⑷人际关系构建及维系能力是作为一名行政助理所必须的管理能力方面主要测评指标,通过评价中心技术(角色扮演,无领导小组讨论)的结构化面试来测试被测评人员是否具备该项素质能力。
⑸事业心和工作态度是任何岗位的人员都应具备的,态度与进取精神的状况直接作用于一个人在工作中的表现。
具备积极的工作
态度和进取的事业心有助于人员为企业创造很好的价值,从而也实现自己的价值。
可通过心理测评方法问卷调查法来测评应聘者的这
项素质。
4、测评实施具体步骤方案
⑴专业知识水平和人格特质及职业素养测评方法步骤(此项测评占总测评的权重为20%)
测评指标
具体内容
权重
生理素质
体质、精力、形象气质、声音条件、健康程度
10%
人格特质
乐群性、热情自信、亲和力、稳定性、感染力、兴奋性
20%
职业素养
服务意识、忍耐力、成就欲、影响力、忠诚度、交际能力
30%
知识素质
企业文化知识、产品知识、客服专业知识、信息整合知识
30%
职业兴趣
社会型、专一性、实干型
10%
1首先,可通过其个人简历或履历表等某些信息资料得出部分测评信息。
2其次,通过16PF量表来测试被测评人员的心理素质、知识素质、性格品行等方面的综合素质。
3最后,使用霍兰德职业兴趣与价值观测评量表对被测评人员的职业素养进行测试。
根据上述三个步骤及各项量表统计,按照上表中各测评指标的权重,综合核算出被测评人员的该项测评要素的分数。
⑵执行能力测评(此项测评占总测评的权重为30%)
执行能力是指对信息进行收集和整理后,区分信息的轻重缓急进而快速做出决定与实施的能力。
良好执行能力有助于行政助理对
要处理的事情做出合理的安排,提高办事的科学性和效率。
执行力测试题详见(附录一)。
⑶人际沟通能力测评方案(此项测评占总测评的权重为30%)。
人际沟通能力是指正确倾听他人倾诉,理解其感受、需要和观点,并做出适当反应的能力。
行政助理对组织信息起着上传下达的作用,因此行政助理要有较突出的人际沟通能力。
良好的人际沟通能力可以使行政助理人员在工作中提高办事效率和办事的准确性。
沟通能力测试题详见(附录二)。
⑷人际关系构建及维系能力(此项测评占总测评的权重为20%)--人际关系测试题详见(附录三)。
⑸事业心和工作态度测评方案(此项测评占总测评权重的20%)---事业心和工作态度心理测试题详见(附录四)
六•行政助理招聘流程
(一)、招聘流程图
人力资源规划
招聘方案选择
I
组织招聘面i试工作组制定招聘工作计划
I
发布招聘信息
接待应聘者收集求职材料
I
简历筛选
I
笔试面试
补充调查
*
录用审批
人员招募
入职培训签订劳动份合同
(二八具体招聘流程
(1)招聘计划
1•行政部门需招聘员工事先向人力资源部门提出申请,填写申请表,要注明招聘人员职位和数量
2•人力资源部门根据各部门实际情况与各部门进行沟通,报经总经理审核,批准后执行。
(2)招聘
1•招聘的原则:
公平竞争、择优录取
2.招聘的目的:
为公司行政部门招聘到合适的人才,提高公司行政部门效率
3.招聘的方法:
内部招聘和外部招聘内部招聘的方法:
公告栏公告显示、内部员工推荐、员工自我推荐等外部招聘:
校园招聘、网上招聘、发布广告、猎头公司等。
公司根据招聘员工的职能不同选择合适的招聘方法。
4.招聘小组设置由人力资源部门领导,行政部门领导、专业人员及面试技巧专家组成,共计为5人。
这样可以根据行政部门的实际情况来选用人才,避免人员由于不是和岗位要求而辞职。
(3)应聘
1.应聘人员填写相应《应聘登记表》并提交学历、简历、身份证、各类证书等相应的材料和复印件。
2.人力资源部门收齐应聘者的相关材料后,同人力资源部门管理者对应聘者的材料进行初审。
3.当人力资源个领导者对初审满意并确定合格后会通知面试者当场面试。
(4)初步面试。
测试应聘人员是否具备行政助理应具备专业素质及资格
1.对简历进行筛选,了解应聘者的的基本情况,专业知识,和基本技能和工作经历等,选出符合条件的应聘人员。
2.面试题目的设定。
面试题目详见(附录五)
3.分别对应聘者进行非结构化面试,考官对每一位应聘者进行现场打分,考评小组进行5分钟商讨,得出一致结论,给出面试评
分,填写面试评分表。
同时,作出初步规定,进一步选出优秀者进行第二次面试(非结构化面试评分表详见附录六)
5)复试——运用评价中心技术对应聘者进行综合考评。
由于本次招聘行政助理的目的是协助行政经理日常工作,在工作两年后可以直接晋升为行政经理,所以此次招聘的复试环节,采用无领导小组讨论对应聘者进行综合测试。
1.无领导小组讨论(无领导小组讨论材料详见附录七)。
2.面试评价:
面试小组成员对应聘者面试结果作出评价即表明意见,评价标准根据公司实际情况和岗位要求作出相应的决定。
3.面试结果的审核:
面试结束后,由人力资源部对面试结果进行汇总,合格者将拟用录用者材料并报总经理批准。
(无领导小组讨
论评分表详见附录八)
(6)录用
1.录用名单确定后及时通知,对于合格者给出相应的通知,对应不合格者要将其资料整理后入公司人才库,以便将来有所需要。
2.对于确定的人员由总经理进行最终的面试。
3.对于合格的人才,由人力资源部门确定入职的日期并办理相关手续。
4.提供相应的证明如学历证、学位证、身份证等,对于虚假者应取消其资格并报告有关领导。
注:
行政助理测评结构表,详见附录九。
(7)招聘效益评估
当整个招聘流程完成后,人力资源部门应根据招聘整个流程中所花费的财务状况进行和核算,查看其花费是否与预算的一样,估
计其效益成本,并从中总结成功的经验对其不足之处进行总结避免以后工作中能够出现
8)招聘反馈
对招聘的员工定期进行面谈,询问他对于公司的意见以及招聘过程
附录
附录一:
执行力测试题
1.在执行时,你作为领导:
A.会带头执行,因为带头是关键,成员全部参与是基础
2.在用人上,你倾向于:
A.用没有退路的人,因为他们通常都愿意全力以赴;
3.在纪律上,你认为:
A.企业成员要自觉遵守和执行纪律,体现团队的齐整和标准;
B.交给下属去执行,并给予指点;
B.用与岗位要求相符的人;
B.要在纪律的框架下发挥自由;
4.对于员工的责权,你认为:
C.全权交给下属施行
C.用能力很强的人。
C.适当强调纪律即可。
A.要将工作落实到每个员工身上,让员工有使命感;
5.关于企业的制度,你认为:
A.团队依靠的是制度,要用制度明确分工与合作;
B.应该充分放权;
B.既要有制度又要有民主;
C.责权不需很明确
C.让员工享有民主权利更重要
6.
关于管理和考核:
7.在生产活动的全过程和日常管理中,你会:
B.没有特意去安排军事化的组织和准则,但有类似做法;
A.有机引用军事管理所特有的组织形式、行为准则;
C.没有军事化的组织和行为标准
8.在不影响企业正常工作的前提下,你会对员工逐步训练:
A.是的,希望企业通过训练达到行动军事化、行为规范化、工作标准化;B.有时会采取有目的的培训;C.很少有培训
9.你会要求员工统一着装,显现出独特的精神面貌:
A.是的,用统一服装来显示整齐和团队;B.有一定要求,但不是很严格;C.没有服装要求。
10.关于晋级制度和违规处罚:
A.有严格的晋级制度,同时也有严格处罚;B.有一般的奖罚机制;C.奖罚不十分严格
测评结果:
选A得3分,选B得2分,选C得1分
24-30分,在企业里,你有着很大的权威和控制力,很善于军事化管理。
军事化管理可以充分调动集体的战斗力,有立竿见影的效果,但也要注意加强企业的人性化建设,以适应长期发展。
17-23分,你谈不上有强硬的军事化管理作风,可能你所处的行业特殊,不一定适用军事化管理。
在管理上,有的企业崇尚军事化,有的则笃信人性化,它们各有优劣。
10-16分,你不是很善于运用军事化管理方法,但企业的运行确实需要完善的制度和一定的行为规范。
美国西点军校产生了很多商业精英,这与他们军人作风的培养有关,值得企业借鉴
压力面试的提问结束后,测评小组可向被测人员提供虚拟的客户信息案例,以此缓和压力面试之后的紧张局面,并从中获取被测人员处理客户信息资料的分析与执行能力,最后测评小组商议及评定歌被测人员的分数
附录二:
沟通能力测试题
下面是一组沟通能力的小测试,请选择一项适合你的情形。
1、在说明自己的重要观点时,别人却不想听你说,你会:
()
A、马上气愤的走开。
B、于是你也就不说完了,但你可能会很生气。
C、等等看还有没有说的机会。
D、仔细分析对方不听和自己的原因,找机会换一个方式去说。
2、去参加老同学的婚礼回来,你很高兴,而你的朋友对婚礼的情况很感兴趣,这时你会告诉她(他):
()
B、说些自己认为重要的
A、详细述说从你进门到离开时所看到和感觉到的以及相关细节
C、朋友问什么就答什么。
D、感觉很累了,没什么好说的。
3、你正在主持一个重要的会议,而你的一个下属却在玩弄他的手机并有声音干扰的会议现场,这时你会:
()
A、幽默地劝告下属不要玩手机。
B、严厉地叫下属不要玩手机。
4、你正在跟老板汇报工作时,你的助理急匆匆跑过来说有你一个重要客户的长途电话,这时你会:
()
6、你的一位下属已经连续两天下午请了事假,第三天上午快下班的时候,他又拿着请假条过来说下午要请事假,这时你会:
()
A、详细询问对方因何要请假,视原因而定。
B、告诉他今天下午有一个重要的会议,不能请假。
C、你很生气,什么都没说就批准了他的请假。
D、你很生气,不理会他,不批假。
7、你刚应聘到一家公司就任部门经理,上班不久,你了解到本来公司中就有几个同事想就任你的职位,老板不同意,才招了你。
对这几位同事你会:
()
A、主动认识他们,了解他们的长处,争取成为朋友。
C、暗中打听他们,了解他们是否具有与你进行竞争的实力。
8、与不同身份的人讲话,你会:
()
A、对身份低的人,你总是漫不经心的说。
C、在不同的场合,你会用不同的态度与之讲话。
9、你在听别人讲话时,你总是会:
()
A、对别人的讲话表示兴趣,记住所讲的要点。
C、对方老是讲些没必要的话时,你会立即打断他。
10、在与人沟通前,你认为比较重要的是,应该了解对方的:
A、经济状况、社会地位。
C、个人习惯、家庭背景。
评分方法:
题号为1、5、8、10者,选A得1分、B得2分、分;将10道测验题的得分加起来,就是你的总分。
结果分析:
B、不理会这个问题,努力做好自己的工作。
D、暗中打听他们,并找机会为难他们。
B、对身份高的人说话,你总是有点紧张。
D、不管是什么场合,你都是一样的态度之与讲话。
B、请对方说出问题的重点。
D、对方不知所云时,你就很烦躁,就去想或做别的事。
)
B、个人修养、能力水平。
D、价值观念、心理特征。
C得3分、D得4分;其余题号选A得4分、B得3分、C得2分、D得1
如果你的总分为10—20分,因为你经常不能很好地表达自己的思想和情感,所以你也经常不被别人所了解;许多事情本来是可
以很好解决的,正是你采取了不适合的方式,所以有时把事情弄得越来越糟;但是,只要你学会控制好自己的情绪、改掉一些不良的习惯,你随时可能获得他人理解和支持。
如果你的总分为21—30分,你懂得一定的社交礼仪,尊重他人;你能通过控制自己的情绪来表达自己,并能实现一定的沟通效果;但是,你缺乏高超的沟通技巧和积极的主动性,许多事件只要你继续努力一点,你就可大功告成的。
如果你的总分为31—40分,你很稳重,是控制自己情绪的高手,所以,他人一般不会轻意知道你的底细;你能不动声色的表达自己,有很高的沟通技巧和人际交往能力;只要你能明确意识到自己性格的不足,并努力优化之,定能取得更好的成绩。
测评小组通过以上类似问题的提问,观察被测人员的回答来判断其应变能力的同时,也可以很好地了解出被测人员的人际沟通能力。
附录三:
人际关系测试题
测试说明:
这个测验能测出你在人际关系上对他人的防御心.
测试题目:
一次旅行中你走了好长一段路,又渴又累,突然看到一间小屋,屋门没关,你顺势去,屋主似乎不在,而在桌上有一杯清
澈的水,又累又渴的你会有什么反应?
B先考虑一下,再小口小口啜饮
D不敢喝
A如获至宝,一口喝下去
C完全不考虑,就是不喝
结论:
A•你即使面对陌生人,也以坦然天真的态度回应,过分相信别人是你的致命伤,对人毫无防备之心是会吃亏的,应适度保护自己。
B.在社会上多少有些阅历,对于事情的看法有个人独到的见解,不会人云亦云,凡是三思而后行,拥有成熟的人际关系。
C•你可能因为家庭教育与成长环境所导致,对人非常没有安全感,无法信任别人,其实试着敞开胸怀,你会活得更宽容自在。
D•你对自己的判断力缺乏自信,是个寂寞而不安的个体,你需要的是培养独立思考的能力,创造自信心,以建立互动良好、成熟圆融的人际网路。
附录四:
事业心和工作态度心理测试题
测试一:
假如今日是你第一天上班,请你想想,下边哪一样你一定要随身携带?
O纸巾/毛巾由你的选择判断:
你这个人没有野心,属于默默耕耘不问升职只求加薪的类型。
你的工作态度非常好,只要肯钻研的话一定会得到上司的赏识。
O化妆品由你的选择判断:
你好出锋头,就算集体努力的成果你都会争功。
提醍你,千万不要“为达目的不择手段”,要在
事业上有所成就,良好的人缘是必须的。
O笔记簿/电子秘书(快译通)由你的选择判断:
你的事业心非常强,目标未达到你不会轻言放弃。
因为你的自尊心强,而且对
自己要求高,所以造成沉重心理压力。
得闲的时候,多去旅行玩玩,轻松一下!
你的野心好大,相信已经有一个全盘
C、畅快解渴的椰子水
D.人工鱼池测试结果
工作证/身份证由你的选择判断:
你的优点就是爱钻研,而且懂得人情世故,处事圆滑的你,经常扮演和事佬角色,帮手调解
公司内大大小小的争执。
o针线包由你的选择判断:
头脑精明的你,做什么都好快上手,所以得到老板的重视大计,打算逐步向高层爬升。
测试二:
船上粮食没了,已经又饥又渴好几天了,想找些果实充饥,你会选择?
A、香甜可口的大西瓜B、营养美味的青苹果
参考答案:
选A:
你容易得过且过,对工作不积极,也较难有升迁的机会。
选B:
你工作上喜欢挑事情做,避重就轻,有投机型取巧的倾向。
选C:
你的工作态度认真,若能多点专业,铁定更上层楼!
测试三:
许久没有背上钓竿了,今天如果正巧有伙伴一同去钓鱼,你会选择何处?
A.海岸边B.山谷的小溪C.坐船出海去参考答案:
选A:
仍然是个讲究投资回报率的人,会以最少的资本追求最高的利润,很有生意眼光,所以你会到海岸边去钓躲在岩缝里的小鱼,虽然体积不大,但是数量却很多。
选B:
你对工作企划有一套,眼光远大,能安排好一个月以后的行程,只可惜你做事太保守,缺乏冲劲,不能专一地投入,不然你为何贪恋山谷的美景,而不把全部心神投注在钓鱼上。
选C:
工作狂热症的代表,就像追求坐船时乘风破浪的快感一样,你是一股劲儿地拼命,也就是说,拼命起来没大脑,你只能听指令行事,但是绝对不能让你规划,因为你会急出脑溢血。
选D:
你只打有把握的仗,十足的现代人,有自信,会推销自己,商场上讲战术,头脑冷静,但是你有点儿锋芒毕露,切记不要抢人家的功劳,否则会为你以后的失败埋下伏笔。
心理评析世界上没有卑微的工作,只有卑微的工作态度。
假使你对待工作是被动而非主动的,像奴
隶在主人皮鞭的督促之下一样;假使你对工作,会感觉到厌恶,没有热诚和爱好之心,不能使工作成为一种喜爱,而只觉得它是一种苦役,那你在这个世界上,是一定不会有所作为的,工作态度包括工作积极性、工作热情、责任感、自我开发等较抽象的因素。
不管从事什么工作,压力与困难总是存在的,重要的是你的工作态度,当你看重你的工作时,纵使面对缺乏挑战或毫无乐趣的工作,你也会自动自发地做事,同时为自己的所作所为承担责任。
测试四:
忙碌的工作暂时告一个段落,难得老板准你放个长假,你会希望这是个怎么样的假期?
A、有趣好玩B、放松休息C、学习丰收D、
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